Método KANBAN personal

DESCRIPCIÓN

El “Kanban” se considera un subsistema del método “justo a tiempo” (“Just in Time”), sistema de organización de la producción para las fábricas, de origen japonés (Toyota fue la 1ª empresa en la que se desarrolló). Permite aumentar la productividad reduciendo el costo de la gestión y por pérdidas en almacenes debido a acciones innecesarias. De esta forma, no se produce bajo suposiciones, sino sobre pedidos reales. Busca producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan.

En la adaptación de esta filosofía al campo del desarrollo de software fue llevada a cabo por David J. Anderson. Según lo concibe éste, Kanban se considera un método para gestionar el trabajo intelectual, con énfasis en la entrega justo a tiempo, mientras no se sobrecargan a los miembros del equipo. En este enfoque, el proceso, desde la definición de una tarea hasta su entrega al cliente, se muestra para que los participantes lo vean y los miembros del equipo tomen el trabajo de una cola.

Dos OBJETIVOS

  1. lograr un producto de calidad, al obligar a cada fase del proyecto a finalizar su tarea correctamente,
  2. acabar con el caos, saturación o cuello de botella que puede darse en una fase del proyecto en condiciones normales en las que prima la rapidez por encima de la calidad del producto.

Cuatro REGLAS para cumplir estos objetivos

  1. Empieza con lo que haces ahora: Kanban es un método de producción, no un sistema que te dice cómo hacer tu trabajo. Tu equipo y tú sabéis cómo hacerlo y Kanban te ayudará a decidir si lo estáis haciendo bien o si hay que cambiar algo.
  2. Acepta el cambio: “si algo no funciona, cámbialo” o “si algo puede funcionar mejor, mejóralo”. Siguiendo el método Kanban, todos los miembros del equipo tienen que estar dispuestos a aplicar cambios constantes para mejorar sus rutinas de trabajo, siempre y cuando se haga poco a poco y con sentido común.
  3. Respeta el proceso en curso, los roles y responsabilidades de cada uno: No se trata de que todos hagan todo, sino que cada cuál sepa qué hacer en el momento adecuado.
  4. Liderazgo en todos los niveles: No se trata de crear sistemas piramidales unos dentro de otros sino de que cada subgrupo y cada miembro tenga clara su función y la ejecute correctamente.

El método Kanban está pensado para gestión de proyectos, con un sistema de tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado: Así, solemos tener una lista de cosas por hacer (to do, o pendientes), que se están haciendo (doing, o en proceso) o hechas (done, o terminadas).

En su versión más simple utiliza tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son utilizados, para asegurar la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan de testigo del proceso de producción. Otras implementaciones más sofisticadas utilizan la misma filosofía, sustituyendo las tarjetas por otros métodos de visualización del flujo.

KANBAN PERSONAL

Kanban se ha convertido en una técnica muy utilizada por los equipos de desarrollo ágil de software, ya que permite centrarse en qué hay que entregar y cuándo, estimulando la colaboración y evitando hacer cosas innecesarias.

Esta herramienta visual de gestión de proyectos, que tiene su origen en el sistema de tarjetas Kanban que desarrolló Toyota para mejorar la eficiencia de sus procesos productivos, ha sido adaptada por Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry para que pueda ser utilizada no solo por equipos de trabajo, sino también por individuos, principalmente trabajadores del conocimiento. A esta adaptación la han llamado Kanban Personal.

Kanban Personal presume de ser un sistema tan flexible que aborrece las reglas. Hasta tal punto que solo existen dos:

Regla nº 1: VISUALIZA TU TRABAJO

Visualizar tu trabajo te permite tenerlo bajo control. Puesto que es difícil comprender bien aquello que no se ve, necesitas registrar todas las tareas que tu proyecto demanda en cada momento. De esta forma podrás tomar mejores decisiones y priorizar en función del contexto en que te encuentres.

Regla nº 2: LIMITA EL TRABAJO EN CURSO

No puedes hacer más cosas de las que eres capaz de hacer. Limitando el número de tareas que puedes tener en progreso a la vez (WIP, work-in-progress) podrás concentrarte mejor en lo que estás haciendo, responder tranquilamente a los cambios y no ir saltando de una cosa a otra sin sentido.

IMPLEMENTACIÓN

Existen varias herramientas on-line con las que puedes planificar tus proyectos al estilo Kanban (Trello), pero no hay nada como utilizar una pizarra blanca, unos rotuladores de borrado en seco y un paquete de post-its.

Con una pizarra real y una tarjeta para cada tarea, tu trabajo se vuelve físico y tangible. Cada vez que mueves una tarea por el kanban, recibes sensaciones sobre el flujo de tu trabajo, una recompensa sensorial que te motiva para continuar avanzando en el proyecto.

Aunque Kanban está pensado para proyectos de software, al ser un método tan simple y con reglas tan sencillas, puede aplicarse a prácticamente cualquier entorno de trabajo.

El problema está más en saber aplicarlo bien que en saber si es idóneo o no. Evidentemente, un proyecto más mecánico, con reglas muy definidas, admite mejor el método Kanban.

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