Kanban es un método de gestión de procesos que se basa en organizar el flujo de trabajo y la información de un modo muy visual. Se lleva a la práctica desplazando tarjetas sobre un tablero. Es una manera de tomar conciencia de algo tan intangible como es saber si lo que hacemos lo estamos haciendo «bien», es decir, conforme el cliente espera y maximizando nuestras capacidades.
Se puede utilizar para gestionar proyectos a nivel individual, aunque donde despliega su mayor potencial es a nivel de equipo. Es sencillo de adaptar a cualquier sistema de producción porque no requiere de grandes cambios organizativos. Además, su implantación es compatible con la existencia de otras metodologías ágiles como Scrum.
La visualización del proceso de producción permite identificar el valor para el cliente y organizar los flujos de tareas en curso de modo que se consiga la entrega «justo a tiempo» (JIT). Ello permite aumentar la calidad y enfocarse en la mejora continua del proceso. Debido a su impacto positivo en la eficiencia del flujo de trabajo, su uso está ampliamente extendido en multitud de sectores de actividad.
El método Kanban fue ideado originariamente por el ingeniero industrial Taiichi Ohno en la década de los ’50 para optimizar la producción de automóviles en Toyota en el marco del TPS (Sistema de Producción Toyota). La reformulación de esta herramienta llevada a cabo por David J. Anderson ha permitido que este sistema se adapte al trabajo de conocimiento y el desarrollo de productos complejos de cualquier naturaleza.
El tablero Kanban
La herramienta que sirve de soporte para visualizar el flujo de trabajo nos permite detectar cuellos de botella y debilidades en el flujo de trabajo, focalizarse en el trabajo en curso y reducir notoriamente el número de reuniones necesarias para actualizar información.
En las etapas iniciales de implantación del método en una organización se recomienda el uso de tableros físicos para que el equipo comience a familiarizarse con el hábito de mover tarjetas a medida que se producen avances en el proceso. No obstante, cuando el flujo de trabajo ya es abundante, el equipo es numeroso y hay muchas tarjetas sobre el tablero, las notas adhesivas corren el peligro de mezclarse o perjudicarse en el desorden.
A medida que el proceso empiece a complicarse y mantener el orden se haga difícil, nos veremos obligados a acudir a soluciones digitales. Existen múltiples opciones de software adaptado que nos permiten trabajar con tableros Kanban en la nube disfrutando de un alto grado de transparencia y operatividad.
Las tarjetas Kanban
El elemento clave de cada tablero Kanban es la tarjeta. En su versión más simple, una tarjeta Kanban no es más que una nota adhesiva pegada en un tablero representando una tarea de trabajo que debe realizarse. Por su posición en él nos informa en qué estado se encuentra. El número de tarjetas en un tablero debe ser limitado. Reducen la necesidad de reuniones de equipo pues son, en sí mismas, un canal de comunicación entre sus miembros ya que sirven como centros de información. Nos permiten visualizar con transparencia el progreso de las tareas desde que se solicitan hasta el momento en que se consideran finalizadas.
Cuando trabajamos en entornos digitales, tenemos la posibilidad de incorporar de manera sintética los datos clave de la tarea: prioridad, tiempo del ciclo, fecha límite, responsable de ejecución, etc… De hecho, con la irrupción de las TIC el alcance del sistema Kanban en la gestión de inventarios es de una envergadura enorme en la industria, el transporte y la distribución.
Etapas para configurar el método
- Identifica y visualiza las fases del ciclo de tareas para comprender cómo avanza el trabajo. La manera en la que Kanban permite visualizar la evolución del proceso es haciendo público un tablero donde las columnas representan los diferentes estados o pasos en el flujo de trabajo buscando el desarrollo incremental. Luego, marcando en él dónde se ubica cada tarea (tarjeta con descripción de tarea, asignación de responsable y estimación de horas).
- Establece límites al trabajo en curso (Work In Progress: WIP) para eliminar las interrupciones. Éste es uno de los elementos clave que hace posible crear un flujo ininterrumpido. No se puede iniciar una tarea sin concluir otra. En cada columna se establecerá un límite de tareas según la capacidad de trabajo del equipo, lo que asegurará que su equipo mantiene un ritmo de trabajo óptimo sin exceder su capacidad de trabajo.
- Optimiza el flujo de trabajo a través de la gestión de cada estado. Es necesario priorizar determinadas tareas para poder concentrar recursos en resolver las sobrecargas de trabajo evitando los cuellos de botella y los tiempos muertos. Al supervisar, medir y reportar activamente el flujo, los cambios continuos del sistema pueden ser evaluados para actuar sobre ellos. Se recomienda usar un indicador visual claro de «tarea completada» para evitar que una acción no se ejecute por falta de información sobre su estado.
- Fomenta la visibilidad haciendo explícitas las políticas. Poner por escrito las normas que gobiernan el proceso y publicitarlas. No se puede mejorar algo que no se entiende. Nadie se apuntará a un juego cuyas reglas no están claras para todos. Al final, son las personas que deben manejar la herramienta las que deben estar familiarizadas con sus particularidades. Por ello, el proceso debe estar bien definido, publicado y promovido.
- Crea métricas relevantes y fomenta los feedback regulares. Para que el sistema se implante con éxito duradero, se necesita diseñar y ejecutar un ritual de reuniones de equipo. Unas cortas diarias de seguimiento y otras con periodicidad mensual de revisión de procedimientos, en base métricas y resultados que ayuden a entender qué está pasando. Todas, con el ánimo de que fomenten la transparencia del proceso y la trasferencia de conocimiento entre los miembros del equipo.
Push VS Pull
A la hora de organizar el flujo de trabajo existen dos modos de incorporar material en el circuito:
- PUSH / EMPUJE (Ejemplo: Comedor self-service) ideal para aquellos sistemas en los que existen productos genéricos de los que se sabe que sí o sí van a demandarse. También cuando se precisa de una fabricación anterior para poder atender la demanda.
- PULL / ARRASTRE (Ejemplo: Restaurante a la carta) se ajusta en todo momento a la demanda. No se produce nada hasta que no hay una demanda real del producto. Esto suele darse en productos que son bajo demanda o totalmente personalizados.
Kanban, en tanto que funciona como una herramienta del sistema Just In Time (JIT), que busca eliminar inventarios, utiliza el sistema PULL (ARRASTRE). De este modo, se consigue no producir jamás en exceso.
Kanban VS Scrum
Scrum es un sistema iterativo, mientras que Kanban se basa en un flujo continuo. Ya se ha dicho anteriormente que no son sistemas incompatibles sino que pueden ser usados a la vez. Sin embargo, es frecuente el debate que contrapone Kanban al método Scrum. ¿Cuáles son sus grandes diferencias?
No podemos decir que exista una metodología mejor que otra sino que dependerá de los requerimientos de la empresa y la complejidad de sus procesos internos así como de lo más o menos predecible que sea la tecnología a utilizar (matriz de Stacey y modelo Cynefin).
En este sentido, el método Kanban está especialmente indicado para aquellas organizaciones que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas. Es ideal para entorno complicados donde existe un cierto grado de complejidad y de incertidumbre. Kanban es un método para optimizar y gestionar flujos de trabajo siguiendo un conjunto de principios. En un tablero Kanban no hay restricciones de tiempo y se pueden agregar nuevas tarjetas (tareas) en cualquier momento si los WIP lo permiten.
Scrum pone más acento en la rapidez de los procesos y en el control por parte del equipo. Control que exige emplear un tiempo en reuniones, discusiones y verificaciones internas que Kanban no necesita. Es ideal para entorno complejos con un grado tanto de complejidad como de incertidumbre superior. Scrum requiere una planificación detallada y restrictiva, con procesos y roles predefinidos. en un tablero Scrum las restricciones de tiempo vienen marcadas por la longitud del sprint y no se pueden agregar nuevas tarjetas una vez iniciado el sprint. Tras la finalización de cada sprint, el tablero debe reiniciarse.
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