EVERNOTE

Introducción

Evernote es la aplicación informática estrella de la empresa de su mismo nombre sita en California (EE.UU.). Tiene una versión gratuita y otra premium que difieren en cuanto a la cantidad de información que puedes cargar mensualmente. En cualquier caso, se presenta en triple formato:

  • Web www.evernote.com
  • Aplicación de escritorio para Windows y Mac
  • Aplicación de móvil o tablet basados en los principales sistemas operativos

En nuestra mano está que EVERNOTE actúe como nuestro segundo cerebro. Y además, como un inmenso archivo virtual donde, siendo organizado, puedes trascender. Siendo de uso sencillo, tiene un alcance espectacular gracias a su gran capacidad para capturar información en cualquier formato y luego organizarla al gusto de cada usuario.

Básicamente, se basa en los siguientes elementos principales:

  • NOTAS 
  • LIBRETASPILAS
  • ETIQUETAS

Notas

Una nota puede contener recordatorio de día y hora, audio, imágenes de cámara o vídeo, archivos de cualquier tipo (incluyendo PDF, Word, Excel, PowerPoint,…) y, por supuesto, texto (a mano o a máquina). En la aplicación de móvil, las opciones tras pulsar el signo “+” pueden verse así:

Evernote pone a disposición de cada usuario una dirección de correo electrónico propia para que pueda recepcionar a través de este canal la información que desee. Tanto en la versión web como en la aplicación móvil/tablet podemos encontrarla en el apartado AJUSTES, mientras en la aplicación de escritorio está localizada en HERRAMIENTAS – INFORMACIÓN DE CUENTA. Conviene asociarla como contacto en nuestros servidores de correo habituales para poder derivar fácilmente a Evernote cualquier e-mail que se desee tratar. También es importante tener en cuenta que, si queremos recibir los correos en una libreta determinada (por ejemplo, en una denominada INBOX), debemos añadir necesariamente en el ASUNTO del mensaje la expresión @INBOX. De otro modo, tendremos que buscar el correo entrante entre todas las libretas.

Aparte de recibir correos según se ha expuesto, EVERNOTE está diseñada para ser receptora de información directa por los demás canales:

  • Cuando te has descargado la aplicación en el móvil o la tablet y desde cualquier lugar en que te encuentres (archivo de texto, de imagen, página web, etc…)  pulsas “COMPARTIR”, se te ofrece EVERNOTE como uno de los posibles destinos y permitiéndote elegir en qué libreta quieres añadir una nota con ese contenido.
  • Si lo queremos capturar información en la web navegando desde el escritorio, es imprescindible instalar en nuestro navegador la extensión

    EVERNOTE WEB CLIPPER. Esto lo puedes conseguir desde la dirección http://evernote.com/intl/es/webclipper/, que nos permite crear una nota con el contenido que queramos pulsando un simple click en el botón derecho del mouse y seleccionando la libreta destino. 

Recordatorio EVERNOTE - Google Calendar

Una de las principales carencias de EVERNOTE es que no tiene una función de calendario. A lo máximo que llega es a permitir relacionar el contenido de una nota con una fecha y una hora, con el fin de avisarnos con una notificación en nuestro móvil y un correo electrónico el día señalado.  

Para cubrir esta carencia e integrar los recordatorios de EVERNOTE con GOOGLE CALENDAR debemos llevar a cabo los siguientes pasos

  1. Entrar en https://evernote.cronofy.com y solicitarlo, para lo cual deberemos tener cuenta en Google y estar logueado.
  2. Abrir nuestro calendario
  3. Conectarlo con EVERNOTE y reautorizar EVERNOTE CALENDAR CONECTOR para otorgar acceso a nuestra cuenta
  4. Elegir la configuración deseada

La función es rápida pero no instantánea, por lo que puede tomar un par de minutos que los recordatorios aparezcan en su calendario.

Enlaces internos en EVERNOTE

Una vez creadas dos notas, EVERNOTE nos brinda la posibilidad de enlazarlas, tan solo con seguir estos pasos:

  1. situarse encima de la nota que desees enlazar
  2. pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar COPIAR ENLACE INTERNO
  3. entrar en la nota a la que desees incorporar el enlace
  4. pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar PEGAR

Libretas & Pilas

Una libreta es un conjunto de notas que comparten alguna característica y una pila es una agrupación de libretas que, obviamente, tienen algo en común. No existe un manual que nos diga qué es exactamente lo que tenemos que hacer más allá de lo que nos dicte la lógica. Nadie conoce mejor nuestra casuística particular que nosotros mismos. Aquí sólo vamos a contar, a modo de ejemplo, nuestro caso concreto. Pensamos que es una manera de sacarle mucho (no sabemos si el máximo) partido a la herramienta a los efectos de incrementar nuestra productividad individual. A partir de ahí, cada cual es libre de utilizarlo a su modo y de compartirlo o no con los demás.

Nuestra elección ha sido crear una estructura de “PILAS LIBRETAS que viene a responder a la pregunta:

“¿QUÉ IMPLICACIÓN TIENE PARA MÍ LA NOTA QUE ESTOY ANALIZANDO?”

Cada nota depositada en la libreta INBOX, una vez formulada la cuestión, debería encontrar cobijo y reasignarse en una de las siguientes libretas:

  • ARCHIVO DINÁMICO
    • IDEAS
    • LISTADOS A GESTIONAR
  • ARCHIVO ESTÁTICO
    • BANCOS
    • FACTURAS
    • BIBLIOTECA
  • TAREAS DINÁMICAS
    • ASISTENCIA (Eventos, Cursos, Visitas,…)
    • GESTIÓN (E-mail, Llamadas, Lecturas,…)
  • TAREAS ESTÁTICAS
    • DELEGADAS (a compañeros, a amigos, a familiares,…)
    • APARCADAS sine die
    • FINIQUITADAS

En la aplicación de escritorio puede verse así:

Etiquetas

Las etiquetas no son más que palabras clave que nos permiten clasificar las notas de modo que nos faciliten su localización cuando ésta sea necesaria. Lo dicho para las libretas y las pilas sirve para las etiquetas: no existe un manual y cada cual es libre de usar la herramienta a su libre albedrío. Evernote permite millones de posibilidades. Sólo compartimos la opción elegida en este espacio con el propósito de aportar ideas y orientación a aquellos usuarios que buscan mejorar su productividad individual por la vía del método.

Nuestra elección ha sido crear una estructura de etiquetas con los aspectos que consideramos lo suficientemente relevantes como para tomarnos la molestia de llevar un seguimiento. Los aspectos seleccionados permiten a responder a las preguntas correspondientes:

PRIORIDAD: ¿Hasta qué punto este asunto contribuye a lograr mis objetivos (importancia)? ¿Cuánta necesidad de ser acometido incorpora (urgencia)?

TIEMPO: ¿CUÁNDO debo ocuparme de este asunto?

ESPACIO: “¿DÓNDE tengo que estar haciendo esto?”

ASUNTO: “¿POR QUÉ voy a hacerlo? ¿PARA QUÉ? ¿CON QUÉ MOTIVO?”

PERSONAS: ¿QUIÉN está relacionado? ¿A QUIÉN afecta?

Las etiquetas tienen la posibilidad de agruparse y anidarse. De este modo, el despliegue puede ser inmenso sin perder el orden y el control. El truco de nombrar cada etiqueta con un número y una letra, a efectos prácticos, facilita sobremanera el proceso de asignación de etiquetas a cada nota. Mostramos a continuación cómo puede verse en nuestra aplicación de escritorio. En primer lugar, con un nivel de desglose intermedio. A continuación, pinchando por ejemplo en 1A.-DÍA, vemos el desglose último en el que las etiquetas-hijas que cuelguen de cada etiqueta-madre mantienen al inicio el número y la letra del nido al que pertenecen:

Generación PDA con EVERNOTE

Al final, nos encontramos con que cada NOTA, cada nueva entrada de información, ha sido tratada con la importancia que merece, siendo sometida a un análisis profundo. Una vez superado el interrogatorio sobre lo sustancial, estamos en disposición de conocer mejor lo que nos traemos entre manos. El tiempo que invertimos tomando estas pequeñas decisiones va a ser el más rentable del día, porque ser productivo tiene un retorno espectacular. Por lo tanto, reservemos un espacio físico y bloqueemos en nuestra agenda un espacio horario cada día para llevar a cabo esta labor si queremos hacer bien las cosas.

La matriz que se genera sometiendo a este proceso la estructura de notas-libretas-etiquetas queda como sigue:

Hemos pasado de una situación en la que teníamos una libreta INBOX repleta de información dispersa y heterogénea a una situación en la que podemos saber qué es lo que tenemos hacer, con qué premura, cuándo, dónde, por qué y con quién. El cambio es radical. No se puede pedir más con menos esfuerzo. El reto pasa a ser mantener el ciclo de información correctamente alimentado estableciendo una rutina y cumpliéndola a rajatabla.

Cada día deberemos determinar cuáles son las tareas del día siguiente (notas etiquetadas con 1A.-DIA 1A_AAAAMMDD Dia semana) y ordenarlas por 1B.-HORA (de más temprana a más tardía)

A continuación, sólo tenemos que marcar una selección conjunta con un Click la 1ª y [SHIFT-Click] en la última y EVERNOTE nos permitirá CREAR NOTA COMO TABLA DE CONTENIDO. A esta nueva nota llamaremos PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES (n+1) y podremos archivarla en la libreta RESUMEN PROGRAMACIÓN DIARIA que tendremos que crear dentro de la pila TAREAS DINÁMICAS.

Si, además, nos situamos sobre la nota recién creada como TABLA DE CONTENIDO y pulsamos el icono de correo electrónico, podemos enviar directamente esta PDA (n+1) a nuestra dirección para que nos sirva de guía a lo largo de la jornada y no perdamos el norte en ningún momento.

 

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