WHEN - cuándo ?
¿Cuál es la dimensión temporal en el análisis del fenómeno del trabajo?
Binomio espacio-tiempo
El binomio “espacio-tiempo” convierte en inseparables dos conceptos radicalmente distintos. Cualquier suceso a nuestro alrededor puede analizarse desde esta perspectiva y la productividad no es una excepción. A mayor caos organizativo, más tiempo malgastado y viceversa. Por contra, cuanto mejor organizo mi espacio, más aprovecho el tiempo y más rindo. Las cosas funcionan así.
Por lo tanto, a la hora de analizar el fenómeno del rendimiento en el trabajo, exploramos una doble vía:
- La de gestionar el tiempo para que nuestras agendas se adapten del mejor modo a los compromisos asumidos: “cada cosa a su tiempo y existe un momento para cada cosa”.
- La de adecuar nuestro espacio a un orden mental que nos permita obtener la mejor faceta de nosotros mismos organizando como es debido nuestro espacio físico y nuestro espacio virtual: “cada cosa debe tener su sitio y existe un sitio para cada cosa”.
Por lo que respecta al factor temporal, nos enfrentamos al desafío de encontrar el modo óptimo de ubicar en el calendario las actividades que tenemos que llevar a cabo para cumplir nuestros objetivos.
Es importante calibrar bien cuál es nuestra capacidad de absorción de compromisos a gestionar. Muchas veces el problema es que queremos abarcar demasiado. Reservar momentos para pensar y conectarse sin distracciones, protegidos de las constantes interrupciones y del ruido que aceptamos por norma en la vida cotidiana tiene efectos positivos en nuestra productividad.
RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN EN ORGANIZARSE LA AGENDA
Con este sencillo ejemplo evidenciamos que, sólo con pararse a listar al final de cada día las actividades del día siguiente (y al final de la semana, la semana entrante), dotamos con un poco de orden la programación diaria. No debemos minusvalorar lo que implica llevar a cabo un simple repaso de lo hecho y lo que queda pendiente, así como incorporar las tareas nuevas que van surgiendo. Los cálculos realizados ya nos hablan de una rentabilidad en términos cuantitativos (+83%) que cualquier inversor calificaría de sustancial.
VENTAJAS DE LA PREPARACIÓN PREVIA DE TAREAS
Las dinámicas de trabajo frenéticas en las que nos vemos inmersos cotidianamente nos hacen caer en la misma trampa una y otra vez. Pensamos que el tiempo empleado en prepararnos para hacer algo debe ser el mínimo imprescindible con la finalidad de resultar más productivos.
Pero la realidad se aleja mucho de esta falsa creencia. Tal y como podemos ver en el gráfico, merece la pena ser generosos en la fase de preparación e invertir una parte de nuestro tiempo ahí, a sabiendas de que el retorno será doble. Y esto es útil en todas las tareas, pero se hace especialmente necesario en aquellas en las que se nos exige dar un do de pecho.
- En primer lugar, porque el número total de unidades de tiempo invertidas (preparación + ejecución) será inferior.
- En segundo lugar, porque en la comparación de la puntuación de calidad, la diferencia es sustancial. El aumento de la sensación de control sobre los asuntos en que te manejas aporta una dosis extra de valor añadido, un menor número de errores u olvidos y la percepción de mayor profesionalidad en el desempeño.
En definitiva, el hecho de racionalizar nuestros actos aporta indudables ventajas, que empiezan a materializarse por un mejor aprovechamiento de nuestro biorritmo (energía a corto plazo). Y este principio será válido
- Tanto si lo analizamos desde la perspectiva de organizarse la agenda semanal diseñando una buena programación diaria de actividades
- Como si aplicamos el zoom y nos centramos en la preparación de cada una de las tareas de valor en las que necesitamos dar lo mejor de nosotros mismos
Técnicas y métodos
Partimos de un realidad muy concreta: el tiempo está ahí y es el que es, siendo igual para todos. La tan socorrida frase “no tengo tiempo” se suele usar para expresar un fracaso a la hora de ejecutar este desafío. Equivale a decir “no soy capaz de encontrar el modo de ubicar determinada tarea en el calendario para cumplir un compromiso“.
Más allá de esta realidad concreta, no existen verdades absolutas ni certezas inquebrantables. A lo largo de la historia, miles de estudiosos han ido ofreciendo sus propuestas para resolver este desafío. Todas ellas son opinables y cuestionables, pero están ahí para ayudar. Nuestra labor ha sido recopilar las principales aportaciones al respecto, estructurarlas y exponerlas aquí. De este modo, cada cual puede juzgar por sí mismo y asumir como propias aquellas que le resulten más útiles:
Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.
Por ejemplo, un ahorro diario de 60 minutos al día (evitando interrupciones, racionalizando el uso de las herramientas digitales de comunicación o llevando a cabo una gestión eficaz de las reuniones) equivale a tener, nada más y nada menos, que 15 días más de vacaciones al año.
En definitiva, según se expone a lo largo y ancho de esta obra, nuestra propuesta para mejorar la productividad individual va más allá que decantarse por unas alternativas u otras.
Lo que aquí se plantea como imprescindible es tener una visión panorámica global del fenómeno del trabajo y los factores que afectan al rendimiento. Uno de estos factores será disponer de un MÉTODO para organizar, no sólo nuestro espacio de trabajo, sino también las tareas en el tiempo. Tiene carácter interno porque depende de nosotros, y está categorizado como diferencial ya que puede tener un efecto exponencial en nuestro rendimiento. Es, por lo tanto, una parte muy importante del proceso de mejora. Pero sólo una parte. Si obviamos el resto, no conseguiremos ser productivos, por muy bien resuelto que tengamos el desafío de organizarse las actividades diarias en la agenda.
Planteamos, por tanto, superar la dinámica de las técnicas y los métodos para entrar en una nueva dimensión. Una donde primen las estrategias adecuadas a cada escenario y las tácticas necesarias para llevar a cabo cada estrategia.
