Introducción
El gestor de tareas GOOGLE TASKS, es un caso singular. En primer lugar, llama la atención que todo un gigante como Google plantee una propuesta de un minimalismo tan básico. A bote pronto, parece pensada para aquellos usuarios que no requieren más que una aplicación sencilla de usar, sin grandes requerimientos.
En su modalidad móvil sí que tiene un uso autónomo que puede descargarse como aplicación en la Play Store. Sin embargo, en su versión escritorio, más que una aplicación de gestión de tareas independiente, podría considerarse como parte de un trío formado con sus aplicaciones hermanas (GMAIL -correo- y CALENDAR -calendario-), con quienes está perfectamente integrada.
Elementos estructurales
Quien se atreve a probar varios, se sorprende de que el gestor de tareas TASKS sea tan simple, tan simple, que se atreva a prescindir de todo lo que considera que sobra (y que sus homólogos ofrecen). Por ejemplo: etiquetar tareas, definir prioridades, crear filtros de visualización, informar sobre datos de uso o crear sistemas gamificación para estimular el uso de la herramienta. No permite siquiera visualizar las tareas conjuntamente sino lista a lista.
Si profundizamos un poco más, encontramos la razón de que TASKS sea así, como es. Y es algo tan simple como que TASKS no está sola. Además de la integración que acabamos de mencionar con GMAIL y GOOGLE CALENDAR, el gestor de tareas GOOGLE TASKS se complementa a la perfección con GOOGLE KEEP, el gestor de notas y recordatorios de GOOGLE. En muchas de los parámetros de evaluación que hemos utilizado para crear nuestro ranking de gestores de actividades, TASKS puntúa un NO mientras que KEEP puntúa un SÍ. Por ejemplo:
- Adjuntar archivos (imágenes)
- Definir filtros de visualización (con el uso del buscador que TASKS no tiene)
- Etiquetar tareas (con sintaxis libre que use cualquier símbolo -excepto # que se utiliza para nombrar las listas- seguido del nombre de la cadena que se quiera)
- Extensión del navegador con posibilidad de crear nota
- Fijar recordatorios de tiempo
- Fijar recordatorios de ubicación
- Incorporar fichas existentes en un gestor de contactos (pinchando en “Collaborators” accede al gestor de contactos de Gmail)
- Incorporar gestor de notas dentro de la aplicación
- Marcar prioridades (posibilidad de marcar el PIN NOTE o crear una etiqueta exclusiva para cada nivel de prioridad: p1, p2, p3…)
- Tratar específicamente los deseos: posibilidad de habilitar una lista específica para alojar actividades sin fecha.
Añadir una tarea
El procedimiento para dar de alta una tarea es, como en cualquier aplicación similar, tan sencillo como clickar en símbolo “+ Añadir una tarea“, situado justo debajo del nombre de la lista.
El gestor de tareas Google Tasks sólo permite:
- Título y detalles
- Lista a la que pertenece
- Fecha y hora (con posibilidad de crear repeticiones si no añades subtareas)
- Añadir subtareas simples (sin más que su descripción). Si añades subtareas, se elimina la posibilidad de crear repeticiones en la tarea principal.
En cualquier caso, se recomienda que la LISTA se haya seleccionado antes de añadir la tarea con el fin de que ésta quede alojada donde se pretendía.
Generación PDA con el gestor de tareas GOOGLE TASKS
Como hemos dicho, las limitaciones aparentes que presenta se ven neutralizadas en gran medida por el ecosistema al que pertenece. Por lo tanto, después de testearlo a conciencia y de observar todo lo que otros tienen y TASKS no tiene, consideramos que tiene lo necesario para generar la PDA(n+1) según el Método On-Time. Eso sí, no de cualquier manera.
Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el gráfico a continuación, y complementándolo adecuadamente con Gmail para las entradas de INPUTS, con Google Keep para y con la vista calendario que nos brinda Google Calendar.
Críticas
Positivas
Curva de aprendizaje
Su extrema simplicidad permite dominar el uso de la herramienta en tiempo récord. Su minimalismo no esconde nada: está todo a la vista, sin complejos. Para un determinado perfil de usuario de aplicaciones de gestión de actividades en el tiempo, con un nivel básico de requerimientos, que lo que pretende es aprender a organizarse según el Método On-Time, le vale para arrancar. Una vez asiente en su mente la lógica conceptual del método con el uso en la práctica de la herramienta, se puede plantear opciones más sofisticadas.
'La integración del correo electrónico en la aplicación para crear tareas'
Si lo que se desea es dar de alta una tarea en TASKS desde un correo recibido en GMAIL tan solo debemos pinchar sobre el símbolo de la aplicación en la barra horizontal superior. De este modo, el correo sobre el que nos encontremos se alojará como una tarea nueva dentro de la LISTA que esté activada en esos momentos en TASKS. Además, será reconocible porque incorporará como comentario el enlace al correo del que procede.
Negativas
'El tratamiento de las prioridades'
A través de KEEP sí, pero directamente, la aplicación GOOGLE TASKS no ofrece la posibilidad de establecer prioridades. Las actividades se muestran ordenadas verticalmente como si fueran la lista de la compra y, a lo máximo que podemos aspirar es a arrastrarlas y soltarlas dentro de la propia lista marcando que, en lugar de ordenarlas por fecha, deseamos fijar nuestro orden.
'El sistema de etiquetado'
Lo mismo ocurre en este apartado. La aplicación no ofrece la posibilidad de asignar etiquetas a las actividades (pero KEEP sí). Esto nos priva de la posibilidad de tener una visión rápida de las actividades que compartan determinada naturaleza.
'La extensión de TASKS para el navegador CHROME'
La extensión que tiene en CHROME no sirve para enviar el contenido de la página web que se está consultando a la aplicación como una tarea nueva sino que funciona como acceso directo a https://tasks.google.com/, sin más. En cambio, la extensión de GOOGLE KEEP, sí que lo permite.
Conclusión
En definitiva, si consideráramos TASKS como una única herramienta con su hermana KEEP, sumaríamos de golpe 10 puntos y ascenderíamos al 4º puesto del ranking. O sea, que TASKS acude desnudo y sin apenas armas a la batalla por el liderazgo en las aplicaciones de gestión del tiempo porque se sabe protegido por toda su familia: GMAIL, CALENDAR y KEEP
Era de esperar que GOOGLE no se hubiera quedado descolgada en la carrera por el 1º puesto del ranking. Viniendo de ellos, no hay duda de que todo lo que hacen es pretendido y buscado. Y si no plantean una propuesta más “elaborada” es por su voluntad de no complicar con “adornos florales” la gestión de actividades diaria y quedarse con lo estrictamente necesario para hacerlo bien.
