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TODOIST

Introducción

Nos hallamos ante la aplicación de gestión de tareas por antonomasia. La más popular sin duda y una de las más completas del mundo. Y, por lo tanto, como no podía ser de otro modo, podríamos simplificar diciendo que lo tiene todo: se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS). Por supuesto, lo sincroniza todo en la nube automáticamente. Tiene una interfaz muy fácil de usar y muy cómoda de ver. Puedes elegir entre varios temas para personalizar su apariencia. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

En cuanto a la posibilidad de integrar el correo electrónico en la aplicación, cabe señalar lo siguiente: Sólo es posible a partir de la versión PREMIUM. Además, en la actualidad, aún no es posible obtener direcciones de email de la tarea con la aplicación para Windows. En cambio, sí lo es usando la versión web.

En cada proyecto ofrece la posibilidad de abrir el menú (···) a la derecha y marcar “ENVIAR TAREAS A ESTE PROYECTO POR E-MAIL”. Sugerimos hacerlo sólo con la BANDEJA DE ENTRADA. De este modo, funcionará como INBOX único a partir del cual podremos ir reasignando tareas a los distintos proyectos. El asunto del email será el nombre de la tarea mientras que el cuerpo se añadirá como un comentario.

Elementos estructurales

Analizando la versión web, nos hacemos una idea de lo que ofrecen otras versiones más compactas, como son la del móvil o la tablet, pues guardan concordancia casi plena.

La pantalla ofrece dos zonas verticales, como se puede ver a continuación:

Zona IZQUIERDA

Esta barra lateral alberga los accesos directos a: 

        • icono Ξ para ocultar este sidebar
        • buscador rápido
        • bandeja de entrada que acoge las tareas pendientes de asignación a algún proyecto concreto
        • un capítulo abierto para las tareas que vencen hoy y otro para las que lo hacen en los próximos 7 días
        • Proyectos – etiquetas – filtros: a esta sección la podíamos llamar núcleo core de la aplicación, pues es donde la adaptamos a nuestras necesidades mediante un proceso de catalogación y etiquetado, cargando de contenido simbólico cada actividad para poder luego encontrar las tareas rápidamente y utilizar toda la información a nuestro gusto.
            • Personalmente, consideramos desacertada la utilización del término Proyectos para hacer referencia a lo que no son más que listas de actividades. Pensamos que confunde a quien se acerca al mundo de las aplicaciones de gestión y aún no distingue entre tareas y proyectos.
            • Con las etiquetas de Todoist puedes organizar tus tareas por categorías, de modo que siempre encuentres lo que necesitas en segundos.
            • Los filtros de Todoist te permiten guardar tus vistas de tarea más importantes para que puedas visualizarlas cuando lo necesites.
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Zona DERECHA

Aquí diferenciamos dos zonas:

        • la subzona superior (fija), donde a la izquierda está el icono “+” para añadir las tareas nuevas, a la derecha los iconos de notificaciones y configuración. Entre medias, la herramienta de seguimiento de nuestra productividad KARMA cuenta con un registro estadístico de la actividad llevada a cabo, que sirve de estímulo para ir superándose a uno mismo contínuamente usando la herramienta y alcanzado puntuaciones altas que nos permitan ser considerados expertos. 
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        • la subzona inferior (scroll arriba-abajo), donde aparecen todas las tareas seleccionadas del sidebar izquierdo, dispuestas en listas según el criterio definido más arriba desde el icono (···), con estilo checkbox para poder marcar las tareas que se completen
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Generación PDA con TODOIST

TODOIST nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.

Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.

Alternativas básicas

Una vez tengamos actualizada la información en TODOIST, tras el CHECKING, basta con haber configurado la herramienta para que nos envíe un RESUMEN DIARIO (Daily Digest). Cada mañana recibiremos un email que incluye estadísticas de productividad y tareas pendientes para hoy.

Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Seleccionando HOY, bastará con buscar, en el icono de configuración, la opción de imprimir. Nos preguntará si queremos sólo títulos o títulos y comentarios de cada actividad, y ¡ya está!. Con esto, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.

Alternativa completa

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber, las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS, TAREAS y HÁBITOS. Para catalogar a todas estas actividades nos serviremos de los llamados proyectos, que no dejan de ser carpetas o listas

PRIORIDAD (urgencia temporal)

Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).

Por su parte, el sistema de etiquetas nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • @Clave, importancia máxima
      • @Laboral, importancia alta
      • @Personal, importancia baja
      • @Relleno, importancia mínima.

Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:

Críticas

Positivas

'Multi-idioma'

TODOIST está habilitado para personas que hablen inglés, chino, sueco, danés, neerlandés, finés, francés, alemán, ruso, italiano, japonés, coreano, noruego, polaco, portugués, español, sueco o turco. 

'Copias de seguridad automáticas'

TODOIST Premium crea automáticamente copias de seguridad diarias de tus proyectos, tareas y comentarios activos. Puedes restaurar fácilmente tus copias de seguridad en cualquier momento mediante la importación de proyectos. 

'Ayuda on-line'

El centro de ayuda de TODOIST-HELP y su buscador están desarrollados de un modo especialmente didáctico, lo que facilita sobremanera que la curva de aprendizaje en el uso de la herramienta sea corta y empinada. 

'Reprogramar vencidas'

Muchas veces se quedan tareas programadas pendientes. El hecho de tener que ir pasándolas de ayer a hoy supone una pérdida de tiempo constante. Una opción tan simple como ésta da buena muestra de lo que ofrece TODOIST: pragmatismo total. En estos pequeños detalles se distingue de sus competidores.

'Programar inteligente'

TODOIST dispone de un programa de inteligencia artificial que aprende de nuestras costumbres. Tanto más cuanto más se usa la herramienta. De esta manera, cuando buscas una fecha de vencimiento ideal para una tarea, ‘Programar inteligente’ tiene en cuenta:

    • Tus hábitos
    • Urgencia de la tarea
    • Días laborales vs. Fines de semana
    • Próximas tareas
    • Tus objetivos diarios y semanales
'Filtros'

En el capítulo de generación de la PDA con TODOIST, hemos explicado cómo adaptamos el Método ON-TIME a este menester utilizando esta fantástica aplicación.

Es de agradecer la posibilidad que nos brinda TODOIST de generar vistas adaptadas a las preferencias del usuario que permiten encontrar lo que éste necesita a golpe de click. Como ellos mismos dicen en su web “Cuando se utilizan correctamente, los filtros son el súper poder de las listas de tareas: te permiten concentrarte en las cosas correctas, en el momento correcto”.

Los símbolos utilizados para crear filtros son:

      • @arroba para hacer mención a etiquetas
      • #almohadilla para hacer mención a proyectos
      • &and para enlazar un criterio del filtro con otro
      • |barra vertical para significar esto “o” lo otro
      • !signo de admiración para excluir un criterio de búsqueda.
      • *asterisco para utilizarse como comodín
      • ,coma para combinar 2 o más búsquedas en un filtro.
      • ()paréntesis para englobar varios criterios.

La herramienta permite crear filtros basados en combinar:

      • Fecha de vencimiento
      • Nivel de prioridad
      • Etiqueta
      • Proyecto 
      • Fecha de creación de la tarea
      • Proyecto compartido & asignación de las tareas
      • Palabra/s clave/s

También puedes combinar consultas para crear búsquedas más potentes (aquí es donde la magia de los filtros realmente ocurre)

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'Gamificación'

En las versiones web y móvil –no así en la aplicación de escritorio Windows– está disponible la posibilidad de llevar a cabo un seguimiento personalizado de tu grado de implicación con la herramienta basado en la teoría de juegos. Se asignan puntos según las tareas que vas completando cada día y los objetivos que uno se marca. Según la puntuación alcanzada va subiendo, vas escalando niveles de profesionalización KARMA.

'Directorio de integraciones'

TODOIST se ocupa de publicitar y mantener actualizado un DIRECTORIO DE INTEGRACIONES para que podamos conectarlo con otras herramientas que andemos usando.

Las categorías en que las clasifica son: Automatización, Business, Comunicación, Email, Administración de archivos, Planificación, Productividad y Registro de tiempo

'Recordatorios por ubicación'

Puedes incluso crear recordatorios por ubicación que se activarán cuando llegues o te vayas de un lugar específico con Todoist en tu dispositivo móvil.

'Distinción entre comentarios de proyecto y comentarios de tarea'

Los comentarios comparten icono (bocadillo). Sin embargo, los de proyecto tienen un carácter permanente y se adjuntan al proyecto en sí, mientras que los de tarea son más circunstanciales y se adjuntan a la tarea con la que se relacionan. 

'Calendario propio'

El único punto negativo que, a nuestro entender, tenía TODOIST era su dependencia de integración con otras aplicaciones para disponer de visión calendario.

Desde abril del 2020 ya disponemos de un nuevo menú a la izquierda con la opción PRÓXIMO que nos permite el acceso directo al calendario de TODOIST sin necesidad de integrar la aplicación con un gestor de calendario externo, lo cual era la principal (por no decir la única) carencia que le encontrábamos a la herramienta.

Conclusión

Con sus fantásticas prestaciones, consideramos que TODOIST es la mejor herramienta tecnológica disponible para llevar a cabo la gestión de tareas (o actividades). Nos permite generar la PDA(n+1) a la perfección siguiendo las directrices del Método On-Time.

Eso sí, para juntar las bondades del método con las de la herramienta, la definición de listas y etiquetas no puede hacerse al azar y de cualquier manera. Para ello hay que entender el sentido que tiene lo que estamos haciendo en cada momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el vídeo que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:


8 comentarios

  1. Hola,
    My nombre es Daniel García y soy representante de Doist, la empresa detrás de Todoist.
    Le agradecemos enormemente la valoración de nuestra herramienta, ¡es un honor!
    Querría también puntualizarle un pequeño detalle erróneo en la tabla de arriba: Todoist sí que soporta fechas periódicas or recurrentes (más información aquí: https://todoist.com/es/help/articles/set-a-recurring-due-date)

    Gracias de nuevo y un saludo,
    Daniel García

    • Hola, Daniel, buenas tardes. Efectivamente, como Ud bien señala, TODOIST soporta tareas recurrentes o de frecuencia periódica. Lo que no habilita es un espacio ex-profeso para el tratamiento de los HÁBITOS al modo que lo hacen herramientas como TICK-TICK o TOODLEDO. Aun así, he de decirle que es mi herramienta de gestión de tareas habitual y le doy la enhorabuena por trabajar en la empresa que lo desarrolla pues roza la excelencia. Buena muestra de ello es que se haya molestado en hacer la puntualización que ha hecho. Muchas gracias

      • Buenas tardes,

        Me surgen dudas al utilizar todoist para este método después de leer el libro y toda esta página:

        1. Para crear la PDA(n+1) con todoist en modo avanzado, ¿como se haría exactamente? ¿Pondríamos a las tareas que queremos con fecha de mañana y una hora para que así apareciera en el calendario y tener en este todo (eventos+tareas)?

        2. En el checking, ¿como puedo ver las tareas completadas de hoy en todoist?

        3. Las tareas delegadas del SIDEBOX, ¿cada cuánto se revisan las que no tienen una fecha de finalización? Y los deseos del inbox?

        4. Si estoy trabajando en el día sobre mi calendario donde están todas las tareas y entra una que es importante y urgente (llega a la fábrica como TNP-NOW). Si hay que hacerla antes que otra del calendario, ¿movería la tarea en el calendario? Si no tengo sitio en el día, ¿como la paso al cajón de no completadas?

        5. También comentas en el libro en el ejemplo de Rosana, que en el caso del punto 4 no hace falta apuntar la tarea en el sistema:
        “[…] Por su inmediatez, no hace falta realizar ningún registro en el gestor de tareas […]”.
        Entonces, se ejecuta la acción y listo. ¿Pero entonces como la chequeas al final del día?

        6. Yo entiendo que un calendario con todos los eventos y tareas del día es una buena PDA. ¿Es así? Entonces, el propio todoist no se utilizaría para nuestro trabajo planificado, solo si nos entra una tarea que tenemos que introducir en el sistema.

        7. Si los eventos los apuntamos directamente en nuestro calendario, no sería necesario apuntar estos en nuestro FILEBOX en todoist, ¿no es así? El propio calendario sería nuestro filebox para eventos y a la vez tendríamos otro filebox para información que no tiene fecha…

        Me gusta el método pero encuentro cosas no muy claras para el día a día y un poco complicadas de implementar con alguna aplicación existente.

        Un saludo y gracias de antemano.

        PD: Mi intención es implementarlo con todoist+calendar

        • Hola, Fernando. En primer lugar, gracias por leerme y por tus comentarios. Luego, decirte que yo también soy usuario de TODOIST. Me parece una aplicación de gestión de tareas muy completa y fácil de adaptar para el uso cotidiano de mi método. El único problema que tiene es que no tiene calendario propio, como TICK-TICK, y para crear tarear con una duración concreta para rellenar el calendario de GOOGLE CALENDAR debes recurrir a TASCALY, lo cual tiene un coste adicional. En cualquier caso, recuerda que su función será la de ALMACÉN (nosotros trabajamos en la FÁBRICA). Te invito a dar de alta en TODOIST tres carpetas de proyectos principales (FILEBOX-SIDEBOX-INBOX) y anides dentro de ellos las subcarpetas INFORMACIÓN y EVENTOS (para el FILEBOX); la subcarpeta ENCARGOS (para el SIDEBOX) y las subcarpetas DESEOS, TAREAS y HÁBITOS (para el INBOX). Asímismo, te invito a dar de alta tantas etiquetas como objetivos tengas en la vida. A la hora de ejecutrar la técnica CHECKING RETROSPECTIVO, valoro con el formulario de GOOGLE FORMS las cosas hechas en el día. No necesito TODOIST para esto. La memoria me alcanza para saber las cosas que he hecho durante la jornada laboral y las registro cada noche. Por eso no me hace falta registrar en ningún otro sitio las TNP ejecutadas en el día (las que no, van a la “cubeta” de INACABADAS. A la hora de ejecutar la técnica CHECKING PROSPECTIVO y generar la PDA(n+1), acudiré a las tres fuentes de información: [1] actividades que el CALENDARIO me reserva para el día de mañana + [2] ACTIVIDADES INACABADAS en el día de hoy + [3] ITEMS que decido activar, tras darme una vuelta por el ALMACÉN. A la vista de todos los ingredientes, elijo las que considero son acordes al tiempo disponible y las distribuyo. Espero haberte aclarado algunas de tus dudas. Si no es así, dímelo. Abrazos

          • Buenos días y gracias por la respuesta!

            Lo primero, decirte que todoist sí permite poner tiempos. Escribiendo en la tarea [15m] le indicamos la duración de 15 minutos. En todoist desaparece y no se refleja en ningún lado, pero gcalendar sí lo tiene en cuenta (por si te sirve y lo desconocías).

            Por otro lado, intuyo que la PDA es el gcalendar aunque sin visualizar los eventos. Pero, ¿cuando realizo una tarea tengo que dirigirme a todoist para tacharla?
            No sé donde ubicar la cubeta de inacabadas…¿otro apartado en todoist? ¿Tengo que mover ahí las tareas que están en la PDA pero que al final no hago porque una TNP me la ha movido?

            Sigue sin quedarme claro como implementar partes del workflow con todoist + gcalendar de una manera práctica.
            ¿Tienes pensado hacer en un futuro una guía de como lo tienes implementado?¿o lo explicas en el tercer libro?

            Un saludo

          • Hola, Fernando. Gracias a ti por tu interés y por chivarme el truco de indicar la duración de la tarea entre corchetes. Te cuento cómo lo hago yo. Para mí, la PDA es mi pantalla de “hoy” en TODOIST. Ahí tengo todas las actividades que he decidido llevar a cabo en este día. Conforme voy realizándolas, las tacho en TODOIST. Las que no tacho es porque se quedan “inacabadas” (no hay que crear ninguna cubeta más para ellas). Durante el transcurso de la jornada, voy registrando los nuevos ITEMS (INPUTS transformados) y clasificándolos según su naturaleza en los distintos BOXES si se quedan en mi ALMACÉN. Para el caso de las TNP-NOW no registro nada. La someto al criterio de la MdP (Matriz de Prevalencia) y actúo en consecuencia. Para el caso de las TNP-LATER, sí merece la pena el registro aunque sea efímera su permanencia en el sistema, más que nada para evitar olvidos. Al final de la jornada, cuando acabo el WORKFLOW y empiezo el doble CHECKING. Para el RETROSPECTIVO, me olvido de TODOIST y me voy al formulario de GOOGLE FORMS que uso para valorar lo que he hecho durante el día (lo tengo todavía calentito en la cabeza). Para el PROSPECTIVO, para cuando tengo que generar la PDA(n+1) es cuando me pongo a la vista todos los candidatos a ocupar un espacio en mi agenda de mañana: [1]las actividades que aguardaban en el CALENDARIO que llegara su día (ahí nos podemos encontrar EVENTOS, ENCARGOS, TAREAS y HÁBITOS -todos con fecha-) [2] Las INACABADAS de hoy [3] Los ITEM del ALMACÉN (sean ENCARGOS o DESEOS -todos sin fecha-) que, por el motivo “X” decido activar para mañana. Ese es el momento de decidir cómo encajar en la jornada laboral a los candidatos seleccionados y eso se hace asignándoles una duración estimada a cada tarea y un orden temporal. Todos los candidatos descartados, vuelven a sus correspondientes cubículos en el ALMACÉN. Solo cuando ya he generado mi PDA(n+1) en TODOIST, acudo al CALENDARIO DE GOOGLE. En mi caso, la uso exclusivamente para visualizar cómo queda la PDA(n+1) en forma gráfica y percatarme si debo realizar algún pequeño ajuste porque se solapen las actividades programadas en el tiempo. Espero haber aclarado tus dudas. Por último, comentarte que el tercer libro saldrá pronto (noviembre-diciembre 2022) y no tratará del método de gestión de tareas sino del modelo de productividad. En cualquier caso, para el 2023 sí llevo idea de editar pequeñas guías donde explique con ilustraciones gráficas y ejemplos al detalle la implementación de mi método con las APPs que más me gustan (TODOIST, TICK-TICK, GOOGLE TASKS, WENOTE, MEMORIGI, TASKITO, MICROSOFT TO-DO, TO-DO LIST,…)

          • Otra duda que me surge: Si mi PDA es gcalendar, ¿como sé si una tarea es clave, laboral…para cuanto entra una TNP-NOW?
            Porque las etiquetas de todoist no se sincronizan con gcalendar. ¿O pones en la propia descripción de la tarea – 1, – 2…para saber la importancia de esta?

            Un abrazo

          • Esta consulta se responde con las aclaraciones anteriores. Mi PDA no es GCALENDAR sino TODOIST y ahí, además de asignar una etiqueta a cada tarea con el WHAT-FOR (el motivo por el cual la llevo a cabo), asigno la prioridad que supone para mí (en TODOIST, la banderita roja serían TC [2], la naranja TL [4], la azul TP [6] y la blanca TR [8]). De este modo, cuando me entra una TNP-NOW, lo primero es saber si es EMERGENCIA [1], URGENCIA [3], IMPREVISTO [5] o INTERRUPCIÓN [7], y en función del tipo de banderita que lleva la PDA que esté ejecutando en el momento en que me entre en la FÁBRICA la TNP y qué tipo de TNP es, resuelvo.

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