INTRODUCCIÓN
Las etiquetas EVERNOTE no son más que palabras clave que nos permiten clasificar las notas de modo que nos faciliten su localización cuando ésta sea necesaria. Lo dicho para las libretas y las pilas sirve para las etiquetas: no existe un manual y cada cual es libre de usar la herramienta a su libre albedrío. Evernote, como herramienta informática de productividad que es, permite millones de posibilidades. Sólo compartimos la opción elegida en este espacio con el propósito de aportar ideas y orientación a aquellos usuarios que buscan mejorar su productividad individual por la vía del método.
Sección ayuda EVERNOTE
Todas las etiquetas EVERNOTE tienen la posibilidad de agruparse y anidarse. De este modo, el despliegue puede ser inmenso sin perder el orden y el control. El truco de nombrar cada etiqueta con un número y una letra, a efectos prácticos, facilita sobremanera el proceso de asignación de etiquetas a cada nota. Mostramos a continuación cómo puede verse en nuestra aplicación de escritorio. En primer lugar, con un nivel de desglose intermedio.
Etiquetar notas procedentes del INBOX
Cuando gestionamos las entradas de INPUTS en la bandeja de entrada (INBOX), tenemos que hacernos una serie de preguntas para clasificar una a una de un modo que nos sea de provecho.
Nuestra elección ha sido crear una estructura de etiquetas con los aspectos que consideramos lo suficientemente relevantes como para tomarnos la molestia de llevar un seguimiento. Los caracteres alfanuméricos nos resultan tremendamente útiles para sistematizar el proceso de etiquetado.
Los aspectos seleccionados permiten a responder a las preguntas correspondientes:
ETIQUETA EVERNOTE 1.-TIEMPO
"¿CUÁNDO debo ocuparme de este asunto?"
A continuación, vemos el desglose último en el que las etiquetas-nietas como 1A_20190702 Martes anidadas en las etiquetas-hijas 1A.-DÍA que, a su vez, cuelgan de la etiqueta-madre 1.-TIEMPO (Cuándo) mantienen al inicio el número y la letra del nido al que pertenecen. No existen unas pautas de etiquetado predefinidas. Debemos conjugar la versatilidad que nos brinda la herramienta con nuestra imaginación para adaptarnos a los requerimientos del método de un modo práctico y funcional:
ETIQUETA EVERNOTE 2.-ESPACIO
"¿DÓNDE tengo que estar haciendo esto?"
Con respecto a la etiqueta 2.-ESPACIO (Dónde), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestro fines, es la siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 3.-ASUNTO
"¿PARA QUÉ voy a hacerlo? ¿Con qué motivo o intención?"
Con respecto a la etiqueta 3.-OBJETIVOS (Para qué), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 4.-PERSONAS
"¿QUIÉN está relacionado? ¿A QUIÉN afecta?"
Con respecto a la etiqueta 4.-PERSONA (Quién), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la que se reproduce a continuación. Se omiten las etiquetas nietas por motivos de privacidad pero, como es lógico, existen. Además, resultan necesarias para alcanzar el nivel de concrección que pretendemos:
ETIQUETA EVERNOTE 5.-PRIORIDAD
¿Hasta qué punto este asunto tiene potencia suficiente como para permitir lograr mis objetivos (IMPORTANCIA)?
¿Cuánta necesidad de ser acometido ya incorpora (URGENCIA)?
Con respecto a la etiqueta 5.-PRIORIDAD (Urg/Imp), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la siguiente:
La utilización de código numérico “0” para determinar ante qué tipo de tarea nos encontramos, como etiqueta anidada dentro de la que tiene el código “5” tiene una justificación. Se trata de valorar si estamos ante una tarea programada o no. Es decir, si forma parte de la PDA o de las TNP. Si es una tarea no programada, evidentemente, no formará parte de la PDA y sólo lo sabremos con el checking tras el desarrollo de la jornada laboral. Ello determina cuál es la prioridad que representa a priori, y se complementa con la ubicación en el cuadrante de la matriz de Covey (o Eisenhower) que corresponda.
Su catalogación como Tarea Clave (TC), como Tareas Estructurales (TE), Tareas Operativa (TO) o como Tarea de Relleno o reserva (TR) nos permitirá ordenar la Programación diaria de actividades (PDA) de mayor a menor prioridad. Pero si, en vez de poner el código “0” en su identificación, utilizáramos cualquier otro dependiente del “5” al que pertenece por definición, jamás conseguiríamos el efecto práctico de que EVERNOTE nos ordenara las tareas del modo visual que acabamos de señalar, que es el que nos resulta útil.
Tan solo con hacer click en “Etiquetas”, la herramienta informática de productividad EVERNOTE nos ordenará las tareas del día 23/09/2019 etiquetadas con “1A_20190923 Lunes” por hora de ejecución prevista, en tres grupos, de más a menos prioritarias:
- 0Aa_TC: TAREA CLAVE (“precisa”)
- 0Ab_TE: TAREA ESTRUCTURAL (“recurrente”)
- 0Ac_TO: TAREA OPERATIVA (“conveniente”)
- 0Ad_TR: TAREA RELLENO (“supletoria”)
Hasta aquí, el etiquetado de los INPUTS, necesario para sacar al PDA. Para emitirla sólo tenemos que tener activada desde VER-PANEL DE NOTAS, clickar sobre la 1ª nota y pulsando CTRL clickar sobre la última para que aparezca esto
La nota que se crea al clickar en “Crear nota como Tabla de Contenido” tiene este aspecto de lista ordinal de tareas y representa la tan buscada PDA. Para ganar comprensión a 1ª vista solemos marcar las TAREAS CLAVE (TC) con negrita, las TAREAS (TE + TA) con subrayado y las de relleno, sin. Pero bueno, para gustos, colores.
Etiquetar tareas FINIQUITADAS
El caso es que hemos visto hasta aquí el proceso de etiquetado para obtener el PDA como Tabla de Contenido de EVERNOTE. Con ese material ya se puede trabajar disponiendo de una guía muy buena para no perdernos ni por un solo momento.
Una vez se desarrolla la jornada laboral y alcanzamos a terminar una parte de las tareas -a las que no se terminan, se les cambia la etiqueta 1 y el recordatorio, con la nueva previsión del momento de ejecución esperado-, debemos proceder al análisis, culminando el proceso de etiquetado con:
ETIQUETA EVERNOTE 6.-CONTRIBUCIÓN A RETOS
¿CUÁNTO ha contribuido al logro esperado? ¿Hasta qué punto ha colmado nuestras expectativas?
Cuando podemos dar las tareas por finiquitadas, toca etiquetar el seguimiento de resultados (6.-CONTRIBUCIÓN A RETOS) y el sistema utilizado por nuestro método es el siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 7.-ANÁLISIS DAFO
¿Cuáles son las causas principales de que las cosas hayan funcionado de esta manera?
Por último, y en íntima relación con el anterior apartado, cuando realizamos el seguimiento de resultados sólo queda rematar con el consiguiente examen de los motivos que nos han conducido a ellos (7.-ANÁLISIS DAFO).
El nivel de detalle puede ser el que uno quiera. En nuestro caso, basándonos en nuestro vademécum, bajamos a nivel elementos, pero nos podríamos haber quedado en el nivel variables. Está claro que cuanto más azúcar más dulce pero creemos que identificar los 3 elementos que mayor peso han tenido en que la tarea haya finalizado como lo ha hecho nos da una información muy valiosa. Depende de cuáles sean nuestras necesidades o nuestra voluntad de afinar al máximo para conocer los motivos que están detrás de lo que nos ocurre.
Insistimos una vez más en lo dicho: No existen unas pautas de etiquetado predefinidas. Debemos conjugar la versatilidad que nos brinda la herramienta con nuestra imaginación para adaptarnos a los requerimientos del método de un modo práctico y funcional.
