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INCUBADORA INSERVIBLE

Se presta a confusión mantener dos listas de deseos (acciones sin fecha) que solo se distinguen por el plazo previsto de su realización, sin definir cuál es.

¿Cómo que "ALGÚN DÍA / TAL VEZ"?

El ciclo de procesamiento y aclarado que define el método GTD® desemboca en la fase de organizar en carpetas o listas los input que llegan al sistema una vez capturados. La secuencia se inicia con la siguiente pregunta: 

¿ES ACCIONABLE?

Todos entendemos lo que es ser accionable. Algo es accionable si requiere una acción. Esta pregunta nos ayuda a distinguir los asuntos que sí lo son de los que no:

  • Si algo SÍ es accionable, nos preguntaremos:
    • si requiere solo una acción o más,
    • si se puede hacer en más o menos de dos minutos
    • o si es delegable o no
  • Si algo NO es accionable, es una de dos:
    • basura, a destruir
    • información, a conservar.

INCUBADORA = Tercera vía: un "sí, pero no"

Pues bien, GTD® crea una carpeta a la que llama INCUBADORA – “ALGÚN DÍA / TAL VEZ” para recoger aquellos asuntos que sí que son accionables, pero no ahora. (¿Tareas que debemos hacer pero no son prioritarias?) Podríamos considerarlo una tercera vía: un sí, pero no. El problema es que, con este tipo de ambigüedades, se abre la puerta a la subjetividad. Y uno podría hacerse la siguiente pregunta a continuación:

¿Cuál es el límite temporal para considerar que algo no se hará ahora pero se hará algún día?

¿Un año?,

¿un mes?,

¿una semana?

Necesito que alguien me lo aclare. La diferencia entre “algún día” o “cuando se pueda” es tan sutil…

¿INCUBADORA o LISTA DE ACCIONES SIGUIENTES?

Lo de distinguir si requiere o no requiere acción no admite dudas siempre que lo formule en forma de pregunta cerrada, de las que solo admiten respuesta del tipo: sí o no. Si requieren acción son deseos y, por tanto, pueden formularse con un verbo. Pero del modo que está escrito, ya no sé si esta carpeta se puede confundir o refundir con la lista de acciones siguientes. No olvidemos que, en GTD®, los compromisos fechados van al calendario y los que no tienen fecha van a la lista de proyectos si requieren más de una acción o a la lista de acciones siguientes si solo requieren una, de más de dos minutos y no delegable.

DOS CARPETAS PARA METER DESEOS

Esta lista de acciones siguientes distingue por contextos (lugar / herramienta / persona), tiempo necesario para su ejecución y energía requerida, pero no distingue entre aquellos deseos a realizar antes de una semana de los que me gustaría realizar antes de un mes, o dos… no les asigna fecha de vencimiento. Las preguntas que me formulo son las siguientes:

  • ¿Qué necesidad tenemos de darle juego a la subjetividad?
  • ¿Qué aporta distinguir entre dos carpetas de deseos según el plazo previsto de ejecución, cuando este plazo no está definido en ningún sitio?
  • ¿No sería más lógico cerrar la puerta a la ambigüedad y a la interpretación personal y eliminar esta tercera vía?

 

AUTOINFRINGIR UNA NORMA

El método establece la prohibición de priorizar unos input sobre otros mientras no se haya definido qué es cada input nuevo para mí, ni el resultado que espero de él ni la acción siguiente que supone. 

Si distingo entre dos carpetas de deseos según el plazo previsto de ejecución ¿no estoy acaso priorizando de algún modo y, por tanto, vulnerando esta prohibición autoimpuesta por GTD®?

Conclusión final

Estaremos de acuerdo que la simplificación contribuye a entender las cosas antes y mejor. Si en el circuito se crean extensiones que no aportan valor, y además sirven para evidenciar que incumplimos normas que nos hemos marcado voluntariamente, es mejor corregirlas.

Crear carpetas, sí, pero las estrictamente justas y necesarias. Esta INCUBADORA a mí se me representa como un viejo y mastodóntico aparato electrodoméstico que nos ocupa un espacio grande en el banco de la cocina y que, al retirarlo, te preguntas por qué no lo has hecho antes.

INTERROGATORIO TRANSVERSAL

EL CÓDIGO DE BARRAS

El proceso de etiquetado del “código de barras” lleva a cabo un interrogatorio, pero de otro tipo. En lugar de realizarlo secuencial, lo hace transversal.

Al final, este proceso de etiquetado obedece a la necesidad de uniformizar la información que incorpore cada ITEM, para poder ser gestionado dentro de un conjunto inmenso de un modo individual. Ni más ni menos que lo que se hace al incorporar un código de barras a cada producto.

Con la técnica del interrogatorio secuencial conseguimos transformar cada INPUT en el ITEM que corresponda según su naturaleza, catalogarlo y buscarle ubicación. Esto supone haber hecho con él la mitad de la faena. Le hemos puesto nombre, pero está necesitado de apellidos. El etiquetado permite completar el trabajo.

AYUDANTE ENCARGADO DE EJECUTAR LA TÉCNICA

El recepcionista de boxes no tiene la exclusividad sobre la tarea de etiquetar los ITEM. Al ejecutar la técnica del INTERROGATORIO TRANSVERSAL, él solo realiza una parte del etiquetado (ETIQUETADO INICIAL). 

Luego ya se dedica a hacer otras cosas, como la técnica del formatear la sintaxis y el rol. El resto del proceso de etiquetado se lleva a cabo en fases distintas del ciclo. 

PROCESO DE ETIQUETADO

Según se aprecia en el siguiente esquema, la técnica de interrogatorio transversal no es más que una parte del proceso de etiquetado global que se lleva a cabo sobre cada ITEM

ETIQUETAS BÁSICAS IMPRESCINDIBLES

  • WHAT: acción que se lleva a cabo, el “qué”.
  • WHERE: lugar de los hechos, el “dónde”.
  • WHO: sujeto de la acción, el “quién”.
  • WHAT FOR: es el propósito consciente, el “para qué” hacemos lo que hacemos.

 

ETIQUETAS CONTINGENTES

  • WHEN (EXT): día y hora para realizar la actividad, si nos viene impuesto externamente. Es el “cuándo”.
  • HOW LONG (EXT): duración estimada de cada tarea cuando nos viene impuesto externamente. Viene a ser el “cuánto tiempo”. Supondrá una especie de reserva de espacio de tiempo (time-blocking) para su realización.

 

Mención aparte merece el WORKSPACE, o sea, el ámbito o naturaleza en el que se puede ubicar cada elemento. La clasificación habitual suele ser distinguir entre “laboral” o “personal”, porque tiene sentido gestionar conjuntamente todos los aspectos de nuestra vida, pero diferenciando los que son retribuidos de los que no. Aquí se hace buena la frase “juntos, pero no revueltos”. Esta cuestión puede ser tratada como etiqueta convencional, pero también puede ser sección dentro de cada fila. Esto dependerá de las preferencias de cada cual.

 

El modo de incorporar estas etiquetas a cada entrada será uno u otro, según la propia naturaleza de cada “W”:
  • Usaremos una FRASE para describir el item ante el que nos encontramos, y en su sintaxis deberá dejar resueltas la WHAT, el WHO y el WHERE.
  • Usaremos una ETIQUETA CONVENCIONAL para definir el WHAT FOR.
  • Usaremos anotaciones en el CALENDARIO para dejar claros el WHEN y el HOW LONG

 

INTERROGATORIO SECUENCIAL

ESPECIALIDAD DEL PORTERO

La posibilidad de asumir un control total sobre las cosas que ocurren a nuestro alrededor pasa por tenerlas identificadas. Cada input que entra en nuestro almacén mental ha de pasar el control de acceso para convertirlo en algo susceptible de manejo por nuestra parte.

Al abordar la técnica del interrogatorio secuencial, analizamos la lógica que hay detrás del circuito workflow en su vertiente de realidad horizontal o sobrevenida. Es decir, las preguntas que debemos hacer, en el orden que corresponde, a cada INPUT que aparezca en el sistema hasta convertirlo en un ITEM identificable. Todo, con la intención de regular el tráfico con unas normas que nos ayuden a combatir el caos. Dejemos claros los conceptos:

Llamamos “INPUT” a cualquier tipo de entrada que se produzca en nuestro sistema (llamadas, correos, mensajes, pensamientos, charlas…)

Llamamos “ITEM” a aquello en lo que nosotros transformemos cada INPUT tras someterlo a nuestro análisis (basura, dato, evento, encargo, deseo, tarea, urgencia, interrupción…)

SECUENCIA DE PREGUNTAS

1.- ATENCIÓN

¿Es este INPUT de información lo suficientemente importante como para que, a partir de este momento, tengamos que prestarle MÁS atención?

NO

Podemos olvidarlo, prescindir de él y lanzarlo a la papelera (OUTBOX).

SI

Lo siguiente será saber en qué tipo de ITEM se va a transformar. Y aquí llega entonces la siguiente pregunta:

 

2.- ACCIÓN

¿Conviene que se “haga” algo?

NO

En el FILEBOX conservaremos aquellos ITEM que pensamos van a sernos de utilidad en un futuro. Aquí debemos distinguir entre: nuestro archivo para información (DATOS) y nuestro calendario para anotar fechas concretas (EVENTOS).

SI

Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que implican la realización de algún tipo de acción, paso a la siguiente pregunta:

3.- EJECUCIÓN

¿El sentido común recomienda que me encargue yo de llevar a cabo esa acción?

NO

En el SIDEBOX meteremos los asuntos que dejamos a un lado. Nos afectan de algún modo y por eso requieren de nuestra atención. Además, requieren de una acción, pero su ejecución debe recaer en manos de terceras personas. A las actividades delegadas las llamamos ENCARGOS. Para gestionar este tipo de ITEM se aconseja, crear nexo con el sujeto sobre el que recaerá la ejecución de la acción y establecer fechas límite de revisión.

SI

Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que requieren atención y que suponen llevar a cabo una acción que además he de hacer yo, sólo faltará saber cómo me afecta el factor tiempo. Es entonces cuando se hace necesaria la última pregunta:

4.- PRISA

¿Es preciso hacerlo antes de que acabe la jornada laboral?

NO

El INBOX acogerá los ITEM que, al transformarse en actividades, permiten un margen para su ejecución y pueden realizarse más allá de la jornada laboral. En este caso, me reservo un tiempo para analizarlas todas a la vez, al final de esta. Las actividades que se alojan en esta caja, se acabarán convirtiendo en:

  • DESEOS (actividades a realizar sin fecha cerrada)
  • TAREAS (actividades con fecha concreta puntual)
  • HÁBITOS (actividades con fecha concreta periódica)

 

SI

Llegados a este punto, me quedo con aquellos ITEM cu ejecución no puede esperar al final de la jornada laboral.

 

5.- INMEDIATEZ

¿Nos apremia hasta el punto que pide hacerse ya?

NO

La prisa consiste en hacer la tarea ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. Como no tiene por qué ser ahora mismo, no tendrá repercusión sobre la tarea en curso. Puedo posponer su ejecución y buscar un momento en lo que queda de día. Llamaremos a este ITEM TNP-LATER, y forma parte de la técnica de reubicación (RELOCATE) pues nos obliga a buscar un hueco para realizarse entre las tareas de la PDA.

SI

Cuando la prisa y la importancia se encuentran, nos vemos ante la necesidad de HACER (si se puede). Como aquí se produce un choque entre lo que estoy haciendo porque tenía programado (PDA) y lo que quiero hacer porque viene un ITEM al que llamaremos TNP-NOW, pidiendo paso y necesito un criterio claro. En este escenario usamos la técnica de resolución de conflictos para decidir si la TNP se puede “hacer ya” o si “no se va a poder hacer” porque la tarea recién creada no tiene preferencia. El rango que ocupen en sus respectivas jerarquías tanto la tarea en marcha (PDA) como la tarea aspirante al título (TNP) marcará cuál tiene la prioridad según la MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP).

Tras someter cada INPUT a la secuencia de preguntas establecida, además de ponerle nombre, estamos dándole una ubicación en la que permanecer temporalmente.

MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP)

TNP-NOW

Durante el transcurso de la jornada laboral, hay INPUT que, al convertirse en ITEM, pide ser ejecutado ya, sin demora (urgencia inmediata), pese a no estar programado. En esos momentos, se plantea la necesidad de elegir entre la actividad que se está llevando a cabo (PDA) y la tarea que nace pidiendo paso. O una o la otra.

Por lo tanto, aquí no sólo está en cuestión la continuidad de la actividad PDA en curso sino que tampoco está claro si la TNP va a poderse ejecutar. Y además, no tenemos capacidad de elegir contra quién chocamos. Para saber quién tiene la preferencia por defecto en caso de choque esa para lo que hemos creado la MATRIZ DE PREVALENCIAS, que determinará si “HACER YA” o si “NO HACER” la TNP. La celda en la que confluyan fila TNP que pide paso y columna PDA en curso tendrá la solución al dilema.

Por lo tanto, a diferencia de lo que ocurre con las LATER, con las NOW:

  • no puedo elegir contra qué tarea PDA voy a chocar
  • no tengo la seguridad de que la TNP vaya a ejecutarse (me debato entre el “HACER YA”, el “NO HACER” y el “POSPONER”)
  • sí que me cuestiono la continuidad de la tarea PDA en curso 

JERARQUÍAS PREDEFINIDAS

Dentro de la PDA se establecen los siguientes rangos:

  • 2. TC: tareas clave
  • 4. TL: tareas laborales
  • 6. TP: tareas personales
  • 8. TR: tareas de relleno

Dentro de las TNP-LATER se establecen los siguientes rangos:

  • 1. EMERGENCIAS
  • 3. URGENCIAS
  • 5. IMPREVISTOS
  • 7. INTERRUPCIONES

MATRIZ DE PREVALENCIAS

Al confrontar las tareas que podamos estar ejecutando en un momento determinado (PDA) con las que nos aparezcan por sorpresa incorporando suficiente urgencia e importancia como para ser tenidas en cuenta (TNP-NOW), nos sale la siguiente matriz, que bautizamos con el nombre de MATRIZ DE PREVALENCIAS. Su importancia radica en el hecho de haber resuelto con antelación todos los dilemas. Las dicotomías entre hacer esto o aquello, que tanta energía consumen. El haberse contestado a la pregunta ¿Qué hago ahora? ¿Cuál es la decisión correcta? incluso antes de que se plantee la obligación de elegir.

RANKING DE PRIORIDADES

Las jerarquías predefinidas y los rangos que se establecen entre distintas tareas programadas y no programadas, nos permiten conocer las relaciones que se establecen según la MdP. De este modo, podemos generar un ranking de prioridades en las tareas como el que sigue a continuación

RELOCATE

TNP-LATER

Cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata vamos a querer post-poner la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral. No podemos esperar al final de ésta pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP-LATER), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad. Aquí no peligra la continuidad de la actividad PDA que se está ejecutando cuando aparece el nuevo ITEM, pero en cambio sabemos a ciencia cierta que nuestra PDA se verá afectada.

Para tomar decisiones en frío, sin dejarse llevar por la emoción o el estado de ánimo, la técnica RELOCATE hace uso de unas JERARQUÍAS PREDEFINIDAS que trataremos a continuación.

De entre las tareas de la PDA que, en ese momento, estén pendientes, la que tenga el número más bajo será, por defecto, la candidata idónea para caerse de la PDA y pasar a la cubeta de ACTIVIDADES INACABADAS. Ello, siempre que el número asociado a la TNP-LATER sea superior. Si no es así, y resulta que todas las tareas de la PDA que restan por hacer tienen una puntuación superior a la TNP-LATER que llega, será esta la que ocupará un lugar en la cubeta de ACTIVIDADES INACABADAS.

JERARQUÍAS PREDEFINIDAS

Dentro de la PDA se establecen los siguientes rangos:

  • 2. TC: tareas clave
  • 4. TL: tareas laborales
  • 6. TP: tareas personales
  • 8. TR: tareas de relleno

Dentro de las TNP-LATER se establecen los siguientes rangos:

  • 3. URGENCIAS
  • 5. IMPREVISTOS
  • 7. INTERRUPCIONES

Como puede verse, las EMERGENCIAS, por su propia naturaleza, nunca podrán ser TNP-LATER ya que son asuntos que no pueden esperar. Por lo tanto, no se tienen en consideración a la hora de aplicar la técnica RELOCATE.

PROSPECTIVA

Generar la PDA(n+1)

Estamos acabando la jornada laboral y se acerca el momento del OUTPUT final del método. Es hora de repetirnos, como un mantra, la frase que nos sirve de inspiración para hacer bien nuestro trabajo, que consiste en acercarnos un poco más al futuro que deseamos mediante el diseño de la PDA(n+1):

“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda sino programar tus prioridades”

Stephen Covey

Efectivamente, en el proceso de elaboración de la PDA(n+1) se nos brinda la ocasión de sacar toda la proactividad que llevamos dentro.

 

FASES DEL PROCESO

Efectivamente, los INPUT transformados esperan, pacientes y agazapados en los cubos que les corresponde, el momento en que dispondremos de ellos para convertirlos en realidad palpable. Ese momento llega cuando son seleccionados por nosotros mismos en la fase de generación de nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA).

1.- REUNIR INGREDIENTES PDA(n+1)

La segunda sesión de etiquetado “a priori”, congrega tres tipos de ITEM:

las anotaciones previas en el calendario -impuestas externamente- a las que les ha llegado su día (pueden ser eventos, encargos, tareas o hábitos)

las tareas inacabadas del día anterior

y los deseos (tareas sin fecha) que tiene en mente o los encargos aparcados indefinidamente que, por el motivo que sea, ahora desea poner en marcha. O sea, ITEM sin fecha que van a ser activados y, por lo tanto, reclasificados.

2.- SELECCIONAR COMPONENTES PDA(n+1)

De entre todos los candidatos a formar parte de la Programación Diaria de Actividades de la próxima jornada, deberemos descartar y devolver al cubículo correspondiente aquellas que superen las limitaciones temporales o que juzguemos susceptibles de permanecer en stand-by, sin que de esta decisión se deriven consecuencias negativas.

3.- SOMETER A SESIÓN DE ETIQUETADO FINAL

Tras esta labor de depuración o de cribado, llega el momento de emplearnos a fondo en hacer un buen trabajo. Esto es cosa nuestra y no ahora no podemos delegar en nadie.

A diferencia de la primera sesión de etiquetado (ETIQUETADO INICIAL) que realizamos durante la aplicación de la técnica de INTERROGATORIO TRANSVERSAL, esta tiene un carácter SUBJETIVO, pues necesita de nuestra valoración personal para definir:

PRIORITY: valoración en función de la importancia estratégica (alineación con objetivos) y de la urgencia (prisa en ser ejecutado). Diferenciaremos entre todas las tareas laborales y personales seleccionadas para ser llevadas a cabo, las que destacan tanto por arriba (TC: Tareas Clave) como por abajo (TR: Tareas de Relleno).

HOW LONG (INT): duración estimada de cada tarea, que supondrá una simple reserva de espacio de tiempo (time-blocking) para su realización.

WHEN (INT): cita previa que uno concierta consigo mismo o momento de la jornada laboral autoimpuesto para ejecutar cada actividad. Esta etiqueta solo se utiliza cuando no existe la imposición externa WHEN (EXT). Por lo tanto, ambas son excluyentes.

El modo de incorporar estas etiquetas a cada entrada será uno u otro, según la propia naturaleza de cada “W”:

Usaremos anotaciones de tiempo en la AGENDA para dejar claros el WHEN (INT), donde fijamos la hora de inicio y el HOW LONG, donde estimamos la duración de la tarea.

Usaremos una MARCA (bandera, estrella, puntos...) de distintos colores para distinguir la relevancia o el PRIORITY.

Cualquier gestor de tareas que se precie, nos facilitará tanto el etiquetado convencional como la fijación en el calendario de fechas, concretas o recurrentes, así como la duración o el nivel de prioridad asignado a cada una de las tareas. Gracias a estas fantásticas herramientas digitales, la administración de la información se convierte en un asunto llevadero.

Los elementos sometidos a estas dos rondas de etiquetado A PRIORI (inicial y final) incorporarán toda la información que se necesita para permitir la generación de nuestra PDA. Habremos creado nuestra “realidad vertical” y estamos ya en disposición de proceder a pasar a la acción con una idea clara de qué queremos hacer, sin improvisar.

RETROSPECTIVA

Sacar cuentas del pasado

Las revisiones nos sirven para podar las ineficiencias detectadas y, de este modo, realizar pequeños ajustes de timón con los que enderezar el rumbo hacia nuestros objetivos. Al final de nuestra agenda diaria, después de haber gestionado el tráfico perpendicular entre nuestra PDA(n) y los ITEM sobrevenidos durante la jornada laboral, llega el turno de repasar las ACTIVIDADES FINALIZADAS.

Aplicando un sistema de etiquetado póstumo, valoraremos en qué medida lo que hemos hecho ha supuesto una contribución a reto y, además, realizar un mini-análisis DAFO de cada una de ellas. Tanto si las cosas han salido como esperábamos cuando definimos la tarea como si no, corresponde dejar constancia del nivel de éxito/fracaso y del motivo que lo justifica. Es el momento de medir la efectividad alcanzada, para lo cual contamos con la ayuda del juez.

Se trata de juzgar (por lo tanto, tiene un sesgo de SUBJETIVIDAD inalienable) lo siguiente:

HOW MANY: Grado de consecución de los objetivos previstos en cada una de las tareas de la PDA. Es el “cuánto” hemos logrado.

WHY– DAFO: Analizar las causas que justifican que las cosas hayan sido como han sido. Es el “por qué” que pone punto y final al ciclo.

Aportación a reto

El mero hecho de cuestionarte cuál ha sido el grado de aportación a retos (contribución a cumplimiento de objetivos) de cada cosa que haces, te predispone a afinar cada día un poco más el tiro. Es posible que consideremos esta parte del proceso como la más prescindible.

Y es que, una vez has acabado de hacer algo, parece que ya se ha logrado lo que se pretendía y seguro que tienes aún muchas cosas por hacer que requieren de tu atención más inmediata. La tentación de omitir este paso es natural, pero me siento en la obligación de pedirte el esfuerzo de vencerla. Ejecutando este paso, estamos acumulando un material informativo muy valioso que utilizaremos en el análisis semanal para corregir desviaciones con respecto a retos prefijados. 

Para llevar a cabo esta labor de medición de la mejor manera posible, se requiere una labor previa: Haber concretado en el diseño de nuestro Plan Estratégico Personal cuál es el nivel de consecución de cada uno de los retos que lo componen.

Análisis DAFO

Por su parte, el análisis DAFO no tiene que emplear mucho tiempo ni energía. Puede basarse en una sencilla anotación donde marcaremos en un check-list predefinido, la/s causa/s que, a tu modo de ver, justifica/n el resultado obtenido, a elegir entre la gama de factores influyentes en la productividad.

Sin estos datos, va a ser muy difícil realizar una evaluación correcta de nuestro modo de trabajar y prácticamente imposible implementar los ajustes necesarios (sin un buen diagnóstico, no puede haber prescripción exitosa). La herramienta que cumple mejor la función de registrar la información que emana de la aplicación de esta técnica, para sacar conclusiones de sus resultados, es el FORMULARIO (por ejemplo, de GOOGLE FORMS).

REALIDAD SOBREVENIDA

Gestionar realidades perpendiculares

El espacio mental FÁBRICA es el centro neurálgico del sistema. Allí es donde ocurren las cosas que representan la llamada REALIDAD VERTICAL (o PROGRAMADA) pero también es el lugar desde donde controlamos, con nuestra visión periférica, la REALIDAD HORIZONTAL (o SOBREVENIDA) que discurre en el ALMACÉN.

En la puerta principal, tengo apostado un agente de seguridad (GUARDIA DE FÁBRICA) que realiza la labor del control de accesos. Su labor me resulta crucial para regular mi tráfico de actividades diarias. El guardia de fábrica atiende a todas esas “TAREAS NO PROGRAMADAS” (TNP) que piden ser ejecutadas en el día. En función del daño potencial que son capaces de ocasionar a mi PDA, podemos distinguir, de más a menos, entre emergencias, urgencias, imprevistos e interrupciones. 

 Existen dos tipos de TNP:

TNP-LATER, que son las que pueden esperar a realizarse en algún momento de la jornada laboral

TNP-NOW, que son las que no pueden esperar y piden hacerse ya.

Cuando el guardia de fábrica recepciona a una de estas, lo único que tiene que hacer es preguntarles:

Si pueden esperar, son TNP-LATER y las manda a la SALA DE ESPERA. Allí se les aplicará la TÉCNICA RELOCATE

Si no pueden esperar, son TNP-NOW y las manda a la SALA DE NO ESPERA. Allí se les aplicará la TÉCNICA de resolución de conflictos MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP)

REALIDAD PROGRAMADA

Ejecutar la PDA(n)

La PDA es muy importante para mí: es mi mapa, mi brújula, mi guía, mi hoja de ruta, el único documento que me permito consultar a lo largo del día cuantas veces necesite. Me ayuda a no perderme, a volver al camino, a conseguir lo que quiero. Y es que, en este papelito (mental), plasmo cómo soy yo, cuál es mi voluntad y lo que me gustaría que ocurriese durante la jornada que afronto. Efectivamente, en cada una de las tareas de que se compone la PDA hay un pequeño deseo mío, un acto que me acerca al logro de mis objetivos. En resumen, nos permite:

  1. Minimizar la incertidumbre
  2. Optimizar nuestro consumo de energía
  3. Haber preparado las tareas a acometer
  4. Ponerle rumbo claro a nuestro día a día

Entre las cosas que, con la debida antelación, nos proponemos hacer a lo largo de la jornada laboral, ya se ha dicho que distinguimos entre tareas laborales y personales, resaltando unas pocas por arriba (tareas clave) y otras por abajo (tareas de relleno). Además, me exijo a mí mismo que todo esté ordenado en el tiempo y debidamente señalizado.

TIME-BLOCKING: Ordenado en el tiempo

Como bien sabes, no se pueden hacer dos cosas a la vez. Estamos hartos de escuchar lo nefasta que es la multitarea. Por eso, necesitamos una PDA donde pueda divisar a simple vista qué debo hacer en cada momento. Esta asignación de espacios temporales reservados para hacer cada tarea debe ser algo orientativo, sin fanatismos. Sabemos que todo está sujeto a cambios de última hora y debemos ser capaces de adaptarnos rápidamente y con flexibilidad. Lo cual no quita para que me resulte práctico ser concreto y citarme a priori conmigo mismo en determinados momentos de la jornada laboral para hacer determinadas cosas.

PRIORITY: Debidamente señalizado

Conviene distinguir la relevancia de cada asunto que voy a tratar. Por eso, distingo cuatro grupos. Con el paso del tiempo, he probado distintos sistemas de señalización para cumplir con esta finalidad. He usado la técnica MoSCoW (Must, Should, Could y Won’t have). He utilizado colores (rojo, naranja, azul y blanco). También he probado con números (1, 2, 3 y 4), letras (A, B, C y D)… luego decidí llamarlas “tareas clave”, “tareas laborales”, “tareas personales” y “tareas de relleno”. Me he dado cuenta que no importa demasiado el modo que utilice. Al final, me basta y sobra con que mi mente distinga unas de otras. Creo que esto aporta un gran valor a la hora de situarnos mentalmente y saber qué es lo que estoy haciendo en cada momento.

FORMATEO

SINTAXIS ASOCIADA AL ROL

El método que aquí se expone cuida el modo de expresarse hasta el punto de plantear una manera concreta de formular cada entrada antes de proceder a meterla en el cubículo que le corresponda. Esta técnica, complementada con la de las etiquetas descritas, nos simplifica sobremanera la identificación inmediata de aquello que tenemos delante

Los INPUT que no requieren acción y, por lo tanto, se transforman en INFORMACIÓN (sin fecha) o EVENTOS (con fecha) deben expresarse poniendo por delante un SUSTANTIVO que defina lo que son. En el primer caso, seremos meros CUSTODIOS mientras que en el caso en que haya fecha seremos simples TESTIGOS cuya presencia no será necesaria para que se produzca el evento

Los ENCARGOS deben expresarse poniendo por delante el NOMBRE PROPIO del sujeto sobre el que descansa la responsabilidad de la ejecución. Aquí desarrollamos el papel de TUTOR. No nos encargamos de la ejecución pero no nos resulta indiferente. Deberemos velar por su cumplimiento.

Las TAREAS (sean sin fecha o con fecha, puntual o recurrente) son acciones que llevaré yo a cabo y, por tanto, deben expresarse poniendo por delante un VERBO en infinitivo. Con este tipo de ITEM asumimos el papel de PROTAGONISTA.

La habilidad crítica para usar el método ON-TIME como es debido es ejecutar ágilmente el proceso de identificación-diagnóstico-prescripción de los INPUT. Pero no basta con hacer esto bien. Es necesario, además, llevar a cabo dos labores que van íntimamente entrelazadas: cuidar la forma de expresar los contenidos e identificar adecuadamente nuestro rol en cada caso.

Efectivamente, el modo de redactar los distintos tipos de respuestas se convierte en un asunto de gran importancia. Nos va a permitir estandarizar los formatos y familiarizarnos con una sintaxis concreta, algo que será tremendamente útil cuando repasemos los boxes en la fase de revisión del CHECKING diario.

Esta técnica no es, para nada, baladí. Uno de los principales problemas a la hora de mantener en el tiempo un sistema de organización es el desorden que degrada los materiales, oxida la estructura y deteriora el conjunto del engranaje hasta tal punto que se convierte en algo inservible. Si cada ITEM es registrado según nos parezca en cada momento, si nos ponemos en manos de la imaginación creativa, si no seguimos unas normas claras, lógicas e imperturbables, no habrá método que resista el paso del tiempo.