"Aquellos que carezcan de experiencia en LEAN, pero que hayan tenido la curiosidad y el interés de acercarse a este nuevo método con el objetivo de ser profesionales más efectivos, encontrarán en esta obra un sinfín de instrumentos e ideas para aplicar de forma inmediata en su realidad profesional y también, por qué no, en su vida personal."
INTRODUCCIÓN: TM vs LTM
Los métodos tradicionales de gestión del tiempo (Time Management: TM) utilizan la rueda DEMING – secuencia PDCA:
- Plan – PLANIFICAR
- Do – EJECUTAR
- Check – COMPROBAR
- Act – AJUSTAR
TM ponen más énfasis en la planificación (1) y en la ejecución (2) que en HACER SEGUIMIENTO: chequear (3) y ajustar (4). Existe una inercia muy centrada en el hacer y poco en el reflexionar.
Lean Time Management (LTM) prefiere construir desde el seguimiento, entendido como despertador de la inconsciencia. Debemos sacar a flote todo el despilfarro que se deriva de nuestra incompetencia en la gestión del tiempo, y tomar conciencia de ello.
- Haz SEGUIMIENTO
- Decide cómo vas a afrontar la EJECUCIÓN
- Repite lo que ha funcionado y mejora
VALOR: Del seguimiento a concienciarse
«Gestionar el tiempo» no es más que tomar conciencia de:
- QUÉ HACER (y qué NO HACER) = Eficacia
- CÓMO HACERLO = Eficiencia
- POR QUÉ HACERLO
Señalar que algo va mal no debe verse como algo negativo. Más bien al contrario: enfatizar el reconocimiento de los problemas de nuestra gestión del tiempo es el primer paso para, una vez identificados, empezar a caminar para su resolución.
Nuestra actividad diaria está repleta de ejemplos de «NO CALIDAD»:
- Fugas de tiempo (problemas sin resolver) relacionadas con la EFICIENCIA. Requieren optimizar RECURSOS con «bisturí» enfocándose al PROCESO (reduciendo costes: hacer MEJOR)
- Dedicaciones estériles a actividades que no aportan valor, relacionadas con la EFICACIA. Requieren optimizar ACCIONES con «cuchillo» enfocándose al CLIENTE (expansión servicios: hacer MENOS)
CONCEPTO LTM: efectividad
"EFECTIVIDAD" = productividad = EFICACIA (qué) x EFICIENCIA (cómo) PROPUESTA LTM: Calidad
Tratamiento de cualquier problema de NO CALIDAD que impida una gestión del tiempo óptima
- Evitar la NO CALIDAD
- Prevenir la NO CALIDAD: herramienta matriz de riesgos
- Corregir la NO CALIDAD:
- IR parar y no continuar con la ejecución
- VER lo que ha sucedido con las personas involucradas
- ANALIZAR qué y cómo ha sucedido
- ACTUAR para evitar que vuelva a repetirse
- Valorar la criticidad del problema
- Clarificar el problema
- Identificar el punto de causa del problema
- Investigar la causa-raíz del problema
- Establecer medidas
CONCEPTO LTM: cliente
El nuevo criterio determinante a la hora de decidir qué es prioritario es el VALOR asociado a cada tarea, que vendrá definido por el cliente (entendido en sentido amplio: externo e interno, por arriba o por abajo)
PROPUESTA LTM: Simplicidad
LEAN significa delgado, saludable. Nuestras agendas son obesas, hiperactivas e ineficientes. Están repletas de MUDA (derroche, desperdicio, cosas que el cliente no valora…). Debemos centrarnos solo en aquellas actividades que aporten VALOR basándonos en la SIMPLICIDAD
FLUJO TIRADO: De la ejecución a procesar
Tras haber tomado conciencia de las ineficiencias y de las ineficacias que existen en nuestra gestión del tiempo, llega la fase de EJECUCIÓN.
- TM la contempla desde la óptica individual, como una carrera de 100m lisos, y habla de tareas /actividades /proyectos.
- LTM la enmarca en un entorno colaborativo de interacción con los demás, como una carrera de relevos con obstáculos, ya habla de «procesos»
Las tareas y actividades del TM (incluye a GTD como «máximo exponente») tienen un alto componente de aleatoriedad, pues parece que podamos ponerlas en la agenda o no según nuestro criterio personal, sin tener en consideración si dichas acciones comprometen la labor de otras personas.
Pero, según LTM, esto va cada vez más del NOSOTROS y menos del YO. Lo relevante es que todos los miembros del equipo involucrado en un proceso estén alineados con el modelo LTM para conseguir los objetivos que se planteen.
CONCEPTO LTM: proceso
Un proceso se define como el conjunto de operaciones que, desarrolladas de un modo organizado permiten elaborar o transformar INPUTS para obtener determinados OUTPUTS (resultados)
PROPUESTA LTM: Mapa de flujo de valor
LEAN apuesta y nos aporta una técnica concreta para representar los procesos, llamada «Value Stream Mapping» o VSM. Permite visualizar:
- Actividades (con datos de tiempos de ejecución, personas, medios,…)
- No actividades (tiempos de espera)
Refleja las ineficiencias e ineficacias del proceso, aportando un dato muy revelador: % tiempo de supuesto valor en relación al tiempo total invertido en el proceso. Permite atacar de raiz los problemas que surgen en el proceso, por «no-calidades» o mudas…
Concepto clave: MUDA
En la cultura LEAN se hace uso del término «MUDA» para referirse al desperdicio o despilfarro, lo que supone hacer cosas que no aportan valor. Podríamos identificar distintos tipos distintos de desperdicios:
- sobreproducción,
- tiempo,
- procesos,
- movimientos,
- transporte,
- inventario,
- defectos…
…y hasta en infrautilizar el talento de las personas.
La eliminación de desperdicios o Muda es el foco de los planteamientos LTM
CONCEPTO LTM: equipo
No podemos ser LEAN si los demás no lo son. Entramos en una cuestión cultural desde una perspectiva de cómo se entiende el trabajo.
Confianza VS individualismo
Orden y control VS improvisación
Cohesión VS rivalidad
Hábitos y rutinas VS acciones sin sentido
PROPUESTA LTM: Corresponsabilizar
LEAN apuesta por asumir que los procesos son sistemas en los que todas las partes son INTERDEPENDIENTES. Hay que centrarse en:
- Coordinación y colaboración
- Comunicación y consenso
En la gestión de las reuniones, LTM toma prestadas ideas de Metodologías Ágiles
CONCEPTO LTM: flujo tirado
TM bebió de los métodos de producción en masa (fordismo) .
LTM se basa en el modelo Toyota, que apuesta por mayor orientación hacia el cliente a través de una producción flexible y ágil. El cliente es quien «tira» del proceso al emitir una orden de trabajo (pull). El objetivo en relación con los procesos es:
- Conseguir flujo (ritmo de trabajo acompasado -cadencia sincronizada-): CYCLE TIME (CT)
- Que este flujo sea tirado. La velocidad del consumo que marca el cliente: TAKT TIME (TT)
PROPUESTA LTM: Estabilizar las 3M's
El problema principal que nos encontramos en los procesos es que son como la liebre de la fábula de Esopo: Inestables y desnivelados (MURA=desequilibrio). Esto implica que existen fases o eslabones que trabajan con tiempos de ciclo (CT) diferentes al takt time (TT)
Un proceso puede mostrar MURA de dos maneras:
- Sobrecarga (MURI), cuando se trabaja a un ritmo más lento de lo que demanda el cliente: CT>TT
- Desperdicio (MUDA), cuando se trabaja más rápido de lo que demanda el cliente: CT<TT
Uno de los focos principales en la optimización de procesos se encuentra en salvar los cuellos de botella, nivelando la carga de trabajo.
KAIZEN: De la planificación a perfeccionar
Mientras que TM presta máxima importancia a la fase de PLANIFICACIÓN, para LTM no tiene apenas relevancia. Si ya hemos alcanzado la efectividad en la ejecución basándonos en procesos y equipos, si el proceso está estabilizado, será repetible cuantas veces sea necesario. Sólo tendrá sentido cuando sintamos que existen mejoras potenciales: perfeccionamos aquello que ya es bueno.
La mejora no solo pasa por un cambio de hábitos sino principalmente por un cambio de mentalidad: KAIZEN.
CONCEPTO LTM: estándar
El patrón o el modelo de las buenas praxis entronca directamente con la SISTEMATIZACIÓN. Importante distinguir:
- Trabajo estándar (resultado de haber estabilizado el proceso hasta convertirse en el modo más fácil y económico de producir la satisfacción del cliente)
- Estándar de trabajo (guía de actuación con toda la información -6W-), cortapisa de las dolencias organizacionales más extendidas: no aprender, errores, perfeccionismo, excepciones, no delegar, falsos expertos,…
PROPUESTA LTM: Gestión visual
La gestión visual nos abre los ojos de un modo sencillo a todo tipo de información que precisamos, visualizando el estándar de trabajo y facilitando la generación de flujo. Permite agilizar y descentralizar la toma de decisiones, incrementando la autonomía de las personas.
CONCEPTO LTM: excelencia
LEAN propone, a través de la estandarización, pero sobre todo a través del mantenimiento y la consolidación de estándares, un «cambio para la mejora continua«
PROPUESTA LTM: Evento KAIZEN
Lo explicado en este libro requiere puesta en práctica. Los eventos Kaizen son los escenarios perfectos para ello. Consiste en que un equipo de proceso trabaje de manera coordinada para conseguir un mejor resultado en el desarrollo de las tareas, actividades y procesos objeto de análisis.
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