Programación diaria de actividades (PDA)

Un correcto análisis dafo de programación diaria sirve para ayudar a mejorar programación diaria. Las frases célebres sobre programación diaria permiten calibrar la influencia de programación diaria en el rendimiento
El factor programación diaria es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento programación diaria de actividades (PDA)

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con la programación. Extraemos de ahí la frase “lo importante no es mantenerse ocupado sino en qué te mantengas ocupado y qué haces durante ese tiempo que ayude a tu progreso y mejora tanto personal como profesional“. Se trata de bajar al detalle de la agenda de productividad personal diaria. Pero no sólo para saber lo que se tiene que hacer en cada momento sino cómo, por y para qué.

La PDA representa el ámbito de decisiones personales propias: lo que yo decido hacer. Es mi “yo” en el escalón más bajo de la pirámide del Plan Estratégico, con el máximo nivel de concreción.

Aquí confluyen la proactividad con las tareas de planificación operativa a corto plazo de los objetivos fijados (enfoque) y la organización de los recursos (método).

Una TO-DO-LIST (lista de tareas pendientes)

Una TO-DO-LIST, o “lista de cosas para hacer” o “lista de pendientes”, no es ni de lejos una PDA (Programación Diaria de Actividades). En apariencia, pueden parecerse. Pero cuando ponemos frente a frente una cosa con la otra nos damos cuenta de que están en dos niveles distintos de organización.

Una TO-DO-LIST se asemeja más a ese conjunto heterogéneo de notas desordenadas que, a modo de recordatorio, escribimos en cualquier sitio: en una agenda, en un calendario o en post-it de colores pegados sobre la pantalla de nuestro ordenador. En su versión más básica, tenemos la típica lista de la compra en la puerta del frigorífico. Existe únicamente para que no se nos olviden determinadas cosas. No requiere pensar nada. Quizá sea por ello, que no sirve de mucho. Al no discriminar por prioridades, todo parece igual de importante y se acaba por acometer únicamente las tareas más fáciles y agradables de hacer (procrastinación).

Ciertamente, ser capaz de ubicar muchas tareas en una agenda-calendario y ejecutarlas es una habilidad. Una TO-DO-LIST nos puede ayudar a conseguirlo. Sin embargo, esto sólo nos garantiza al 100% que vamos a consumir grandes dosis de energía, lo que hará que acabemos exhaustos. Lo realmente importante es que lo poco o lo mucho que hagamos aporte valor.

PDA (Programación diaria de actividades): Tipos de tareas

Una PDA bien elaborada nos va a servir para saber qué vamos a hacer hoy y qué es lo que vamos a dejar de hacer hoy, en qué momento y (lo más importante) por qué. No podemos dar por finalizado una PDA hasta que no están etiquetadas todas y cada una de sus tareas con su modalidad. Cada día debemos sumar puntos a la causa de cumplir los objetivos prefijados. Y sólo existe un modo de conseguirlo: planteárselo en cada una de las acciones que llevemos a cabo.

JORNADA = PDA + TNP
PDA = TC + TE + TO + TR
PDA: Programación Diaria de Actividades

TC: Tareas Clave (programadas)

TE: Tareas Estructurales (programadas)

TO: Tareas Operativas (programadas)

TR: Tareas de Reserva (programadas)

Tareas Clave (TC)

Necesitamos detectar claramente cuáles son las “tareas clave” (TC) y darles el puesto de honor que merecen para aprovechar al máximo nuestro biorritmo. Son fáciles de reconocer porque son las que aportan más valor al contribuir de un modo más potente a la causa del cumplimiento de objetivos. 

Esto no va de cantidad de trabajo realizado sino de que lo conseguido en él sea lo que realmente buscábamos.

Las tareas clave (TC) son la máxima prioridad del día porque son las que aportan mayor contribución a retos (en sentido amplio, no sólo profesionales). Pensemos en ellas como en las pocas cosas que durante la jornada no podemos dejar de hacer por el alto precio reputacional que esto nos acarrearía. Representan aquello en lo que destacamos y nos hace ganar credibilidad. 

Ejemplos: realizar un informe firmado para elevarlo a la superioridad, preparar una presentación para exponer en público, montar el orden del día y los contenidos de una reunión de trabajo, analizar los resultados de la última encuesta de calidad para sacar conclusiones, o en otros ámbitos de nuestra vida, recoger a tus hijos del autobús porque te has comprometido a ello, asistir a la fiesta sorpresa de un amigo, visitar a tus padres, realizar sesiones de rehabilitación tras una lesión, acudir a la cita con el médico, etc…

Impacto TNP: Las llevaremos a cabo, salvo que ocurra una emergencia que nos trastoque toda la PDA. Una urgencia puede tener fuerza suficiente como para, si no cancelar, sí desplazar en la jornada laboral una TC. En cambio, debemos blindar y proteger las TC de las interrupciones, incluso de los imprevistos. Para ello, adaptaremos las circunstancias que nos rodean para minimizar los riesgos de que algo ocurra (plan anti-interrupciones y anti-imprevistos)

Tareas Estructurales (TE)

Las estructurales (TE) son las que deben tener su espacio fijo en la agenda, definiendo lo que hay que hacer en el corto plazo (CP) para que todo funcione a largo plazo (LP). Representan el esqueleto básico básico de nuestra PDA y se caracterizan por su carácter sistemático, rutinario y recurrente. En el momento de proceder a montar nuestra PDA tienen que ser considerados en primer lugar. 

Abarcan todas las facetas (personales, familiares, sociales,…) que somos capaces de desplegar en nuestra vida. Nos referimos, pues, a todas aquellas actividades que, no siendo trabajo propiamente dicho, necesito hacer obligatoria y continuamente para vivir y, por tanto, para trabajar

Todas las tareas estructurales son recurrentes pero no todas las tareas recurrentes son estructurales. Por ejemplo, una reunión de trabajo puede ser recurrente (en el sentido de que tiene una frecuencia periódica) no es estructural. Una reunión de trabajo será una tarea clave (TC) o simplemente operativa (TO), pero nunca estructural.

Ejemplos de TE son: 

  • Descanso (pausas pomodoro, siestas, reposo nocturno,…)
  • Aseo personal (ducha, afeitado, necesidades fisiológicas,…)
  • Cuidados estéticos (peluquería, esteticista,…)
  • Ejercicio físico (gimnasia, práctica de algún deporte,…)
  • Ejercicio mental (formación continua, lecturas personales,…) 
  • Desplazamientos (por cualquier medio, a cualquier sitio)
  • Alimentación (5 comidas diarias)
  • Aprovisionamiento (compras domésticas)
  • Atenciones familiares (apoyo escolar hijos, visitas a padres/hermanos,..)
  • Organización del espacio (orden y concierto)
  • Limpieza doméstica (ropa y hogar)
  • Organización del tiempo (modelo/método)
  • Revisiones vehículos (mantenimiento taller, medición presión neumáticos,…)
  • Chequeos médicos (bucodentales, mamografías,…)
  • Trámites administrativos (renovación DNI/Pasaporte, ITV, …)
  • Ocio y entretenimiento (conciertos, exposiciones,…)
  • Compromisos sociales (comidas con amigos, excursiones,…)
  • Aficiones (hobbies)

Impacto TNP: Las llevaremos a cabo, salvo que ocurra una emergencia que nos trastoque toda la PDA, una urgencia que nos impida continuar trabajando temporalmente, incluso algún imprevisto puede tener fuerza suficiente como para si no cancelar sí desplazar en la jornada laboral una TE. En cambio, una interrupción no tiene la envergadura suficiente como para afectarla.

Tareas Operativas (TO)

Las operativas (TO) son nuestro pan nuestro de cada día porque constituyen nuestro trabajo habitual, las propias de nuestro negocio o actividad. En cantidad, deben ser las más numerosas, por lo que tienen importancia táctica, pero no la estratégica de las TC. Debemos prever y programar tareas que, sin ser TC, son convenientes porque favorecen el cumplimiento de objetivos.

Ejemplos

El primer gran bloque de tareas operativas estará formado por el espacio de tiempo reservado para gestionar reuniones, llamadas y correos electrónicos (que, para resultar operativo, recomendamos concentrar en un par de momentos al día)

El otro gran bloque, según el cargo o función que cada uno desempeñe, podemos hablar de que:

      • para el comercial, será atender clientes,
      • para el médico, pasar consulta a pacientes,
      • para el profesor, dar clase a alumnos,
      • para un jefe de compras, gestionar a proveedores,
      • para un director de RRHH, será evaluar empleados,
      • etc…

Impacto TNP: Las llevaremos a cabo, salvo que ocurra una emergencia que nos trastoque toda la PDA, una urgencia que nos impida continuar trabajando temporalmente, incluso algún imprevisto puede tener fuerza suficiente como para si no cancelar sí desplazar en la jornada laboral una TO. En cambio, una interrupción no tiene la envergadura suficiente como para afectarla.

Tareas de Relleno (TR)

Y además, estirando el razonamiento hasta el final, podemos tener la iniciativa personal de tener preparadas algunas actividades de poco valor en la reserva, tareas de relleno o de reserva (TR), por si se diera la circunstancia de que se nos generase un hueco en el que no quepa ni TC ni TE ni TO y quisiéramos tener la posibilidad de ocuparlo. Las tareas de relleno o reserva (TR) están para contemplar la contingencia de quedarnos ociosos porque se nos caiga alguna otra tarea prevista en la PDA. Aunque tienen poca importancia en el día de su catalogación como tales, con el paso del tiempo pueden ir ganando peso y urgencia.

Ejemplos: actividad personal en redes sociales, reservar billete de tren para un viaje próximo, llevar trajes a la tintorería, comprar entradas para el cine, etc… 

Impacto TNP: Total. Cualquier tarea no programada, sea del tipo que sea, va a llevarse por delante una TR.

El denominador común de TC, TE, TA y TR, lo que las diferencia de las TNP, es nuestra autoría, nuestro papel protagonista en su existencia. La PDA la parimos nosotros. La lista de TNP nos viene dada.

Una de las funciones principales que debe cumplir el método de productividad es la de que las tareas propias del PDA vayan ganándole terreno a las TNP con el paso del tiempo. En otras palabras que nuestras acciones sean, cada vez en mayor medida, el producto de nuestras propias decisiones y que no sean los demás los que nos marquen la agenda.

JORNADA = PDA + TNP
TNP: Tareas No Programadas

INT: Interrupciones

IMP: Imprevistos

URG: Urgencias

EME: Emergencias

 

 

El tiempo total empleado en una jornada laboral es la suma del tiempo programado (PDA) con el que ocupan las tareas no programadas (TNP). Dicho de otro modo, las tareas que yo decido (PDA) y las que deciden los demás por mí (TNP). Con las tareas incluidas en la PDA me mostraré proactivo porque he sido yo quien ha tomado la decisión de llevarlas a cabo, tengo una cita previa con ellas. Con las TNP, en cambio, me mostraré reactivo porque son tareas sobrevenidas que han llegado a mi fiesta sin avisar.

Análisis DAFO "programación diaria de actividades" (PDA)

En su versión más negativa (DEBILIDAD) supone andar a salto de mata. No tener un conocimiento claro de las actividades que hay que hacer en el día ni de la importancia que tienen en relación a los objetivos ni del orden de ejecución óptimo.

Para corregir esta debilidad, se recomienda empezar anotando lista de actividades antes de iniciar la jornada. Luego habrá que asignar un tiempo de realización correcto a cada una y establecer un orden cronológico concreto. Pero esto no va a resultar suficiente. Además se requiere someter a análisis pequeñas cuestiones que necesitan un criterio claro por nuestra parte y respuesta inmediata. Es necesario usar la agenda de productividad personal como herramienta para relacionarlas con objetivos a alcanzar. En definitiva, saber por y para qué hacemos las cosas.

En su versión más positiva (FORTALEZA) supone identificar qué tareas concretas deben realizarse en el día a día. Y ello, para materializar en la práctica los objetivos que provienen de la “planificación operativa (CP)”

Para mantener esta fortaleza, se necesita crear el hábito de hacerlo cotidianamente. Reservar las “tareas clave” (TC) para el momento de mayor lucidez y menor probabilidad de aparición de TNP (interrupciones, imprevistos y urgencias). Y para el resto de tareas, estructurales o añadidas (TE / TA) que no son clave pero sí convenientes, el contrario. Además, tener siempre cargada la recámara con alguna “tarea de relleno” (TR), por si acaso surge la ocasión.

Frases célebres de "programación diaria de actividades" (PDA)

Citas y aforismos

 

“Yo definitivamente voy a tomar un curso en Administración del tiempo, tan pronto como pueda hacerle un hueco en mi Agenda”

programación diaria
Peter Drucker

“El Tiempo es el recurso más escaso, y hasta que no se administre debidamente nada más se puede gestionar”

Refranes y proverbios

Vosotros tenéis los relojes, nosotros tenemos el tiempo
Proverbio haitiano
En la tardanza está el peligro
Refrán

Artículos de interés para la mejora de programación diaria de actividades (PDA)

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de programación diaria en el rendimiento:

 

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