Las herramientas informáticas de productividad están íntimamente relacionadas con el método al que sirven. Pero no se trata de una relación de igual a igual: Las herramientas son sustituibles y están subordinadas al método. Mañana podríamos elegir cambiar de herramientas porque aparecen otras con mejor diseño y/o funcionalidades pero el método permanecería invariable en lo sustancial. Es más importante el fondo que la forma, pero la forma también es importante. Y a elegir la mejor entre las posibles nos hemos dedicado en este apartado.
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE PRODUCTIVIDAD
Introducción
Investigamos qué herramientas informáticas de productividad había en el mercado a nuestro alcance que pudieran servir a nuestro método. Las Stores de Android y de Apple están repletas de aplicaciones de gestión de notas, tareas y calendarios que te permiten definir listas de tareas pendientes. Es importante no confundir una simple “to-do-list” con lo que representa una buena PDA (“Programación Diaria de Actividades”), que acarrea una cuidada elaboración meditada.
De entre las alternativas analizadas, desechamos aquellas que fueran difíciles de aprender a manejar (usabilidad mental), poco operativas a la hora de utilizar (usabilidad física) o que supusieran un coste por su uso.
Aquellos nostálgicos que sigan basando su programación diaria en anotaciones manuales sobre papeles, tienen todo nuestro reconocimiento y admiración. Pero incluso ellos reconocerán que, al ritmo que trabajamos en la sociedad actual, no es fácil. Con el caudal de información que manejamos cada día en nuestro trabajo, resulta muy complicado dar la espalda al uso de las herramientas digitales. A esto se une la evidencia de que, hoy en día, es más probable que todos llevemos encima un smartphone, antes que papel y boli.
La decisión
La decisión tomada, nuestra elección en estos momentos, no es una herramienta única sino un “pack interconectado y sincronizado” de herramientas informáticas de productividad. Representa, de entre todas las opciones analizadas, la que pensamos que encaja mejor en el método de productividad que cumple nuestros requisitos:
- requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
- estar adaptada a todos los formatos digitales (móvil y escritorio),
- ofrecer una curva de aprendizaje corta
- disponer de una versión gratuita lo suficientemente potente
- permitirnos generar una Programación Diaria de Actividades (PDA)
- ofrecernos la posibilidad de gestionar amenazas (Interrupciones, Imprevistos y Urgencias) y debilidades (Distracciones y Preocupaciones)
- servirnos de guía para alinearnos con los objetivos establecidos
- sistematizar el seguimiento de resultados
- analizar las causas que los han provocado
La era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso.
EVERNOTE y TRELLO: Nuestras herramientas informáticas de productividad
Nuestra elección es TRELLO y EVERNOTE, con la inestimable colaboración de GOOGLE CALENDAR. La actuación conjunta de estas increíbles herramientas informáticas de productividad cumple con los requerimientos formulados y puede llegar a tener una potencia brutal en nuestro rendimiento.
Hay quien establece la disyuntiva TRELLO o EVERNOTE, y tiene sentido, pues ambas plataformas están pensadas para gestionar tareas y proyectos. Pero nosotros vamos a utilizarlas conjuntamente porque vamos a utilizar cada una para una cosa. Se podría decir que lo que le falta a una, lo tiene la otra y viceversa. Y la conjunción de ambas es muy potente.
¿En qué destaca EVERNOTE sobre TRELLO?
- Abarca canales de entrada de información a los que TRELLO no llega (audio, nota manuscrita,…).
- Es tremendamente versátil para catalogar entradas con etiquetas infinitas; TRELLO, sin embargo, tiene menos posibilidades de etiquetar aunque sean mucho más visuales.
¿En qué destaca TRELLO sobre EVERNOTE?
- Es muy agradable a la vista y cómoda de ver mientras que EVERNOTE tiene un diseño muy sobrio.
- El trabajo colaborativo con equipos y miembros está en el ADN de TRELLO, que lo hace mucho mejor. EVERNOTE permite compartir información con terceros por correo o a través de su Work Chat, pero su uso no es tan intuitivo.
La función de calendario merece una mención aparte:
- EVERNOTE no tiene más que recordatorios sin vista calendario
- y TRELLO la ofrece con los POWER-UP “calendar” y “cronofy“, que tienen el problema de que sólo integran los vencimientos del tablero en el que estamos y no de la globalidad de tableros.
En cualquier caso, las dos herramientas están preparadas para sincronizarse perfectamente con la aplicación de calendario electrónico personal GOOGLE CALENDAR. En las secciones individuales explicamos cómo hacerlo.
Último paso
A partir de ahí, queda encajar su uso en el ciclo de trabajo establecido por nuestro método. TRELLO y EVERNOTE, en colaboración con GOOGLE CALENDAR, se ensamblan para permitir cumplir la función del método. A saber, qué es lo que tenemos que hacer en cada momento, qué no tenemos que hacer y, sobre todo, entendiendo el por qué.
Asignaremos una función prioritaria a cada una de las herramientas informáticas de productividad elegidas:
- Con TRELLO esperamos gestionar el stock de información, proporcionando la visión estática, la PERSPECTIVA general.
- y a EVERNOTE, le pediremos gestionar el flujo de la información, la visión dinámica, el CONTROL diario a través de una Programación Diaria de Actividades (PDA), el seguimiento de los resultados y sus causas.
Conclusión
Existen multitud de tutoriales en internet que abordan la forma y manera de crear y administrar una cuenta en estas plataformas, explicando al detalle todas sus funcionalidades. Por ejemplo, si quieres conocer más de EVERNOTE, pincha aquí y en su web te lo cuentan. Y lo mismo para TRELLO, pinchando aquí.
Pero nosotros, en lugar de dedicar esfuerzos a explicar en profundidad los aspectos más formales de estas fantásticas herramientas informáticas de productividad, nos centraremos en detallar cuál es el uso que les damos. Sin mayores pretensiones, nos limitamos a contar algo que hemos comprobado que funciona: nuestro caso particular.
¿De qué modo usamos EVERNOTE y TRELLO (sincronizados con GOOGLE CALENDAR) para disponer de un método de gestión de tareas que nos permita contribuir a la mejora de nuestra productividad?
CIRCUITO DE INFORMACIÓN
1.- LA FASE PREVIA
El espacio físico
Recomendamos crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1) y a actualizar la visión de conjunto. Por ejemplo, el de asearse antes de arrancar, lavándose cara y manos, respirar hondo, beber agua, incluso encenderse una barrita de incienso y ponerse alguna música suave, sin letra y en volumen bajo, de tipo Zen o Feng-Shui. A partir de ahí, proceder.
Es fundamental apartarse unos instantes del mundanal ruido, aislarse en soledad, reservando un lugar físico diferencial para llevar a cabo las pautas que el método establece. Un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté.
El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última tarea laboral del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.
2.- INPUTS: Recopilación de toda la información en la libreta "INBOX" DE EVERNOTE
El espacio virtual
Cada día nos llega una abrumadora lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información.
EVERNOTE nos brinda la posibilidad de extender sus límites hasta el infinito y más allá, para salvar esta carencia de nuestra mente y convertirnos en superhéroes. Pero para conseguir estos superpoderes, no basta con descargarse la aplicación. Tendremos que seguir unas pautas sencillas:
Habilitar una libreta, un cubo o un saco llamado “INBOX”, que cumpla la función de “recogedor” o “bandeja”, donde vayan a parar absolutamente todas las entradas de información (inputs) que pasen ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resultan de interés.
Recopilar todo, de forma única y exclusiva en un sitio implica que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a esos inputs diarios. En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX de EVERNOTE, que serán [1], [2a] y [3]. Pero luego está [2b] que también llegará al INBOX de EVERNOTE, pero tras pasar el filtro de TRELLO, indirectamente a través de [3].
La secuencia temporal
En resumen, tenemos que distinguir:
- [1] Durante la jornada laboral, va entrando información (inputs) a través de los distintos canales de información de todo tipo.
- Cuando se trata de material informativo de interés que surge en el transcurso de una reunión o de una conversación, presencial o telefónica, la recogida de datos ha de pasar por escribirlo en una nueva nota.
- Cuando se trata de correos electrónicos, EVERNOTE te facilita una dirección específica, que permite especificar la libreta destino escribiendo su nombre en el “asunto” precedido del símbolo @.
- Y cuando se trata de contenidos web, la extensión EVERNOTE WEB CLIPPER te facilita las capturas. En el resto de casos, EVERNOTE está preparado para albergar la información en nueva nota (audio, cámara, adjuntos,…).
- También es posible desde cualquier dispositivo compartir videos, mensajes y documentos con EVERNOTE.
- Durante el checking diario se contrastará lo que teníamos previsto ejecutar -PDA (n)- con lo que realmente hemos ejecutado. De ahí surgirán dos sub-conjuntos de información:
- [2a] Las actividades que se han quedado pendientes de concluir tras la jornada laboral se incorporarán de nuevo a la bandeja de entrada INBOX para ser objeto de nuevo análisis
- [2b] Las finalizadas proporcionarán información para actualizar la situación de los distintos tableros en TRELLO. Una vez tratada, es susceptible de ser objeto de rebote y transformarse en [3]
- [3] Durante los momentos de revisión semanal, con la perspectiva de la realidad que da la contemplación de los tableros de TRELLO, ocurrirá lo normal. O sea, que florezcan ideas y que broten iniciativas de emprender acciones para conseguir determinados objetivos. Gracias al POWER-UP de EVERNOTE que podemos añadirle a TRELLO (incluso en su versión gratuita), tendremos la posibilidad de conectar ambas plataformas y crear notas en EVERNOTE desde TRELLO .
Aclaración
Nos detenemos en este punto para pedir disculpas a los desarrolladores de la fantástica herramienta que es TRELLO. Somos plenamente conscientes de que, con el papel que le asignamos dentro del ciclo que define nuestro método de gestión de tareas, desaprovechamos una parte de su software. Sabemos que TRELLO permite las capturas de contenidos web a través de la extensión CARD THIS TO TRELLO. Y que, de igual modo que lo hace EVERNOTE, también facilita una dirección de correo específica para cada tablero con el fin de recepcionar información.
Sacrificamos una parte importante de las prestaciones de TRELLO para mejorar el control sobre el inmenso caudal de información que entra cada día. Es mejor autolimitarse y cumplir la premisa de una sola bandeja receptora de toda la información. El motivo que nos lleva a decantamos por EVERNOTE es muy claro: nos permite hacer mejor la siguiente fase del ciclo que es clasificar las entradas a través de su sistema de etiquetado.
3.- CLASIFICACIÓN DEL "INBOX" DE EVERNOTE
Una vez volcada toda la información al INBOX de EVERNOTE es importante reservar un espacio de tiempo cada día (y un espacio físico único) para analizar, una por una, cada entrada [nota].
EVERNOTE nos brinda la posibilidad de utilizar:
- las PILAS y las LIBRETAS para definir los bloques de tareas [notas] que nos permiten saber “qué hacer” (actividad: archivar, delegar o hacer)
- y las ETIQUETAS para definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (persona), “por qué” (asunto), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada [nota], independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada 5 veces.
- Asimismo, cuando una tarea toca a su fin y llega el momento de marcarla como “finiquitada“, lo que corresponde es:
- por una parte, comparar las expectativas que habíamos generado al ponerla en marcha con el resultado obtenido.Aquí es cuando utilizamos la etiqueta que denominaremos “CONTRIBUCIÓN A RETOS” la cual nos va a permitir llevar a cabo un seguimiento de los resultados en cualquier momento y generar un histórico.
- por otra parte, analizar las causas de que el resultado haya sido el que es. Aquí echaremos mano de la etiqueta “ANÁLISIS DAFO“.
4.- OUTPUTS: GENERACIÓN Programación Diaria de Actividades (PDA)(n+1) y ACTUALIZACIÓN TRELLO
Al final, esta forma de proceder no da lo que buscábamos:
- GOBIERNO DEL FLUJO DE ACTIVIDAD (control): Las etiquetas de prioridad, espacio y tiempo, con la correspondiente asignación de recordatorios, nos permitirán generar desde EVERNOTE la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1). La posibilidad de conectar estas tres plataformas entre sí nos permite generar la visión gráfica en el GOOGLE CALENDAR y enviar a TRELLO un correo con esta información, desde donde será consultada durante la jornada una vez convertida en un check-list.
- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): Por su parte, las etiquetas que tratan de personas (quién) y asuntos (por qué) nos permitirán mantener al día los tableros personales y temáticos de TRELLO en el checking diario del PDA(n) con las actividades que se consideren finalizadas. Y, por último, lo más importante: llevar un seguimiento de resultados a base de evaluar en qué medida a contribuido al cumplimiento de retos cada actividad finalizada y los motivos por los cuales esto ha sido así (análisis DAFO).
Opcionalmente, TRELLO nos brinda la posibilidad de gestionar tareas en equipos de trabajo previamente definidos, involucrando a sus miembros.
5.- Colofón final: capítulo de imponderables
Pese a que utilizamos EVERNOTE para confeccionar nuestro PDA(n+1), consideramos conveniente el envío a TRELLO de un correo con esta información para ser transformada en un 1º check-list, con el título PDA, que pueda ser consultado fácilmente a lo largo de la jornada.
Con la misma funcionalidad de TRELLO, tenemos la posibilidad de crear un 2º check-list, que titularemos AMENAZAS EXTERNAS, específicamente destinado a registrar las interrupciones, los imprevistos y las urgencias que van apareciendo a lo largo de la jornada. Por supuesto, es necesario que las tareas que se incorporen a este capítulo tengan su correspondiente reflejo en EVERNOTE. No pueden ni deben escapar al proceso de etiquetado, que tan útil nos va a resultar en nuestro día. Especialmente, en lo que al seguimiento de resultados se refiere.
Este despliegue de información sobre las tareas a realizar, tantos las previstas como las imprevistas, nos aporta una visión global mucho más rica y real. En nuestras revisiones semanales, será objeto de análisis cuál ha sido nuestra actividad a lo largo de la semana:
- Cuántas tareas de las previstas en el PDA se han ejecutado y se han dejado de ejecutar cada día.
- Cuántas tareas no previstas en el PDA han ido surgiendo cada día.
Este simple análisis nos puede dar una medida de hasta qué punto nuestro trabajo es predecible.
Por último, crearemos un 3° check-list para registrar, con el nombre de DEBILIDADES INTERNAS todas las:
- preocupaciones que nos persiguen en nuestro desempeño profesional.
- distracciones que nos acechan.
INVERSIÓN DE TIEMPO REQUERIDA POR NUESTRO MÉTODO DE GESTIÓN DE TAREAS
Registro entradas
El registro de todas las entradas que nos lleguen por distintos canales no viene a consumir un espacio de tiempo significativo. Sin embargo, es de vital importancia no dejar pasar el momento de recoger la información. Primero para que no se nos olvide y se pierda, y segundo, porque liberará nuestra mente de la pesada tarea de recordar y podrá así emplearse en otros menesteres más brillantes.
Para medir la rentabilidad de la inversión en tiempo, necesitamos estimar el tiempo empleado en registrar las entradas. Suponemos una media de 12 entradas nuevas al día, y una duración de 1 minuto para enviar cada una al INBOX de EVERNOTE (reenviar correo con asunto @”inbox”, compartir un documento desde el móvil, grabar un audio,…).
Duración estimada: 12 minutos (diarios)Checking PDA(n): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES del día que acaba
Partiendo de la programación diaria de actividades del día que acaba PDA(n), procedemos a realizar el checking distinguiendo entre:
- tareas completadas, que servirán para:
- actualizar la información de las tarjetas de TRELLO y
- etiquetar en EVERNOTE evaluando cuál ha sido el grado de contribución al cumplimiento de retos
- y tareas pendientes, que se añadirán otra vez al INBOX de EVERNOTE para ser sometidas a una nueva revisión
Esta tarea no debe extenderse más allá de lo necesario, siendo concisos y precisos.
Duración estimada: 6 minutos (diarios)Análisis y clasificación
Llega la hora de analizar, una a una, cada entrada del INBOX de EVERNOTE. Toca definir qué es cada cosa (de qué LIBRETA debe formar parte) y asignarle las ETIQUETAS:
1.- TIEMPO: día y hora, dando de alta también el “recordatorio” (duplicamos esta información como mecanismo de control para no cometer errores en una cuestión tan sensible)
2.- ESPACIO
3.- ASUNTO
4.- PERSONA
5.- PRIORIDAD
Pongamos que existen 15 entradas (entre las nuevas que vienen del registro y las inacabadas que vienen del checking) y que a cada una le dedicamos 1 minuto.
Duración estimada: 15 minutos (diarios)
Generar PDA(n+1): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES del día que vendrá
Una vez clasificadas adecuadamente las entradas, el proceso de generación de programación diaria de actividades del día siguiente es sencillo. Consiste en acudir a la etiqueta TIEMPO y seleccionar el DIA 1A_XXXXYYZZ donde “XXXX” será el año, “YY” el mes y “ZZ” el día.
Nos saldrán todas las notas con esa etiqueta. Las seleccionamos todas y creamos nota como Tabla de contenido. Esta nueva nota es, en sí misma, el PDA(n+1): la deseada programación diaria de actividades para el día siguiente.
Como una nota más que es, podemos enviarla por correo y así lo haremos, para que en la lista INBOX de TRELLO cree una tarjeta. Allí, podremos seleccionar la descripción del contenido del PDA y convertirlo en CHECK-LIST de un modo sencillo y práctico, que nos facilitará el checking del final del día siguiente.
Titularemos PDA a este check-list para diferenciarlo de un 2º check-list titulado IMPREVISTOS. Uno que incluya las tareas que surjan a lo largo de la jornada que, sin estar contempladas en el PDA, no puedan postponerse (enviándose al INBOX) ni delegarse.
Duración estimada: 3 minutos (diarios)
Revisar TRELLO
Así como el resto de tareas tienen que tener necesariamente una frecuencia diaria, para la revisión de los tableros personales y temáticos en TRELLO basta con llevarla a cabo con carácter semanal.
La perspectiva que nos dará repasar en qué situación nos encontramos quedará muy simplificada con la adecuada gestión de etiquetas de colores, algo en lo que TRELLO destaca por su carácter visual. Durante el proceso de revisión de los tableros, se pondrá de manifiesto la necesidad de llevar a cabo determinadas acciones.
Será nuestra iniciativa la que nos guíe. Será entonces el POWER-UP de EVERNOTE que TRELLO incorpora el mecanismo a través del cual iremos enviando nuevas entradas al INBOX de EVERNOTE para ser tratadas a continuación.
Duración estimada: 60 minutos (semanales)
Duración estimada: 12 minutos (diarios)
RESUMEN DE TIEMPOS: sesión diaria
Esto representa que, aparte de los minutos que a lo largo de la jornada emplearemos en registrar nuevas entradas, debemos reservar:
- 1/2 hora de tirón para la sesión diaria, de lunes a viernes
- 1 hora para la sesión de revisión TRELLO los viernes
Nuestra recomendación es que el momento de realizar la sesión “checking + análisis y clasificación INBOX EVERNOTE + generación Programación Diaria de Actividades PDA(n+1)” coincida con final de la jornada laboral.
Es el momento en que todo está más reciente y aún guardamos todos los matices en la memoria. La energía requerida para llevar a cabo esta labor es de un nivel de intensidad bajo y a esas alturas de la jornada no se dispone de más fuerzas. Es, por tanto, el momento ideal para emplearse en llevar a cabo, sólo para las tareas FINIQUITADAS:
- Seguimiento de resultados (contribución a retos)
- Justificación mediante Análisis DAFO
Por las mismas razones, también recomendamos que la sesión de revisión de los tableros TRELLO sea todos los viernes, a final de la semana, justo antes del inicio de la sesión diaria. En este punto acaban los requerimientos del método de productividad y el uso de las herramientas informáticas de productividad, hasta que arranca una nueva semana y vuelta a empezar.
