Introducción
Los creadores del gestor de información NOTION se describen a sí mismos como área de trabajo «todo en uno». En verdad, esta aplicación es una herramienta que sirve tanto para tomar notas como para crear bases de datos y hojas de cálculo, organizar tareas y hasta gestionar proyectos, sin que echemos en falta ningún otro software. Una auténtica joya multiusos que nos permite gestionar en un entorno verdaderamente agradable toda la información que necesitamos para ser productivos.
Al usarla transmite la sensación de que sus creadores al diseñarla buscaron reunir toda la vertiente documental relacionada con las tareas diarias en un instrumento que no precise de otras aplicaciones y/o servicios para conseguirlo.
Está disponible para cualquier formato de dispositivo y en cualquier plataforma: iOS, Android, Mac, Windows así como en aplicación web para navegador. Sincroniza automáticamente en la nube.
Es totalmente flexible y personalizable a las necesidades de cada usuario, presentándose como un libro en blanco. No obstante, dispone de una serie de plantillas (templates) muy sugerentes e inspiradoras, adecuadamente clasificadas por categorías (diseño, educación, ingeniería, recursos humanos, marketing, personal, gestión de proyectos, ventas y soporte).
Elementos estructurales
La pantalla de trabajo se divide en dos espacios (que pueden reducirse a uno solo):
- el principal, donde se muestra la página sobre la que estemos trabajando
- y el sidebar o barra lateral izquierda (que puede ocultarse haciendo click en «<<» si se le quiere ceder el espacio que ocupa a la página), que alberga los siguientes campos:
- Bajo el nombre de nuestro espacio de trabajo, están las opciones generales de búsqueda, actualizaciones y configuración.
- Luego está el apartado dedicado a crear («+: New page») y acceder a las páginas principales (las marcadas como «favoritas» y el resto de páginas «privadas»).
- Y por último, en la zona inferior, con las opciones de acceso a plantillas, importación de contenidos desde otras plataformas y la papelera.
NOTION utiliza cuatro niveles de contenido dentro de todo su marco:
- Workspace: Espacios de trabajo donde habitan el resto de elementos. Disponer de varios espacios de trabajo es útil cuando se trabaja en equipo y se quiere que diferentes usuarios vean diferentes configuraciones.
- Páginas: guardan equivalencia con las notas en EVERNOTE. Están compuestas de un título y un contenido en forma de bloques. Potestativamente, para hacerlas más agradables a la vista se pueden personalizar con un icono, una cubierta superior (cover) y unas propiedades (texto, número, selección, fecha, persona, archivos, checkbox, url, e-mail, teléfono) que se usarán o no según las necesidades del usuario. Todas las páginas se pueden anidar creando un sistema de carpetas sencillo y ordenado usando el procedimiento de «arrastrar y soltar».
- Bloques: Cada una de las piezas de contenido (textos, nuevas páginas, títulos, subtítulos, listas, citas, enlaces, bases de datos, imágenes, vídeos, audios, ficheros anexos, etc…) de que se compone una página. Para crear nuevos bloques, basta con escribir el signo «/» y elegir el tipo deseado del menú que se despliega. Todos los bloques se pueden reordenar mediante el sistema «arrastrar y soltar» dentro de una misma página o de una página a otra.
- Bases de datos: la disposición de los datos se puede visualizar en formato tabla (hoja de cálculo), tablero (kanban), lista, calendario o galería. Los cambios entre un modo de visualización y otro son inmediatos y se pueden simultanear varios en distintas páginas. En cualquiera de sus modalidades de visualización, se puede seleccionar entre INLINE (dentro de la página) o FULL PAGE (en una nueva página). De este modo indicamos dónde queremos albergar la información en forma de datos que vamos a añadir.
Como se sabe competencia directa de la gestora de información por excelencia, EVERNOTE, dispone de un apartado específico para facilitarles la tarea de importar toda la información que guarden allí a los usuarios de EVERNOTE que quieran probar NOTION. Y no sólo de ésa sino de otras muchas aplicaciones (destacamos gestores de proyectos como TRELLO y ASANA), tal y como observamos más abajo. El proceso es, por su sencillez y la rapidez de ejecución, sorprendente.
Generación PDA con NOTION
Las posibilidades de NOTION son infinitas, hasta el punto de que se puede utilizar la plantilla de AGENDA MENSUAL para crear una página que cumpla la función de GESTOR DE TAREAS.
Como en definitiva una agenda no es otra cosa que una base de datos, puede desplegarse en la doble visión CALENDARIO y LISTA, que nos permite documentar en cada página las propiedades que estimemos oportunas para catalogar cada entrada y definir la PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES a nuestro gusto.
Pero sería un error tomar a NOTION como un gestor de tareas porque no lo es. NOTION es un gestor de información. Y hasta tal punto es versátil que nos permite acceder a los gestores de tareas que queramos a través de él. De hecho, durante el período que hemos dedicado en este blog a testear las distintas aplicaciones, para no ir de arriba abajo, las hemos centralizado todas en NOTION, como puede verse a continuación.
Basta con crear una nueva página (+ new page), ponerle el título y el icono deseados, y luego enclavar («/embed») la dirección url de la aplicación que se quiera. Y, por supuesto, todo se sincroniza en el momento.
Crítica
Pese a que las opiniones sobre la herramienta son muy positivas, hay quien se queja de que su aprendizaje se hace algo costoso. Nosotros pensamos que el esfuerzo por aprender a manejarla compensa con creces, pues el retorno que ofrece es bárbaro. Disponer a golpe de click de toda la información que es relevante para ti aporta seguridad y claridad mental y te permite centrarte en lo que tienes que estar sin preocupaciones.
Dicho lo cual, tenemos dos pegas que ponerle:
- No está disponible en castellano.
- Y sobre todo, que no está activo el servicio de integración con el correo electrónico para crear automáticamente nuevas páginas, tal y como sí que es posible hacerlo desde la extensión disponible para CHROME. Nos parece extraño porque no es un asunto menor y la gran mayoría de aplicaciones de gestión de tareas, proyectos o información lo tienen resuelto sin ningún problema.
No obstante, en relación a esta última carencia, cabe señalar que desde la plataforma de conexión y automatización de apps cloud AUTOMATE.IO se anuncia que están trabajando en ello y que esta integración estará disponible pronto.