Introducción
En primer lugar, un buen gestor de información puede considerarse sin lugar a dudas como nuestro “segundo cerebro”. A saber, un lugar donde poder volcar, apuntar y ordenar todo lo que no es necesario almacenar en nuestro cerebro. Por esta razón, podemos decir que bien utilizada, una herramienta como ésta tiene un poder fantástico. Parece que nos permite sacar lo mejor de nosotros mismos.
Además, disponer de un 2º cerebro despeja el camino para que podamos emplear toda nuestra capacidad intelectual. Especialmente, en aquellas funciones para las cuales es insustituible: crear, imaginar, relacionar conceptos, emocionarse, tomar decisiones, etc…
La era digital nos trae buenas y malas noticias. La más mala es que la cantidad de información que nos asalta a diario no se puede digerir. Y aunque podamos prescindir de una gran parte de ella, hay otra gran parte que resulta necesario conservar. La buena es que existen herramientas a nuestro alcance para gestionar toda esa información y no morir en el intento.
No todos los inputs que nos entran a diario y a los cuales se ha de prestar atención han de convertirse en tarea y desaparecer. Continuamente se generan soportes documentales que se han de tratar. Necesitamos como el agua dotarnos de un sistema basado en el orden lógico de nuestro modus vivendi. Existen herramientas que permiten estructurar adecuadamente toda la información que en algún momento vamos a tener que usar, y tendremos que decidir cuál nos resulta más útil y fácil de usar para cumplir este cometido..
Tipo de información que merece la pena custodiar
En otras palabras, necesitamos mantener el orden y el control sobre nuestras vidas. Por ello, daremos algunos ejemplos terrenales que ayudarán a comprender de qué tipo de información hablamos:
- Autos: recibos de seguros, justificantes de impuestos, multas, facturas de mantenimiento, …
- Bancos: extractos de movimientos, contratos, informes de posición,…
- Biblioteca: lecturas pendientes o resúmenes de libros leídos,…
- Colegios: matrículas, horarios, normas, seguimiento de calificaciones obtenidas,…
- Empresa: contratos, nóminas, comunicaciones, bonus, …
- Escrituras: herencias, compraventas, testamentos, alquileres,…
- Formación: cursos, temarios, programas, …
- Identificación: pasaportes, DNI, carnets de socios, tarjetas, permisos de conducir,…
- Médicos: informes de chequeos, resultados de análisis, prescripciones,…
- Proveedores: contratos de suministros, facturas, seguros de mantenimiento,…
- Viajes: reservas de billetes, bonos de hoteles, justificantes de pago, …
Por lo tanto, debemos estructurarla para acceder a ella cuando nos resulte adecuado. De este modo, tenemos un tesoro de herramienta que nos ayuda a mantenerlo todo bajo control.
Para terminar, tal y como se ha dicho, los avances tecnológicos han permitido logros que nos hacen la vida mucho más fácil. Por consiguiente, se trata de conocer cómo funcionan los mejores e incorporarlos a nuestra cotidianeidad.
Opciones alternativas
Selección
NOTION ha llegado pegando fuerte, apostando por tocar todos los palos (“All-in-one”), con una estética formidable que atrapa a quien vence la resistencia al aprendizaje en su uso. No al nivel que lo hace EVERNOTE, pero tienen bien resuelta la posibilidad de añadir contenidos a través de la extensión en el navegador. Pero, para enfrentarte en el ring a un competidor de la envergadura de un elefante, no puedes acudir sin tener habilitada la posibilidad de recepcionar e-mails en tu bandeja de entrada. Nos consta que están en ello, pero hasta llegar ahí nos quedamos con aquello de “más vale pájaro en mano que ciento volando”.
