Efectivamente, en el término medio está la virtud. Desde nuestro punto de vista, tan malo es pasarse por exceso como por defecto. Durante los años de experimentación práctica con distintas herramientas, hemos tenido la ocasión de realizar un movimiento pendular.
Empezamos con TASKS. Nos dábamos cuenta de que en el mismo proceso de ALTA de una actividad ya podemos definir en el título:
Por ejemplo: “Visitar (qué) a Pepe (quién) en su despacho (dónde) mañana a las 12:00h (cuándo)”
Pero con el tiempo nos dimos cuenta de que aquello que elaborábamos con suma rapidez no era más que una lista de pendientes con la que no podíamos pretender mejorar la gestión de nuestro rendimiento. Nos faltaba orientación a resultados. No nos preguntábamos por qué hacíamos cada cosa, por lo que no había búsqueda de alineación con objetivos.
Tampoco diferenciábamos la prioridad entre una actividad y otra más allá de por la lista en que se ubicara, lo cual entraña el peligro que tiene pensar que todo es igual. Después de algunos contratiempos serios ocasionados por esta grave carencia decidimos utilizar un sistema de etiquetado completo donde no se nos pasara nada de esto.
En nuestro afán de hacer las cosas de la mejor manera posible, llegamos a desarrollar un grado de detalle bárbaro en el proceso de etiquetado de cada actividad, buscando la perfección en el registro de la realidad que nos circundaba. Basta ver el sistema de etiquetado que llegamos a utilizar usando Evernote como gestor de actividades: