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Etiquetas EVERNOTE
INTRODUCCIÓN
Las etiquetas EVERNOTE no son más que palabras clave que nos permiten clasificar las notas de modo que nos faciliten su localización cuando ésta sea necesaria. Lo dicho para las libretas y las pilas sirve para las etiquetas: no existe un manual y cada cual es libre de usar la herramienta a su libre albedrío. Evernote, como herramienta informática de productividad que es, permite millones de posibilidades. Sólo compartimos la opción elegida en este espacio con el propósito de aportar ideas y orientación a aquellos usuarios que buscan mejorar su productividad individual por la vía del método.
Sección ayuda EVERNOTE
Todas las etiquetas EVERNOTE tienen la posibilidad de agruparse y anidarse. De este modo, el despliegue puede ser inmenso sin perder el orden y el control. El truco de nombrar cada etiqueta con un número y una letra, a efectos prácticos, facilita sobremanera el proceso de asignación de etiquetas a cada nota. Mostramos a continuación cómo puede verse en nuestra aplicación de escritorio. En primer lugar, con un nivel de desglose intermedio.
Etiquetar notas procedentes del INBOX
Cuando gestionamos las entradas de INPUTS en la bandeja de entrada (INBOX), tenemos que hacernos una serie de preguntas para clasificar una a una de un modo que nos sea de provecho.
Nuestra elección ha sido crear una estructura de etiquetas con los aspectos que consideramos lo suficientemente relevantes como para tomarnos la molestia de llevar un seguimiento. Los caracteres alfanuméricos nos resultan tremendamente útiles para sistematizar el proceso de etiquetado.
Los aspectos seleccionados permiten a responder a las preguntas correspondientes:
ETIQUETA EVERNOTE 1.-TIEMPO
"¿CUÁNDO debo ocuparme de este asunto?"
A continuación, vemos el desglose último en el que las etiquetas-nietas como 1A_20190702 Martes anidadas en las etiquetas-hijas 1A.-DÍA que, a su vez, cuelgan de la etiqueta-madre 1.-TIEMPO (Cuándo) mantienen al inicio el número y la letra del nido al que pertenecen. No existen unas pautas de etiquetado predefinidas. Debemos conjugar la versatilidad que nos brinda la herramienta con nuestra imaginación para adaptarnos a los requerimientos del método de un modo práctico y funcional:
ETIQUETA EVERNOTE 2.-ESPACIO
"¿DÓNDE tengo que estar haciendo esto?"
Con respecto a la etiqueta 2.-ESPACIO (Dónde), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestro fines, es la siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 3.-ASUNTO
"¿PARA QUÉ voy a hacerlo? ¿Con qué motivo o intención?"
Con respecto a la etiqueta 3.-OBJETIVOS (Para qué), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 4.-PERSONAS
"¿QUIÉN está relacionado? ¿A QUIÉN afecta?"
Con respecto a la etiqueta 4.-PERSONA (Quién), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la que se reproduce a continuación. Se omiten las etiquetas nietas por motivos de privacidad pero, como es lógico, existen. Además, resultan necesarias para alcanzar el nivel de concrección que pretendemos:
ETIQUETA EVERNOTE 5.-PRIORIDAD
¿Hasta qué punto este asunto tiene potencia suficiente como para permitir lograr mis objetivos (IMPORTANCIA)?
¿Cuánta necesidad de ser acometido ya incorpora (URGENCIA)?
Con respecto a la etiqueta 5.-PRIORIDAD (Urg/Imp), la estructura que hemos ideado, por resultar adecuada a nuestros fines, es la siguiente:
La utilización de código numérico “0” para determinar ante qué tipo de tarea nos encontramos, como etiqueta anidada dentro de la que tiene el código “5” tiene una justificación. Se trata de valorar si estamos ante una tarea programada o no. Es decir, si forma parte de la PDA o de las TNP. Si es una tarea no programada, evidentemente, no formará parte de la PDA y sólo lo sabremos con el checking tras el desarrollo de la jornada laboral. Ello determina cuál es la prioridad que representa a priori, y se complementa con la ubicación en el cuadrante de la matriz de Covey (o Eisenhower) que corresponda.
Su catalogación como Tarea Clave (TC), como Tareas Estructurales (TE), Tareas Operativa (TO) o como Tarea de Relleno o reserva (TR) nos permitirá ordenar la Programación diaria de actividades (PDA) de mayor a menor prioridad. Pero si, en vez de poner el código “0” en su identificación, utilizáramos cualquier otro dependiente del “5” al que pertenece por definición, jamás conseguiríamos el efecto práctico de que EVERNOTE nos ordenara las tareas del modo visual que acabamos de señalar, que es el que nos resulta útil.
Tan solo con hacer click en “Etiquetas”, la herramienta informática de productividad EVERNOTE nos ordenará las tareas del día 23/09/2019 etiquetadas con “1A_20190923 Lunes” por hora de ejecución prevista, en tres grupos, de más a menos prioritarias:
- 0Aa_TC: TAREA CLAVE (“precisa”)
- 0Ab_TE: TAREA ESTRUCTURAL (“recurrente”)
- 0Ac_TO: TAREA OPERATIVA (“conveniente”)
- 0Ad_TR: TAREA RELLENO (“supletoria”)
Hasta aquí, el etiquetado de los INPUTS, necesario para sacar al PDA. Para emitirla sólo tenemos que tener activada desde VER-PANEL DE NOTAS, clickar sobre la 1ª nota y pulsando CTRL clickar sobre la última para que aparezca esto
La nota que se crea al clickar en “Crear nota como Tabla de Contenido” tiene este aspecto de lista ordinal de tareas y representa la tan buscada PDA. Para ganar comprensión a 1ª vista solemos marcar las TAREAS CLAVE (TC) con negrita, las TAREAS (TE + TA) con subrayado y las de relleno, sin. Pero bueno, para gustos, colores.
Etiquetar tareas FINIQUITADAS
El caso es que hemos visto hasta aquí el proceso de etiquetado para obtener el PDA como Tabla de Contenido de EVERNOTE. Con ese material ya se puede trabajar disponiendo de una guía muy buena para no perdernos ni por un solo momento.
Una vez se desarrolla la jornada laboral y alcanzamos a terminar una parte de las tareas -a las que no se terminan, se les cambia la etiqueta 1 y el recordatorio, con la nueva previsión del momento de ejecución esperado-, debemos proceder al análisis, culminando el proceso de etiquetado con:
ETIQUETA EVERNOTE 6.-CONTRIBUCIÓN A RETOS
¿CUÁNTO ha contribuido al logro esperado? ¿Hasta qué punto ha colmado nuestras expectativas?
Cuando podemos dar las tareas por finiquitadas, toca etiquetar el seguimiento de resultados (6.-CONTRIBUCIÓN A RETOS) y el sistema utilizado por nuestro método es el siguiente:
ETIQUETA EVERNOTE 7.-ANÁLISIS DAFO
¿Cuáles son las causas principales de que las cosas hayan funcionado de esta manera?
Por último, y en íntima relación con el anterior apartado, cuando realizamos el seguimiento de resultados sólo queda rematar con el consiguiente examen de los motivos que nos han conducido a ellos (7.-ANÁLISIS DAFO).
El nivel de detalle puede ser el que uno quiera. En nuestro caso, basándonos en nuestro vademécum, bajamos a nivel elementos, pero nos podríamos haber quedado en el nivel variables. Está claro que cuanto más azúcar más dulce pero creemos que identificar los 3 elementos que mayor peso han tenido en que la tarea haya finalizado como lo ha hecho nos da una información muy valiosa. Depende de cuáles sean nuestras necesidades o nuestra voluntad de afinar al máximo para conocer los motivos que están detrás de lo que nos ocurre.
Insistimos una vez más en lo dicho: No existen unas pautas de etiquetado predefinidas. Debemos conjugar la versatilidad que nos brinda la herramienta con nuestra imaginación para adaptarnos a los requerimientos del método de un modo práctico y funcional.
Pilas y libretas EVERNOTE
Una libreta es un conjunto de notas que comparten alguna característica y una pila es una agrupación de libretas que, obviamente, tienen algo en común. No existe un manual que nos diga qué es exactamente lo que tenemos que hacer más allá de lo que nos dicte la lógica. Nadie conoce mejor nuestra casuística particular que nosotros mismos. Aquí sólo vamos a contar, a modo de ejemplo, nuestro caso concreto. Pensamos que es una manera de sacarle mucho (no sabemos si el máximo) partido a la herramienta a los efectos de incrementar nuestra productividad individual. A partir de ahí, cada cual es libre de utilizarlo a su modo y de compartirlo o no con los demás.
Sección ayuda EVERNOTE
Nuestra elección ha sido crear una estructura de “PILAS – LIBRETAS“ que viene a responder a la pregunta:
“¿QUÉ IMPLICACIÓN TIENE PARA MÍ LA NOTA QUE ESTOY ANALIZANDO?”
Cada nota depositada en la libreta INBOX, una vez formulada la cuestión, debería encontrar cobijo y reasignarse en una de las siguientes libretas:
- ARCHIVO DINÁMICO
- IDEAS A MADURAR ALGÚN DÍA
- COSAS A GESTIONAR ALGÚN DÍA
- ARCHIVO ESTÁTICO
- BIBLIOTECA GENÉRICA
- FORMACIÓN REALIZADA
- ASUNTOS DE EMPRESA
- TAREAS DINÁMICAS
- PDA Ajustada
- ASISTENCIA (Eventos, Cursos, Visitas,…)
- GESTIÓN (E-mail, Llamadas, Lecturas,…)
- TAREAS ESTÁTICAS
- DELEGADAS (a compañeros, a amigos, a familiares,…)
- APARCADAS sine die
- FINIQUITADAS
En la aplicación de escritorio puede verse así:
PILAS EVERNOTE
#BANDEJA DE ENTRADA: Pila-Libreta Evernote
Espacio habilitado para recibir toda la información desde los diferentes afluentes:
- Canales de información
- Checking: actividades inconclusas
- Revisiones periódicas
ARCHIVO DINÁMICO (Qué): Pila-Libretas Evernote
Espacio habilitado para albergar aquellas notas que no necesito en estos momentos pero que sí que tengo previsión de hacerlo en un futuro y, por ello, me despiertan suficiente interés como para conservarlas.
ARCHIVO ESTÁTICO (Qué): Pila-Libretas Evernote
Parte de mi “almacén” virtual donde puedo albergar aquellas notas que ni necesito en estos momentos ni me requieren acción alguna, pero me despiertan suficiente interés como para conservarlas.
TAREAS DINÁMICAS (Qué): Pila-Libretas Evernote
Lugar donde albergo los asuntos que son la esencia de mi trabajo y a los que acudo recurrentemente. Básicamente se dividen en dos:
- Aquellos que requieren mi asistencia física
- Los que simplemente requieren de mí, que lleve a cabo alguna gestión
Aparte, esta pila alberga la libreta donde van a parar las PDA diarias (y las ajustadas)
TAREAS ESTÁTICAS (Qué): Pila-Libretas Evernote
Espacio virtual donde descansan aquellas notas referidas a asuntos que requieren actividad pero,
- bien no tengo que llevarla a cabo yo y, por tanto, la he delegado,
- o bien está en modo OFF
- temporalmente (APARCADAS SINE DIE)
- o de un modo definitivo (FINIQUITADAS)
Nota EVERNOTE
Nueva nota EVERNOTE
Una nota EVERNOTE puede contener recordatorio de día y hora, audio, imágenes de cámara o vídeo, archivos de cualquier tipo (incluyendo PDF, Word, Excel, PowerPoint,…) y, por supuesto, texto (a mano o a máquina). En la aplicación de escritorio, basta con pulsar el signo “+” en la pantalla inicial o teclear CTRL+N para crear una Nueva Nota.
En la aplicación de móvil, las opciones tras pulsar el signo “+” pueden verse así:
Evernote pone a disposición de cada usuario una dirección de correo electrónico propia para que pueda recepcionar a través de este canal la información que desee. Tanto en la versión web como en la aplicación móvil/tablet podemos encontrarla en el apartado AJUSTES, mientras en la aplicación de escritorio está localizada en HERRAMIENTAS – INFORMACIÓN DE CUENTA. Conviene asociarla como contacto en nuestros servidores de correo habituales para poder derivar fácilmente a Evernote cualquier e-mail que se desee tratar. También es importante tener en cuenta que, si queremos recibir los correos en una libreta determinada (por ejemplo, en una denominada INBOX), debemos añadir necesariamente en el ASUNTO del mensaje la expresión @INBOX. De otro modo, tendremos que buscar el correo entrante entre todas las libretas.
Aparte de recibir correos según se ha expuesto, EVERNOTE está diseñada para ser receptora de información directa por los demás canales:
- Cuando te has descargado la aplicación en el móvil o la tablet y desde cualquier lugar en que te encuentres (archivo de texto, de imagen, página web, etc…) pulsas “COMPARTIR”, se te ofrece EVERNOTE como uno de los posibles destinos y permitiéndote elegir en qué libreta quieres añadir una nota con ese contenido.
- Si lo queremos capturar información en la web navegando desde el escritorio, es imprescindible instalar en nuestro navegador la extensión
EVERNOTE WEB CLIPPER. Esto lo puedes conseguir desde la dirección http://evernote.com/intl/es/webclipper/, que nos permite crear una nota con el contenido que queramos pulsando un simple click en el botón derecho del mouse y seleccionando la libreta destino.
Plantillas EVERNOTE: Templates
Cada vez que creamos una nueva nota en EVERNOTE se nos ofrece la posibilidad de empezar a escribir, arrastrar archivos o elegir una PLANTILLA preestablecida. EVERNOTE tiene un montón de ellas a nuestra disposición en su galería de plantillas con diferentes colecciones (trabajo, universidad, vida) y categorías para facilitarnos la recogida de datos.
Como ejemplo de una de ellas tenemos:
No son más que notas preformateadas que puedes utilizar una y otra vez. Además, puedes adaptarlas a tus necesidades, realizando los cambios que consideres oportuno y guardarlas como propias:
Las posibilidades de uso que nos ofrece este recurso de la herramienta informática de productividad EVERNOTE son infinitas. Es cuestión de ir conociendo cuál es el esquema que necesitamos para cada tipo de nota, algo totalmente adaptado a cada persona y sus circunstancias. Nos permite sistematizar la tarea de crear contenido en las notas, homogeneizar el formato de las que compartan naturaleza y funcionar como un auténtico check-list.
Recordatorio nota EVERNOTE - Google Calendar
Una de las principales carencias de EVERNOTE es que no tiene una función de calendario incorporado a la herramienta. A lo máximo que llega es a permitir relacionar el contenido de una nota con una fecha y una hora, con el fin de avisarnos con una notificación en nuestro móvil y un correo electrónico el día señalado.
Para cubrir esta carencia e integrar los recordatorios de EVERNOTE con GOOGLE CALENDAR debemos llevar a cabo los siguientes pasos
- Entrar en https://evernote.cronofy.com y solicitarlo, para lo cual deberemos tener cuenta en Google y estar logueado.
- Abrir nuestro calendario
- Conectarlo con EVERNOTE y reautorizar EVERNOTE CALENDAR CONECTOR para otorgar acceso a nuestra cuenta
- Elegir la configuración deseada
La función es rápida pero no instantánea, por lo que puede tomar un par de minutos que los recordatorios aparezcan en su calendario.
Enlaces
Enlaces internos: relacionar notas entre sí
Una vez creadas dos notas, EVERNOTE nos brinda la posibilidad de enlazarlas, tan solo con seguir estos pasos:
- situarse encima de la nota que desees enlazar
- pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar COPIAR ENLACE INTERNO
- entrar en la nota a la que desees incorporar el enlace
- pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar PEGAR
Enlaces externos: compartir notas
Una vez creadas una nota, la abrimos y EVERNOTE nos permite:
- compartirla con otras personas, sean o no usuarios de la herramienta
- copiar el enlace URL uso compartido para verla en el navegador
- publicar en redes sociales (Facebook, Twitter y Linkedin)
- enviar una copia por correo
