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La fatídica “REGLA DE LOS DOS MINUTOS”

La regla de los dos minutos, por la que es mundialmente conocido GTD® y su autor David Allen, es una vía de agua, una trituradora industrial de nuestro rendimiento efectivo, un error. No busquemos el origen de nuestros problemas de falta de energía en dejar algunos cabos sueltos sin capturar (asuntos incompletos). El verdadero agujero negro por donde se nos va a escapar nuestra energía, como el agua por el fregadero, está en esta insigne regla.

LA PUERTA DE ENTRADA A LAS INTERRUPCIONES

Si la próxima acción puede hacerse en dos minutos o menos, hazla; si no, aplázala o delégala.

Ensayo crítico sobre GTD®

ARGUMENTARIO OFICIAL DE GTD®

Efectivamente, GTD® sostiene que una gran parte de las tareas que realizamos a lo largo del día son microtareas de corta duración y que intentar gestionarlas es algo ineficiente. Por lo tanto, establece que si se trata de algo que se pueda hacer en menos de dos minutos, debe hacerse sobre la marcha, sin darle más vueltas. Según argumentan, este es el modo de evitar que se eternicen algunos asuntos irrelevantes, generar sensación de progreso y hacer que los demás puedan ver cuánto te cunde. Si pidiéramos a cien GTDistas que nos explicaran a grandes rasgos cómo funciona este método, es muy probable que una de las primeras ideas que asomaría en su respuesta sería esta regla. Muchos de los que han tenido contacto con asuntos relacionados con la productividad, la conocen, y, sin duda, todos la asocian a GTD® y a su autor. Y, además, aquellos que son amantes de quitarse asuntos de encima rápido (los que tienen cerebro “yonki”), están encantados con ella. 

CRÍTICA 1: Crear una regla que entra en conflicto con otra regla del sistema

Según David Allen, las cinco fases en que consiste el hábito productivo para materializar el proceso de control se han de ejecutar por separado y no mezclarse unas con otras. Esto significa que, si estás capturando, no puedes aclarar; si estás organizando, no revisas; si estás revisando, no te pones a hacer. Critica a los que las juntan o las mezclan, calificando de mala praxis este comportamiento, al que considera una de las causas de que el método GTD® no funcione. Y, a continuación, enuncia la “regla de los dos minutos”, que no es otra cosa que una invitación a hacer cuando estás aclarando.

 

Algunos justifican la existencia de la regla de los dos minutos en el hecho de que les permite administrar su enorme volumen de correos electrónicos. Sin embargo, por muy popular que sea esta regla, ni se diseñó con esa finalidad ni es la manera adecuada de gestionar el e-mail. Para racionalizar el uso de este canal de comunicación, existen técnicas específicas a este respecto, como:

  1. Disponer de un orden preestablecido en forma de estructura de carpetas y etiquetas que nos ayuden a decidir qué hacer con cada mensaje.
  2. Establecer un cordón sanitario para diferenciar entre lo personal y lo profesional.
  3. Aumentar el grado de autoexigencia para mantener suscripciones a newsletter.
  4. Guardar plantillas si determinados formatos de correo para usos concretos se repiten con frecuencia.
  5. Crear listas de distribución si sueles enviar correos a determinados grupos de personas, entre otras.

O sea, que esto está planteado en los siguientes términos: si en la fase de aclarado, detectamos que algo dura menos de dos minutos, no hace falta pensar más: nos saltamos la organización, la revisión y lo hacemos ya. Tiene prioridad respecto al resto. Aunque no sea yo la persona idónea para llevarla a cabo.

Porque en el circuito GTD®, lo de delegar o no delegar se plantea cuando ya es demasiado tarde, luego de preguntarse si dura más o menos de dos minutos. De modo que, aunque se trate de un asunto cuyo análisis sereno aconsejara que su ejecución debe ponerse en manos de un tercero, no seguiremos esta recomendación porque ya estará hecha la tarea. Asumiremos nosotros la ejecución y lo haremos ya.

Pongámonos en la situación de estar empezando a aclarar la bandeja de entrada. Lo debo hacer sin parar hasta vaciarla por completo y sin priorizar unos asuntos sobre otros, como mandan los cánones en GTD®. Sin embargo, lo primero que me encuentro es, como es normal, encima del resto de las notas, la nota escrita por mí segundos antes de entrar en el despacho para disponerme a procesar todas las capturas. Dice así: “Limpiar mesa sucia en sala de atención a visitas”. La empresa dispone de personal de limpieza para estos menesteres, pero -siguiendo el circuito establecido- yo no me planteo lo de delegar hasta que no me pregunte por la duración de esta tarea. Estimo que se podría hacer en menos de dos minutos, pues total se trata de retirar dos servicios de café y pasar un paño limpio ya que se ha derramado un sobre de azúcar sobre la mesa. Quedaría mal, si entrase un cliente nuevo, que se encontrara la mesa en ese estado. GTD® me dirá: “HAZLO”. Deberé levantarme, dejar de procesar lo capturado y proceder. Luego podrían ocurrir mil cosas, entre ellas:

  • que, al ir a buscar el paño limpio, me percatara de que el que hay está sucio, huele mal y aconseja ser sustituido, lo cual me obligaría a ir a buscar uno nuevo, por lo que los dos minutos se convertirían en diez minutos;
  • que, al retirar torpemente (pues tengo poca práctica ya que no es lo mío) el servicio de cafés, rompiese una taza, lo que provocaría nuevos problemas que requerirían nuevas acciones;
  • que, de camino a la cocina, en el pasillo me encontrase un compañero con ganas de charlar y esta interrupción inesperada (nacida como consecuencia de la otra interrupción autoimpuesta por la regla de los dos minutos) me demorase el momento de finalizar la tarea en curso;
  • o que, cuando acabara de limpiar la mesa, me cruzara con personal de limpieza ocioso, departiendo a la espera de recibir encargos para prestar su servicio.

Si se hubiera tratado de un error cometido por David Allen en su primera publicación “Organízate con eficacia”, tuvo la ocasión de rectificar en su tercer libro “Haz que funcione”. Luego, cada revisión de su obra ha supuesto una nueva oportunidad para reformular el circuito para enmendar este sinsentido de un modo sencillo. Por ejemplo haciendo las preguntas de un modo distinto, manteniendo el mismo espíritu, como se puede ver a continuación:

Siendo así, al menos los asuntos que no fueran de nuestra competencia podrían ser delegados antes de plantearnos cuál es su duración para hacerlos ya o posponerlos. Pero no ha sido esta la opción elegida. Con lo cual, se deja abierta una brecha.

Jerónimo Sánchez, en su libro “Productividad personal. En una semana“, publicado en 2012, detecta el error que supone encargarse de asuntos que igual no te corresponden por el mero hecho de que su duración es breve. Y así, como quien no quiere, con suma sutileza, sin atreverse a criticar al maestro, consigue enmendarlo. ¿Cómo lo consigue? Reformula el circuito de aclarado y establece un nuevo orden secuencial de preguntas en cascada:

  1. ¿Es algo que puedo ignorar o no hacer?
  2. ¿Es información útil que quiero conservar para el futuro?
  3. ¿Puedo hacerlo más tarde?
  4. ¿Puedo encargárselo a alguien más?

De este modo, solo si no pudiste deshacerte de la tarea, ni posponerla, ni delegarla, queda claro que te toca hacerlo a ti. Y es entonces cuando considera llegado el momento de preguntarse.

    5. ¿Tardaré menos de dos minutos en hacerlo? => REGLA DE LOS DOS MINUTOS

El retoque de Jerónimo Sánchez mejora en parte la regla, tal y como está formulada en su versión original por David Allen, y aminora los efectos negativos que supone su aplicación. Quien la siga tal cual, al menos evitará encargarse de asuntos que no le corresponden. En cualquier caso, no cierra el agujero para que se cuelen los asuntos breves e insustanciales.

Es una pena que después del acierto en la reformulación de esta regla, la justifique diciendo que lo más productivo que hay es liquidar el máximo número de tareas, tan pronto como se pueda. Con este lapsus, parece olvidarse por un momento de que cumplir tareas sirve de poco si no se consiguen resultados. Llenar el día de actividades y atender miles de compromisos es, por sí misma, una habilidad que podrá tener su mérito por el grado de dificultad que incorpora pero que puede ser estéril por completo. La famosa “rueda de hámster” nos sirve para recordar que una cosa es la hiperactividad y otra muy diferente es la productividad.

Pero bueno, todo el mundo tiene derecho a entrar en contradicción consigo mismo de vez en cuando. El propio José Miguel Bolívar, en su libro “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®“, publicado en 2015, infringió sus propias normas y cometió un “donde dije digo, digo Diego”: Después de señalar como primera causa del fracaso en la aplicación del método al hecho en sí de versionarlo, de aspirar a mejorarlo, cayó en la irresistible tentación de modificar (versionar o mejorar) GTD®. Convencido de que la razón estaba del lado de quien, por aquel entonces, era su colaborador, rediseñó el diagrama de flujo de GTD®. Bajo la formulación “¿Tardo más en organizarlo?” evitó referirse a los dos minutos y situó la pregunta a continuación de “¿La puede realizar otra persona?” para subsanar el error.

Desde mi punto de vista, la regla de los dos minutos es una fuga de gas en el circuito, un error clamoroso, la paradoja suprema de GTD®. Resulta muy curioso que la incoherencia más llamativa del método GTD®, sea su estandarte más conocido. En mi opinión, lo que tienes que hacer en cada momento no es algo que deba decidirse sobre la marcha, sin más. Esta tendencia a la improvisación solo pasa cuando se prescinde de la facultad de planificar la jornada laboral con antelación.

Cuando se ha criticado tanto a aquellos que basan su modus operandi en listas de tareas como a los adictos al tachar sin ton ni son, llega esta regla para saltárselo todo y fomentar hacer sin pensar en cuál es el resultado esperado de cada asunto y la acción siguiente.

Cuando se pretende ser tan exquisito, cargando contra los que usan técnicas para priorizar, y se rebate con tanta contundencia la utilidad de la matriz de urgencia-importancia de Eisenhower, llega una regla según la cual la decisión de elegir qué hacer entre dos opciones pueda basarse en darle prioridad a una de ellas en función de un criterio tan frágil y poco consistente como el tiempo que, según consideramos a priori, nos va a ocupar una tarea: la duración estimada. Y, además, fijar un límite tan concreto como trivial: dos minutos.

¿Cuántas veces no nos hemos empleado en una tarea que pensábamos quitarnos de encima en un plis-plas y de repente ha surgido una derivación que ha llevado a otra y esta a otra…? ¿Quién dijo que podíamos saber la duración de una tarea antes de hacerla?

No es difícil preguntarse si esto podría convertirse en un mecanismo a través del cual se colaran en nuestra cotidianeidad multitud de asuntos insustanciales. Una sucesión de interrupciones que dinamitarían el ritmo de trabajo que necesitamos para intentar ser productivos.

CONCLUSIONES FINALES

La aspiración GTDista de alcanzar un estado de “flujo” para trabajar con concentración, relajación e implicación, no casa con la aplicación de esta regla, seña de identidad del método. Más bien, parece diseñada para satisfacer las necesidades de los tan denostados adictos al tachar, a costa de darle a las interrupciones patente de corso.

Como se ha visto, hasta el formador oficial del método de David Allen en España, José Miguel Bolívar, hace excepción a la norma suprema de no intentar mejorar GTD® y plantea reformular esta regla. Incluso en alguna entrevista reconoce que él no la aplica o que “si, de él dependiera, la eliminaría del método”. Utiliza expresiones que dejan lugar a pocas dudas, calificándola de “peligrosa contradicción”, “sinsentido metodológico” o “pésima idea”. Y es que, aun queriendo ser superfán de GTD®, resulta muy difícil encontrar una justificación coherente para sostener esta regla de los dos minutos.

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