Llegados a este punto, es importante que distingamos entre:

• • los eventos. No son actividades sino información asociada a un día (y en ocasiones, a una hora de inicio y/o de finalización): un cumpleaños, una reunión, un partido de fútbol… son sucesos que ocurrirán con o sin mi presencia, y además lo harán en un momento predeterminado. Ante la duda, para identificarlos, cabe preguntarse “sin mí ¿este hecho sucedería?”. Distinto es que de mi participación en él pueda derivarse la necesidad de realizar alguna actividad, para lo cual tendré que darla de alta como tal. A efectos prácticos, los eventos deben ser nombrados con un SUSTANTIVO, nunca con un VERBO.
  • los distintos tipos de actividades que debemos gestionar:
    • • los encargos hacen referencia a las actividades que no tengo que hacer yo, siendo de mi incumbencia. Me conciernen porque requieren mi atención y suponen acción, pero la ejecución de esta acción no recae sobre mí. A efectos prácticos, los encargos deben ser nombrados con un VERBO pues son una acción, nunca con un SUSTANTIVO.
      • las tareas propiamente dichas se deben contemplar como actividades que tengo que hacer yo, aquellos sucesos en los que mi presencia es imprescindible, que pueden o no tener fecha asignada: asistir a una cita, realizar una llamada, contestar un correo… son sucesos que ocurrirán sólo cuando yo ejecute la acción que conllevan, pero lo harán cuando tenga que ser, cuando yo pueda hacerlo. En este sentido, yo podré programarme una tarea y no llegar a llevarla a cabo y en cambio, puedo hacer cosas que no tenía previstas. A efectos prácticos, las tareas deben ser nombradas con un VERBO, nunca con un SUSTANTIVO. Existe un tipo de tarea especial que llamamos hábito y que sólo se distingue del resto de tareas en que su fecha de ejecución no es única sino repetitiva, normalmente en una frecuencia periódica.

Igualmente, resulta especialmente útil establecer una diferenciación entre dos tipos de tareas:

1. 1. 1. Tareas “concretas“, o TAREAS propiamente dichas. Son aquellas actividades que nos incumben y a las que ya les hemos puesto día y hora de ejecución. Formarán parte de la PDA junto con los eventos que compartan fecha, incluso con los encargos que debamos tutelar. Se encuentran en una fase de maduración más elevada.
      2. Tareas “inconcretas” o DESEOS. Son aquellas que suponen intención y voluntad de realización, pero que no tienen un día y una hora definidos. Forman parte de una lista de actividades pendientes (“TO-DO-LIST”), de la cual tiraremos para completar nuestra PDA en función de la disponibilidad que dejen libre los eventos y las tareas concretas. Se encuentran en una fase de maduración más temprana.

En un sentido estricto, los gestores de calendario debieran registrar los eventos, los encargos y las tareas concretas. Por su parte, los gestores de notas debieran encargarse de albergar la información (FILEBOX) relevante que no implicara acción. Y los gestores de actividades debieran registrar todas las tareas (INBOX) y, adicionalmente, contar con la información del calendario de eventos (FILEBOX) si y sólo si se produce un “accionamiento” del input que suponga un cambio de nuestro rol testimonial a protagonista. De este modo, podremos determinar cuál es el tiempo neto disponible para llevar a cabo los deseos (INBOX) y pasar revista a los encargos (SIDEBOX) que tenemos pendientes.

Esta visión pone de manifiesto la importancia de integrar plataformas de calendario y de tareas, para que los datos se sincronicen automáticamente.

Las fechas que definen a las tareas son:

• • La de inicio (start date)
  • Eventualmente, la de repetición (repeat) para tareas periódicas
  • La de vencimiento , que puede ser fija (due date) o límite (deadline)
  • La de recordatorio (reminder)

Es tremendamente útil que la aplicación de gestión de actividades (mal llamada de tareas) se adapte a esta realidad conceptual. Cuando uno está elaborando su PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, debe partir de los eventos del día (a título informativo, por si alguno de ellos se acciona y pide transformarse en actividad), los encargos que se sitúan en nuestro ámbito de influencia, añadir las tareas concretas y completar la jornada laboral seleccionando una cantidad razonable de deseos (tareas inconcretas) de la lista de pendientes. La prioridad vendrá marcada por el contexto y también en base a criterios de importancia (alineación con objetivos) y urgencia (proximidad al vencimiento).