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PRODUCTIVIDAD

Las personas pueden ejercer su trabajo individualmente o en grupo. Cuando lo hacen solas, su rendimiento individual dependerá de dos grupos de factores. Los que reflejan cómo se manejan consigo mismas y aquellos que tienen que ver con las circunstancias que les rodean. En cambio, cuando desarrollan su actividad en grupo, lo que determinará el rendimiento colectivo obedece a otros motivos. Tendrá más que ver con el estilo de liderazgo que adopte la dirección y la filosofía de trabajo que impere en la organización.

En esta web vamos a especializarnos en el rendimiento personal. Nos decantamos claramente por darle prioridad al análisis y tratamiento de la vertiente "individual" de la productividad sobre la "colectiva". Partimos de la convicción de que es la base de todo: ningún grupo puede alcanzar logros en este sentido si no cuenta con la predisposición favorable de todos sus miembros. Una cadena es tan resistente como el más flojo de sus eslabones. Dicho de otro modo, si no se parte de una concienciación clara de la necesidad de ser productivos indidividualmente, las estrategias colectivas están abocadas al fracaso. A nadie le pueden obligar a ser lo que no quiere ser. Nosotros queremos llegar con nuestras enseñanzas al 100% de las personas que deseen mejorar su nivel de rendimiento. Y ello, sin tener que depender de si en su entorno se dan o no las circunstancias que favorezcan esta legítima ambición.

Por este motivo, desarrollamos un modelo científico de "productividad individual" que explica el fenómeno en toda su amplitud y formula una hipótesis para explicarlo matemáticamente. La "productividad colectiva" se aborda con un carácter más divulgativo y menos científico, para completar información y ofrecer una visión global del asunto en cuestión que pensamos puede resultar muy útil para aclarar las ideas al respecto.

PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL

Modelo científico

PRODUCTIVIDAD COLECTIVA

Plataforma divulgativa

En primer lugar, cabe decir que una y otra no son excluyentes entre sí. Más bien al contrario, son perfectamente compatibles y complementarias, pero también independientes.

Por supuesto, nos podemos encontrar combinaciones de todo tipo, que resumimos ordenadas de peor a mejor. En definitiva, la cuestión es: ¿Se siguen las pautas de algún sistema o filosofía de trabajo para aumentar su productividad?

Combinaciones

  1. Por una parte, personas que no se preocupan en aplicar ninguna pauta concreta que forman parte de equipos iguales. Que no siguen un sistema para organizarse: Baja productividad individual y baja productividad colectiva.
  2. Por otra parte, equipos que no aplican pautas concretas en su forma de organizarse como colectivo y que, en cambio, están compuestos por personas que sí lo hacen desde ámbito de actuación individual: Baja productividad colectiva y alta productividad individual.
  3. O al revés, equipos que siguen a rajatabla una filosofía de trabajo concreta pero cuyos miembros son discordantes con el grupo. Es decir, no se ocupan más que de seguir estas consignas sin emplearse en otros menesteres a título particular: Alta productividad colectiva con baja productividad individual.
  4. Y por último, lo que consideramos la situación ideal: un equipo que aplique la metodología adecuada a sus circunstancias, compuesto por miembros acordes. Es decir, que además de cumplir con las consignas del grupo, se aplican determinadas tácticas y estrategias en el ámbito privado según su propio autodiagnóstico personal: Alta productividad individual y alta productividad colectiva.

Autoevaluación

EJERCICIO 1

Verdadero o Falso

PRODUCTIVIDAD COLECTIVA

La productividad individual no está reñida para nada con la productividad colectiva. Por contra, aún siendo independientes están íntimamente relacionadas porque ambas apuntan en la misma dirección y, por lo tanto, se complementan.

Al margen de las tácticas y estrategias que se prescriben para mejorar la productividad del individuo que pueda pertenecer (o no) a un equipo, es interesante saber cómo se lo monta éste como ente supraindividual para conseguir sus metas.

En primer lugar, cabe decir que la productividad colectiva vendrá determinada por el estilo de dirección y la filosofía de trabajo adoptados. Además, como es lógico y normal, no existe un único sistema que sea válido para todos. Todo dependerá de las características propias del trabajo que se esté llevando a cabo.

A continuación, analizaremos los distintos escenarios ante los que nos podemos encontrar y los relacionaremos con las metodologías que resultan más recomendables en cada caso. Asimismo, en función de lo repetitivas y simples que sean las tareas a ejecutar nos encontramos con dos grandes grupos de esquemas de funcionamiento:

  • la metodología Waterfall (“en cascada”)
  • y las metodologías ágiles (Kanban, Scrum, Lean y eXtreme Programming).

Comparativa metodologías de productividad colectiva

Por ello, conviene hacer mención al modelo Cynefin y la matriz de Stacey, que se utilizan para tomar decisiones sobre qué modelo de productividad colectiva escoger. A continuación, hemos intentado refundir en un único gráfico la información que aportan estos dos marcos conceptuales.

No existe una metodología que sea mejor siempre y en todo lugar. En función del contexto en que nos encontremos, convendrá adoptar uno u otro sistema. Y es que cada proyecto, por sus características intrínsecas, requiere distintas formas de gestión. Por ejemplo, en entornos industriales con tareas repetitivas la organización del flujo de trabajo en cascada (“waterfall”) será la idónea. Sin embargo, las metodologías ágiles serán más efectivas en entornos más complejos y creativos y con más necesidad de usar el conocimiento y la intuición. Por ejemplo, cuando nos encontremos ante determinado nivel de incertidumbre acerca de todo lo que se pretende alcanzar o en relación al modo de lograrlo.

Para concluir, señalamos los siguientes factores (reflejados en la tabla comparativa) como definitorios a la hora de elegir entre metodologías de productividad colectiva.

Factor diferencial WATERFALL AGILE
ENFOQUE Predictivo (rígido) Adaptativo (flexible)
ENTORNO Fijo Cambiante
CONTEXTO Simple Complejo
COMUNICACIÓN Normas por escrito Debate “cara a cara”
EQUIPOS Especializados
Jerarquizados
Multi-disciplinares
Auto-organizados
AUTONOMÍA Baja Alta
ALINEAMIENTO Bajo Alto
PRESUPUESTO Alcance fijo. 
Tiempo-Coste variable
Tiempo-Coste máximos fijos. 
Alcance ajustable
ENTREGA DE VALOR Todo al final Parciales, regulares y de valor creciente
VELOCIDAD No es prioritaria Se prioriza al alcance
FEED-BACK Al final: Riesgo de fracaso total En cada entrega: Permite éxito parcial

Autoevaluación

EJERCICIO 1

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TÉCNICAS GESTIÓN DE ESPACIOS

Contexto

Las técnicas de gestión de espacios van más allá de lo que conocemos como ergonomía. La creación de un espacio ambiental positivo (estado de salud físico y mental saludable) en el trabajo es crucial. Además de atraer y retener talento, la creación de un entorno material y humano de apoyo favorece la calidad de vida y mejora la productividad. Concretamente, en estas facetas:

De la variable VOLUNTAD:

Autoconfianza
Reconocimiento
Responsabilidad y compromiso

 

De la variable CONOCIMIENTOS:
Creatividad e innovación

 

De la variable ENERGÍA:
Concentración

 

De la variable EQUIPO:
Clima laboral 
Trabajo en equipo 
No absentismo 

técnicas de gestión de espacios

Técnicas de gestión de espacios

Diferenciación estancias según necesidades

Entre las distintas técnicas de gestión de espacios destaca una. La que se basa en proporcionar una gama de espacios distintos (grandes-pequeños, iluminados-reservados, abiertos-cerrados, individuales-grupales,…) para satisfacer distintas necesidades:

conciliación personal y profesional ⇒ tintorería, guardería, tienda,…
descanso ⇒ salas de estar
actividad física ⇒ gimnasio, canchas de juego
control del estrés ⇒ parque, terraza, jardín, sala audiciones
concentración máxima ⇒ biblioteca
privacidad ⇒ despacho
nutrición ⇒ cantina, comedor,…
ergonomía ⇒ puestos de trabajo bien diseñados
reuniones ⇒ salas de juntas

Factores que influyen positivamente

• Ubicación de fácil acceso para los trabajadores, bien comunicada por carretera, metro, bus…
• Techos altos
• Iluminación suficiente, aprovechando la luz natural
• Ventilación adecuada
• Buenas vistas
• Espacios abiertos sin cubículos separadores:
      o Pocas columnas interiores
      o Pocas paredes
• Espacios compartidos para fomentar la comunicación con el resto de los compañeros

Artículos de interés sobre las técnicas de gestión de espacios

TÉCNICAS GESTIÓN DEL TIEMPO

Contexto

Para empezar, nuestra intención es que conozcas, de entre todas las técnicas de gestión del tiempo que existen, las más relevantes. No hay mejores ni peores. Por lo tanto, a cada persona, según su situación particular, le encajarán antes unas que otras. 

Es verdad que algunas van mejor para no procrastinar, otras mejoran la concentración, otras son excelentes para consolidar hábitos, las hay que están pensadas para combatir las interrupciones,…

Conocerlas es el punto de partida para empezar a sacarles provecho.

Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.

Técnicas de gestión del tiempo

Time-boxing o “caja del tiempo”

En primer lugar, la técnica Time-Boxing. En vez de emplearse a fondo el tiempo que haga falta hasta que concluimos algo, se trata de fijar topes máximos para conseguir objetivos, tomar decisiones o realizar tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. Es importante marcarse fechas límite realistas con cierta holgura por los imprevistos que puedan acaecer.

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

Beneficios:

  • Obliga a priorizar y enfocarse en lo fundamental
  • Eleva la automotivación y la autoconfianza
  • Ayuda a agilizar la toma de decisiones
  • Permite simplificar y evitar ornamentaciones superfluas
  • Combate el perfeccionismo patológico
  • Evita dejar las cosas para el final

La técnica de los 2 minutos, de David Allen

Si puedes hacer algo en menos de dos minutos, entonces hazlo. Así, sin listas ni recordatorios.

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

Es una manera muy efectiva de combatir uno de los principales ladrones del tiempo: la procrastinación. Si algo se deja para después, se acaba complicando. Sorprende la cantidad de cosas que se pueden hacer en 2 minutos (contestar un correo, confirmar una cita, ordenar la mesa,…)

 

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

Herramienta para la gestión de interrupciones que consiste en algo tan simple como disponer de un objeto rojo llamativo en tu mesa de trabajo y establecer el pacto con tus compañeros de trabajo que mientras mantengas levantada la “tarjeta roja” no se te puede molestar bajo ningún pretexto. Parte de la base de que no hay nada que no pueda esperar un momento.

Al no ser interrumpido, la concentración es máxima y, por lo tanto, podemos dedicarnos a resolver asuntos importantes. Se aconseja hacer un uso adecuado de los tiempos de “tarjeta roja levantada” para ganar credibilidad entre el equipo y que te tomen en serio.

Pomodoro, de Francesco Cirillo

Una de las técnicas de gestión del tiempo más famosa es la técnica Pomodoro. Son cinco los pasos básicos para implementarla:

  1. Decidir la tarea a realizar
  2. Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos
  3. Trabajar la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
  4. Tomar una pausa breve (5 minutos)
  5. Cada cuatro “pomodoros” tomar una pausa más larga (15 minutos)

Esta técnica se adapta al ritmo natural de nuestra concentración y nos permite mejorarla. También tiene efectos beneficiosos en cuanto a creatividad y agilidad mental, ayudándonos a rebajar el estrés y la ansiedad.

Además, con esta técnica nos podemos plantear llenar de contenido las pausas que establece y tornarlas “pausas productivas“. Se trataría de destinarlas para los usos personales del tiempo de trabajo: contestar mensajes, devolver llamadas a familiares y amigos, charlar con un compañero, consultar redes sociales,…

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

 técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

Seinfeld, de Jerry Seinfeld

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempoEl objetivo de la técnica Seinfeld es el de crear y consolidar hábitos. Las pautas para ejecutarla son extremadamente sencillas:

  1. Cuelga un calendario grande en un lugar muy visible, cuya visión te sea imposible evitar varias veces al día
  2. Agénciate un rotulador grueso
  3. Cada día que cumplas con el hábito, táchalo en el calendario con una gran cruz
  4. Crearás así una cadena de cruces

La regla a seguir es igual de simple: “Nunca debes romper la cadena”

Autofocus, de Mark Forster

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

A continuación, entre las técnicas de gestión del tiempo, la conocida como Autofocus consiste en seguir estos siete pasos:

  1. Anotar en la lista todas las cosas pendientes
  2. Dibujar una línea al final de la lista. Todo lo que hay por encima de la línea se llamara la lista cerrada. Todo lo que aparece después de la línea se llama la lista activa o lista abierta.
  3. Trabajar con la lista cerrada
  4. Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas, pero no continúes hasta que recorras toda la lista cerrada sin haber trabajado en ninguna de las tareas.
  5. Ahora sí puedes cruzar la línea y trabajar en la lista abierta
  6. Cuando alcances el final de la lista abierta, es momento de regresar al principio de la lista cerrada, es decir, sólo completarás una vuelta en la lista abierta.
  7. Tachar las tareas de la lista cerrada. Cuando lo hayas conseguido ésta será ahora la nueva lista cerrada o lista de trabajo atrasado.

 

El Autofocus parte de la idea de que emplearse en la tarea de establecer prioridades entorpece la gestión de nuestro día a día. El individuo, de un modo natural e inconsciente, ya sabe lo que es importante. Para ello y por analogía, toma el nombre del enfoque automático en las cámaras (AF). Cada tarea incluida en la lista es igual a cualquier otra. Lo importante es dedicarse a hacer. Por ello es ideal para combatir la procrastinación.

Además, hace uso intensivo de la simplificación pues para implementarlo sólo se necesita para utilizarlo una libreta, un bolígrafo y un rotulador fosforescente.

Mindfulness  o "atención plena"

A continuación, toca hablar de esta técnica, que incluye la práctica de la meditación. Su objetivo es el de desarrollar atención plena a las experiencias que se viven en el presente con la finalidad de librarse de los pensamientos tóxicos. Se pretende vivir el momento con curiosidad, interés y amor, aceptando los pensamientos, las sensaciones y los sentimientos tal y como se manifiestan, sin juzgar si son correctos o no.

Se distinguen las meditaciones que tienen relación con:

técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo

  • los aspectos mentales de la persona
  • los sistemas somáticos, el cuerpo y sus
  • componentes

Quienes practican esta técnica consideran que ayuda a combatir el estrés y la depresión.

 

Mapas mentales, de Tony Buzan

Por último, presentamos este soporte para estructurar pensamientos a través de su representación gráfica, herramienta clave para favorecer el flujo de ideas. Permite que unas generen otras por asociación y se pueda ver cómo se conectan, se relacionan y se expanden (al no tener que seguir una organización lineal). Nos permite aumentar el potencial de nuestra mente.técnicas de gestión del tiempo para combatir los ladrones del tiempo Está basado en asociaciones. Se utiliza para generar y fijar ideas, así como para comunicarnos con otras personas en un entorno gráfico y creativo (sin reglas). Para crear un mapa mental, tras una “tormenta de ideas” (brainstorming) se recomienda plasmar en un papel blanco en horizontal una idea central con uso de imágenes y colores, anotar ideas sueltas alrededor de esta idea central y unir todos los elementos con flechas (ramas o conectores) para formar una estructura nodal. 

Artículos de interés sobre técnicas de gestión del tiempo

MÉTODOS ORGANIZACIÓN TIEMPO

Contexto

Los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.

Los métodos de organización que tradicionalmente se han tenido en consideración para abordar la productividad personal se ocupan del factor tiempo. Por ello nos solemos referir a ellos indistintamente con la denominación de métodos de organización de tareas, actividades o proyectos.

Conocerlos es el punto de partida para empezar a sacarles provecho. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.

Métodos de organización del tiempo

Getting Things Done (GTD), de David Allen

métodos de productividad personal claves para mejorar

Entre todos los métodos de productividad personal que existen, éste es el más popular.

Parte de la premisa de que el tiempo no se gestiona y de que sólo se pueden gestionar las actividades. De hecho, considera que la ausencia de determinación para fijar las “acciones siguientes” es la principal vía de agua de la productividad.

Considera que la capacidad de pensar, destreza clave del ser humano, está seriamente amenazada por:

    1. la dificultad creciente de mantener la concentración en un mundo lleno de distracciones,
    2. y el mal hábito de utilizar la mente como almacén de memoria para albergar un enorme y creciente caudal de información.

Esta sobrecarga genera agobio y estrés, lo cual nos impide gobernarnos en el día a día. 

Proceso de pensamiento fundamental: 5 pasos

Por ello, debe crearse un hábito (rutina) de control del flujo de trabajo consistente en:

  • CAPTURAR o RECOPILAR los asuntos inconclusos en una “bandeja de entrada”, lugar seguro y fiable, para que la mente humana se dedique a pensar (“Be water”), no a recordar.
  • ACLARAR o PROCESAR qué es cada cosa y qué vas a hacer con ella
  • ORGANIZAR los resultados en carpetas o listas:

ELEMENTOS REALIZABLES (sí requieren acción)

– Acciones siguientes (agrupables “por contextos”)
– Calendario
– Proyectos (actividad que pide más de una acción)

ELEMENTOS NO REALIZABLES (no requieren acción)

– Lista de comprobación
– Algún día / Tal vez
– Referencias

  • REVISAR con regularidad el sistema
  • HACER lo adecuado en cada momento
MÉTODOS DE PRODUCTIVIDAD

Modelo de los niveles de altitud o de enfoque

La mayoría métodos de productividad personal son “top-down”: empiezan desde arriba definiendo un plan estratégico, una misión, objetivos,… y van descendiendo hasta las metas, tareas, etc.

No es que GTD establezca que tenemos que emplearnos en la gestión de las actividades en lugar de pretender gestionar el tiempo y quedarnos ahí. Lo único que hace es que les da la vuelta, asume una ruta “down-top” (modelo de abajo arriba) y establece que hasta que no existe un adecuado control de la base, no se pasa al siguiente escalón. De esta manera, el modelo GTD crea un paralelismo con la que representa la maniobra de despegue de un avión, donde se fija:

  1. la cota cero para las “actividades” que se llevan a cabo en la pista antes de levantar el vuelo
  2. la cota 3 kms para los “proyectos
  3. 6 kms para las “áreas de atención“: los aspectos de tu vida a cuyo seguimiento te has comprometido
  4. 9 kms para “metas y objetivos“: grandes aspiraciones con fecha de ejecución
  5. 12 kms para la “visión“: lo que representa tu idea del éxito
  6. y 15 kms para el “propósito“: el para qué
Modelo GTD

Siempre que pienses que te enfrentas a una decisión complicada, estás dudoso y necesitas mayor claridad, vas a necesitar ascender.

Cuando sabes a dónde quieres ir pero te falta generar movimiento, vas a tener que descender en la pirámide.

Mapa de planificación

Es una herramienta de pensamiento que emula al funcionamiento de nuestro cerebro cuando planifica, actuando de una forma sencilla pero potente. Está pensada para ayudarnos a tomar el control y adquirir perspectiva de cualquier asunto.

Según la claridad que necesiten los proyectos debemos seguir más o menos pasos de entre los siguientes:

  1. Definir propósitos y principios (tienes deseo de hacer algo)
  2. Visualizar los resultados (imaginas cómo será)
  3. Generar tormenta de ideas (ideas cómo hacerlo)
  4. Organizar (clasificas estas ideas)
  5. Identificar próximas acciones (defines 1ª acción que convertirá deseo en realidad)

Aplicando la regla del 80/20: En el 80% de proyectos sólo necesitaré 2 y 5; para el 15%, también el 3 y 4; y sólo para el 5% tendré que seguir todos los pasos

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey

Este método establece un enfoque de la productividad individual basado en la ética del carácter, forjado sobre unos principios de acción. Unos principios, que, una vez establecidos como hábitos, permiten alcanzar un alto nivel de efectividad en todos los aspectos relevantes de nuestras vidas. 

"Nosotros creamos a los hábitos y luego los hábitos nos crean a nosotros".
Stephen Covey
Escritor

Los 7 hábitos en el continuo de madurez

Stephen Covey plantea reflexiones realmente interesantes acerca de cómo afrontar nuestro tiempo en la vida, con intensidad e inteligencia. Nos dice que hay que asumir responsabilidad por nuestros actos y no buscar excusas fuera. Esto se consigue subordinando los sentimientos a los valores, para que nuestros comportamientos se basen en nuestras decisiones libres y racionales, no en nuestros estados de ánimo.

Basados en “principios de la ética del carácter”, los hábitos atemporales y universales que determina son:

Stephen Covey establece los siguientes NIVELES EN EL CONTINUO DE MADUREZ:

  1. DEPENDENCIA significa que Uds necesitan de “otros” para lograr lo que quieren. Es la actitud del “tú”.
  2. INDEPENDENCIA significa que estás libre de la influencia externa. Piensas y actúas por ti mismo. Es la actitud del “yo”. 
  3. INTERDEPENDENCIA es la actitud del “nosotros”, del trabajo en equipo, de las sinergias,… es una elección que sólo la gente independiente puede tomar.

Hasta que no somos independientes no podemos ser interdependientes. No podemos aprender a trabajar con otros si no tenemos “automandato” interno. Las VICTORIAS PRIVADAS deben preceder a las VICTORIAS PÚBLICAS. No podemos dirigir a otros si no nos dirigimos a nosotros mismos.

Sólo cuando dominamos los 3 primeros hábitos pasamos de la dependencia a la independencia. Y sólo cuando dominamos los 3 siguientes conseguimos ser interdependientes. El hábito 7 es el de la renovación continua.

Matriz de Covey (o de Eisenhower): IMPORTANCIA-URGENCIA

En cuanto a la gestión del tiempo en sentido estricto, utiliza la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas ante las que nos enfrentamos cada día. De este modo, establece una clara distinción entre:

    • Lo que es IMPORTANTE, que viene de dentro y está directamente relacionado con los objetivos y metas que nos hemos marcado para cumplir nuestra Misión y nuestra Visión en base a los Principios y Valores propios.
    • Lo que sólo es URGENTE, que nos viene determinado desde afuera, desde el entorno. Se acerca a nosotros y dejamos que así sea porque es muy popular, está arraigado en el sistema de valores colectivo.
"La clave no está en asignar prioridades en tu agenda sino en agendarte las prioridades".
Stephen Covey
Escritor
urgente / importante
  • En el cuadrante 1 se encuentran los proyectos con fecha de entrega próxima, los asuntos que apremian y las situaciones de crisis. Normalmente provocarán estrés y fatiga mental. Por ejemplo, nos referimos a la sustitución de un pedido en mal estado tras la reclamación de un cliente para intentar mitigar las consecuencias de su enfado. No queda más remedio que emplearse a fondo y cuanto antes.
  • Al cuadrante 2 van a parar las actividades planificables, las preventivas, aquellas que nos brindan posibilidad de lucirnos si somos buenos y de crear relaciones personales. Por ejemplo, la preparación concienzuda de una presentación en una conferencia o la ejecución de un simulacro de evacuación del edificio ante un incendio. En este cuadrante es en el que se manejan habitualmente las personas altamente efectivas.
  • En el cuadrante 3 depositamos los imprevistos y las tareas de poco calado pero que han de hacerse. Por ejemplo, poner orden al caos en la sala de juntas tras una reunión. Lo puedes hacer tú pero, por no aportar valor al cumplimiento de tus objetivos, es mejor que lo mandes hacer al personal de limpieza. 
  • Por último, al cuadrante 4 enviamos el tiempo que perdemos enredados en preocupaciones y distracciones, intrascendentes y perniciosas para nuestra productividad. Por ejemplo, navegar por internet sin rumbo o responder mensajes en redes sociales. Es mejor que no te prodigues por estos lares.

Los círculos de preocupación y de influencia

Stephen Covey habla de la necesidad de distinguir entre las cuestiones:

  • sobre las que no tienes margen de actuación (CÍRCULO DE PREOCUPACIÓN). Asuntos que no vas a poder cambiar porque están fuera de tus competencias.
  • de aquellas en las que tienes capacidad de influir (CÍRCULO DE INFLUENCIA) porque, de un modo u otro, depende de ti.

Tras marcar esta diferencia tan significativa, infiere:

      • Cuanto más tiempo permanezcas dentro del círculo de preocupación, más sensación de no tener el control de la situación.
      • Si, por contra, pasas más tiempo en tu círculo de influencia, serás más proactivo efectivo.

Kanban o "tablero visual"

La característica que distingue a éste del resto de métodos, es que normalmente se aplica a procesos productivos industriales. De hecho, desarrollamos al detalle sus postulados como metodología ágil que es.

No obstante, también es perfectamente aplicable a nivel individual para gestionar cualquier tipo de proceso: desde la organización de una boda hasta el ir a hacer la compra a un supermercado.

En este sentido, la herramienta informática TRELLO nos ayuda a llevarlo a la práctica con gran sencillez.

métodos de productividad personal claves para mejorar

Consiste en la siguiente secuencia de pasos:

  1. Visualizar el flujo de trabajo
  2. Limitar el trabajo en curso. Si empiezas algo, termínalo antes de empezar otra cosa
  3. Dirigir y gestionar el flujo
  4. Dejar claras las reglas del proceso
  5. Utilizar experiencia del equipo para reconocer oportunidades de mejora

De este modo, aspiran a cumplir los dos objetivos siguientes:

  • Lograr un producto de calidad
  • Acabar con el caos que puede darse en una fase del proyecto

 

Kaizen o "mejora continua"

 

“HOY MEJOR QUE AYER, Y MAÑANA MEJOR QUE HOY”

La filosofía kaizen es un proceso de mejora continua. Se basa en la idea de que, para lograr alcanzar nuestros objetivos, las acciones concretas, simples y constantes son más efectivas los cambios grandes. Utiliza el MÉTODO DE LAS 5S, que nos permite ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.

 

Lo podemos aplicar a nivel individual, pero también como parte de parte esencial del modelo empresarial de producción LEAN, que busca alcanzar la excelencia operativa. En este caso, debe buscarse la implicación de todos los trabajadores de una empresa, desde el primero al último. Además, se enmarca en un compromiso de transformación de una organización a medio y largo plazo. 

métodos de productividad personal claves para mejorar

Artículos de interés sobre los métodos de organización del tiempo

Autoevaluación

GTD

¿Cuánto sabes de GTD?

EJERCICIO 1

Selección múltiple

EJERCICIO 2

Verdadero o Falso

EJERCICIO 3

Rellenar espacios

EJERCICIO 4

Test de preguntas

EJERCICIO 5

Selección múltiple

EJERCICIO 6

Relacionar palabras

EJERCICIO 7

Ordenar frases

EJERCICIO 8

Test preguntas

EJERCICIO 9

Test preguntas

7 Hábitos de la gente altamente efectiva

EJERCICIO 1

Relacionar palabras

EJERCICIO 2

Rellenar huecos

EJERCICIO 3

Arrastrar y soltar

EJERCICIO 4

Ordenar frases

EJERCICIO 5

Relacionar palabras

MÉTODOS ORGANIZACIÓN ESPACIO

Contexto

En primer lugar, cabe señalar que los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.

Además, desde nuestro punto de vista, tan importantes como los métodos de organización de tareas son los métodos de organización del espacio en el que trabajamos. Efectivamente, para ser productivos necesitamos concentración y en ello, el ambiente que nos rodea juega un papel importantísimo. El factor espacio resulta, pues, determinante para que la productividad sea una u otra.

Al tratar la variable necesaria MEDIOS (Bloque externo) hacemos mención expresa de lo que supone tener bien diseñados los circuitos de trabajo y los flujos de producción. En este apartado, lo abordaremos desde la perspectiva del método rutinario de hacer las cosas para ser más productivo. 

En definitiva, que el punto de partida para empezar a sacarles provecho es conocerlos. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.

Métodos de organización del espacio

Feng Shui

El Feng Shui (“Feng” = viento; “Shui” = agua) es una corriente de pensamiento filosófico de origen chino que estudia el flujo de la energía. Persigue crear ambientes donde vivir con más armonía y espacios donde trabajar con más entusiasmo y creatividad. Se ocupa de definir y equilibrar los elementos en el espacio (madera, fuego, tierra, metal y agua). También de los materiales utilizados, la iluminación, los colores, los aromas, la música, el ambiente, etc…

Todo con la intención de asegurar el mejor flujo de energía y lograr mayor rendimiento en el trabajo, acrecentando nuestras probabilidades de éxito profesional. En resumen, propugna una serie de pautas, tales como:

  1. Evitar la acumulación y el amontonamiento
  2. Prescindir de lo accesorio
  3. Favorecer la renovación del aire 
  4. Rodearse de plantas
  5. Usar el poder limpiador de la sal
  6. Colocar espejos en los sitios correctos
  7. Orientarse al norte, como eje de giro del planeta
  8. Propiciar aromas agradables
  9. Mantener una limpieza escrupulosa y constante

Libro recomendado

Método de las 5S

En primer lugar, describiremos este método de organización del espacio en el trabajo que tiene su origen en Oriente (Toyota, 1960). Nos aporta soluciones para saber de qué manera proceder cuando lo que se pretende es mejorar este ambiente de trabajo. Se enmarca dentro del método Kaizen o “mejora continua”, y se basa en cinco pautas:

  1. Clasificación (seiri): separar innecesarios
  2. Organización (seiton): situar necesarios
  3. Limpieza (seisō): suprimir suciedad
  4. Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
  5. Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando

métodos de productividad personal claves para mejorar

 

Método Konmari, de Marie Kondo

A continuación, abordamos el análisis de otro de los métodos de organización del espacio más populares. Es un sistema que también está basado en la filosofía oriental: El método KonMari. Está más pensado para la casa, para la organización del espacio doméstico. No obstante, recoge una serie de pautas que pueden ser perfectamente válidas para el entorno laboral:

  1. Visualizar el resultado final y juzgar si merece la pena el esfuerzo. En caso positivo, comprometerse con el cambio.
  2. Ordenar las cosas separándolas por categorías (ropa, libros, papeles, artículos varios y objetos de valor sentimental), no por ubicación
  3. Cada categoría se organiza de una vez, no un poco cada día
  4. Quedarse únicamente con aquellas cosas que nos dan felicidad
  5. Donar el resto, valorando y agradeciendo su función
  6. Descartar todo lo que tenga que descartar antes de encontrarle un sitio
  7. Encontrar un sitio para cada cosa y poner cada cosa en su sitio
  8. Doblar todo en rectángulos y colocarlo en vertical, cada cosa al lado de otra, sin apilar

Método DAVOPSI

Tal y como expone Ana Providencia Morente Saco en su fantástico artículo para la Ventana Abierta, el método DAVOPSI se aplica en la docencia como instrumento de evaluación del espacio del aula centrado en la calidad de la organización espacial. Sin duda, aporta ideas que son extrapolables al ámbito laboral.  

Según este método, resulta fundamental organizar el aula de manera que atraiga la atención de los niños, que respete sus necesidades básicas y sobre todo que esté organizada de un modo que proporcione seguridad y confianza.

En resumen, su funcionamiento consiste en analizar cada una de las dimensiones del espacio educativo, tanto exterior al aula como interior, siendo éstas:

  • El ambiente: es un agente educativo de primer orden que debe respetar las necesidades básicas de los niños y hacerlos partícipes de su propio aprendizaje.
  • Los objetos: debe haber varios objetos en el espacio que sean pertenencia del alumno.
  • La privacidad: el espacio debe estar estructurado de un modo que permite a los niños organizarse y trabajar en equipo evitando posibles conflictos.

En este mismo estudio, son muy ilustrativas las referencias a la existencia de distintos modelos para organizar espacialmente el aula, También a los criterios que debemos tener en cuenta para la distribución y organización del espacio (necesidades fisiológicas, afectivas, de movimientos, expresión,…). Teniendo en cuenta esos criterios, establece la conveniencia de disponer de una serie de espacios dentro del aula (lúdicos, trabajo colectivo, trabajo individual,…).

Por supuesto, todas estas conclusiones pueden trasladarse desde el ámbito de la docencia al ámbito empresarial.

Artículos de interés

Por último, relacionamos un artículo relacionado con los métodos de organización del espacio que resulta interesante leer

PRODUCTIVIDAD: Dimensión temporal

WHEN - cuándo ?

¿Cuál es la dimensión temporal en el análisis del fenómeno del trabajo?

Binomio espacio-tiempo

Binomio "espacio-tiempo"

El binomio espacio-tiempo” convierte en inseparables dos conceptos radicalmente distintos. Cualquier suceso a nuestro alrededor puede analizarse desde esta perspectiva y la productividad no es una excepción. A mayor caos organizativo, más tiempo malgastado y viceversa. Por contra, cuanto mejor organizo mi espacio, más aprovecho el tiempo y más rindo. Las cosas funcionan así.

Por lo tanto, a la hora de analizar el fenómeno del rendimiento en el trabajo, exploramos una doble vía:

  1. La de gestionar el tiempo para que nuestras agendas se adapten del mejor modo a los compromisos asumidos: cada cosa a su tiempo y existe un momento para cada cosa”.
  2. La de adecuar nuestro espacio a un orden mental que nos permita obtener la mejor faceta de nosotros mismos organizando como es debido nuestro espacio físico y nuestro espacio virtual: “cada cosa debe tener su sitio y existe un sitio para cada cosa”.

Por lo que respecta al factor temporal, nos enfrentamos al desafío de encontrar el modo óptimo de ubicar en el calendario las actividades que tenemos que llevar a cabo para cumplir nuestros objetivos. 

Es importante calibrar bien cuál es nuestra capacidad de absorción de compromisos a gestionar. Muchas veces el problema es que queremos abarcar demasiado. Reservar momentos para pensar y conectarse sin distracciones, protegidos de las constantes interrupciones y del ruido que aceptamos por norma en la vida cotidiana tiene efectos positivos en nuestra productividad.

RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN EN ORGANIZARSE LA AGENDA

Con este sencillo ejemplo evidenciamos que, sólo con pararse a listar al final de cada día las actividades del día siguiente (y al final de la semana, la semana entrante), dotamos con un poco de orden la programación diaria. No debemos minusvalorar lo que implica llevar a cabo un simple repaso de lo hecho y lo que queda pendiente, así como incorporar las tareas nuevas que van surgiendo. Los cálculos realizados ya nos hablan de una rentabilidad en términos cuantitativos (+83%) que cualquier inversor calificaría de sustancial.

 

VENTAJAS DE LA PREPARACIÓN PREVIA DE TAREAS

Las dinámicas de trabajo frenéticas en las que nos vemos inmersos cotidianamente nos hacen caer en la misma trampa una y otra vez. Pensamos que el tiempo empleado en prepararnos para hacer algo debe ser el mínimo imprescindible con la finalidad de resultar más productivos.

Pero la realidad se aleja mucho de esta falsa creencia. Tal y como podemos ver en el gráfico, merece la pena ser generosos en la fase de preparación e invertir una parte de nuestro tiempo ahí, a sabiendas de que el retorno será doble. Y esto es útil en todas las tareas, pero se hace especialmente necesario en aquellas en las que se nos exige dar un do de pecho.

  • En primer lugar, porque el número total de unidades de tiempo invertidas (preparación + ejecución) será inferior.
  • En segundo lugar, porque en la comparación de la puntuación de calidad, la diferencia es sustancial. El aumento de la sensación de control sobre los asuntos en que te manejas aporta una dosis extra de valor añadido, un menor número de errores u olvidos y la percepción de mayor profesionalidad en el desempeño.

En definitiva, el hecho de racionalizar nuestros actos aporta indudables ventajas, que empiezan a materializarse por un mejor aprovechamiento de nuestro biorritmo (energía a corto plazo). Y este principio será válido

  • Tanto si lo analizamos desde la perspectiva de organizarse la agenda semanal diseñando una buena programación diaria de actividades
  • Como si aplicamos el zoom y nos centramos en la preparación de cada una de las tareas de valor en las que necesitamos dar lo mejor de nosotros mismos

Técnicas y métodos

Partimos de un realidad muy concreta: el tiempo está ahí y es el que es, siendo igual para todos. La tan socorrida frase “no tengo tiempo” se suele usar para expresar un fracaso a la hora de ejecutar este desafío. Equivale a decir “no soy capaz de gestionar el tráfico de información que me rodea para cumplir todos los compromisos que asumo conmigo mismo y con los demás“.

Más allá de esta realidad concreta, no existen verdades absolutas ni certezas inquebrantables. A lo largo de la historia, miles de estudiosos han ido ofreciendo sus propuestas para resolver este desafío. Todas ellas son opinables y cuestionables, pero están ahí para ayudar. Nuestra labor ha sido recopilar las principales aportaciones al respecto, estructurarlas y exponerlas aquí. De este modo, cada cual puede juzgar por sí mismo y asumir como propias aquellas que le resulten más útiles:

Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.

Por ejemplo, un ahorro diario de 60 minutos al día (evitando interrupciones, racionalizando el uso de las herramientas digitales de comunicación o llevando a cabo una gestión eficaz de las reuniones) equivale a tener, nada más y nada menos, que 15 días más de vacaciones al año.

En definitiva, según se expone a lo largo y ancho de esta obra, nuestra propuesta para mejorar la productividad individual va más allá que decantarse por unas alternativas u otras.

Lo que aquí se plantea como imprescindible es tener una visión panorámica global del fenómeno del trabajo y los factores que afectan al rendimiento. Uno de estos factores será disponer de un MÉTODO para organizar, no sólo nuestro espacio de trabajo, sino también las tareas en el tiempo. Tiene carácter interno porque depende de nosotros, y está categorizado como diferencial ya que puede tener un efecto exponencial en nuestro rendimiento. Es, por lo tanto, una parte muy importante del proceso de mejora. Pero sólo una parte. Si obviamos el resto, no conseguiremos ser productivos, por muy bien resuelto que tengamos el desafío de organizarse las actividades diarias en la agenda.

Planteamos, por tanto, superar la dinámica de las técnicas y los métodos para entrar en una nueva dimensión. Una donde primen las estrategias adecuadas a cada escenario y las tácticas necesarias para llevar a cabo cada estrategia.

PRODUCTIVIDAD: Dimensión espacial

WHERE - dónde ?

¿Cuál es la dimensión espacial del fenómeno del rendimiento?

Binomio espacio-tiempo

Binomio "espacio-tiempo"

El binomio espacio-tiempo” convierte en inseparables dos conceptos radicalmente distintos. Cualquier suceso a nuestro alrededor puede analizarse desde esta perspectiva y la productividad no es una excepción. A mayor caos organizativo, más tiempo malgastado y viceversa. Cuanto mejor organizo mi espacio, más aprovecho el tiempo y más rindo. Las cosas funcionan así.

Por lo tanto, a la hora de analizar el fenómeno del rendimiento en el trabajo, exploramos una doble vía:

  1. La de gestionar el tiempo para que nuestras agendas se adapten del mejor modo a los compromisos asumidos: cada cosa a su tiempo y existe un momento para cada cosa”.
  2. La de adecuar nuestro espacio a un orden mental que nos permita obtener la mejor faceta de nosotros mismos organizando como es debido nuestro espacio físico y nuestro espacio virtual: “cada cosa debe tener su sitio y existe un sitio para cada cosa”.

Por lo que respecta al factor espacial, no podremos ignorar el entorno digital que nos es propio. De modo que, no sólo abordaremos cuáles son los requerimientos para trabajar en condiciones dentro de un espacio físico, sino que además trataremos el espacio virtual, cuya importancia va in crescendo.

Es importante ser consciente de nuestras limitaciones físicas a la hora de trabajar. Muchas veces el problema es pura falta de organización y desorden. Debemos convencernos de que el diseño correcto de circuitos de trabajo es fundamental a la hora de resultar productivos. También, que al archivo documental se le debe otorgar la importancia que tiene, que es mucha. Y por último, crear espacios que nos protejan de las constantes interrupciones y del ruido que aceptamos por norma en la vida cotidiana tiene efectos positivos en nuestro rendimiento.

Espacio físico

La forma en que estén dispuestos los elementos que configuran nuestro lugar de trabajo tiene una gran trascendencia en nuestro desempeño. Para ser productivos necesitamos concentración y en ello, el ambiente que nos rodea juega un papel importantísimo. 

El Feng Shui es una corriente de pensamiento filosófico de origen chino que estudia el flujo de las energías, Persigue crear ambientes donde trabajar con más entusiasmo y creatividad, impregnando de armonía cada espacio. Se ocupa de definir, no sólo la disposición de los elementos en el espacio, sino también de los materiales utilizados, la iluminación, los colores, los aromas, la música, el ambiente, etc… Todo con la intención de asegurar el mejor flujo de energía y lograr mayor rendimiento en el trabajo, acrecentando nuestras probabilidades de éxito profesional.

El método KonMari (Marie Kondo) es un sistema de organización doméstico basado en la filosofía oriental. Aunque está más pensado para la casa, recoge una serie de pautas que pueden ser válidas para el entorno laboral:

  1. Visualizar el resultado final y juzgar si merece la pena el esfuerzo. En caso positivo, comprometerse con el cambio.
  2. Ordenar las cosas separándolas por categorías (ropa, libros, papeles, artículos varios y objetos de valor sentimental), no por ubicación
  3. Cada categoría se organiza de una vez, no un poco cada día
  4. Quedarse únicamente con aquellas cosas que nos dan felicidad
  5. Donar el resto, valorando y agradeciendo su función
  6. Descartar todo lo que tenga que descartar antes de encontrarle un sitio
  7. Encontrar un sitio para cada cosa y poner cada cosa en su sitio
  8. Doblar todo en rectángulos y colocarlo en vertical, cada cosa al lado de otra, sin apilar

Otro método de origen oriental (Toyota, 1960) nos aporta soluciones para saber de qué manera proceder cuando lo que se pretende es mejorar este ambiente de trabajo. Se trata del llamado método de las 5S, citado en el apartado correspondiente dentro del método Kaizen o “mejora continua”, y se basa en cinco pautas:

  • Clasificación (seiri): separar innecesarios
  • Organización (seiton): situar necesarios
  • Limpieza (seisō): suprimir suciedad
  • Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
  • Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando

Por su parte, el método DAVOPSI se aplica en la docencia como instrumento de evaluación del espacio del aula centrado en la calidad de la organización espacial. Sin duda, aporta ideas que son extrapolables al ámbito laboral.  

Según este método, resulta fundamental organizar el aula de manera que atraiga la atención de los niños, que respete sus necesidades básicas y sobre todo que esté organizada de un modo que proporcione seguridad y confianza.

En todos los casos, tanto con el Feng Shui (en cualquier ámbito) como con el Konmari (ámbito doméstico) como con las 5S (ámbito laboral) o con DAVOPSI (ámbito docente), lo que se pretende es lo mismo. Que el espacio que ocupamos esté presidido por el sentido común, el orden y la limpieza. Partiendo de ahí, se aspira a que se facilite la organización de nuestras tareas y aumente nuestro bienestar. Está demostrado que la mejora de condiciones de trabajo potencia la autoestima personal. Y la reducción de los desplazamientos innecesarios conlleva una menor tasa de siniestralidad laboral. 

Espacio virtual: herramientas digitales

El manejo del espacio virtual en las organizaciones pasa tanto por disponer del equipamiento tecnológico adecuado como por hacer un uso correcto de todas las herramientas que tenemos a nuestro alcance.

Tal y como ocurre en nuestro entorno físico, la información de nuestro ordenador deberá almacenarse en un sitio u otro, en discos duros HD o SSD, cintas magnéticas o en la nube (cloud storage). Pero en cualquier caso, siempre debe estar presidida por una estructura de carpetas y archivos donde reine el orden y la limpieza. Ni más ni menos carpetas de las necesarias, buscando siempre la operatividad. De que se realice bien o mal la gestión documental depende que el acceso a la información deseada sea más o menos fácil y que las búsquedas sean rápidas o interminables. 

Disco duro

En cuanto a las herramientas de trabajo se refiere, no descubrimos nada al decir que se han ido digitalizando progresivamente. Hoy en día, hacer un uso productivo de las herramientas digitales de comunicación es fundamental. Es por ello por lo que dedicamos un capítulo específico para abordarlas, una a una.

La tecnología, en ese sentido, actúa como el fuego. Si sabes manejarla, ofrece posibilidades infinitas. Si no sabes manejarla, puede ser destructiva. Y aquí, en ocasiones, se da la paradoja de que la ventaja que supone la facilidad de acceso a todo (correo, redes sociales,…) se acaba convirtiendo en una fuente de distracciones inagotable, una auténtica máquina trituradora de nuestra concentración. Equivale a moverse en un espacio físico plagado de artilugios de luces y sonidos que nos hacen perder la concentración a cada instante.

La pantalla del escritorio debe reflejar el orden impuesto

Para empezar a hacer un uso correcto de las TIC en el trabajo debemos distinguir claramente lo personal de lo profesional. Es una realidad palpable que todos sentimos la necesidad de estar continuamente conectados. Vivimos hiperconectados y la falta de control sobre las tentaciones puede llegar a tener unos efectos sobre la productividad perniciosos.

Se ha acuñado el término “ciberpereza” (cyberloafing) para referirse a las, cada vez más comunes, pérdidas de tiempo ocasionadas por el uso personal de herramientas digitales de comunicación durante la jornada laboral:

Correo electrónico
Teléfono móvil

Mención aparte merecen tanto el correo electrónico como el teléfono móvil, dado que son las vías de comunicación clave dentro de las empresas.

El uso inadecuado, en general de todas las fantásticas herramientas mencionadas, pero en especial de éstas últimas, supone un verdadero problema para la productividad de las organizaciones.

Proponemos un ejercicio práctico para dimensionar el problema:

  1. Visualicémonos trabajando sentados cara a la pantalla del ordenador en un despacho.
  2. Consideremos que saliendo de nuestro despacho existe un largo pasillo con 5 puertas que dan acceso a sus respectivos despachos. Cada puerta lleva un nombre: E-mail, redes sociales, mensajería instantánea, llamadas telefónicas, navegación web.
  3. Hagámonos las cuentas de que cada vez que dejamos de hacer nuestro trabajo para atender cualquiera de estas actividades estamos levantándonos de nuestra silla, saliendo al pasillo, desplazándonos al despacho correspondiente y, al cesar, regresando a nuestra silla para retomar aquello que estábamos haciendo.
  4. Saquemos las cuentas del tiempo empleado por nosotros en un día normal.
  5. Saquemos ahora las cuentas de lo que supone al cabo de un año.
  6. Por último, miremos a nuestro alrededor y contemos cuántas personas trabajan con nosotros y padecen el mismo problema. 

Bloggers TOP-20

Contexto

MAPA DE LA WEB para contextualizar el ranking

Blogs de productividad individual

y rendimiento personal

TOP-20

Última actualización: 25/01/2019
blogs de productividad y rendimiento personal top-20

Sentido y orientación

Para empezar, cabe señalar que elaborando este TOP-20 hemos querido satisfacer una curiosidad. A saber, la de conocer quiénes son los principales actores en cuanto a tráfico en blogs de productividad y rendimiento personal. Sobre todo, refiriéndonos a las web de habla hispana y al momento actual.

Por ese motivo, hemos comparado la posición que tienen en el ranking mundial sus páginas o blogs (*). A continuación, los hemos ordenamos de modo que puedas por su posición y tamaño dimensionarlos a simple golpe de vista. Lógicamente, existen otras clasificaciones igualmente válidas que establecen otros criterios (P.A. de MOZ, links totales, suscriptores en Feedly,…) y aportan otra ordenación en el ranking.

 

Autocrítica

Por supuesto, reconocemos que la nuestra adolece de falta de homogeneidad en las comparaciones. Ciertamente, algunas webs son más “puras” que otras. Unas se centran al 100% en productividad. En cambio, otras contemplan esta materia como una más de sus secciones. En relación a estas últimas, vemos que abarcan un contenido mucho más amplio:

  • Cómo alcanzar el éxito en lo personal (negocios digitales, cómo ganar dinero on-line o tener más libertad financiera)
  • Por una parte, a nivel metafísico o espiritual (liderazgo, búsqueda de la felicidad, superación de problemas…)
  • Por otra parte, a nivel corporal (dieta saludable, ejercicio físico, control de patologías,…)

Sea como fuere, nuestra pretensión creando este apartado no era alcanzar la exactitud científica irrefutable. La pretensión era meramente orientadora y facilitadora. Además si, entre todos los blogs de productividad y rendimiento personal que existen, nos hemos dejado a alguien, rogamos nos lo hagan saber a través de los comentarios. No obstante, aunque no estén todos los que son porque hallamos omitido algún actor relevante del panorama actual, no es un hecho grave. Sin embargo, lo que cuenta es que sí son todos los que están. Por lo tanto, las personas que están detrás de las webs de nuestro ranking no estarán en posesión de la verdad, pero sus opiniones son cualificadas y merecen ser tenidas muy en cuenta. 

blogs de productividad y rendimiento personal top-20

Conclusión

En resumen, creemos que es bueno tener una visión panorámica del selecto grupo de profesionales que forman este TOP-20 sin dejar de lado al resto. Por consiguiente, ustedes podrán formarse su propia opinión después de saber cómo abordan cuestiones tratadas a lo largo y ancho de este portal. 

Por último, porque valoramos la simplicidad y creemos que es importante tener a mano lo más significativo en cuanto a opiniones, aplicamos aquí la ley 80-20. No obstante, adquirimos el compromiso de ir actualizando la lista de cara al futuro. Sobre todo, haciendo seguimiento de otros blogs cuyas entradas tenemos monitorizadas a través de FEEDLY.

 

(*) según el resultado que ofrece la consulta en la página www.similarweb.com

CONCEPTO “PRODUCTIVIDAD”

WHAT - qué ?

¿Con cuál de las acepciones del término nos debemos quedar para acometer su estudio?

Acepciones del término "productividad"

Acepción tradicional

La conocida hasta ahora se adapta a entornos estáticos, más propios del pasado

Acepción propia

La que se plantea aquí se adapta a cualquier entorno, lo cual es propio de nuestro tiempo

La productividad en la era digital

El análisis del rendimiento y la productividad tal y como se conocía hasta el inicio de la era digital se ha visto transformado. En poco tiempo y de un modo casi imperceptible nuestro modo de trabajar ha cambiado de un modo radical.

En consecuencia, necesitamos cambiar el proceso de tomar decisiones para desenvolvernos en este nuevo ecosistema.

Echemos un vistazo al ranking mundial de empresas y el año de su creación. Es un modo sencillo de entender cómo ha cambiado el mundo que habitamos. Ya no hay petroleras, automovilísticas, constructoras, bancos, compañías aéreas, empresas farmacéuticas ni nada parecido.

Lo que nos encontramos ahora en el pódium es esto:

 

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Niveles

NIVEL INDIVIDUAL: Estilos de vida

Nuestro estilo de vida personal, lo que llamamos idiosincrasia, suele ir al compás de la sociedad a la que pertenecemos. Cada sociedad desarrolla su propia cultura y, en sus tradiciones, plasma la forma que tiene de entender el mundo. A su vez, todo viene condicionado por el clima y éste por la situación geográfica donde se ubican sus gentes.

Trabajando y durmiendo el mismo número de horas, la luz solar y la temperatura media provocan cambios. Hacen que los usos y costumbres sean unos u otros. Madrugar más o menos. Trabajar de un modo más intensivo o menos. Disponer de más o menos tiempo libre para el ocio personal… Todo ello impacta de lleno en la productividad. 

dimensiones competitividad

El siguiente diagrama intenta reflejar la importancia que supone un pequeño cambio en nuestra distribución del tiempo. Cambiando tan solo una hora de comida por otra de ocio todo es sustancialmente distinto.

Hay zonas más cálidas y con más horas de luz solar. Allí la gente se acuesta y se levanta más tarde. Además, como el calor provoca cansancio, se produce una mayor frecuencia de interrupciones para comer y descansar. Al final, la jornada se esparce a lo largo del día. Esto resta tiempo libre para dedicarlo al ocio personal.

Luego hay zonas más frías y con menos horas de luz solar. La gente allí se acuesta y se levanta más temprano. Además, existe menos cansancio por causa del calor, por lo que se produce una menor frecuencia de interrupciones para comer y descansar. Las personas trabajan casi de un tirón. Ello permite disponer de más tiempo libre para dedicar al ocio personal.

NIVEL EMPRESARIAL: competitividad

La mayor parte de individuos vivimos en sociedad. Debiéramos tener conciencia de tesela en un mosaico. Funcionamos como células en este organismo superior del que las empresas son sus tejidos y sus órganos. Si las células están bien, los órganos funcionarán como es debido y el organismo gozará de buena salud. 

TESELA

La productividad individual sirve para aumentar el bienestar de las personas. Contribuye, sin duda, a un mayor logro de las metas individuales. Pero al mismo tiempo que ocurre esto, nos ayuda a cumplir los planes de negocio de las empresas. Existe, pues, una estrecha correlación entre productividad individual y competitividad empresarial.

Si se consigue producir más con menos, aportando valor y calidad, el nivel de vida de la gente sube. Esto no es un juego de suma cero, donde lo que uno gana otro lo pierde. Siendo más productivos, habrá más riqueza y, con ella, un reparto social más generoso y menos conflictos.

Cuando los individuos que forman una empresa consiguen ser cada día más productivos, ésta suele mejorar su presencia en el mercado. Los clientes van a preferir sus ofertas a las de otros competidores, menos productivos, que les piden más por lo mismo. Una mayor cuota de ventas y beneficios va a generar más inversiones y puestos de trabajo.

Esto funciona así pero también funciona al revés. Es decir, individuos menos productivos provocan que sus empresas también lo sean y pierdan competitividad, cuota de ventas y margen. En esta situación, no es demasiado probable que los clientes acepten pagar más por aquello que pueden adquirir en el mercado pagando menos. Tampoco que la merma en la retribución del capital pase porque el empresario asuma que esto sea a costa de sus beneficios. 

NIVEL NACIONAL: la aldea global

Los países no compiten en los mercados, compiten las empresas. Hablamos de un país competitivo cuando en él residen muchas empresas competitivas. A nivel agregado nacional, la productividad de las empresas determina el grado de competitividad exterior de la economía de la nación a la que pertenecen. 

El equilibrio de la balanza comercial, la estabilidad de la moneda, el control de la inflación y el sostenimiento de las finanzas públicas. Todos ellos son factores que pueden favorecer la mejora del nivel de vida de la gente.

Si queremos que la gente cobre más y viva mejor, los incrementos de salarios deben ir vinculados a incrementos de productividad. De otro modo, sólo generarán inflación (si este incremento de costos se repercute a los precios) o paro por cierre de empresas (si no se repercute). 

Por contra, y como es normal, no todos los países consiguen mejorar su competitividad exterior por medio de incrementos de la productividad. De este modo, se ven abocados a “doparse”, es decir, a alterar de un modo artificial la paridad de su divisa contra el resto (devaluar) para continuar vendiendo sus productos a unos precios de mercado. Esto provoca el encarecimiento de sus importaciones y, por lo tanto, inflación, desempleo,… pobreza en definitiva. El único remedio para romper este círculo vicioso es el de mejorar su competitividad incrementando la productividad.

Ahora que, de un modo u otro, todos tenemos un cierto grado de exposición a la competencia internacional en esta aldea global en la que vivimos, la mejora continua de nuestra productividad individual se ha convertido en un imperativo para la supervivencia.

Salvando las distancias, este posicionamiento ante la realidad viene a ser como el ejercicio moderado y la alimentación equilibrada necesarios para que nuestro organismo se desarrolle de un modo saludable.

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