Durante la jornada laboral, las tareas programadas (PDA) van a tener que coexistir necesariamente con las no programadas (TNP). No se puede tener todo atado y bien atado, hasta el punto de que sólo suceda lo que uno ha previsto y para lo cual se ha preparado. Es, por lo tanto, una aspiración legítima que prevalezca el "YO" -que representa la PDA- sobre "LOS DEMÁS" -que representan las TNP-. No importa si se trata de cuestiones laborales o personales, la cuestión es que tiene todo el sentido del mundo que ante el "choque" entre una tarea de la PDA con otra del mismo rango o inferior de las TNP, tengamos que apostar por la de la PDA. Ahora bien, si el rango es superior, prevalece la de mayor rango.
En conclusión, el rango o importancia estratégica de la tarea es la 1ª regla, pero en caso de empate, en caso de encontrarnos con el choque de dos tareas con el mismo rango, manda la programación. Lo que está programado y se ha preparado merece atención prioritaria sobre lo aparece sin avisar e irrumpe en nuestra jornada reclamando protagonismo. Eso es lo que queda plasmado en las siguientes tablas y lo que inspira, en definitiva, el concepto de MATRIZ DE PREVALENCIAS, que no resolverá todas pero sí la gran mayoría de situaciones de choque PDA-TNP.
ESQUEMAS BÁSICOS
Como se ha dicho y se puede observar en el gráfico, afortunadamente la mayoría de INPUTS acaban en las BOXES que nos permiten analizar las cosas con cierto sosiego y sin prisa.
No obstante, la gestión del 40% de INPUTS restante no se puede obviar. Todos los que piden paso para convertirse en tarea y ser ejecutados con urgencia acaban resultando críticos en el resultado final.
Siendo pues, los menos numerosos en cantidad, suelen ser los más sensibles y relevantes, los que más ingenio requieren de nosotros. Una decisión errónea en un momento de la verdad como éste puede acarrear consecuencias más graves que en cualquier otro escenario.
Por eso, cuando nos encontramos ante uno de estos momentos de crisis, donde concurren importancia y urgencia inmediata, acudiré a la MATRIZ DE PREVALENCIAS para facilitarme el proceso de toma de decisiones.
Analicemos su ubicación en los dos gráficos fundamentales para calibrar su papel crucial en el engranaje del método «On-Time»:
- Diagrama del ciclo de información – WORKFLOW
- Secuencia de preguntas – Interrogatorio a los INPUTS
A diferencia de lo que ocurre con las LATER, con las NOW:
- no puedo elegir contra qué tarea PDA voy a chocar
- no tengo la seguridad de que la TNP vaya a ejecutarse (me debato entre el «HACER YA», el «NO HACER» y el «POSPONER»)
- sí que me cuestiono la continuidad de la tarea PDA en curso
CANCELACIONES Y RETRASOS PDA
Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:
- Cancelación por sorpresa y a última hora de la PDA que se iba a llevar a cabo. Destino: NOW. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo y no puedo esperar porque me acaba de pasar y tengo que darle una respuesta inmediata, que no es otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual.
- Petición de posponer la visita a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Sí que tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no corre prisa inmediata, por lo que la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
- Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir en tarea este input.
NOW: La matriz de prevalencias
Tipología de las NOW
Las tareas (o las cancelaciones/retrasos de tareas) que se presentan sin previo aviso deben sujetarse a la misma consideración que las tareas programadas. Es decir, podrán ser tareas del ámbito personal (TP) o del laboral (TL). Y en cualquiera de los dos casos podremos destacar a unas pocas frente al resto (TC). Tiene menos sentido que destaquemos «por abajo» una tarea que se supone que es urgente e importante, lo que no quita para que pueda producirse alguna interrupción mientras realizamos una TR.
De confrontar las tareas que podamos estar ejecutando en un momento determinado (PDA) con las que nos aparezcan por sorpresa incorporando suficiente urgencia e importancia como para ser tenidas en cuenta (TNP-NOW), nos sale la siguiente matriz, que bautizamos con el nombre de MATRIZ DE PREVALENCIAS
Su importancia radica en el hecho de haber resuelto con antelación todos los dilemas. Las dicotomías entre hacer esto o aquello, que tanta energía consumen. El haberse contestado en frío a la pregunta ¿qué hago ahora? ¿cuál es la decisión correcta?
RANKING DE PRIORIDAD EN LAS TAREAS
En base a las relaciones que se establecen según la matriz de prevalencias, podemos generar un ranking de prioridades en las tareas como el que sigue a continuación
| RANKING | TAREA | PDA/TNP |
| 1º | TC (EME) | TNP |
| 2º | TC | PDA |
| 3º | TC (URG) | TNP |
| 4º | TL | PDA |
| 5º | TL (IMP) | TNP |
| 6º | TL (INT) | TNP |
| 7º | TP | PDA |
| 8º | TP (IMP) | TNP |
| 9º | TP (INT) | TNP |
| 10º | TR | PDA |
CASUÍSTICA PARTICULAR
Cuando decidimos "NO HACER" la TNP-NOW y se puede posponer
Puede darse el caso excepcional en el que concurran dos circunstancias:
- que la TNP-NOW no tenga preferencia sobre la PDA según la matriz de prevalencia
- y que, por el motivo que sea, se tenga un interés especial en llevar a cabo la TNP-NOW.
Tendremos entonces que tener en cuenta qué tipo de tareas de la PDA (Tarea Clave / Tarea Laboral / Tarea Personal / Tarea Relleno) quedan por delante para saber si alguna de ellas es susceptible de ser reemplazada por la TNP-NOW que pide paso.
Si fuera éste el caso y así lo consideráramos, en lugar de «NO HACER» la TNP-NOW, podríamos «POSPONER» su ejecución reemplazándola por una PDA de menor rango, que, en todo caso, quedaría como «tarea inacabada» para ser tratada en el CHECKING al final de la jornada laboral.
Ejemplo: ¿TL(IMP) vs TL?
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, recibes una llamada de un compañero de trabajo pidiéndote por favor que le revises la redacción del informe que acaba de redactar TL(IMP). ¿Qué haces? Según la MATRIZ DE PREVALENCIAS nos decantamos por TL y decidimos «NO HACER» la TL(IMP). Con asertividad, le explicas que tienes cosas que hacer y no puedes dedicarle la atención que merece.
No obstante, y aquí viene la discrecionalidad, como resulta que en tu PDA resulta que tenías una tarea de relleno (TR) próxima y te interesa quedar bien con este compañero de trabajo, tomas la opción de «POSPONER» su ejecución (en lugar de «NO HACER»)
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea clave programada TC(PDA)
¿TC(EME) vs TC?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás atendiendo una visita que tenías prevista con el cliente más importante del bufete TC(PDA) y, de repente, suena la alarma de incendios en la oficina TC(EME). ¿Qué haces? Recoges con rapidez y desalojáis la sala, esté en el punto que esté la visita. Ya tendréis ocasión de terminarla en otro momento.
Con tarea personal:
Estás acabando concienzudamente la presentación de un vídeo para proyectar en el cumpleaños de tu hijo ante toda la familia TC(PDA) y, de repente, recibes una llamada avisándote de que tu hijo ha sufrido un accidente en el colegio y va camino del hospital TC(EME). ¿Qué haces? El vídeo que para ti era algo súper importante hasta ese momento pasa a un segundo plano ante la noticia de que tu hijo está en situación de peligro.
¿TC(URG) vs TC?
TC
Con tarea laboral:
Estás atendiendo una visita crítica que habías programado con la finalidad de neutralizar un riesgo de fuga con el cliente más importante del bufete y evitar así la ruptura de relaciones con la empresa (TC). De repente, recibes un mensaje interno en el que se te informa de que tu jefe convoca a todos los empleados a una reunión urgente en su despacho (URG) ¿Qué haces? La reunión con tu jefe, por muy urgente que sea, tendrá que esperar a que acabes la visita para la cual te has preparado. Ya tendrás tiempo de darle explicaciones al jefe, que seguramente lo comprenderá a la perfección y te lo agradecerá.
Con tarea personal:
Estás con otros padres en la parada del bus esperando para recoger a tu hijo, tal y como le has prometido esta mañana (TC) y, de repente, recibes una llamada de tu pareja diciéndote que está en la calle porque se ha dejado las llaves dentro de casa y que hasta que tú no vayas no puede entrar TC(URG). ¿Qué haces? Lo primero será cumplir tu promesa y recoger al niño. Tu pareja deberá esperar unos minutos.
¿TL(IMP) vs TC?
TC
Estás atendiendo una visita con el cliente más importante del bufete (TC) y, de repente, recibes un mensaje en el que se te informa de que tu jefe desea tratar contigo unos asuntos importantes TL(IMP) ¿Qué haces? Seguir con la visita y dejar la atención a los asuntos de tu jefe para otro momento más oportuno.
¿TL(INT) vs TC?
TC
Estás justo en medio de la reunión mensual de seguimiento de negocio (TC) y, de repente, te entra la llamada de un cliente TL(INT). ¿Qué haces? Respondes la llamada con un SMS que dice «te llamo luego» y te centras en los contenidos de la reunión.
¿TP(IMP) vs TC?
TC
Estás preparando una cena familiar en casa muy especial (TC) y, de repente, recibes la visita inesperada de un amigo que quiere invitarte a salir para tomar una copa con él TP(IMP). ¿Qué haces? Declinas amablemente la invitación de tu amigo y continúas con la preparación de la cena familiar.
¿TP(INT) vs TC?
TC
Estás manteniendo una reunión con la tutora de tu hijo para tratar de mejorar su rendimiento escolar (TC) y, de repente, se producen varias notificaciones de whatsapp en un grupo de amigos TP(INT). ¿Qué haces? Haces como que no has oído el whatsapp y te centras en lo que tienes que estar.
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea laboral programada TL(PDA)
¿TC(EME) vs TL?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, empieza a encharcarse la oficina por la rotura de una cañería TC(EME). ¿Qué haces? Cesas tu actividad en ese momento y centras toda tu energía y todo tu talento en minimizar los daños que causa el agua y averiguar las causas del problema para solucionarlo rápidamente
Con tarea personal:
Estás tomando un tentempié en la cantina (TL) y, de repente, suena la alarma de incendios TC(EME). ¿Qué haces? Lo dejas todo y procedes a salir del edificio.
¿TC(URG) vs TL?
TC(URGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, se te presenta en el despacho un compañero avisándote de que tu jefe convoca a todos los empleados a una reunión urgente en su despacho TC(URG). ¿Qué haces? Dejas la gestión del listado para más tarde y acudes a la llamada de tu jefe.
Con tarea personal:
Estás atendiendo en el mostrador a unos clientes (TL) y, de repente, entra alguien en la oficina avisando de que la grúa está multando a los coches aparcados en la calle donde lo tienes tú TC(URG). ¿Qué haces? Te disculpas ante los clientes y sales disparado a la calle para intentar evitar la sanción.
¿TL(IMP) vs TL?
TL
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, recibes una llamada de un compañero de trabajo pidiéndote por favor que le revises la redacción del informe que acaba de redactar TL(IMP). ¿Qué haces? Con asertividad, le explicas que tienes cosas que hacer y no puedes dedicarle la atención que merece.
¿TL(INT) vs TL?
TL
Estás atendiendo al representante de un proveedor en tu despacho (TL) y, de pronto, un compañero te dice si tienes un minuto para él TL(INT). ¿Qué haces? Le pides amablemente que espere a que acabes de atender al representante para luego prestarle toda la atención durante un minuto.
¿TP(IMP) vs TL?
TL
Estás cumplimentando un formulario complejo para tramitar una incidencia que te trae de cabeza (TL) y, de repente, recibes la llamada de un amigo que está pasando cerca de tus oficinas y se le ha ocurrido que podría verte por lo que te llama para que bajes a tomar café con él TP(IMP). ¿Qué haces? Lamentas no poder bajar en estos momentos y le emplazas a una próxima vez para dedicarte a lo que estás haciendo y quitarte la preocupación de la cabeza
¿TP(INT) vs TL?
TL
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, escuchas la notificación de entrada de un nuevo whatsapp TP(INT). ¿Qué haces? Te centras en el trabajo e ignoras la notificación. Es más, silencias las notificaciones en el móvil para que no se vuelvan a producir más interrupciones.
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea personal programada TP(PDA)
¿TC(EME) vs TP?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás haciendo la compra en el supermercado (TP) y, de repente, te llaman desde la oficina para pedirte que vayas a desbloquear la caja fuerte porque es totalmente imprescindible y tú eres el único que se sabe la combinación TC(EME). ¿Qué haces? Cesas tu actividad en ese momento y te centras en el problema para solucionarlo rápidamente
Con tarea personal:
Estás realizando tu sesión diaria de ejercicio físico (TE) y, de repente, suena la alarma de incendios en el gimnasio (EME). ¿Qué haces? Dejas de hacer lo que estabas haciendo y te sales del gimnasio inmediatamente.
¿TC(URG) vs TP?
TC(URGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás haciendo la compra en el supermercado (TP) y, de repente, recibes una llamada avisándote de que tu jefe te está intentando localizar porque quiere tratar unos asuntos urgentes contigo TC(URG). ¿Qué haces? Automáticamente, haces un receso y le llamas para ver qué es lo que quiere.
Con tarea personal:
Estás realizando tu sesión diaria de ejercicio físico (TP) y, de repente, entra alguien en el gimnasio avisando de que la grúa está multando a los coches aparcados en la calle donde lo tienes tú TC(URG). ¿Qué haces? Dejas de hacer ejercicio y sales a la calle a ver si puedes evitar la sanción.
¿TL(IMP) vs TP?
TL(IMPREVISTO)
Estás ordenando la ropa lavada y planchada en los armarios del vestidor de tu casa (TP) y, de repente, te llama un cliente para que le averigües unos asuntos TL(IMP). ¿Qué haces? Dejas por un momento lo que estás haciendo y te centras en atender la llamada.
¿TL(INT) vs TP?
TL(INTERRUPCIÓN)
Estás dando un paseo por la ciudad (TP) y, de repente, por sorpresa, te sale al encuentro un compañero de trabajo que aprovecha para comentarte un asunto TL(INT). ¿Qué haces? Pues por cortesía te detienes y le atiendes un momento.
¿TP(IMP) vs TP?
TP
Estás entrando en la comisaría de policía para renovar tu pasaporte con cita previa (TP) y, de repente, te encuentras con un amigo que te invita a tomar algo TP(IMP). ¿Qué haces? Declinas amablemente la invitación porque tienes un asunto personal que atender y ahora no puedes estar con él.
¿TP(INT) vs TP?
TP
Estás en plena revisión diaria de actividades (TP) y, de repente, suena la notificación de que un conocido ha compartido una foto en Facebook TP(INT). ¿Qué haces? Sigues a lo tuyo y dejas para otro momento la consulta de la foto colgada en la red.
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea de relleno programada TR(PDA)
¿TC(EME) vs TR?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás mirando los horarios de tren disponibles para un viaje laboral que tienes que hacer próximamente (TR) y, de repente, se derrama la botella de agua sobre la mesa del ordenador TC(EME). ¿Qué haces? Lo dejas todo y te ocupas de minimizar los daños ocasionados por el agua.
Con tarea personal:
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, suena la alarma y empiezas a oler a quemado TC(EME). ¿Qué haces? Salir pitando.
¿TC(URG) vs TR?
TC(URGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás mirando los horarios de tren disponibles para un viaje laboral que tienes que hacer próximamente (TR) y, de repente, recibes un mensaje en el que se te informa de que tu jefe convoca a todos los empleados a una reunión urgente en su despacho TC(URG). ¿Qué haces? Dejas lo de los trenes para otro momento y acudes a la llamada de la dirección.
Con tarea personal:
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, entra alguien en la oficina avisando de que la grúa está multando a los coches aparcados en la calle donde lo tienes tú TC(URG).¿Qué haces? Lo dejas todo y te vas pitando a ver si aún llegas a tiempo para evitar la multa.
¿TL(IMP) vs TR?
TL(IMPREVISTO)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, recibes una llamada de un compañero de trabajo pidiéndote por favor que le ayudes en un problema que tiene (IMP). ¿Qué haces? Dejas de hacer lo que estás haciendo y le echas un cable al compañero.
¿TL(INT) vs TR?
TL(INTERRUPCIÓN)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, escuchas la notificación de entrada de un nuevo correo de Recursos Humanos TL(INT). ¿Qué haces? Lees el correo y dejas de consultar la cartelera.
¿TP(IMP) vs TR?
TP(IMPREVISTO)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, recibes una llamada de un amigo pidiéndote por favor que le ayudes en un problema que tiene TP(IMP). ¿Qué haces? Dejas de hacer lo que estás haciendo y le echas un cable a tu amigo.
¿TP(INT) vs TR?
TP(INTERRUPCIÓN)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, escuchas la notificación de un whatsapp de tu pareja TP(INT). ¿Qué haces? Lees el mensaje y dejas de consultar la cartelera.
