Eficacia, eficiencia y efectividad. Estos conceptos, fundamentales para el análisis del fenómeno de la productividad personal, tradicionalmente se han tratado desde el punto de vista del OBJETO (trabajo terminado). GTD®, por su parte, los usa poniendo el foco en el SUJETO (persona que realiza el trabajo). Esto, que parece un matiz, lo cambia absolutamente todo. Es más, te diría que tú no entiendes este método mientras no tienes esto claro.
EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD
Concepción tradicional
La EFICACIA es el “qué” y el “cuánto”. Se centra en los fines y en el fondo. Tradicionalmente se aborda desde el punto de vista del trabajo realizado. Hace referencia al grado de cumplimiento de los objetivos cuantitativamente. Cuanta mayor sea la aproximación al reto exigido, más eficaces se nos considerará. Nos centramos en la CANTIDAD de producto exigido que se ha satisfecho.
La EFICIENCIA es el “de qué modo”, el “cómo”, el “cuándo” y el “dónde”. Se centra en los medios, en la forma. Viene a representar la manera de hacer las cosas mejor de un modo cualitativo. Cuantos menos recursos sean necesarios (materiales, humanos y temporales) para hacer lo que tengamos que hacer, más eficientes se nos considerará. Nos centramos en la CALIDAD de la ejecución. Igual que ocurre con la eficacia, la eficiencia también se aborda desde el punto de vista del trabajo realizado en los estudios tradicionales del fenómeno de la productividad. Así, se considera que alguien será eficiente si lleva a cabo sus tareas con el menor consumo de recursos (materiales, humanos y temporales), del modo que se le exige, siguiendo un procedimiento y sin saltarse las normas.
En resumen, cualquier persona con pretensiones de ser efectiva, ocupe un puesto directivo en una multinacional, esté estudiando bachillerato o se dedique a vender seguros, debiera seguir una secuencia como la siguiente:
- Emplear su tiempo en hacer aquello que le permita obtener los resultados que busca (eficacia)
- Enfocarse en hacerlo bien usando los recursos disponibles del modo adecuado y cumpliendo las directrices marcadas (eficiencia)
Resulta muy sencillo medir estas variables en su versión tradicional de toda la vida. Cuando algo se puede medir cuantitativamente, admite poca discusión. Hay lo que hay, y punto. Y cuando lo que manejamos son datos cualitativos, podría parecer que el tema se complica a la hora de interpretar resultados, pero no. Hoy en día, está a nuestro alcance calcular cuál ha sido, tanto el grado de consecución del producto terminado como el consumo de recursos y qué nivel de calidad en el trabajo se ha alcanzado. Por ejemplo, mediante un sistema de encuestas o bien parametrizando las variables críticas que determinan el que las cosas se hagan de una determinada manera y llevando a cabo un chequeo. Sin lugar a duda, se puede afirmar que los sistemas de medición de la eficacia y de la eficiencia según el trabajo realizado son totalmente objetivables. Como consecuencia de esto, la tarea de juzgar los resultados se convierte en algo simple.
Ejemplo práctico
Procedo a hacer pedagogía de estos dos conceptos con un ejemplo práctico. Imaginemos que somos ingenieros y que recibimos un encargo:
- ¿Qué? Tenemos como objetivo construir un puente (EFICACIA).
- ¿Cómo? Contamos con un plazo de dos años y con un presupuesto de cinco millones de €. Se nos pide, además, que se haga con el menor impacto medio-ambiental (EFICIENCIA).
Las situaciones que pueden darse son:
(A) Que se construya el puente (EFICACIA). ¿Cómo? En el plazo previsto, incurriendo en un sobrecoste de un 40% y con un impacto medio-ambiental medio (INEFICIENCIA). Nos encontraremos ante una situación de EFICACIA e INEFICIENCIA.
(B) Que se construya el puente (EFICACIA). ¿Cómo? En el plazo previsto, ajustándose al presupuesto y con el menor impacto medio-ambiental posible (EFICIENCIA). Nos encontraremos ante una situación de EFICACIA y EFICIENCIA.
(C) Que las obras del puente se queden a un 70% de ejecución (INEFICACIA). ¿Cómo? Con un retraso de un año, un sobrecoste del 40% sobre el presupuesto inicial y con un impacto medio-ambiental irreparable (INEFICIENCIA). Nos encontraremos ante una situación de INEFICACIA e INEFICIENCIA.
(D) Que las obras del puente se queden al 70% de ejecución (INEFICACIA). ¿Cómo? Transcurridos dos años, habiendo consumido el 70% del presupuesto inicial y habiendo causado un impacto medio-ambiental bajo (EFICIENCIA). Nos encontraremos ante una situación de INEFICACIA y EFICIENCIA.
La EFECTIVIDAD en sentido tradicional, según Peter Drucker, es el “hacer bien las cosas correctas”. Es el punto de equilibrio o ponderación óptima entre EFICIENCIA y EFICACIA, dependiendo de cada caso. Etimológicamente, efectivo se podría entender como “aquello que produce efectos”. La combinación entre el fondo (eficacia) y la forma (eficiencia).
En nuestro ejemplo práctico tenemos que, claramente, la opción más efectiva es la (B), mientras que la menos efectiva entre todas es la (C). Esto no plantea duda alguna. Sin embargo, el problema viene cuando tenemos que elegir entre las opciones intermedias. Aquí es cuando entra en acción la necesidad de interpretar el concepto de efectividad en función de cuál es la situación particular del sujeto que tiene que decidir. Por consiguiente, entre (A) y (D), tendremos que valorar cuál es la efectividad en cada caso. Ello dependerá de si tenemos más problema en el presupuesto o si, por el contrario, nos aprieta más el zapato en los plazos de ejecución.
- Por lo tanto, si vamos muy cortos de dinero y el plazo de entrega nos supone menor problema, diremos que la opción (D) es más efectiva.
- En cambio, si el dinero no es el principal de nuestros problemas y lo que tenemos es la necesidad de que el puente esté acabado, la segunda opción preferida, la más efectiva, será la (A).
ENFOQUE SEGÚN GTD®
David Allen cambia el significado de estos términos porque cambia el enfoque tradicional. En lugar de poner el foco en el trabajo lo pone en la persona. ¿Qué ocurre? Pues, nada más y nada menos que, cuando leemos el mismo título del primer libro de David Allen traducido al castellano, con el que se nos da a conocer, Organízate con eficacia ya empezamos a entender mal las cosas. Porque pensamos en el concepto “eficacia” en términos tradicionales y este no tiene nada que ver con el sentido que GTD® le da.
Sirvan estos tres ejemplos para entender la importancia del enfoque en la interpretación de los mensajes:
Si deseo hablar del lenguaje, no es lo mismo que lo haga desde el punto de vista del logopeda, que trata a quien lo usa (persona), que hacerlo desde el punto de vista del lingüista, del escritor o del crítico literario, que se centran en el texto (producto).
Si hablo de música, no es lo mismo que lo haga desde el punto de vista del intérprete (persona) que se sube a un escenario para actuar que hacerlo a partir del análisis de los cambios de ritmo y las secuencias armónicas que aparecen en las partituras o de la compañía discográfica que pone los discos en el mercado (producto).
Si deseo hablar de la comida, una cosa es que lo haga desde el punto de vista del arte del chef (persona) que se emplea en cocinar sus creaciones. Otra cosa muy distinta es que me centre en la composición nutricional o el aporte calórico de los platos elaborados (producto).
Volvemos siempre a lo mismo: unos se encargan de analizar a la persona y otros el producto terminado. Por lo tanto, las conclusiones de nuestros análisis van a ser unas u otras muy distintas en función de dónde pongamos el foco. Cada prisma nos mete en su mundo.
GTD® aborda la EFICACIA desde el prisma de la persona que realiza el trabajo. Allen convierte la toma de decisiones en el factor clave de la eficacia.
“Por tanto, en el trabajo del conocimiento, una persona eficaz es aquella que ha desarrollado los hábitos que le permiten tomar buenas decisiones de forma sistemática”
Bolivar, José Miguel. Productividad personal (Spanish Edition) (p. 44). Penguin Random House Grupo Editorial España. Edición de Kindle.
Usamos la memoria como gestora de compromisos y nuestra mente como almacén. Para ser eficaces debemos eliminar esta mala praxis liberando nuestra mente de los asuntos inconclusos, que deben ir a parar a un lugar específico, externo y confiable, para ser tratados siguiendo unas pautas. De este modo, cuando no tengamos la necesidad de recordar lo que hay que hacer, nos podemos centrar en realizar las tareas que toca (“HACER LO QUE HAY QUE HACER”).
Sostiene David Allen que elegimos mal, es decir, no tomamos buenas decisiones. Y que esto se debe a dos causas que se manifiestan a la hora de decidir qué hacer:
- no tenemos todas las opciones disponibles a la vista
- usamos criterios subjetivos (organizarnos en función de urgencia e importancia, planificar -programar-, priorizar o clasificar)
Por lo tanto, para “decidir mejor” qué hago y qué no hago, qué delego, que hago ahora y qué hago después, tendré que poner remedio a estos dos problemas:
- teniendo todas las opciones disponibles a la vista,
- siguiendo a rajatabla las cinco fases del hábito productivo usando criterios objetivos para tomar decisiones intuitivas, recurriendo a los modelos de cuatro criterios, tres dimensiones y seis niveles de enfoque.
Por lo tanto, cuando dice “Organízate con eficacia”, lo que David Allen nos está queriendo decir es algo muy distinto a lo que nosotros estamos queriendo interpretar.
Él nos dice “organízate de modo que, cuando tengas que decidir qué hacer, tengas todas las posibles opciones ante ti y además usa los criterios objetivos basados en la intuición que yo te enseñaré para tomar cada decisión”.
Y nosotros estamos interpretando que nos dice “organízate de modo que puedas lograr un mayor nivel de consecución de los objetivos que tienes marcados”.
En esta misma línea, GTD® también aborda la EFICIENCIA desde el prisma de la persona que realiza el trabajo, poniendo el foco en su estado de ánimo y en la necesidad de combatir su nivel de estrés aumentando la sensación de control. Dice Allen que hacemos mal las cosas porque trabajamos con sobrecarga, agobio, estrés y ansiedad, rodeados de distracciones que hacen peligrar nuestra capacidad de pensar.
Así, señala que solo serás eficiente si estás seguro de estar haciendo lo que toca. Para ello, según GTD®, debemos aspirar a “hacer mejor” las cosas gestionando adecuadamente el recurso “atención” y alcanzando el estado “ready” (flujo). Esto se logra cuando consigues “ESTAR EN LO QUE TIENES QUE ESTAR” porque trabajas con concentración, relajación e implicación por haber vaciado la mente. Trabajar con atención plena es empezar un tema y cerrarlo gracias a la ausencia de autointerrupciones (causadas por compromisos mal gestionados).
“Por tanto, en el trabajo del conocimiento, una persona eficiente es aquella que ha desarrollado los hábitos que le permiten «estar a lo que está» de forma sistemática”
Bolivar, José Miguel. Productividad personal (Spanish Edition) (p. 51). Penguin Random House Grupo Editorial España. Edición de Kindle.
En cuanto al concepto EFECTIVIDAD, nos encontramos con que GTD® lo aborda con bastante indolencia, para sorpresa de todos. Y no es algo casual: ocurre tanto en los libros de David Allen como en los de José Miguel Bolívar o Jerónimo Sánchez. Todos hacen referencia al “ser efectivo”, no en el sentido tradicional visto anteriormente, sino simplemente como queriendo significar “ser acertado, bueno o valioso”. Pero nada más. En algunos pasajes de sus obras lo utilizan incluso como sinónimo de eficiencia y en otros como sinónimo de eficacia.
Ejemplo práctico
Analicemos cuáles son las repercusiones de este cambio de enfoque. Vamos a juzgar la eficacia y la eficiencia, desde el punto de vista GTD®, del ingeniero que ha llevado a cabo la construcción del puente del ejemplo anterior.
En primer lugar, alertamos sobre el riesgo de caer en la trampa de pensar que, si se ha sido eficaz y eficiente en el sentido tradicional de los términos es porque se ha sido eficaz y eficiente en el sentido GTD®. Los resultados ya no guardan correlación. O sea, que se puede ser eficaz y/o eficiente en términos tradicionales y no serlo en términos GTD®, y viceversa. Es decir, que podemos haber trabajado con estrés y con falta de calma y concentración y haber conseguido lo que nos pedían a base de echar muchas horas. Y al revés, podríamos haber alcanzado el estado de atención plena, súper-implicados y tomando decisiones intuitivas según modelos de GTD®, y al final no sacar los números que se nos exigía.
Se da la circunstancia, más que llamativa, de que no va a tenerse en consideración el cuadrante de la matriz en el que nos ubiquemos, porque esa matriz pone el foco en el producto. Allí se juzgaban otras cosas: el grado de finalización de la obra, el consumo de recursos (materiales, humanos o temporales) llevado a cabo o incluso lo escrupuloso que hubiera sido a la hora de seguir los procedimientos. Como aquí la valoración de estas variables no está en función del trabajo sino de la persona, se consideraría que el ingeniero ha sido:
- eficaz si, para hacer lo que tenía que hacer, ha tomado sus decisiones intuitivas teniendo a la vista todas las opciones y se ha basado en los modelos para decidir qué hacer (contextos, tiempo, energía y prioridades) y los otros dos modelos de apoyo (tridimensional y de niveles de enfoque)
- eficiente si ha trabajado relajado, concentrado e implicado, sin estrés, siempre que haya “estado en lo que tenía que estar”, poniendo el foco de su atención en hacer lo que tocaba.
En segundo término, no se puede dejar de reconocer que resulta mucho más complicado juzgar hasta qué punto el ingeniero ha tomado las decisiones de un modo “objetivo”. Máxime, cuando estas deben basarse en la intuición (según GTD®). No resulta fácil estimar científicamente cuán enfocada habrá estado su atención o a qué nivel de estrés se ha tenido que enfrentar. No se podría llevar a cabo esta valoración de un modo objetivo porque no existe la máquina de medir la utilización de los modelos GTD® para decidir qué hacer o lo relajado, concentrado, enfocado o estresado que estás. Este cambio de enfoque nos aboca irremediablemente a realizar valoraciones subjetivas sobre nuestro desempeño, dado que no existe otro modo de medir hasta qué punto he tenido ante mí todas las opciones posibles y he tomado decisiones intuitivas basándome en los modelos GTD®, ni tampoco hasta qué punto he trabajo con más o menos estrés, concentración, calma, etc.
CONTRASENTIDOS
De esta manera, pudiera darse la circunstancia de que, ubicándose en el cuadrante (B) que asociamos al estado de efectividad máxima en sentido tradicional, el ingeniero pudiera ser considerado ineficaz e ineficiente (en términos GTD®), por haber decidido mal o trabajado sin relax alguno, con una carga de estrés brutal y la sensación de estar apagando fuegos continuamente. Cuántas veces no se nos ha dado el caso de trabajar con esta sensación y, al final, ver que las cosas han ido saliendo, a duras penas, como queríamos.
Por contra, incluso ubicándose en el cuadrante (C) de mínima efectividad en sentido tradicional, pudiera juzgarse al ingeniero como eficaz y eficiente (a los ojos de David Allen), siempre que este hubiera tomado decisiones basándose en los modelos GTD® correspondientes y mantenido una sensación de control absoluto y constante a lo largo de la ejecución de la obra. Esta situación también la hemos vivido todos: momentos en los que todo parecía andar sobre ruedas para luego acabarse estropeando los resultados y no sacar los números.
CONCLUSIÓN FINAL
Desde nuestro punto de vista, el cambio de enfoque que realiza GTD® sobre estos conceptos fundamentales en el campo de la productividad personal no es acertado, básicamente por estos dos motivos:
- La fiabilidad de la información que se deriva de ellos a la hora de interpretar resultados queda en tela de juicio.
- La necesidad de llevar a cabo valoraciones subjetivas para juzgar nuestro desempeño como personas se constituye en fuente inagotable de errores de diagnóstico
Y como no existe, materialmente, claridad objetiva para pronunciarse sobre la eficacia ni sobre la eficiencia, se entiende mejor que del concepto efectividad prácticamente ni se hable.
