MÁS ARMARIOS DE LOS NECESARIOS

Se presta a confusión mantener dos carpetas para almacenar información que solo se distinguen por la finalidad.

HACERSE TRAMPAS AL SOLITARIO

Volvemos a seguir el mismo razonamiento que con la incubadora. El ciclo de procesamiento y aclarado que define el método GTD® desemboca en la fase de organizar en carpetas o listas los input que llegan al sistema una vez capturados. La secuencia se inicia con la siguiente pregunta:

¿ES ACCIONABLE?

Todos entendemos lo que es ser accionable. Algo es accionable si requiere una acción. Esta pregunta nos ayuda a distinguir los asuntos que sí lo son de los que no:

  • Si algo SÍ es accionable, nos preguntaremos:
    • si requiere solo una acción o más,
    • si se puede hacer en más o menos de dos minutos
    • o si es delegable o no
  • Si algo NO es accionable, es una de dos:
    • basura, a destruir
    • información, a conservar.

ARCHIVO PROYECTOS = Tercera vía: un "sí, pero no"

Pues bien, igual que ocurría con la incubadora, GTD® vuelve a inventarse un sí, pero no. Crea una carpeta a la que llama MATERIAL DE APOYO A PROYECTOS para incorporar toda la documentación relacionada con aquellas actividades que requieren más de una acción para ser llevadas a cabo. Se trata de una lista de cosas que no requieren ninguna acción pero representan información útil para el proyecto. Una mezcla entre lo accionable y lo no accionable, porque estamos hablando de un espacio para albergar datos que no son actividades, sino soporte para actividades.

La cuestión es que, al pasar por el circuito, los input que van a parar a este cubículo tendrían que declarar que NO son accionables y formar parte de la INFORMACIÓN para conservar. En cambio, GTD® adiciona una carpeta apéndice a su carpeta de PROYECTOS.

La pregunta es ¿por qué no evitar las confusiones que se derivan de todo lo que se presta a caer en los brazos de la subjetividad? Si un input entra al sistema y no representa acción, por mucha relación que guarde con alguno de los proyectos, debería ser archivado en la BIBLIOTECA DE REFERENCIA. Si deseamos habilitar en este espacio un lugar para aquel material que esté relacionado con algún proyecto, no debería haber ningún problema. Pero, si lo queremos hacer como está diseñado, tenemos que mentirnos a nosotros mismos, contestar que sí requiere acción para dejarlo pasar al siguiente estadio y así que se cuele por este nuevo agujero defectuoso del sistema para albergarse en el almacén de los proyectos.

Conclusión final

Repetimos la conclusión del epígrafe anterior: estaremos de acuerdo que la simplificación contribuye a entender las cosas antes y mejor. Si en el circuito se crean extensiones que no aportan valor, es mejor corregirlas. Crear carpetas, sí, pero las estrictamente justas y necesarias.

Este apéndice documental del cubículo de PROYECTOS me recuerda a una barra con una mini-cocinita muy mona que tengo en el salón desde tiempo inmemorial. Confieso que no sé muy bien qué sentido tiene, ya que la verdadera cocina está a unos pocos metros. Estoy seguro de que me pasará con ella lo mismo que con la incubadora: al retirarla, me preguntaré por qué no lo he hecho antes.

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