SIDEBOX

SIDEBOX: delegar

SÍ merecen más atención en forma de acción pero NO soy yo la persona que debe llevarla a cabo. Son asuntos de cuya ejecución es mejor que se encarguen terceras personas y que, por lo tanto, quedan temporalmente en una especie de PARKING

El SIDEBOX es la 3ª estación del circuito de información del Método ON-TIME. El lugar donde van a parar los INPUTS que requieren nuestra atención y suponen acción que no debe ser ejecutada por nosotros.

Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.

Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.

A los inputs que superan afirmativamente las dos primeras preguntas de la secuencia establecida en el WORKFLOW del Método ON-TIME:

    1. ¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?” 
    2. “¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”

…se les plantea la 3ª cuestión:

“¿CONVIENE QUE ME ENCARGUE YO DE LA EJECUCIÓN?”

Si la respuesta es un NO tienen como destino el SIDEBOX.

Dentro del este recipiente, van a ir a parar los inputs que se transforman en encargos, actividades que delegamos en terceras personas. Permanecerán ahí mientras estén por ejecutarse y debemos vigilar que esto ocurra.

Estimamos que alrededor de otro 10% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va  a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo. No obstante, el tamaño relativo del SIDEBOX en el contexto global va a depender mucho del escalafón que ocupe uno en la organización: cuanto mayor sea el nivel de responsabilidad, mayor será la necesidad de delegar.

ENCARGO. Se trata de actividad (supone acción) que nos concierne pero que no requiere de nuestra participación en su ejecución. Aquí asumimos un rol de TUTORES pues debemos vigilar que se haga. El motivo que justifica nuestro esfuerzo de retener la información se ha de plasmar con un máximo de 2 palabras precedidas de “x”. Sintaxis requerida: empezar con el NOMBRE de la persona receptora del encargo. A continuación, VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, seguido de “x-objetivo” y concluyendo con una fecha límite (deadline) para ser revisado su estado. Ejemplo: “LUÍS – Formalizar contrato alquiler con nuevo inquilino x-generar ingresos – Antes de 30/06/20″

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