Para combatir la "infoxicación", nada como un buen método de organización de nuestro tiempo, dotado de las herramientas informáticas que corresponda. Pero para que el remedio no sea peor que la enfermedad, para evitar que el efecto secundario de nuestra terapia de productividad sea el "vamping tecnológico", conviene elegir bien el tratamiento. Éste no va a consistir nunca en el uso de una herramienta en concreto sino en un PACK. Pese a que algunas se anuncian como soluciones "ALL-IN-ONE" la realidad es algo más compleja. El SISTEMA PAPERLESS nos va a permitir identificar qué herramientas utilizar para cumplir qué funciones.
SISTEMA PAPERLESS
El sistema «paperless» es, más que una moda, una tendencia imparable basada en el uso adecuado de herramientas informáticas digitales para la organización de nuestra vida. Tiene como finalidad la de ayudarnos a ser más efectivos en el manejo de nuestro tiempo y, por ende, más productivos en nuestro trabajo y más felices en nuestras vidas. El medio para conseguirlo: sustituir el papel impreso por los soportes digitales.
A medida que los avances tecnológicos se han ido abriendo paso, hemos experimentado cambios en nuestro modo de percibir la realidad.
- En una primera fase, nos aferrábamos al documento impreso como algo seguro de lo que no nos queríamos desprender porque no nos fiábamos de lo digital.
- Luego vino la fase en la que el formato digital comenzó a ganarse nuestra confianza pero aún manteníamos el papel, por si acaso.
- Hoy en día estamos en la fase en la que ya casi vemos mal imprimir documentos si hay alternativa digital. Se ha consolidado una conciencia ecológica en nuestra sociedad que ve en el consumo de papel una agresión a la naturaleza.
Del mismo modo que nos descargamos ebooks para leer en lugar de acudir a una librería, llevamos nuestros tickets para entrar a conciertos o para coger un tren o un vuelo en una aplicación de nuestro móvil o facilitamos nuestro curriculum vitae mediante una tarjeta de visita que incorpore un código QR, podemos organizar nuestra actividad profesional de la mano de excelentes herramientas digitales que nos pueden hacer la vida más fácil si aprendemos a utilizar correctamente aquellas que realmente necesitemos. Ni una más ni una menos.
Las herramientas informáticas están íntimamente relacionadas con el método. No obstante, no se trata de una relación de igual a igual: Las herramientas son sustituibles y están subordinadas al método. Mañana podríamos elegir cambiar de herramientas porque aparecen otras con mejor diseño y/o funcionalidades. El método permanecería invariable en lo sustancial. Aunque sea más importante el fondo que la forma, la forma también es importante. Y elegir la/s mejor/es entre las opciones disponibles es a lo que nos hemos dedicado en este apartado.
A pesar de esta regla general, siempre quedan unos cuantos nostálgicos que siguen basando su programación diaria en anotaciones manuales sobre papeles. Que sepan que tienen todo nuestro reconocimiento y admiración. Pero incluso ellos reconocerán que, al ritmo que trabajamos en la sociedad actual, no es fácil. Con el caudal de información que manejamos cada día en nuestro trabajo, resulta muy complicado dar la espalda al uso de las herramientas digitales. A esto se une la evidencia de que, hoy en día, es más probable que todos llevemos encima un smartphone, antes que papel y boli.
Las Stores de Microsoft, de Google y de Apple están repletas de aplicaciones de gestión del tiempo y la productividad que pretenden facilitarnos nuestro día a día. Existe un peligro: el de ir probándolo todo y acabar por no quedarse con nada porque nada nos convence. Saltar de flor en flor como las abejas, sin acabar de tener claro qué buscamos. Por ello, debemos de conocer cuáles son nuestras necesidades antes de empezar a buscar y, por supuesto, antes de empezar a probar.
Hemos llevado a cabo una labor de investigación dilatada en el tiempo para averiguar qué tipos de herramientas informáticas de productividad existen. Después de un riguroso proceso de testeo, hemos conseguido identificar las opciones que sirven mejor a nuestro método. Se ha conseguido clasificarlas según la naturaleza que les es propia, la función que realizan y las necesidades que cubren. A continuación, pasamos a entrar en detalle, una vez ordenadas de menor a mayor grado de complejidad y exigencia. Pero antes de entrar en materia, un par de avisos a navegantes:
LAS HERRAMIENTAS ESTÁN PARA SERVIR AL MÉTODO
El efecto de implementar el sistema PAPERLESS es inmediato. Reducir drásticamente el uso del papel en favor de soportes digitales conlleva un cambio de mentalidad, pero no es más que un medio para conseguir el fin de organizarnos mejor. No olvidemos que de lo que se trata es de combatir la infoxicación usando convenientemente la tecnología. Al mismo tiempo, supone una transformación de nuestra forma de trabajar que nos puede catapultar como profesionales productivos que hacen un uso idóneo de su tiempo.
Elegir las herramientas tecnológicas idóneas, conociendo cuáles son las necesidades a cubrir y formándonos adecuadamente en su manejo, nos va a proteger de los efectos secundarios potenciales (vamping tecnológico). No hacerlo nos aboca de cabeza al precipicio de empeorar la situación previa y padecer vamping estando infoxicados.
Las herramientas que nos van a ayudar a conseguir nuestro objetivo están al servicio del método. Y el «método» no es más que uno de los 8 factores internos que afectan a nuestra productividad. Sin esta base conceptual, estaremos creando un gigante con pies de barro.
¡CUIDADO CON LAS NAVAJAS SUIZAS!
Muchas de estas herramientas, para resultar atractivas a los usuarios permiten hacer más cosas de las estrictamente necesarias para cumplir con la función que deben cumplir. Esta especie de «regalo» que ofrecen los desarrolladores acaba mareando al personal. Es mejor simplificar y entender para qué sirve cada cosa. Un tenedor sirve para pinchar y un cuchillo, para cortar. No busquemos tenedores que además corten, ni cuchillos que pinchen porque esto confunde más que aporta. ¿Para qué necesitamos un gestor de tareas que nos facilita la confección de la lista de la compra? Para confeccionar listas de la compra están los gestores de notas. No hay que marear.
Es importante usar las herramientas para lo que están pensadas porque, de otro modo, acabamos adulterando su funcionalidad y esto reduce el potencial que tienen.
1.GESTORES DE CONTRASEÑAS
Para empezar, hagamos un alto en el camino y pensemos la cantidad de códigos alfanuméricos que guardamos en nuestra cabeza. Cada uno de ellos es como una llave digital que llevamos encima pero relacionada con el uso de las TIC en sus múltiples formas. ¿Cómo de grande queremos que sea el manojo que llevemos encima? Los gestores de contraseñas, además de permitirnos dar un salto cualitativo en materia de seguridad cibernética, alivian nuestra carga mental y nos evitan múltiples pérdidas de tiempo.
2.GESTORES DE CONTACTOS
No somos conscientes de la cantidad de personas que forman parte de nuestra vida hasta que echamos un vistazo a nuestra agenda del móvil. Cualquier agenda anual de mano o física que se precie, reserva un espacio para anotar los nombres y números de teléfono de familiares, amigos y conocidos. Pero hoy en día, ¿quién usa esto?. En la actualidad, todo es a través del smartphone. Dependemos tanto de él que cuando lo perdemos nos resulta imposible contactar con nadie porque ya no nos sabemos sus números de teléfono.
3.GESTORES DE NOTAS
Siempre se ha dicho: "Más vale un lápiz corto que una memoria larga". Es la manera de reconocer las limitaciones de nuestra memoria traicionera y la conveniencia de apuntar aquello que nos concierne en un momento dado. Pero a un gestor de notas aún se le puede pedir más: que nos ahorre el tiempo de manipular la información recogida: que al buscar, encuentre rápido. No sólo por tener un buscador, también por permitir clasificar los contenidos de un modo sencillo.
Muchos gestores de notas permiten, incluso, anotar fechas de recordatorio y hasta compartir, pero no es éste su cometido principal. Sólo sirven para sustituir al bloc de notas de toda la vida. Para hacer más cosas están los gestores de calendario, tareas o proyectos.
Destacamos:
4.GESTORES DE CORREO
Probablemente el correo electrónico sea uno de los canales de comunicación digital más usados en el mundo empresarial actualmente. Es muy probable que tengamos más de una dirección de correo para diferenciar determinadas facetas de nuestras vidas. El tráfico diario de mensajes crece progresivamente y el riesgo de colapsar si no lo gestionamos adecuadamente está ahí. A un gestor de correo le pedimos que actúe de plataforma logística de distribución de una mercancía llamada información. Por lo tanto, que permita recepcionar, clasificar y rebotar INPUTS. No debe servir de almacén sino de lugar desde el cual decidir sobre su destino.
5.GESTORES DE CALENDARIO
Hay quien tiene suficiente anotándose su lista de tareas pendientes (TO-DO-LIST) en la agenda y con ello cumple con los compromisos que va asumiendo y ya no necesita más. En este caso, las agendas físicas de toda la vida han ido perdiendo protagonismo -a medida que el uso del smartphone se ha generalizado- en favor de las virtuales. Un gestor de calendario debe conciliar los eventos que se crean en él con las tareas que decidimos llevar a cabo según nuestra PDA y se crean en nuestro gestor de tareas. Pero como la realidad es cambiante y las TNP van a hacer su aparición sí o sí, es bueno que nuestro gestor de calendario esté preparado para reubicar (RELOCATE) las tareas con facilidad.
Ahora hay multitud de opciones en el mercado, con fantásticas interfaces para el usuario, que puede visionar lo que tiene que hacer en cada momento y no descuidar ningún evento. Cabe señalar que algunos gestores de calendario permiten opciones de etiquetado y asignación de prioridades, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Para ello están los gestores de tareas y/o proyectos.
6.GESTORES DE TAREAS
Cuando el nivel de exigencia profesional aumenta y nuestra productividad depende de que asumamos como individuos un método para llevarlo a la práctica, no basta con hacerse listas de asuntos pendientes ni anotaciones en la agenda. Se hace necesario subir el listón y trabajar de otro modo. Necesitaremos aplicaciones que permitan recopilar y tratar los INPUTS de información para convertir los que corresponda en tareas, con fechas de inicio y vencimiento, niveles de prioridad, etiquetas y filtros. De este modo, nos facilitarán el tratamiento de las actividades que realizamos para organizar mejor nuestras vidas. A un gestor de tareas se le puede pedir que no se quede sólo en generar nuestra PDA sino que además nos ayude a gestionar el encaje de las TNP en el día a día.
Cabe señalar que algunos gestores de tareas permiten la opción de asignar tareas e invitar a terceras personas, lo cual ocasionalmente está muy bien, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados.
Si es un uso que se hace recurrente es porque nos encontramos trabajando en equipo y, para satisfacer las demandas de organización en los entornos de trabajo colectivos están los gestores de proyectos.
7.GESTORES DE PROYECTOS
Si nuestra labor profesional se lleva a cabo en equipo y en éste se dan las condiciones para que se desarrolle un entorno colaborativo, las aplicaciones gestoras de tareas se quedan cortas. Cuando una organización lleva a cabo distintos proyectos al mismo tiempo con distintos equipos de personas, se requiere de una herramienta más potente que nos permita coordinar a todo el mundo en las tareas que se le asignan para actuar con la efectividad necesaria. El uso de tableros KANBAN suele aportar visión de conjunto y los cronogramas o diagramas de Gantt pueden ser de gran utilidad para evitar roturas y atascos en el ciclo de trabajo. A un gestor de proyectos se le debe exigir que nos ayude a conciliar los intereses de todos los miembros del equipo y que nos aporte visión de conjunto además de la particular de cada uno.
Destacamos:
8.GESTORES DE INFORMACIÓN
Son el complemento idóneo para ser productivo siempre y en todo lugar. No importa si eres usuario de aplicaciones de gestión de notas, de calendario, de tareas o de proyectos. Vivimos en la sociedad de la información, rodeados de artilugios tecnológicos brutales en cuanto a prestaciones y dinámicas de trabajo muy exigentes. A un gestor de información le pedimos que sea nuestro segundo cerebro. Que sea el lugar seguro donde puedo organizar mis contenidos estables, las cosas que nos importan, la información de calado que llega a nosotros para permanecer. Para los contenidos de plazo corto y mucha rotación ya tenemos los gestores de notas.
9.ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
El volumen de datos y la rapidez en el tráfico de archivos han ido creciendo a medida que se abarataba el coste de transmisión y de almacenamiento. Ello ha permitido satisfacer las necesidades de albergar información en lugares seguros que sean capaces de dar acceso desde cualquier punto de la red y a través de cualquier dispositivo. La nube no es más que ese lugar. A un espacio de almacenamiento en la nube se le debe pedir que nos permita ordenar la mercancía llamada información en cualquier soporte (textos, audios, videos, imágenes,...) para que el recurso a usarla sea fácil y rápido,
10.EDITOR DE MAPAS MENTALES
Antes de arrancar motores, conviene sentarse a pensar. Definir el Plan Estratégico Personal no es una tarea fácil, pero es necesaria. No se puede navegar sin rumbo. Debemos saber cuál es nuestro futuro deseado antes de iniciar la ruta. El uso de diagramas gráficos va a resultarnos de gran utilidad para llevar a cabo esta labor. Lo que antes eran cuatro trazos en un papel que acababa por extraviarse, ahora va a poderse hacer en unas excelentes herramientas digitales que nos facilitarán muchísimo la tarea, hasta el punto de inspirarnos un torrente de buenas ideas para nuestros proyectos personales. Centramos el análisis en herramientas que, o bien son gratuitas o bien disponen de una versión de prueba generosa y suficiente, pues el uso que vamos a darle no será recurrente e intensivo.
Destacamos:
- WISE MAPPING
- MINDLY
- XMIND
- MINDOMO
11.GESTOR DE SEGUIMIENTO DEL TIEMPO
Bajando al máximo grado de detalle y concreción, hoy en día podemos medir cuánto tiempo empleamos en cada tipo de tarea con suma facilidad, sin que la labor de recogida de datos resulte para nada tediosa. Además, los informes que se generan de inmediato con estas herramientas arrojan una información de gran valor. Su correcta interpretación nos puede resultar clave a la hora de imprimir la adecuada dosis de realismo en la planificación diaria de actividades.
Destacamos:
- RESCUETIME
- TOOGL
- TRACKINGTIME
- HARVEST
12.Plataformas de automatización y conexión de aplicaciones en la nube
Además de utilizar nuestro gestor de información y el gestor de notas, calendario, notas o proyecto que más nos convenga, con toda seguridad seremos usuarios de e-mail, mensajería instantánea, redes sociales, internet, etc…
Tener que estar pendiente de todo es a veces una locura que nos satura y nos resta una parte de la productividad que buscábamos a través del uso de todas estas aplicaciones.
Para facilitar esta tarea y ahorrar tiempo es posible automatizar estos procesos conectando las plataformas o aplicaciones entre sí.
Su esquema de funcionamiento es sencillo: se trata de conectar dos aplicaciones para crear reglas, de ejecución automática, del tipo «cuando se dé esta circunstancia, quiero que pase esto». Vamos a poder incluso configurar varias condiciones (por ejemplo que cuando publique algo en una red social, se me envíe un correo electrónico de confirmación y se cree una tarea en mi gestor)