GESTOR DE TAREAS

Introducción

Cada herramienta está pensada para un uso principal.

Lo que las aplicaciones de gestión de tareas ofrecen de más que las aplicaciones de notas o calendarios es la posibilidad de catalogar y etiquetar las tareas, donde se explicita el por qué, lo que hay detrás del alta de una actividad. Los objetivos que motivan las acciones hacen su aparición. Los filtros ayudarán a manejar la información para los fines que se persigan. Cubren las necesidades de quienes buscan incrementar su productividad realizando una programación diaria de actividades.

Los gestores de tareas se encuentran a medio camino entre los gestores de notas (más simples) y los gestores de proyectos (más complejos). Se adaptan como anillo al dedo a aquellas personas que actúan por libre a la hora de organizar su agenda de actividades, sin pretensiones de encajar en el modo de organizarse de un equipo.

Por lo tanto, se configuran como la herramienta informática de productividad individual básica. Es idónea para ejecutar el método ON-TIME. 

Contenido

Efectivamente, nuestra PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, base del MÉTODO ON-TIME, va a conformarse con tareas que, no sólo requieran determinar qué-cuándo-dónde-quién (eso ya lo cubren los gestores de calendario), sino en qué contexto, por qué motivo y con qué prioridad. El uso combinado de los filtros, las etiquetas y las listas o carpetas nos va a allanar el camino para cumplir este cometido.

Llegados a este punto, es importante que distingamos entre tareas y eventos.

    • los eventos van asociados a un día (y en ocasiones, a una hora de inicio y/o de finalización): un cumpleaños, una reunión, un partido de fútbol… son sucesos que ocurrirán con o sin mi presencia, y además lo harán en un momento predeterminado. Ante la duda, para identificarlos, cabe preguntarse “sin mí ¿este hecho sucedería?”. Distinto es que de mi participación en él pueda derivarse la necesidad de realizar alguna tareas, para lo cual tendré que darla de alta como tal. A efectos prácticos, los eventos deben ser nombrados con un SUSTANTIVO, nunca con un VERBO.
    • las tareas se deben contemplar como actividades que tengo que hacer yo, aquellos sucesos en los que mi presencia es imprescindible, que pueden o no tener fecha asignada: asistir a una cita, realizar una llamada, contestar un correo… son sucesos que ocurrirán sólo cuando yo ejecute la acción que conllevan, pero lo harán cuando tenga que ser, cuando yo pueda hacerlo. En este sentido, yo podré programarme una tarea y no llegar a llevarla a cabo y en cambio, puedo hacer cosas que no tenía previstas. A efectos prácticos, las tareas deben ser nombradas con un VERBO, nunca con un SUSTANTIVO.

Igualmente, resulta especialmente útil establecer una diferenciación entre dos tipos de tareas:

    1. Tareas “concretas, o TAREAS propiamente dichas. Son aquellas a las que ya se les ha puesto día y hora de ejecución. Formarán parte de la PDA junto con los eventos que compartan fecha. Se encuentran en una fase de maduración más elevada.
    2. Tareas “inconcretas” o DESEOS. Son aquellas que suponen deseo y voluntad de realización, pero que no tienen un día y una hora definidos. Forman parte de una lista de tareas pendientes (“TO-DO-LIST”), de la cual tiraremos para completar nuestra PDA en función de la disponibilidad que dejen libre los eventos y las tareas concretas. Se encuentran en una fase de maduración más temprana.

En un sentido estricto, los gestores de calendario debieran registrar los eventos y las tareas concretas. Por su parte, los gestores de notas debieran encargarse de albergar la información (FILEBOX) relevante que no implicara acción. Y los gestores de tareas debieran registrar todas las tareas (INBOX) y, adicionalmente, contar con la información del calendario de eventos (FILEBOX) para determinar cuál es el tiempo neto disponible para llevar a cabo los deseos (INBOX) y pasar revista a los encargos (SIDEBOX) que tenemos pendientes.

Esta visión pone de manifiesto la importancia de integrar plataformas de calendario y de tareas, para que los datos se sincronicen automáticamente.

Las fechas que definen a las tareas son:

    • La de inicio (start date)
    • Eventualmente, la de repetición (repeat) para tareas periódicas
    • La de vencimiento , que puede ser fija (due date) o límite (deadline)
    • La de recordatorio (reminder)

Es tremendamente útil que la aplicación de gestión de tareas se adapte a esta realidad conceptual. Cuando uno está elaborando su PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, debe partir de los eventos del día, añadir las tareas concretas y completar la jornada laboral seleccionando una cantidad razonable de tareas inconcretas de la lista de pendientes. La prioridad vendrá marcada por el contexto y también en base a criterios de importancia (alineación con objetivos) y urgencia (proximidad al vencimiento).

Cabe señalar que algunos gestores de tareas, para resultar más “prácticos”, se meten en áreas que no son de su competencia y permiten otras opciones como:

  • la opción de facilitarte la elaboración de la lista de la compra (para lo cual, los gestores de notas funcionan a las mil maravillas) 
  • la opción de asignar tareas e invitar a terceras personas, lo cual ocasionalmente está muy bien, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Si es un uso que se hace recurrente es porque nos encontramos trabajando en equipo y, para satisfacer las demandas de organización en los entornos de trabajo colectivos están los gestores de proyectos.

La única excepción a esta regla la encontramos en la conveniencia de integrarse, como se ha dicho antes, con la función de vista agenda que ofrecen los gestores de calendario

Analizados

ANY.DO
GOOGLE TASKS
TICKTICK
TO DO
TODOIST
TOODLEDO

La era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso. Con carácter general, las opciones analizadas cumplen los siguientes requisitos a nivel conceptual:

      1. requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
      2. ofrecer una curva de aprendizaje corta y empinada
      3. disponer de una versión gratuita lo suficientemente potente como para ser conscientes de lo que compramos si accedemos a las versiones de pago
      4. contribuir a la generación de la Programación Diaria de Actividades (PDA)
      5. ofrecernos la posibilidad de identificar y gestionar el DAFO (Debilidades – Amenazas – Fortalezas – Oportunidades) 
      6. servirnos de guía para alinearnos con los objetivos establecidos
      7. ayudarnos a sistematizar el seguimiento de resultados
      8. permitirnos analizar las causas que los han provocado

Con carácter específico, las características que se han tenido en cuenta a nivel técnico para valorar las distintas opciones, que nos hacían merecer el esfuerzo de ser probados y analizados han sido cumplir el mayor número de los siguientes requisitos:

      1. IDIOMA: A pesar de que muchas de ellas tienen su origen en países anglófonos, valoramos muy positivamente tener disponible su versión en castellano. Por tres razones:
          1. el público de esta web es de habla hispana
          2. el indudable peso de nuestra lengua en el mundo
          3. la facilidad con la que se pueden implementar las traducciones con los medios tecnológicos existentes.
      2. MULTIDISPOSITIVO: Estar adaptado a todos los formatos digitales (smartphone, tablet, portátil -laptop- y escritorio -desktop-),
      3. SINCRONIZACIÓN automática las entradas de información a través de cualquier dispositivo
      4. MULTIPLATAFORMA: Estar disponible en las principales plataformas (iOS y Android)
      5. TRATAMIENTO DE FECHAS: Contemplar diferencia entre inicio y fin (límite / tope), así como recordatorios y repeticiones, que tanto simplifican el proceso de alta de nuevas actividades.
      6. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: Fundamental contar con la posibilidad de estructurar el contenido de la información con un sistema de LISTAS y ETIQUETAS adecuado. 
      7. FILTROS de visualización que funcionen como “atajos” para acceder a la información que nos interesa de un modo personalizable a las necesidades de cada cual.
      8. DIRECCIÓN E-mail PROPIA: Tener habilitada la posibilidad de convertir e-mails recibidos en entradas de información que puedan convertirse en tareas
      9. EXTENSIÓN NAVEGADOR: Disponer de extensión en Google-Chrome para poder capturar contenidos durante la navegación web
      10. CONECTIVIDAD: Formar parte de plataformas de automatización y conexión de apps cloud tales como Zapier o IFTTT, sin ser un requisito indispensable, supone una ventaja añadida

Seleccionados

TICKTICK
TODOIST

En principio, para el workflow del método ON-TIME las herramientas que mejor cumplen el cometido de GESTIONAR TAREAS son Tick-Tick y Todoist. Y además, podemos decir que por igual: Cualquiera de ellas ofrece las suficientes prestaciones como para adaptarse a las necesidades que planteamos con un grado de simplicidad correcto. Si alguna diferencia había entre ellas, desde que Todoist ha incorporado recientemente la visión calendario, ambas compiten claramente entre ellas en un mismo formato y en igualdad de condiciones. Y ello, en todos los formatos (móvil, tablet y PC). Valoramos especialmente el desarrollo llevado a cabo de un sistema de filtros customizables o de listas inteligentes para fusionar listas, calendario y etiquetas.

Any.do en versión móvil se salva por su integración con Whatsapp pero en versión tablet, escritorio o web se queda muy por detrás del resto. Entendemos que el motivo es porque se encuentra en fase beta y que, por lo tanto, las mejoras pueden llegar en el futuro próximo.

To Do tendría la posibilidad de tratar a las seleccionadas de tú a tú si cerrase con éxito el proceso de integrarse con sus aplicaciones hermanas. Con MICROSOFT OUTLOOK gestor de correo está perfectamente conectado, pero no así con su aplicación de CALENDARIO lo cual es bastante limitante (tampoco se integra con su aplicación de notas ONENOTE). Una verdadera lástima porque es un gestor de tareas que ha hecho extraordinariamente bien lo difícil (conceptualmente está muy bien diseñado) y en cambio hace aguas en lo fácil (conectarse con los suyos).

Tasks, el gestor de tareas de GOOGLE, es otro caso que nos resulta llamativo. Es la expresión pura del minimalismo. Cuenta con la gran ventaja en este caso de estar integrado con sus aplicaciones hermanas (GMAIL -correo- y CALENDAR -calendario-). Es tan simple, tan simple, que prescinde de todo lo que considera que sobra (y que sus homólogos ofrecen). Por ejemplo: etiquetar tareas, crear filtros de visualización, historiales estadísticos o gamificaciones. No permite siquiera visualizar las tareas conjuntamente sino lista a lista. Con todas estas limitaciones, después de testearlo a conciencia, consideramos que se le puede sacar provecho definiendo las listas con sentido, según el Método ON-TIME, y complementándolo adecuadamente con la vista calendario.

Dejamos para el final al competidor más serio que tienen en estos momentos las aplicaciones seleccionadas Todoist y Tick Tick. Efectivamente, consideramos a Toodledo como la opción con mayor grado de sofisticación de entre todas. El más perfecto, versátil y riguroso de todos los gestores de tareas analizados. Por lo tanto, la alternativa apropiada para usuarios avanzados con un nivel de experiencia en uso de herramientas digitales y tengan una operativa lo suficientemente exigente. No obstante, para los requerimientos del método ON-TIME valoramos alternativas que tengan y éste no lo tiene:

      1. desarrollo aunque sea parcial en IDIOMA español
      2. posibilidad de ser descargada como aplicación de escritorio (y, por lo tanto, posibilidad de ser utilizada sin necesidad de estar conectado a internet)

Estructura de LISTAS según Método ON-TIME

En la correcta definición de las LISTAS (mal llamadas PROYECTOS en algunas aplicaciones de gestión de TAREAS) está la clave para alcanzar el óptimo aprovechamiento de estas herramientas. Para no errar el tiro es necesaria una visualización adecuada del circuito que sigue la información que nos va impactando cada día mientras nos dedicamos a cumplir con las actividades que tenemos programadas en nuestra PDA. Sólo si contamos con esta base conceptual vamos a llegar al conocimiento exacto de cuáles son las listas necesarias para regular el intenso tráfico de información con que nos encontramos durante la jornada laboral.

En base a este esquema, las listas que debemos habilitar en cualquier gestor de tareas que usemos son las siguientes:

      • FILEBOX-Eventos: datos de sucesos con fecha asignada en los que participamos como testigos
      • SIDEBOX-Encargos: actividades delegadas en terceras personas que debemos tutelar que se llevan a cabo
      • INBOX-Deseos: actividades que debemos realizar nosotros en algún momento aún por determinar
      • INBOX-Tareas: actividades agendadas en las que participamos como actores principales
      • LATER-Urgencias no inmediatas: tareas no programadas que pueden diferirse dentro del espacio temporal de la jornada laboral
  •  

Con esta clasificación de la información, vamos a poder:

    1. acometer las tareas programadas durante la jornada laboral según nuestra PDA (n), sin más rupturas de concentración que las estrictamente justificadas
    2. generar fácilmente nuestro PDA (n+1), que será la base de nuestro actividad para la jornada siguiente.

Como se puede comprobar, hay una parte de listas que no es necesario seguir porque no son necesarias para los fines que perseguimos utilizando un gestor de tareas. Nos referimos a:

    • OUTBOX-Papelera: inputs de información que no merecen siquiera nuestra atención
    • FILEBOX-Información: datos sin fecha que es mejor custodiar en una aplicación de gestión de notas o de información, dependiendo de su trascendencia
    • NOW-Urgencias inmediatas: tareas no programadas que se cuelan en la jornada laboral y que, en función de qué tipo de tarea PDA nos pillen ejecutando, se harán enseguida o no se harán (algo que determinará la Matriz de Prevalencia).

Ejemplos prácticos

ANY.DO
TASKS
TICK TICK
TO DO
TODOIST

Estructura de ETIQUETAS según Método ON-TIME

La elección de etiquetas debe estar inspirada por el esquema de catalogación de tareas que utilizamos en el Método On-Time. A saber:

  1. EFICACIA = “¿QUÉ?”: Encuentros, Llamadas, Mensajes,…
  2. EFICIENCIA = “¿CÓMO?”
    1. PRIORIDAD: tarea clave, tarea personal, tarea laboral, tarea de relleno
    2. TIEMPO: como las fechas se gestionan desde el calendario, aquí se puede etiquetar la duración prevista de la tarea (indefinida, 60min, 30min, 10min, 2min,…)
    3. ESPACIO: casa, oficina, lugar acordado, nube, ordenador, móvil,…
    4. OBJETO: reto
    5. SUJETO: persona relacionada

 

 

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