GESTOR DE TAREAS

Llegados a este punto, es importante que distingamos entre tareas y eventos.

• • los eventos van asociados a un día (y en ocasiones, a una hora de inicio y/o de finalización): un cumpleaños, una reunión, un partido de fútbol… son sucesos que ocurrirán con o sin mi presencia, y además lo harán en un momento predeterminado. Ante la duda, para identificarlos, cabe preguntarse “sin mí ¿este hecho sucedería?”. Distinto es que de mi participación en él pueda derivarse la necesidad de realizar alguna tareas, para lo cual tendré que darla de alta como tal. A efectos prácticos, los eventos deben ser nombrados con un SUSTANTIVO, nunca con un VERBO.
  • las tareas se deben contemplar como actividades que tengo que hacer yo, aquellos sucesos en los que mi presencia es imprescindible, que pueden o no tener fecha asignada: asistir a una cita, realizar una llamada, contestar un correo… son sucesos que ocurrirán sólo cuando yo ejecute la acción que conllevan, pero lo harán cuando tenga que ser, cuando yo pueda hacerlo. En este sentido, yo podré programarme una tarea y no llegar a llevarla a cabo y en cambio, puedo hacer cosas que no tenía previstas. A efectos prácticos, las tareas deben ser nombradas con un VERBO, nunca con un SUSTANTIVO.

Igualmente, resulta especialmente útil establecer una diferenciación entre dos tipos de tareas:

1. 1. Tareas “concretas“, o TAREAS propiamente dichas. Son aquellas a las que ya se les ha puesto día y hora de ejecución. Formarán parte de la PDA junto con los eventos que compartan fecha. Se encuentran en una fase de maduración más elevada.
   2. Tareas “inconcretas” o DESEOS. Son aquellas que suponen deseo y voluntad de realización, pero que no tienen un día y una hora definidos. Forman parte de una lista de tareas pendientes (“TO-DO-LIST”), de la cual tiraremos para completar nuestra PDA en función de la disponibilidad que dejen libre los eventos y las tareas concretas. Se encuentran en una fase de maduración más temprana.

En un sentido estricto, los gestores de calendario debieran registrar los eventos y las tareas concretas. Por su parte, los gestores de notas debieran encargarse de albergar la información (FILEBOX) relevante que no implicara acción. Y los gestores de tareas debieran registrar todas las tareas (INBOX) y, adicionalmente, contar con la información del calendario de eventos (FILEBOX) para determinar cuál es el tiempo neto disponible para llevar a cabo los deseos (INBOX) y pasar revista a los encargos (SIDEBOX) que tenemos pendientes.

Esta visión pone de manifiesto la importancia de integrar plataformas de calendario y de tareas, para que los datos se sincronicen automáticamente.

Las fechas que definen a las tareas son:

• • La de inicio (start date)
  • Eventualmente, la de repetición (repeat) para tareas periódicas
  • La de vencimiento , que puede ser fija (due date) o límite (deadline)
  • La de recordatorio (reminder)

Es tremendamente útil que la aplicación de gestión de tareas se adapte a esta realidad conceptual. Cuando uno está elaborando su PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, debe partir de los eventos del día, añadir las tareas concretas y completar la jornada laboral seleccionando una cantidad razonable de tareas inconcretas de la lista de pendientes. La prioridad vendrá marcada por el contexto y también en base a criterios de importancia (alineación con objetivos) y urgencia (proximidad al vencimiento).