Anteponer la fase de hacer a la de revisar, no significa, en modo alguno, “hacer sin pensar”. Invertir el orden de las dos últimas fases mejora sustancialmente la aplicabilidad práctica del método. La idea no es mía.
¿"REVISAR ANTES DE HACER"...
Las fases que David Allen establece en su método GTD® para aspirar a mejorar la sensación de control sobre las actividades que realizamos son:
- Capturar / Recopilar
- Aclarar / Procesar
- Organizar / Clasificar
- Revisar / Reflexionar
- Hacer
Muchas veces, se le ha criticado a GTD® que resulta poco operativo ya que, en su aplicación práctica, pone más el foco en las cuatro primeras fases que en la última y principal, que es la fase de “hacer”. Y no andan desprovistos de argumentos los que formulan estas críticas.
Los requerimientos del método son tantos que, si quieres ser fiel a sus preceptos, acabas entregándote a cumplir sus exigencias y olvidando en gran medida que lo asumiste como método propio para aumentar tu productividad. Paradójico y lamentable, pero cierto. Si quieres profundizar en esta idea, puedes visitar las páginas de esta web donde tratamos los llamados problemas de sobrepeso de GTD®. En cualquier caso, volvamos al tema para no desviarnos del asunto del orden en las fases del hábito de control, que aquí se analiza.
...O ACASO ES MEJOR "HACER ANTES DE REVISAR"? (y hay más gente que lo sabe)
¿Es una casualidad que haya mucha gente que “se equivoque” en este punto y que “lo rectifique” del mismo modo? El caso de Judit Catalá no es infrecuente y me sirve de ejemplo. Es bastante habitual encontrarnos con blogueros y youtubers que, consciente o inconscientemente, nos cambian el relato del maestro pero sin ningún amago de crítica. Explican el método GTD®, pero a su manera, de un modo distinto al que lo postula su creador, David Allen. Podemos comprobar que Sebastián Pendino, o Alexandra Barragán, en sus respectivos blog, hacen lo mismo. Y apostaría, sin temor a perder la apuesta, que lo han hecho sin haberse puesto de acuerdo entre ellos. Me inclino antes por pensar que ha pesado más una de estas tres opciones:
- hay cuestiones que tienen una lógica aplastante,
- piensan que se trata de un desliz subsanable del creador de GTD®,
- han leído el libro de Jerónimo Sánchez.
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De entre los GTDistas que se apuntan a esta causa, destaco a Jerónimo Sánchez porque no es uno cualquiera. En primer lugar, porque es Master Trainer GTD® para España, certificado por David Allen. Pero, en segundo lugar, porque fue el primero en darse cuenta del “fallo”. En su libro “PRODUCTIVIDAD PERSONAL EN UNA SEMANA“, publicado en 2012 (cuya lectura recomiendo de todas, todas), sin ánimo de polemizar, ya realiza un pequeño cambio en el orden secuencial de las fases de control de este método. En principio, ese retoque puede parecer sutil y pasar inadvertido. Pero, en realidad, resulta importante para los que decidan ser GTDistas. Según nos dice, el ciclo de trabajo en GTD® consiste en estas fases:
- Recopilar lo que nos puede ser útil
- Procesar lo que recopilamos
- Organizar lo procesado
- Hacer las cosas que debamos hacer
- Revisar el sistema con cierta periodicidad
Con gran tino, en esta cuestión, el alumno le enmienda la plana al maestro. Cuando llegamos a la que, según sostiene Allen, es la fase 4 (revisión) ya habremos pensado dos veces sobre cada asunto:
- en la fase 2 (aclarar lo capturado)
- en la fase 3 (organizar lo procesado)
Dejar la revisión para el final, para cuando tengamos ya algo nuevo que revisar parece más que prudente. Sobre todo, porque, en ese punto, ya habremos “hecho” o “dejado de hacer” las tareas. Y, por lo tanto, podremos valorar o juzgar qué hemos hecho bien, qué hemos hecho mal y qué hemos dejado de hacer.
Aplicando este pequeño retoque en el circuito que realiza Jerónimo Sánchez, el sistema deja de ser todo lo endogámico que es en su concepción original. Si venimos de organizar lo procesado, después de aclarar lo que se ha capturado, que es todo lo que reclama nuestra atención, parece redundante emplearse en la tarea de actualizar el contenido de las distintas listas para ser conscientes de todo lo que tenemos que hacer y tomar así buenas decisiones.
Podríamos pensar, repensar lo pensado, volver a repensar lo repensado, incluso requetepensar lo requetepensado. Pero si lo que queremos es un sistema que nos ayude a ser más efectivos y ganar confianza en él (mantener la fiabilidad del sistema), parece más lógico ponerse en modo ejecutivo que pasarse el día en modo reflexivo.
COLOFÓN
En realidad, huelga insistir más en esta debilidad del método de David Allen. Bien pensado, es su obra y el hombre está en su derecho de plantear la secuencia de fases que le venga en gana. Pero, claro, nuestro análisis crítico se encarga de, no solo de eficientar el modelo, sino de señalar los puntos de incoherencia, aquellos en los que se dice algo que contradice lo que se ha dicho. Y hasta el propio creador, en otro fragmento de su obra, se enmienda a sí mismo y sostiene el planteamiento que aquí se le critica. Leemos:
“Necesito haber pensado en todo eso ya y recopilado los resultados de una manera fiable, pues no quiero perder el tiempo pensando en las cosas más de una vez; hacerlo es un uso ineficaz de la energía creativa y fuente de frustración y estrés”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 56). Empresa Activa. Edición de Kindle.
