Introducción
El gestor de notas GOOGLE KEEP es la herramienta del ecosistema GOOGLE para tomar notas se puede usar en cualquier formato (móvil, tablet y PC) y la sincronización entre dispositivos es inmediata. Como se sabe, Gmail integra las herramientas CALENDAR, KEEP y TASKS. Esto, a priori, por la usabilidad que supone dota de una ventaja competitiva a GOOGLE KEEP con respecto a otras aplicaciones de gestión de notas. A diferencia de TASKS, que actúa como una extensión de CALENDAR, KEEP tiene entidad suficiente como para considerarse una aplicación que puedes usar independientemente de CALENDAR y/o TASKS.
Tiene todo, incluso más de lo que se le puede pedir a una aplicación que quiera cumplir la función de retener inputs de información para que no desaparezca de nuestra cabeza por culpa de nuestra mala memoria.
Elementos estructurales
Pese a tener bastantes opciones, su uso se mantiene sencillo por lo que la curva de aprendizaje es muy corta y empinada. Las notas se pueden colorear, garabatear, compartir, acompañar de algún archivo adjunto, etiquetar, archivar sin borrar, eliminar, etc… Existe la posibilidad de asignarles recordatorios y también de»pinear» las favoritas para facilitar el tenerlas a nuestro alcance.
En la barra lateral izquierda figura, de arriba abajo:
- El icono de Notas, para mostrar todas las que tienes registradas y están en vigor
- El símbolo de recordatorio, para distinguir aquellas notas a las que se les ha añadido un aviso en forma de alarma
- Las distintas etiquetas dadas de alta para distinguir las notas y así facilitar su búsqueda en cualquier momento
- El lápiz para crear nuevas etiquetas
- El icono de archivo, donde figuran las notas que ya no queremos mantener a la vista pero tampoco queremos eliminar por si acaso
- La basura o papelera, donde van a parar las que ya no vamos a usar
En la barra superior, encontramos:
- El símbolo «Ξ» para ocultar o mostrar la barra lateral izquierda
- Un buscador de gran ayuda que permite discriminar por características, por etiquetas, invitados o colores.
- El símbolo «deshacer» (undo), que nunca va mal por si nos equivocamos y queremos resarcirnos de nuestro error
- El menú vista, que permite disposición horizontal o vertical de las anotaciones
- Menú CONFIGURACIÓN (ayuda, atajos de teclado,…)
Justo debajo de la barra superior, aparece la zona de ENTRADA DE NOTAS (Take a note…)
En la zona central, se muestra la pizarra o el tablón de notas a modo Post-it.
Crear nota
Pese a tener bastantes opciones, su uso se mantiene sencillo por lo que la curva de aprendizaje es muy corta y empinada. En el proceso de dar de alta la nota, además de darles un título y un contenido, se puede:
- asignar un recordatorio
- compartir
- colorear
- acompañar con alguna imagen
- archivar (no eliminar)
- añadir etiquetas
- garabatear
- crear listas con estilo checkbox
Existe también la posibilidad de «pinear» las favoritas para facilitar el tenerlas a mano cuando se necesiten.
La prestación que más asombro nos causa es la de capturar y transcribir instantáneamente el texto que figura en cualquier imagen que hayamos incorporado a una nota. Pulsando los tres puntitos verticales se activa, entre otras, la opción GRAB IMAGE TEXT. Representamos más abajo un ejemplo:
Generación PDA con el gestor de notas GOOGLE KEEP
GOOGLE KEEP puede resultarnos de gran ayuda para capturar INPUTS de información que luego serán tratados en el circuito de información (WORKFLOW) según corresponda a los criterios del método ON-TIME. No podemos esperar de él nada más. Para proceder a la generación de nuestra PDA requerimos de herramientas con mayores prestaciones, como son los gestores de tareas.