WORKFLOW: Diagrama del circuito

El método de productividad va a configurarse como la mejor manera de tratar los inputs de información, para ayudarnos a transformarlos en actividades que nos permitan alcanzar objetivos. En este contexto, el diseño del circuito por donde fluya la información cobra un protagonismo importante. La tentación de saltarse esta fase es muy grande. A todos nos encantaría ser capaces de resolver nuestros problemas de productividad mediante el uso de las herramientas informáticas tales como aplicaciones para la gestión de notas, tareas y proyectos. Pero sin una base conceptual clara, esto no es posible. Es como hacerse trampas al solitario. Los atajos no funcionan.

El método de productividad personal On-Time surge espontáneamente, siguiendo las pautas del modelo científico: observación sistemática, medición, experimentación, y la formulación, análisis y modificación de hipótesis. Vamos a leer el relato de cómo interactúan en él los elementos que lo conforman. A continuación veremos las diferentes formas de representación gráfica visual del método, que tienen la intención de explicarlo y hacerlo entender.

CONCEPTOS PREVIOS

Mientras ejecutamos la PDA(n) que guía las pautas de nuestra jornada laboral se van a producir entradas de INPUTS de información que nos van a impactar. ¿En qué se puede transformar un INPUT? Depende de lo corto o largo que sea su recorrido a lo largo de la secuencia de preguntas (interrogatorio) a la que se van a tener que someter, pueden transformarse en:

        1. INFORMACIÓN
            • Datos (sin fecha)
            • Eventos (con fecha)
        2. ACTIVIDADES 

Se hace necesario abordar esta diferenciación conceptual antes de pasar a detallar cuál es la secuencia de preguntas que van a marcar el carácter de nuestro workflow.

SECUENCIA DE PREGUNTAS

Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nuevo INPUT, debemos interrogarles uno a uno siguiendo la misma simple secuencia de preguntas:

¿MÁS? = atención

1.-¿Es este INPUT de información lo suficientemente importante como para que, a partir de este momento, tengamos que prestarle MÁS atención? (movemos la “cajita” al oído)

        • NO (cajita vacía de contenido). Ya podemos olvidarla, prescindir de ella y lanzarla a la papelera (OUTBOX).
        • SI (cajita llena). Lo siguiente será saber ante qué tipo de INPUT nos encontramos. Y aquí llega entonces la siguiente pregunta

¿HACER? = acción

2.-¿Conviene que se “haga” algo?  

        • NO ➔ En el FILEBOX conservaremos aquellos INPUTS que pensamos van a sernos de utilidad en un futuro. Aquí debemos distinguir entre:
            • nuestro archivo para documentos (INFORMACIÓN).
            • nuestro calendario para anotar fechas concretas (EVENTOS). A la hora de elaborar la PDA sólo tendré en cuenta esta información si genera un cambio de rol por mi parte y me convierte, de testigo, en protagonista de una acción. 
        • SI ➔ Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que implican la realización de algún tipo de acción, paso a la siguiente pregunta

¿YO? = ejecución

3.-¿El sentido común recomienda que me encargue yo de llevar a cabo esa acción?   

        • NO ➔ En el SIDEBOX meteremos los asuntos que dejamos a un lado. Nos afectan de algún modo y por eso requieren de nuestra atención. Además requieren de una acción, pero su ejecución debe recaer en manos de terceras personas. Esta es una fuente de liberación de energía muy importante y debe hacerse con cabeza. En el término medio está la virtud: No todo se puede delegar ni todo debe pasar por nosotros. Cuando trabajamos en equipo, hay que fomentar el empoderamiento. La externalización de tareas es una opción a la que recurrimos más veces de las que realmente somos conscientes, y ya está bien que esto sea así. A las actividades delegadas las llamamos ENCARGOS. Para gestionar este tipo de actividades delegadas se aconseja establecer fechas límite de revisión. 
        • SI ➔ Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que requieren atención y que suponen llevar a cabo una acción que además he de hacer yo, sólo faltará saber cómo me afecta el factor tiempo. Es entonces cuando se hace necesaria la última pregunta

¿HOY? = prisa

4.-¿El límite temporal que tenemos para ejecutar esta tarea queda dentro de la jornada? 

        • NO metemos esta cajita en el INBOX que acogerá las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para analizar todas a la vez. Las actividades que se alojan en esta caja, se acabarán convirtiendo en:
              • DESEOS (actividades a realizar sin fecha cerrada)
              • TAREAS (actividades con fecha concreta puntual)
              • HÁBITOS (actividades con fecha concreta periódica)
        • SI Llegados a este punto, me quedo con aquellos INPUTS cuya ejecución no puede esperar al final de la jornada laboral. 

 

¿YA? = inmediatez

5.-¿Esta urgencia es inmediata? ¿Ha de hacerse ya o basta con que se haga antes del final de la jornada laboral?  

        • NO ➔ La prisa consiste en hacer la tarea ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. Como no tiene por qué ser ahora mismo, no tendrá repercusión sobre la tarea en curso. Puedo posponer la ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día. Pasa a formar parte del proceso de reubicación (RELOCATE) al que llamamos LATER, y en este caso lo usamos para buscar un hueco para que pueda ejecutar la tarea recién creada a partir del INPUT que viene de fuera. 
        • SI ➔ Cuando la urgencia y la importancia se encuentran, nos vemos ante la necesidad de HACER (si se puede). Igual que ocurre en el caso anterior, dejamos de hablar de INPUT para hablar de TAREA. Como aquí se produce un choque entre lo que estoy haciendo porque tenía programado (PDA) y lo que quiero hacer porque viene un INPUT pidiendo paso, necesito un criterio claro. En este escenario usamos la MATRIZ DE PREVALENCIA para decidir si la TNP se puede “hacer ya” o si “no se va a poder hacer” porque la tarea recién creada no tiene preferencia. No obstante, en función de cuál sea la naturaleza de las tareas que queden pendientes en el resto de la jornada laboral, podría darse la circunstancia de que pospusiéramos la ejecución de la NOW que en estos momentos no es posible ejecutar según la MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP).

 

LAS CANCELACIONES Y LOS RETRASOS

Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:

    • Cancelación brusca y por sorpresa, justo en el momento en el que la tarea de la PDA se iba a llevar a cabo. Destino: NOWDebo prestar más atención, implica acción que debo hacer yo, no puedo esperar porque me acaba de pasar y además, tengo que darle una respuesta inmediata. Ésta no puede ser otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual para llenar el hueco que se nos acaba de generar.
    • Necesidad de posponer la tarea a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Debo prestar más atención, implica acción que debo hacer yo, pero no corre prisa inmediata. Por lo tanto, la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
    • Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, implica acción que debo hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir en tarea este input.

ESQUEMAS GRÁFICOS

Secuencia de preguntas

Aquí lo vemos representado en un esquema estático:

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN: workflow
  • INPUTS: Entradas de información
  • OUTPUT: Resultado del proceso
  • PDA (n): Programación Diaria de Actividades del día en que estamos
  • PDA (n+1): Programación Diaria de Actividades del día siguiente
  • TNP (n): Tareas No Programadas del día en que estamos
  • INBOX: Almacén de inputs para analizar y gestionar
  • OUTBOX: Papelera de inputs
  • FILEBOX: Archivo de información que resulta de interés
  • SIDEBOX: Caja lateral o aparcamiento donde van a parar los inputs que se convertirán en tareas delegadas a la espera de su ejecución por terceros.
  • RELOCATE: Proceso de búsqueda de un espacio temporal para ubicar las tareas no programadas que irrumpen en nuestra jornada laboral.
  • LATER sin incorporar un grado de urgencia inmediata sino diferida.
  • NOW incorporando un grado de urgencia inmediata.
  • Matriz de prevalencia: Espacio en el que tomamos decisiones acerca de las prioridades que existen entre las tareas programadas y las no programadas, no en función de nuestro estado de ánimo, sino en función de un debate previo en el que se ha llegado a determinar qué es lo correcto en cualquier circunstancia.
  • TC: Tarea Clave
  • TL: Tarea Laboral
  • TP: Tarea Personal
  • TR: Tarea de Relleno

VIDEO ANIMADO

Usa la guía a continuación para familiarizarte con el contenido de los distintos elementos que se dan cita en el WORKFLOW de nuestro método:

Todos solemos quejarnos de las reglas y las imposiciones. A todo el mundo le gusta ser libre y hacer lo que quiera en cada momento. Sin embargo, hasta el más anárquico de nosotros echaría en falta unas pautas mínimas para organizarse en el momento en que la libertad no le provoca alivio sino desconcierto.

Cuando el tráfico es intenso y no hay señales ni normas, la circulación se convierte en un caos que entraña un peligro inminente. En el siguiente video podemos contemplar lo que sucede en la vía pública

Igual que sucede con el tráfico de vehículos por las calles, sucede en nuestra mente con la información. Si hacemos con ella lo que nos viene en gana conforme va presentándose ante nosotros, la productividad va a saltar por los aires. Pero no por las distracciones ni la falta de concentración. El problema es más serio. Es porque el caos circulatorio que emana de la falta de orden y normas, provoca aturdimiento y desconcierto. Sitúate por un momento: durante la jornada laboral estás empleándote en realizar una tarea que programaste ayer (y que aparece en tu PDA). De repente, suena el teléfono y atiendes la llamada (INPUT1), recibes un email y lo abres (INPUT2) o hablando con un compañero te dice algo que necesitas recordar preciso (INPUT3). Si no sometes cada input de información al interrogatorio que te planteamos (ATENCIÓN-ACCIÓN-EJECUCIÓN, YO-PRISA), no sabrás si es sólo basura que puedes tirar a la papelera (OUTBOX), si es una tarea que puede esperar (INBOX) o si, por el contrario es una urgencia (TNP) que tiene prioridad sobre una de las tareas que tienes programadas porque la MdP (matriz de prevalencia) así lo indica. La necesidad de regular el tráfico de INPUTS en nuestra mente durante la jornada laboral se justifica cuando se para uno a pensar: “Durante un día normal de mi vida ¿cuántos INPUTS nuevos aparecen para impactar en mi mente mientras trabajo?”. Probablemente, más de los que a priori pudiera parecer. Para quien desee calibrar la dimensión de su problemática particular, le invito a que sume:
      • Llamadas telefónicas
      • Correos electrónicos
      • Mensajes instantáneos
      • Charlas presenciales/virtuales
      • Reuniones presenciales/virtuales
      • Ideas o pensamientos a recordar
      • Notificaciones redes sociales
      • Contenidos de interés navegando en la web
      • Vídeos, imágenes, o textos que retener
La suma total de impactos de INPUTS obtenida se ha de compadecer con las actividades que uno ha programado en su PDA. Se ha de ver como normal que estos impactos modifiquen en parte nuestra ruta inicial. Lo que no pueden hacer es desvirtuarla sin sentido porque entonces estaríamos claudicando. Tendríamos que aceptar estar a merced de lo que nos va pasando durante el día. Tendríamos que reconocer falta de capacidad para gobernar nuestras vidas y para marcarnos los objetivos que representan el futuro que deseamos. En cambio, siguiendo las reglas que marca este WORKFLOW tomaremos las decisiones con una base científica, sin depender de cuál sea nuestro estado de ánimo en cada momento. De esta manera, las tareas que acabemos y las que nos queden inacabadas serán las que toca, las óptimas, en función de las circunstancias que han surgido. Y que no se nos olvide una realidad: esto no es algo puntual y pasajero. Esto es algo que ha venido para quedarse, nos está ocurriendo todos los días con una intensidad creciente y la única respuesta que recibe por nuestra parte es la improvisación y la voluntad de esquivar los problemas para evitar el choque y seguir adelante, y mañana más. Como en el vídeo del caos circulatorio. Con este panorama, no se hace raro ver tantas situaciones de baja productividad laboral como hay. Y lo que es peor, tantos cuadros de ansiedad, depresión y estrés a nuestro alrededor.

Autoevaluación

EJERCICIO 1

Arrastrar y soltar

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