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MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP)

TNP-NOW

Durante el transcurso de la jornada laboral, hay INPUT que, al convertirse en ITEM, pide ser ejecutado ya, sin demora (urgencia inmediata), pese a no estar programado. En esos momentos, se plantea la necesidad de elegir entre la actividad que se está llevando a cabo (PDA) y la tarea que nace pidiendo paso. O una o la otra.

Por lo tanto, aquí no sólo está en cuestión la continuidad de la actividad PDA en curso sino que tampoco está claro si la TNP va a poderse ejecutar. Y además, no tenemos capacidad de elegir contra quién chocamos. Para saber quién tiene la preferencia por defecto en caso de choque esa para lo que hemos creado la MATRIZ DE PREVALENCIAS, que determinará si “HACER YA” o si “NO HACER” la TNP. La celda en la que confluyan fila TNP que pide paso y columna PDA en curso tendrá la solución al dilema.

Por lo tanto, a diferencia de lo que ocurre con las LATER, con las NOW:

  • no puedo elegir contra qué tarea PDA voy a chocar
  • no tengo la seguridad de que la TNP vaya a ejecutarse (me debato entre el “HACER YA”, el “NO HACER” y el “POSPONER”)
  • sí que me cuestiono la continuidad de la tarea PDA en curso 

JERARQUÍAS PREDEFINIDAS

Dentro de la PDA se establecen los siguientes rangos:

  • 2. TC: tareas clave
  • 4. TL: tareas laborales
  • 6. TP: tareas personales
  • 8. TR: tareas de relleno

Dentro de las TNP-LATER se establecen los siguientes rangos:

  • 1. EMERGENCIAS
  • 3. URGENCIAS
  • 5. IMPREVISTOS
  • 7. INTERRUPCIONES

MATRIZ DE PREVALENCIAS

Al confrontar las tareas que podamos estar ejecutando en un momento determinado (PDA) con las que nos aparezcan por sorpresa incorporando suficiente urgencia e importancia como para ser tenidas en cuenta (TNP-NOW), nos sale la siguiente matriz, que bautizamos con el nombre de MATRIZ DE PREVALENCIAS. Su importancia radica en el hecho de haber resuelto con antelación todos los dilemas. Las dicotomías entre hacer esto o aquello, que tanta energía consumen. El haberse contestado a la pregunta ¿Qué hago ahora? ¿Cuál es la decisión correcta? incluso antes de que se plantee la obligación de elegir.

RANKING DE PRIORIDADES

Las jerarquías predefinidas y los rangos que se establecen entre distintas tareas programadas y no programadas, nos permiten conocer las relaciones que se establecen según la MdP. De este modo, podemos generar un ranking de prioridades en las tareas como el que sigue a continuación

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