Cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata vamos a querer post-poner la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral. No podemos esperar al final de ésta pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad. Aquí no peligra la continuidad de la actividad PDA que se está ejecutando cuando aparece el INPUT que se convertirá en TNP, pero en cambio sabemos a ciencia cierta que alguna PDA se verá afectada.
ESQUEMAS BÁSICOS
Como se ha dicho y se puede observar en el gráfico, afortunadamente la mayoría de INPUTS acaban en las BOXES que nos permiten analizar las cosas con cierto sosiego y sin prisa.
No obstante, la gestión del 40% de INPUTS restante no se puede obviar. Todos los que piden paso para convertirse en tarea y ser ejecutados con urgencia acaban resultando críticos en el resultado final.
Siendo pues, los menos numerosos en cantidad, suelen ser los más sensibles y relevantes, los que más ingenio requieren de nosotros. Una decisión errónea en un momento de la verdad como éste puede acarrear consecuencias más graves que en cualquier otro escenario.
Por eso, cuando nos encontramos ante uno de estos momentos de tensión, donde concurren importancia y urgencia no inmediata, deberé sujetarme a unas reglas básicas.
Analicemos su ubicación en los dos gráficos fundamentales para calibrar su papel crucial en el engranaje del método «On-Time»:
- Diagrama del ciclo de información – WORKFLOW
- Secuencia de preguntas – Interrogatorio a los INPUTS
REGLAS
La única prisa que tengo es la de hacer la tarea no programada ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. No tiene por qué ser ahora mismo. No afecto, por tanto, a la tarea en curso. Puedo posponer la ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día. El proceso de RELOCATE, en este caso, nos servirá para encontrarle hueco a la tarea que viene de fuera. Y para ello, debemos seguir dos sencillas reglas lógicas
REGLA I
Para sustituir una tarea nueva espontánea por otra ya programada anteriormente debemos exigir que, como mínimo, se mantenga el rango o la importancia estratégica, siendo los rangos de tareas PDA los siguientes:
- TAREAS CLAVE
- TAREAS LABORALES u OPERATIVAS
- TAREAS PERSONALES o ESTRUCTURALES
- TAREAS DE RELLENO
La idea es muy simple: no podemos dejar de hacer algo importante y relegarlo sustituyéndolo por algo que lo sea menos.
Aquí no existe, como ocurre con las NOW, choque de trenes entre PDA y TNP. Por lo tanto, aquí no nos resulta necesaria la Matriz de Prevalencias. Aquí sólo queda ver ante qué tipo de LATER me encuentro (TC/TL/TP) y buscar en lo que queda de jornada laboral un hueco ocupado por una tarea de menor rango que sea susceptible de ser aplazada.
Si se diera la circunstancia de que en el momento en que irrumpiese una LATER no existiera una PDA de rango menor disponible para ser reemplazada, podemos enviarla directamente al cajón de TAREAS PENDIENTES para que sea tratada durante el CHECKING a final de la jornada para generar nuestra PDA(n+1)
REGLA II
Necesitamos preseñalar desde el inicio de la jornada laboral cuáles son las tareas susceptibles de ser aplazadas (SSA) para que se puedan identificar rápidamente cuando lo necesitemos. Por lo tanto, nos vendrá muy bien programar siempre tareas de relleno (TR) para tener un margen o un colchón para facilitar el proceso de movimiento de tareas dentro de la JL. No obstante, en ausencia de TR disponibles, podremos señalar como SSA las TL o TP que consideremos.
CANCELACIONES Y RETRASOS PDA
Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:
- Cancelación por sorpresa y a última hora de la PDA que se iba a llevar a cabo. Destino: NOW. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo y no puedo esperar porque me acaba de pasar y tengo que darle una respuesta inmediata, que no es otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual.
- Petición de posponer (diferir) la tarea a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Sí que tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no corre prisa inmediata, por lo que la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
- Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir este input en tarea que tendrá su espacio correspondiente en la agenda/calendario.
