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NOTION
Introducción
Los creadores del gestor de información NOTION se describen a sí mismos como área de trabajo “todo en uno”. En verdad, esta aplicación es una herramienta que sirve tanto para tomar notas como para crear bases de datos y hojas de cálculo, organizar tareas y hasta gestionar proyectos, sin que echemos en falta ningún otro software. Una auténtica joya multiusos que nos permite gestionar en un entorno verdaderamente agradable toda la información que necesitamos para ser productivos.
Al usarla transmite la sensación de que sus creadores al diseñarla buscaron reunir toda la vertiente documental relacionada con las tareas diarias en un instrumento que no precise de otras aplicaciones y/o servicios para conseguirlo.
Está disponible para cualquier formato de dispositivo y en cualquier plataforma: iOS, Android, Mac, Windows así como en aplicación web para navegador. Sincroniza automáticamente en la nube.
Es totalmente flexible y personalizable a las necesidades de cada usuario, presentándose como un libro en blanco. No obstante, dispone de una serie de plantillas (templates) muy sugerentes e inspiradoras, adecuadamente clasificadas por categorías (diseño, educación, ingeniería, recursos humanos, marketing, personal, gestión de proyectos, ventas y soporte).
Elementos estructurales
La pantalla de trabajo se divide en dos espacios (que pueden reducirse a uno solo):
- el principal, donde se muestra la página sobre la que estemos trabajando
- y el sidebar o barra lateral izquierda (que puede ocultarse haciendo click en “<<” si se le quiere ceder el espacio que ocupa a la página), que alberga los siguientes campos:
- Bajo el nombre de nuestro espacio de trabajo, están las opciones generales de búsqueda, actualizaciones y configuración.
- Luego está el apartado dedicado a crear (“+: New page”) y acceder a las páginas principales (las marcadas como “favoritas” y el resto de páginas “privadas”).
- Y por último, en la zona inferior, con las opciones de acceso a plantillas, importación de contenidos desde otras plataformas y la papelera.
NOTION utiliza cuatro niveles de contenido dentro de todo su marco:
- Workspace: Espacios de trabajo donde habitan el resto de elementos. Disponer de varios espacios de trabajo es útil cuando se trabaja en equipo y se quiere que diferentes usuarios vean diferentes configuraciones.
- Páginas: guardan equivalencia con las notas en EVERNOTE. Están compuestas de un título y un contenido en forma de bloques. Potestativamente, para hacerlas más agradables a la vista se pueden personalizar con un icono, una cubierta superior (cover) y unas propiedades (texto, número, selección, fecha, persona, archivos, checkbox, url, e-mail, teléfono) que se usarán o no según las necesidades del usuario. Todas las páginas se pueden anidar creando un sistema de carpetas sencillo y ordenado usando el procedimiento de “arrastrar y soltar”.
- Bloques: Cada una de las piezas de contenido (textos, nuevas páginas, títulos, subtítulos, listas, citas, enlaces, bases de datos, imágenes, vídeos, audios, ficheros anexos, etc…) de que se compone una página. Para crear nuevos bloques, basta con escribir el signo “/” y elegir el tipo deseado del menú que se despliega. Todos los bloques se pueden reordenar mediante el sistema “arrastrar y soltar” dentro de una misma página o de una página a otra.
- Bases de datos: la disposición de los datos se puede visualizar en formato tabla (hoja de cálculo), tablero (kanban), lista, calendario o galería. Los cambios entre un modo de visualización y otro son inmediatos y se pueden simultanear varios en distintas páginas. En cualquiera de sus modalidades de visualización, se puede seleccionar entre INLINE (dentro de la página) o FULL PAGE (en una nueva página). De este modo indicamos dónde queremos albergar la información en forma de datos que vamos a añadir.
Como se sabe competencia directa de la gestora de información por excelencia, EVERNOTE, dispone de un apartado específico para facilitarles la tarea de importar toda la información que guarden allí a los usuarios de EVERNOTE que quieran probar NOTION. Y no sólo de ésa sino de otras muchas aplicaciones (destacamos gestores de proyectos como TRELLO y ASANA), tal y como observamos más abajo. El proceso es, por su sencillez y la rapidez de ejecución, sorprendente.
Generación PDA con NOTION
Las posibilidades de NOTION son infinitas, hasta el punto de que se puede utilizar la plantilla de AGENDA MENSUAL para crear una página que cumpla la función de GESTOR DE TAREAS.
Como en definitiva una agenda no es otra cosa que una base de datos, puede desplegarse en la doble visión CALENDARIO y LISTA, que nos permite documentar en cada página las propiedades que estimemos oportunas para catalogar cada entrada y definir la PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES a nuestro gusto.
Pero sería un error tomar a NOTION como un gestor de tareas porque no lo es. NOTION es un gestor de información. Y hasta tal punto es versátil que nos permite acceder a los gestores de tareas que queramos a través de él. De hecho, durante el período que hemos dedicado en este blog a testear las distintas aplicaciones, para no ir de arriba abajo, las hemos centralizado todas en NOTION, como puede verse a continuación.
Basta con crear una nueva página (+ new page), ponerle el título y el icono deseados, y luego enclavar (“/embed”) la dirección url de la aplicación que se quiera. Y, por supuesto, todo se sincroniza en el momento.
Crítica
Pese a que las opiniones sobre la herramienta son muy positivas, hay quien se queja de que su aprendizaje se hace algo costoso. Nosotros pensamos que el esfuerzo por aprender a manejarla compensa con creces, pues el retorno que ofrece es bárbaro. Disponer a golpe de click de toda la información que es relevante para ti aporta seguridad y claridad mental y te permite centrarte en lo que tienes que estar sin preocupaciones.
Dicho lo cual, tenemos dos pegas que ponerle:
- No está disponible en castellano.
- Y sobre todo, que no está activo el servicio de integración con el correo electrónico para crear automáticamente nuevas páginas, tal y como sí que es posible hacerlo desde la extensión disponible para CHROME. Nos parece extraño porque no es un asunto menor y la gran mayoría de aplicaciones de gestión de tareas, proyectos o información lo tienen resuelto sin ningún problema.
No obstante, en relación a esta última carencia, cabe señalar que desde la plataforma de conexión y automatización de apps cloud AUTOMATE.IO se anuncia que están trabajando en ello y que esta integración estará disponible pronto.
Etiquetas EVERNOTE
INTRODUCCIÓN
Las etiquetas EVERNOTE no son más que palabras clave que nos permiten clasificar las notas de modo que nos faciliten su localización cuando ésta sea necesaria. Lo dicho para las libretas y las pilas sirve para las etiquetas: no existe un manual y cada cual es libre de usar la herramienta a su libre albedrío. Evernote, como herramienta informática de productividad que es, permite millones de posibilidades. Sólo compartimos la opción elegida en este espacio con el propósito de aportar ideas y orientación a aquellos usuarios que buscan mejorar su productividad individual por la vía del método.
Sección ayuda EVERNOTE
Todas las etiquetas EVERNOTE tienen la posibilidad de agruparse y anidarse. De este modo, el despliegue puede ser inmenso sin perder el orden y el control. El truco de nombrar cada etiqueta con un número y una letra, a efectos prácticos, facilita sobremanera el proceso de asignación de etiquetas a cada nota. Mostramos a continuación cómo puede verse en nuestra aplicación de escritorio. En primer lugar, con un nivel de desglose intermedio.
Etiquetar notas procedentes del INBOX
Cuando gestionamos las entradas de INPUTS en la bandeja de entrada (INBOX), tenemos que hacernos una serie de preguntas para clasificar una a una de un modo que nos sea de provecho.
Nuestra elección ha sido crear una estructura de etiquetas con los aspectos que consideramos lo suficientemente relevantes como para tomarnos la molestia de llevar un seguimiento. Los caracteres alfanuméricos nos resultan tremendamente útiles para sistematizar el proceso de etiquetado.
Los aspectos seleccionados permiten a responder a las preguntas correspondientes:
ETIQUETA EVERNOTE 1.-TIEMPO
"¿CUÁNDO debo ocuparme de este asunto?"
A continuación, vemos el desglose último en el que las etiquetas-nietas como 1A_20190702 Martes anidadas en las etiquetas-hijas 1A.-DÍA que, a su vez, cuelgan de la etiqueta-madre 1.-TIEMPO (Cuándo) mantienen al inicio el número y la letra del nido al que pertenecen. No existen unas pautas de etiquetado predefinidas. Debemos conjugar la versatilidad que nos brinda la herramienta con nuestra imaginación para adaptarnos a los requerimientos del método de un modo práctico y funcional:
ETIQUETA EVERNOTE 2.-ESPACIO
"¿DÓNDE tengo que estar haciendo esto?"
Con respecto a la etiqueta 2.-ESPACIO (Dónde), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestro fines, es la siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 3.-ASUNTO
"¿PARA QUÉ voy a hacerlo? ¿Con qué motivo o intención?"
Con respecto a la etiqueta 3.-OBJETIVOS (Para qué), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 4.-PERSONAS
"¿QUIÉN está relacionado? ¿A QUIÉN afecta?"
Con respecto a la etiqueta 4.-PERSONA (Quién), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la que se reproduce a continuación. Se omiten las etiquetas nietas por motivos de privacidad pero, como es lógico, existen. Además, resultan necesarias para alcanzar el nivel de concrección que pretendemos:
ETIQUETA EVERNOTE 5.-PRIORIDAD
¿Hasta qué punto este asunto tiene potencia suficiente como para permitir lograr mis objetivos (IMPORTANCIA)?
¿Cuánta necesidad de ser acometido ya incorpora (URGENCIA)?
Con respecto a la etiqueta 5.-PRIORIDAD (Urg/Imp), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la siguiente:
La utilización de código numérico “0” para determinar ante qué tipo de tarea nos encontramos, como etiqueta anidada dentro de la que tiene el código “5” tiene una justificación. Se trata de valorar si estamos ante una tarea programada o no. Es decir, si forma parte de la PDA o de las TNP. Si es una tarea no programada, evidentemente, no formará parte de la PDA y sólo lo sabremos con el checking tras el desarrollo de la jornada laboral. Ello determina cuál es la prioridad que representa a priori, y se complementa con la ubicación en el cuadrante de la matriz de Covey (o Eisenhower) que corresponda.
Su catalogación como Tarea Clave (TC), como Tareas Estructurales (TE), Tareas Operativa (TO) o como Tarea de Relleno o reserva (TR) nos permitirá ordenar la Programación diaria de actividades (PDA) de mayor a menor prioridad. Pero si, en vez de poner el código “0” en su identificación, utilizáramos cualquier otro dependiente del “5” al que pertenece por definición, jamás conseguiríamos el efecto práctico de que EVERNOTE nos ordenara las tareas del modo visual que acabamos de señalar, que es el que nos resulta útil.
Tan solo con hacer click en “Etiquetas”, la herramienta informática de productividad EVERNOTE nos ordenará las tareas del día 23/09/2019 etiquetadas con “1A_20190923 Lunes” por hora de ejecución prevista, en tres grupos, de más a menos prioritarias:
- 0Aa_TC: TAREA CLAVE (“precisa”)
- 0Ab_TE: TAREA ESTRUCTURAL (“recurrente”)
- 0Ac_TO: TAREA OPERATIVA (“conveniente”)
- 0Ad_TR: TAREA RELLENO (“supletoria”)
Hasta aquí, el etiquetado de los INPUTS, necesario para sacar al PDA. Para emitirla sólo tenemos que tener activada desde VER-PANEL DE NOTAS, clickar sobre la 1ª nota y pulsando CTRL clickar sobre la última para que aparezca esto
La nota que se crea al clickar en “Crear nota como Tabla de Contenido” tiene este aspecto de lista ordinal de tareas y representa la tan buscada PDA. Para ganar comprensión a 1ª vista solemos marcar las TAREAS CLAVE (TC) con negrita, las TAREAS (TE + TA) con subrayado y las de relleno, sin. Pero bueno, para gustos, colores.
Etiquetar tareas FINIQUITADAS
El caso es que hemos visto hasta aquí el proceso de etiquetado para obtener el PDA como Tabla de Contenido de EVERNOTE. Con ese material ya se puede trabajar disponiendo de una guía muy buena para no perdernos ni por un solo momento.
Una vez se desarrolla la jornada laboral y alcanzamos a terminar una parte de las tareas -a las que no se terminan, se les cambia la etiqueta 1 y el recordatorio, con la nueva previsión del momento de ejecución esperado-, debemos proceder al análisis, culminando el proceso de etiquetado con:
ETIQUETA EVERNOTE 6.-CONTRIBUCIÓN A RETOS
¿CUÁNTO ha contribuido al logro esperado? ¿Hasta qué punto ha colmado nuestras expectativas?
Cuando podemos dar las tareas por finiquitadas, toca etiquetar el seguimiento de resultados (6.-CONTRIBUCIÓN A RETOS) y el sistema utilizado por nuestro método es el siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 7.-ANÁLISIS DAFO
¿Cuáles son las causas principales de que las cosas hayan funcionado de esta manera?
Por último, y en íntima relación con el anterior apartado, cuando realizamos el seguimiento de resultados sólo queda rematar con el consiguiente examen de los motivos que nos han conducido a ellos (7.-ANÁLISIS DAFO).
El nivel de detalle puede ser el que uno quiera. En nuestro caso, basándonos en nuestro vademécum, bajamos a nivel elementos, pero nos podríamos haber quedado en el nivel variables. Está claro que cuanto más azúcar más dulce pero creemos que identificar los 3 elementos que mayor peso han tenido en que la tarea haya finalizado como lo ha hecho nos da una información muy valiosa. Depende de cuáles sean nuestras necesidades o nuestra voluntad de afinar al máximo para conocer los motivos que están detrás de lo que nos ocurre.
Insistimos una vez más en lo dicho: No existen unas pautas de etiquetado predefinidas. Debemos conjugar la versatilidad que nos brinda la herramienta con nuestra imaginación para adaptarnos a los requerimientos del método de un modo práctico y funcional.
Pilas y libretas EVERNOTE
Una libreta es un conjunto de notas que comparten alguna característica y una pila es una agrupación de libretas que, obviamente, tienen algo en común. No existe un manual que nos diga qué es exactamente lo que tenemos que hacer más allá de lo que nos dicte la lógica. Nadie conoce mejor nuestra casuística particular que nosotros mismos. Aquí sólo vamos a contar, a modo de ejemplo, nuestro caso concreto. Pensamos que es una manera de sacarle mucho (no sabemos si el máximo) partido a la herramienta a los efectos de incrementar nuestra productividad individual. A partir de ahí, cada cual es libre de utilizarlo a su modo y de compartirlo o no con los demás.
Sección ayuda EVERNOTE
Nuestra elección ha sido crear una estructura de “PILAS – LIBRETAS“ que viene a responder a la pregunta:
“¿QUÉ IMPLICACIÓN TIENE PARA MÍ LA NOTA QUE ESTOY ANALIZANDO?”
Cada nota depositada en la libreta INBOX, una vez formulada la cuestión, debería encontrar cobijo y reasignarse en una de las siguientes libretas:
- ARCHIVO DINÁMICO
- IDEAS A MADURAR ALGÚN DÍA
- COSAS A GESTIONAR ALGÚN DÍA
- ARCHIVO ESTÁTICO
- BIBLIOTECA GENÉRICA
- FORMACIÓN REALIZADA
- ASUNTOS DE EMPRESA
- TAREAS DINÁMICAS
- PDA Ajustada
- ASISTENCIA (Eventos, Cursos, Visitas,…)
- GESTIÓN (E-mail, Llamadas, Lecturas,…)
- TAREAS ESTÁTICAS
- DELEGADAS (a compañeros, a amigos, a familiares,…)
- APARCADAS sine die
- FINIQUITADAS
En la aplicación de escritorio puede verse así:
PILAS EVERNOTE
#BANDEJA DE ENTRADA: Pila-Libreta Evernote
Espacio habilitado para recibir toda la información desde los diferentes afluentes:
- Canales de información
- Checking: actividades inconclusas
- Revisiones periódicas
ARCHIVO DINÁMICO (Qué): Pila-Libretas Evernote
Espacio habilitado para albergar aquellas notas que no necesito en estos momentos pero que sí que tengo previsión de hacerlo en un futuro y, por ello, me despiertan suficiente interés como para conservarlas.
ARCHIVO ESTÁTICO (Qué): Pila-Libretas Evernote
Parte de mi “almacén” virtual donde puedo albergar aquellas notas que ni necesito en estos momentos ni me requieren acción alguna, pero me despiertan suficiente interés como para conservarlas.
TAREAS DINÁMICAS (Qué): Pila-Libretas Evernote
Lugar donde albergo los asuntos que son la esencia de mi trabajo y a los que acudo recurrentemente. Básicamente se dividen en dos:
- Aquellos que requieren mi asistencia física
- Los que simplemente requieren de mí, que lleve a cabo alguna gestión
Aparte, esta pila alberga la libreta donde van a parar las PDA diarias (y las ajustadas)
TAREAS ESTÁTICAS (Qué): Pila-Libretas Evernote
Espacio virtual donde descansan aquellas notas referidas a asuntos que requieren actividad pero,
- bien no tengo que llevarla a cabo yo y, por tanto, la he delegado,
- o bien está en modo OFF
- temporalmente (APARCADAS SINE DIE)
- o de un modo definitivo (FINIQUITADAS)
Nota EVERNOTE
Nueva nota EVERNOTE
Una nota EVERNOTE puede contener recordatorio de día y hora, audio, imágenes de cámara o vídeo, archivos de cualquier tipo (incluyendo PDF, Word, Excel, PowerPoint,…) y, por supuesto, texto (a mano o a máquina). En la aplicación de escritorio, basta con pulsar el signo “+” en la pantalla inicial o teclear CTRL+N para crear una Nueva Nota.
En la aplicación de móvil, las opciones tras pulsar el signo “+” pueden verse así:
Evernote pone a disposición de cada usuario una dirección de correo electrónico propia para que pueda recepcionar a través de este canal la información que desee. Tanto en la versión web como en la aplicación móvil/tablet podemos encontrarla en el apartado AJUSTES, mientras en la aplicación de escritorio está localizada en HERRAMIENTAS – INFORMACIÓN DE CUENTA. Conviene asociarla como contacto en nuestros servidores de correo habituales para poder derivar fácilmente a Evernote cualquier e-mail que se desee tratar. También es importante tener en cuenta que, si queremos recibir los correos en una libreta determinada (por ejemplo, en una denominada INBOX), debemos añadir necesariamente en el ASUNTO del mensaje la expresión @INBOX. De otro modo, tendremos que buscar el correo entrante entre todas las libretas.
Aparte de recibir correos según se ha expuesto, EVERNOTE está diseñada para ser receptora de información directa por los demás canales:
- Cuando te has descargado la aplicación en el móvil o la tablet y desde cualquier lugar en que te encuentres (archivo de texto, de imagen, página web, etc…) pulsas “COMPARTIR”, se te ofrece EVERNOTE como uno de los posibles destinos y permitiéndote elegir en qué libreta quieres añadir una nota con ese contenido.
- Si lo queremos capturar información en la web navegando desde el escritorio, es imprescindible instalar en nuestro navegador la extensión
EVERNOTE WEB CLIPPER. Esto lo puedes conseguir desde la dirección http://evernote.com/intl/es/webclipper/, que nos permite crear una nota con el contenido que queramos pulsando un simple click en el botón derecho del mouse y seleccionando la libreta destino.
Plantillas EVERNOTE: Templates
Cada vez que creamos una nueva nota en EVERNOTE se nos ofrece la posibilidad de empezar a escribir, arrastrar archivos o elegir una PLANTILLA preestablecida. EVERNOTE tiene un montón de ellas a nuestra disposición en su galería de plantillas con diferentes colecciones (trabajo, universidad, vida) y categorías para facilitarnos la recogida de datos.
Como ejemplo de una de ellas tenemos:
No son más que notas preformateadas que puedes utilizar una y otra vez. Además, puedes adaptarlas a tus necesidades, realizando los cambios que consideres oportuno y guardarlas como propias:
Las posibilidades de uso que nos ofrece este recurso de la herramienta informática de productividad EVERNOTE son infinitas. Es cuestión de ir conociendo cuál es el esquema que necesitamos para cada tipo de nota, algo totalmente adaptado a cada persona y sus circunstancias. Nos permite sistematizar la tarea de crear contenido en las notas, homogeneizar el formato de las que compartan naturaleza y funcionar como un auténtico check-list.
Recordatorio nota EVERNOTE - Google Calendar
Una de las principales carencias de EVERNOTE es que no tiene una función de calendario incorporado a la herramienta. A lo máximo que llega es a permitir relacionar el contenido de una nota con una fecha y una hora, con el fin de avisarnos con una notificación en nuestro móvil y un correo electrónico el día señalado.
Para cubrir esta carencia e integrar los recordatorios de EVERNOTE con GOOGLE CALENDAR debemos llevar a cabo los siguientes pasos
- Entrar en https://evernote.cronofy.com y solicitarlo, para lo cual deberemos tener cuenta en Google y estar logueado.
- Abrir nuestro calendario
- Conectarlo con EVERNOTE y reautorizar EVERNOTE CALENDAR CONECTOR para otorgar acceso a nuestra cuenta
- Elegir la configuración deseada
La función es rápida pero no instantánea, por lo que puede tomar un par de minutos que los recordatorios aparezcan en su calendario.
Enlaces
Enlaces internos: relacionar notas entre sí
Una vez creadas dos notas, EVERNOTE nos brinda la posibilidad de enlazarlas, tan solo con seguir estos pasos:
- situarse encima de la nota que desees enlazar
- pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar COPIAR ENLACE INTERNO
- entrar en la nota a la que desees incorporar el enlace
- pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar PEGAR
Enlaces externos: compartir notas
Una vez creadas una nota, la abrimos y EVERNOTE nos permite:
- compartirla con otras personas, sean o no usuarios de la herramienta
- copiar el enlace URL uso compartido para verla en el navegador
- publicar en redes sociales (Facebook, Twitter y Linkedin)
- enviar una copia por correo
EVERNOTE
Introducción
En primer lugar, cabe señalar que EVERNOTE es una aplicación multiplataforma, diseñada para tomar notas, organizar y archivar. Representa la aplicación informática estrella de la empresa de su mismo nombre sita en California (EE.UU.). Tiene una versión gratuita y otra premium que difieren en cuanto a la cantidad de información que puedes cargar mensualmente. En cualquier caso, se presenta en triple formato:
- Web www.evernote.com
- Aplicación de escritorio para Windows y Mac
- Aplicación de móvil o tablet basados en los principales sistemas operativos
Está en nuestra mano que EVERNOTE actúe como nuestro segundo cerebro. Y además, como un inmenso archivo virtual donde, siendo organizado, puedes trascender. Siendo de uso sencillo, tiene un alcance espectacular gracias a su gran capacidad para capturar información en cualquier formato y luego organizarla al gusto de cada usuario.
Elementos estructurales
Básicamente, la herramienta EVERNOTE se basa en los siguientes elementos principales:
En concreto, para el desarrollo del método ON-TIME con la herramienta informática de productividad EVERNOTE, utilizamos los elementos citados para crear la siguiente estructura de LIBRETAS y ETIQUETAS.
Circuito de información ("workflow")
Cada día nos llega una abrumadora lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información.
EVERNOTE nos brinda la posibilidad de extender sus límites hasta el infinito y más allá, para salvar esta carencia de nuestra mente y convertirnos en superhéroes. Pero para conseguir estos superpoderes, no basta con descargarse la aplicación. Tendremos que seguir unas pautas sencillas:
Habilitar una libreta, un cubo o un saco llamado “INBOX”, que cumpla la función de “recogedor” o “bandeja”, donde vayan a parar absolutamente todas las entradas de información (inputs) que pasen ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resultan de interés.
Recopilar todo (lo que merezca la pena retener), de forma única y exclusiva en un sitio implica que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a esos inputs diarios. En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX de EVERNOTE:
- Información que entra a través de canales como INPUTS, bien sea directamente o bien tras el proceso de revisión
- Tareas inacabadas detectadas en el checking diario
La secuencia temporal
- [1] NUEVAS ENTRADAS POR CANALES: Durante el transcurso de la jornada laboral, va entrando información a través de los distintos canales de información.
- Cuando se trata de material informativo de interés que surge en el transcurso de una reunión o de una conversación, presencial o telefónica, la recogida de datos ha de pasar por escribirlo en una nueva nota.
- Cuando se trata de correos electrónicos, EVERNOTE te facilita una dirección específica, que permite especificar la libreta destino escribiendo su nombre en el “asunto” precedido del símbolo @.
- Y cuando se trata de contenidos web, la extensión EVERNOTE WEB CLIPPER te facilita las capturas. En el resto de casos, EVERNOTE está preparado para albergar la información en nueva nota (audio, cámara, adjuntos,…).
- También es posible desde cualquier dispositivo compartir videos, mensajes y documentos con EVERNOTE.
- Al final de la jornada, se realizará el checking diario donde confluirán:
- las tareas no programadas (TNP) que han surgido de imprevisto y se han tenido que acometer
- las tareas que teníamos previsto ejecutar –Programación Diaria de Actividades (PDA)–
- Con todo ello llegamos a dos sub-conjuntos de información:
- [2a] TAREAS PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX de EVERNOTE para ser tratadas en la siguiente fase.
- [2b] TAREAS FINIQUITADAS: Las que sí se han llegado a concluir se someterán al análisis acerca del grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados) en EVERNOTE -etiqueta 6-. Asímismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea será sometida al análisis DAFO en EVERNOTE -etiqueta 7- para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. Esta fase es vital para insuflarnos la energía necesaria con la que seguir batallando por cumplir objetivos.
- [3] FEEDBACK DE LO REVISADO: En los momentos de revisión periódica (diaria y semanal), con la perspectiva de la realidad que da la contemplación a vista de pájaro, deben aparecer ideas e iniciativas para emprender acciones que guarden sintonía con nuestros retos de negocio y con nuestra misión. Ésta será el último afluente de información que desembocará en el INBOX. Por último, es más que recomendable que la revisión incorpore un capítulo de “repaso de los logros alcanzados“: visibilizar lo conseguido con el esfuerzo es la mejor fuente de energía para recargar fuerzas de cara al futuro.
Generación PDA con EVERNOTE
Una vez volcada toda la información al INBOX de EVERNOTE es importante reservar un espacio de tiempo cada día (y un espacio físico único) para analizar, una por una, cada entrada [nota].
EVERNOTE nos brinda la posibilidad de utilizar:
- las PILAS y las LIBRETAS para definir los bloques de tareas [notas] que nos permiten saber “qué hacer” (actividad: archivar, delegar o hacer)
- y las ETIQUETAS para definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (persona), “por qué” (asunto), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada [nota], independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada 5 veces.
- Asimismo, cuando una tarea toca a su fin y llega el momento de marcarla como “finiquitada“, lo que corresponde es:
- por una parte, comparar las expectativas que habíamos generado al ponerla en marcha con el resultado obtenido.Aquí es cuando utilizamos la etiqueta que denominaremos “CONTRIBUCIÓN A RETOS” la cual nos va a permitir llevar a cabo un seguimiento de los resultados en cualquier momento y generar un histórico.
- por otra parte, analizar las causas de que el resultado haya sido el que es. Aquí echaremos mano de la etiqueta “ANÁLISIS DAFO“.
Interrogatorio
Al final, nos encontramos con que cada NOTA, cada nueva entrada de información, ha sido tratada con la importancia que merece, siendo sometida a un análisis profundo. Cada entrada o input que ha llegado al cubo INBOX ha tenido que superar el siguiente interrogatorio:
- Sobre el FONDO ⇒ LIBRETA (PILA)
- ¿Qué es lo que tenemos entre manos?
- Sobre la FORMA ⇒ ETIQUETA
- ¿Cuándo se debe hacer?
- ¿Dónde se va a llevar a cabo?
- ¿Para qué nos merece la pena hacer esto?
- ¿Quién está afectado por la actividad?
- ¿Cómo es de prioritario lo que nos traemos entre manos?
Averiguado lo sustancial, estamos en disposición de conocer mejor lo que nos traemos entre manos. Sin duda, el tiempo que invertimos tomando estas pequeñas decisiones va a ser el más rentable del día, porque ser productivo tiene un retorno espectacular. Por lo tanto, reservemos un espacio físico y bloqueemos en nuestra agenda un espacio horario cada día para llevar a cabo esta labor si queremos hacer bien las cosas.
Una vez concluida la jornada y a la vista de los resultados alcanzados, nos queda valorar qué actividades se han concluido y cuáles no. Las inconclusas pasarán a ser consideradas como nuevos INPUTS del día siguiente. Y de las que podemos dar por finiquitadas, acabaremos de sacar la información
- sobre el RESULTADO ⇒ ETIQUETA
6.¿Cuál ha sido el resultado obtenido (en sí mismo y en relación al esperado)?
7.¿A qué se debe que esto haya sido así?
Resultado
Al final, esta forma de proceder no da lo que buscábamos:
- GOBIERNO DEL FLUJO DE ACTIVIDAD (control): Las etiquetas de prioridad, espacio y tiempo, con la correspondiente asignación de recordatorios, nos permitirán generar desde EVERNOTE la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1). La posibilidad de conectar estas plataformas entre sí nos permite generar la visión gráfica en el GOOGLE CALENDAR.
En resumen, la matriz que se genera sometiendo a este proceso la estructura de notas-libretas-etiquetas queda como sigue:
Como se puede observar, hemos pasado de una situación en la que teníamos una libreta INBOX repleta de información dispersa y heterogénea a otra distinta. Una nueva situación en la que podemos saber qué es lo que tenemos hacer, con qué premura, cuándo, dónde, para qué y con quién. Además, una vez concluida la tarea sabremos cuánto nos ha lucido y por qué.
El cambio es radical. Sin lugar a dudas, no se puede pedir más con menos esfuerzo. A partir de ahí, el reto pasa a ser mantener el ciclo de información correctamente alimentado estableciendo una rutina y cumpliéndola a rajatabla.
Cada día deberemos determinar cuáles son las tareas del día siguiente (notas etiquetadas con 1A.-DIA 1A_AAAAMMDD Dia semana), ante qué tipo de tarea programada nos encontramos (TC, RT o TR) y ordenarlas por 1B.-HORA (de más temprana a más tardía)
A continuación, sólo tenemos que marcar una selección conjunta con un Click la 1ª y [SHIFT-Click] en la última y EVERNOTE nos permitirá CREAR NOTA COMO TABLA DE CONTENIDO. A esta nueva nota llamaremos PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES (n+1) y podremos archivarla en la libreta RESUMEN PROGRAMACIÓN DIARIA que tendremos que crear dentro de la pila TAREAS DINÁMICAS.
Si, además, nos situamos sobre la nota recién creada como TABLA DE CONTENIDO y pulsamos el icono de correo electrónico, podemos enviar directamente esta PDA (n+1) a nuestra dirección de e-mail o a TRELLO (y transformarla en check-list) para que nos sirva de guía a lo largo de la jornada y no perdamos el norte en ningún momento.
- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): Por su parte, las etiquetas que tratan de personas (quién) y asuntos (por qué) nos permitirán repasar cómo quedan las actividades que se consideren finalizadas. Y, por último, lo más importante: llevar un seguimiento de resultados a base de evaluar en qué medida a contribuido al cumplimiento de retos cada actividad finalizada y los motivos por los cuales esto ha sido así (análisis DAFO).
Utilizamos EVERNOTE para confeccionar nuestro PDA(n+1), que enviamos a la libreta #PDA perteneciente a la pila de TAREAS DINÁMICAS, que pueda ser consultada fácilmente a lo largo de la jornada.
Este despliegue de información sobre las tareas a realizar, tantos las previstas como las imprevistas, nos aporta una visión global mucho más rica y real. En nuestras revisiones semanales, será objeto de análisis cuál ha sido nuestra actividad a lo largo de la semana:
- Cuántas tareas de las previstas en el PDA se han ejecutado y se han dejado de ejecutar cada día.
- Cuántas tareas no previstas en el PDA han ido surgiendo cada día.
Este simple análisis nos puede dar una medida de hasta qué punto nuestro trabajo es predecible.