HERRAMIENTAS

La elección de un método de organización de tareas está íntimamente relacionada con las herramientas necesarias para implementarlo. Pero no se trata de una relación de igual a igual: Las herramientas son sustituibles y están subordinadas al método. Mañana podríamos elegir cambiar de herramientas porque aparecen otras con mejor diseño y/o funcionalidades pero el método permanecería invariable en lo sustancial. Es más importante el fondo que la forma, pero la forma también es importante. Y a elegir la mejor entre las posibles nos hemos dedicado en este apartado.

HERRAMIENTAS PARA EL MÉTODO DE GESTIÓN DE TAREAS

Investigamos qué herramientas había en el mercado a nuestro alcance que pudieran servir a nuestro método. Las Stores de Android y de Apple están repletas de aplicaciones de gestión de notas, tareas y calendarios que te permiten definir listas de tareas pendientes. Es importante no confundir una simple “to-do-list” con lo que representa una buena PDA (“Programación Diaria de Actividades”), que acarrea una cuidada elaboración meditada.

De entre las alternativas analizadas, desechamos aquellas que fueran difíciles de aprender a manejar (usabilidad mental), poco operativas a la hora de utilizar (usabilidad física) o que supusieran un coste por su uso.

Aquellos nostálgicos que sigan basando su programación diaria en anotaciones manuales sobre papeles, tienen todo nuestro reconocimiento y admiración. Pero incluso ellos reconocerán que, al ritmo que trabajamos en la sociedad actual, no es fácil. Con el caudal de información que manejamos cada día en nuestro trabajo, resulta muy complicado dar la espalda al uso de las herramientas digitales. A esto se une la evidencia de que, hoy en día, es más probable que todos llevemos encima un smartphone, antes que papel y boli.

La decisión tomada, nuestra elección en estos momentos, no es una herramienta única sino un “pack interconectado y sincronizado”. Representa, de entre todas las opciones analizadas, la que pensamos que encaja mejor en el método de gestión de tareas que cumple nuestros requisitos:

  1. requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
  2. estar adaptada a todos los formatos digitales (móvil y escritorio),
  3. tener una curva de aprendizaje corta y ofrecer una versión gratuita lo suficientemente potente
  4. permitirnos generar una Programación Diaria de Actividades (PDA) que nos sirva de guía.

La era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso. 

EVERNOTE y TRELLO

Nuestra elección es TRELLO y EVERNOTE, con la inestimable colaboración de GOOGLE CALENDAR. La actuación conjunta de estas increíbles herramientas informáticas cumple con los requerimientos formulados y puede llegar a tener una potencia brutal en nuestro rendimiento.

Hay quien establece la disyuntiva TRELLO o EVERNOTE, y tiene sentido, pues ambas plataformas están pensadas para gestionar tareas y proyectos. Pero nosotros vamos a utilizarlas conjuntamente porque vamos a utilizar cada una para una cosa. Se podría decir que lo que le falta a una, lo tiene la otra y viceversa. Y la conjunción de ambas es muy potente.

  • EVERNOTE abarca canales de entrada de información a los que TRELLO no llega (audio, cámara, nota manuscrita,…).
  • EVERNOTE tiene un diseño muy espartano mientras que TRELLO es agradable a la vista y cómoda de ver.
  • EVERNOTE permite compartir información con terceros por correo o a través de su Work Chat, pero el trabajo colaborativo con equipos y miembros está en el ADN de TRELLO, que lo hace mucho mejor.
  • EVERNOTE es tremendamente versátil para catalogar entradas con etiquetas infinitas; TRELLO, sin embargo, tiene menos posibilidades de etiquetar pero infinitamente más visuales.

La función de calendario merece una mención aparte:

  • EVERNOTE no tiene más que recordatorios sin vista calendario
  • y TRELLO la ofrece con los POWER-UP “calendar” y “cronofy“, que tienen el problema de que sólo integran los vencimientos del tablero en el que estamos y no de la globalidad de tableros.

En cualquier caso, las dos herramientas están preparadas para sincronizarse perfectamente con la aplicación de calendario electrónico personal GOOGLE CALENDAR. En las secciones individuales explicamos cómo hacerlo.

Último paso

A partir de ahí, queda encajar su uso en el ciclo de trabajo establecido por nuestro método. TRELLO y EVERNOTE, en colaboración con GOOGLE CALENDAR, se ensamblan para permitir cumplir la función del método, que es saber qué tenemos que hacer en cada momento, qué no tenemos que hacer y, sobre todo, entendiendo el por qué.

Es importante señalar que, no es porque lo sean en sí mismas sino por el uso que aquí les vamos a dar:

  • TRELLO nos permitirá gestionar el stock de información, proporcionando la visión estática, la PERSPECTIVA general. De hecho, al estar inspirado en KANBAN, TRELLO suele asociarse a herramienta de gestión de procesos, pero aquí no le daremos ese uso.
  • y EVERNOTE, nos permitirá gestionar el flujo de la información, la visión dinámica, el CONTROL diario a través de una Programación Diaria de Actividades (PDA)

Existen multitud de tutoriales en internet que abordan la forma y manera de crear y administrar una cuenta en estas plataformas, explicando al detalle todas sus funcionalidades. Por ejemplo, si quieres conocer más de EVERNOTE, pincha aquí y en su web te lo cuentan. Y lo mismo para TRELLO, pinchando aquí.

Pero nosotros, en lugar de dedicar esfuerzos a explicar en profundidad los aspectos más formales de estas fantásticas herramientas, nos centraremos en detallar cuál es el uso que les damos. Sin mayores pretensiones, nos limitamos a contar algo que hemos comprobado que funciona: nuestro caso particular.

¿De qué modo usamos EVERNOTE y TRELLO (sincronizados con GOOGLE CALENDAR) para disponer de un método de gestión de tareas que nos permita contribuir a la mejora de nuestra productividad?

CIRCUITO DE TRABAJO: FLUJO DE INFORMACIÓN

1.- RECOPILACIÓN DE TODA LA INFORMACIÓN EN EL "INBOX" DE EVERNOTE

Cada día nos llega una abrumadora lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información.

EVERNOTE nos brinda la posibilidad de extender sus límites hasta el infinito y más allá, para salvar esta carencia de nuestra mente y convertirnos en superhéroes. Pero para conseguir estos superpoderes, no basta con descargarse la aplicación. Tendremos que seguir unas pautas sencillas:

Habilitar una libreta, un cubo o un saco llamado “INBOX”, que cumpla la función de “recogedor” o “bandeja”, donde vayan a parar absolutamente todas las entradas de información (inputs) que pasen ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resultan de interés.

Recopilar todo, de forma única y exclusiva en un sitio implica que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a esos inputs diarios. En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX de EVERNOTE, que serán [1], [2] y [3]. Pero luego está [4] que también llegará al INBOX de EVERNOTE, pero tras pasar el filtro de TRELLO, indirectamente a través de [3].

Secuencia temporal

En resumen, tenemos que distinguir:

  • [1] Durante la jornada laboral, va entrando información (inputs) a través de los distintos canales de información de todo tipo.
      • Cuando se trata de material informativo de interés que surge en el transcurso de una reunión o de una conversación, presencial o telefónica, la recogida de datos ha de pasar por escribirlo en una nueva nota.
      • Cuando se trata de correos electrónicos, EVERNOTE te facilita una dirección específica, que permite especificar la libreta destino escribiendo su nombre en el “asunto” precedido del símbolo @.
      • Y cuando se trata de contenidos web, la extensión EVERNOTE WEB CLIPPER te facilita las capturas. En el resto de casos, EVERNOTE está preparado para albergar la información en nueva nota (audio, cámara, adjuntos,…).
      • También es posible desde cualquier dispositivo compartir videos, mensajes y documentos con EVERNOTE.
  • Durante el checking diario se contrastará lo que teníamos previsto ejecutar -PDA (n)- con lo que realmente hemos ejecutado. De ahí surgirán dos sub-conjuntos de información:
      • [2] Las actividades que se han quedado pendientes de concluir tras la jornada laboral se incorporarán de nuevo a la bandeja de entrada INBOX para ser objeto de nuevo análisis
      • [4] Las finalizadas proporcionarán información para actualizar la situación de los distintos tableros en TRELLO. Una vez tratada, es susceptible de ser objeto de rebote y transformarse en [3]
  • [3] Durante los momentos de revisión semanalcon la perspectiva de la realidad que da la contemplación de los tableros de TRELLO, ocurrirá lo normal. O sea, que florezcan ideas y que broten iniciativas de emprender acciones para conseguir determinados objetivos. Gracias al POWER-UP de EVERNOTE que podemos añadirle a TRELLO (incluso en su versión gratuita), tendremos la posibilidad de conectar ambas plataformas y crear notas en EVERNOTE desde TRELLO .

Aclaración

Nos detenemos en este punto para pedir disculpas a los desarrolladores de la fantástica herramienta que es TRELLO. Somos plenamente conscientes de que, con el papel que le asignamos dentro del ciclo que define nuestro método de gestión de tareas, desaprovechamos una parte de su software. Sabemos que TRELLO permite las capturas de contenidos web a través de la extensión CARD THIS TO TRELLO. Y que, de igual modo que lo hace EVERNOTE, también facilita una dirección de correo específica para cada tablero con el fin de recepcionar información.

Sacrificamos una parte de las prestaciones de TRELLO para mejorar el control sobre el inmenso caudal de información que entra cada día. Es mejor autolimitarse y cumplir la premisa de una sola bandeja receptora de toda la información. El motivo que nos lleva a decantamos por EVERNOTE es muy claro: nos permite hacer mejor la siguiente fase del ciclo que es clasificar las entradas a través de su sistema de etiquetado. 

2.- CLASIFICACIÓN DEL "INBOX" DE EVERNOTE: GENERAR Programación Diaria de Actividades (PDA)(n+1) y ACTUALIZAR TRELLO

Una vez volcada toda la información al INBOX de EVERNOTE es importante reservar un espacio de tiempo cada día (y un espacio físico único) para analizar, una por una, cada entrada [nota]

EVERNOTE nos brinda la posibilidad de utilizar:

  1. las PILAS y las LIBRETAS para definir los bloques de tareas [notas] que nos permiten saber “qué hacer” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  2. y las ETIQUETAS para definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (persona), “por qué” (asunto), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada [nota], independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada 5 veces.

Al final, esta forma de proceder no da lo que buscábamos:

  • CONTROL: Las etiquetas de prioridad, espacio y tiempo, con la correspondiente asignación de recordatorios, nos permitirán generar desde EVERNOTE la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1). La posibilidad de conectar estas tres plataformas entre sí nos permite generar la visión gráfica en el GOOGLE CALENDAR y enviar a TRELLO un correo con esta información, desde donde será consultada durante la jornada una vez convertida en un check-list.

 

  • PERSPECTIVA: Por su parte, las etiquetas que tratan de personas (quién) y asuntos (por qué) nos permitirán mantener al día los tableros personales y temáticos de TRELLO en el checking diario del PDA(n) con las actividades que se consideren finalizadas.

Opcionalmente, TRELLO nos brinda la posibilidad de gestionar tareas en equipos de trabajo previamente definidos, involucrando a sus miembros.

INVERSIÓN DE TIEMPO REQUERIDA POR NUESTRO MÉTODO DE GESTIÓN DE TAREAS

Registro entradas

El registro de todas las entradas que nos lleguen por distintos canales no viene a consumir un espacio de tiempo significativo. Sin embargo, es de vital importancia no dejar pasar el momento de recoger la información. Primero para que no se nos olvide y se pierda, y segundo, porque liberará nuestra mente de la pesada tarea de recordar y podrá así emplearse en otros menesteres más brillantes.

Para medir la rentabilidad de la inversión en tiempo, necesitamos estimar el tiempo empleado en registrar las entradas. Suponemos una media de 10 entradas nuevas al día, y una duración de 1 minuto para enviar cada una al INBOX de EVERNOTE (reenviar correo con asunto @”inbox”, compartir un documento desde el móvil, grabar un audio,…).

Duración estimada: 10 minutos (diarios)

Checking PDA(n): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES del día que acaba

Partiendo de la programación diaria de actividades del día que acaba PDA(n), procedemos a realizar el checking distinguiendo entre:

  • tareas completadas, que servirán para actualizar las tarjetas de TRELLO
  • y tareas pendientes, que se añadirán otra vez al INBOX de EVERNOTE para ser sometidas a una nueva revisión

Esta tarea no debe extenderse más allá de lo necesario, siendo concisos y precisos.

Duración estimada: 10 minutos (diarios)

Análisis y clasificación

Llega la hora de analizar, una a una, cada entrada del INBOX de EVERNOTE. Toca definir qué es cada cosa (de qué LIBRETA debe formar parte) y asignarle las ETIQUETAS:

0.- PRIORIDAD

1.- TIEMPO: día y hora, dando de alta también el “recordatorio” (duplicamos esta información como mecanismo de control para no equivocarnos en algo tan sensible)

2.- ESPACIO

3.- ASUNTO

4.- PERSONA

Pongamos que existen 15 entradas (entre las nuevas que vienen del registro y las inacabadas que vienen del checking) y que a cada una le dedicamos 1 minuto.

Duración estimada: 15 minutos (diarios)

Generar PDA(n+1): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES del día que vendrá

Una vez clasificadas adecuadamente las entradas, el proceso de generación de programación diaria de actividades del día siguiente es sencillo. Consiste en acudir a la etiqueta TIEMPO y seleccionar el DIA 1A_XXXXYYZZ donde “XXXX” será el año, “YY” el mes y “ZZ” el día.

Nos saldrán todas las notas con esa etiqueta. Las seleccionamos todas y creamos nota como Tabla de contenido. Esta nueva nota es, en sí misma, el PDA(n+1): la deseada programación diaria de actividades para el día siguiente.

Como una nota más que es, podemos enviarla por correo y así lo haremos, para que en la lista INBOX de TRELLO cree una tarjeta. Allí, podremos seleccionar la descripción del contenido del PDA y convertirlo en CHECK-LIST de un modo sencillo y práctico, que nos facilitará el checking del final del día siguiente

Duración estimada: 5 minutos (diarios)

Revisar TRELLO

Así como el resto de tareas tienen que tener necesariamente una frecuencia diaria, para la revisión de los tableros personales y temáticos en TRELLO basta con llevarla a cabo con carácter semanal.

La perspectiva que nos dará repasar en qué situación nos encontramos quedará muy simplificada con la adecuada gestión de etiquetas de colores, algo en lo que TRELLO destaca por su carácter visual. Durante el proceso de revisión de los tableros, se pondrá de manifiesto la necesidad de llevar a cabo determinadas acciones.

Será nuestra iniciativa la que nos guíe. Será entonces el POWER-UP de EVERNOTE que TRELLO incorpora el mecanismo a través del cual iremos enviando nuevas entradas al INBOX de EVERNOTE para ser tratadas a continuación.

Duración estimada: 25 minutos (semanales)

Duración estimada: 5 minutos (diarios)

RESUMEN DE TIEMPOS: sesión diaria

  • Registrar entradas: 10 minutos (repartidos a lo largo de la jornada)
  • Checking PDA(n): 10 minutos
  • Análisis y clasificación: 15 minutos
  • Generación PDA (n+1): 5 minutos
  • Revisiones TRELLO: 25 minutos (semanales). Para quien trabaja 5 días a la semana, supone 5 minutos diarios
MEDIA ARITMÉTICA: 
· 45 minutos/día (semana laboral)
· 32 minutos/día (semana completa)

Esto representa que, aparte de los minutos que a lo largo de la jornada emplearemos en registrar nuevas entradas, debemos reservar 1/2 hora de tirón para la sesión diaria, de lunes a viernes. Nuestra recomendación es que el momento de realizar la sesión “checking + análisis y clasificación INBOX EVERNOTE + generación Programación Diaria de Actividades PDA(n+1)” coincida con final de la jornada laboral.

Es el momento en que todo está más reciente y aún guardamos todos los matices en la memoria. La energía requerida para llevar a cabo esta labor es de un nivel de intensidad bajo y a esas alturas de la jornada no se dispone de más fuerzas. Es, por tanto, el momento ideal para emplearse en estos menesteres.

Por las mismas razones, también recomendamos que la sesión de revisión de los tableros TRELLO sea todos los viernes, a final de la semana, justo antes del inicio de la sesión diaria. En este punto acaban los requerimientos del método de gestión de tareas, hasta que arranca una nueva semana y vuelta a empezar.

 

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