Introducción
Con la herramienta RTM (Remember the milk) estamos ante una aplicación de gestión de tareas propiedad de la compañía del mismo nombre con sede en San Francisco. Rediseñada por completo hace 4 años después de una larga trayectoria prestando servicio a millones de usuarios.
Comparte muchas de las características de sus principales competidores: tiene acceso web desde cualquier dispositivo y tiene fantásticas aplicaciones para iOS y Android. RTM es muy versátil y se adapta a la perfección a cualquier método de productividad con el que nos sintamos a gusto. Se ofrece en versión gratuita o en versión PRO si se desea optar a mayores prestaciones, lo cual es totalmente recomendable.
El resumen de las principales prestaciones que ofrece se muestra en la pantalla de descargas de este modo:
• La aplicación te avisa por correo electrónico, mensaje de texto, mensajería instantánea, Twitter y notificaciones del móvil
• Comparte tus listas y manda tareas a otros para terminar las cosas más rápido
• Mantén sincronizados todos tus dispositivos como por arte de magia
• Organiza como desees según tus prioridades, fechas límite, repeticiones, listas, etiquetas y más
• Busca en tus tareas y notas, y guardas tus búsquedas favoritas como Listas inteligentes
• Mira las tareas cercanas y planifica la mejor forma hacer las cosas
• Integración con Gmail, Google Calendar, Twitter, Evernote y más
Elementos estructurales
Analizamos aquí la estructura de pantallas en la navegador del ordenador. La versión móvil es muy fiel a la de escritorio, ya que apenas difiere en los contenidos, sólo en la disposición de las distintas áreas, de modo que no requiere un análisis específico.
Cuando navegas desde el escritorio, la pantalla inicial de la aplicación muestra es aspecto donde podemos distinguir con claridad las siguientes zonas de trabajo:
- SUPERIOR, donde encontramos
- un icono ≡ para ampliar la zona de trabajo ocultando la zona inferior lateral izquierda
- un buscador típico
- El icono de acceso sin conexión (versión PRO)
- La campanita de notificaciones (por si alguien nos asigna una tarea)
- y la ruedecilla de configuración, donde podemos customizar todas las opciones a nuestro gusto.
- INFERIOR
- Lateral izquierda: MENÚ
- Central
- Lateral derecha
En el SIDEBAR IZQUIERDO, como viene siendo habitual, muestra el menú principal de la aplicación. Desde allí nos da acceso a sus elementos principales, que como vemos son:
- BUZÓN DE ENTRADA: visualizaciones de las tareas pendientes a realizar en distintos momentos del calendario
- LISTAS: carpetas de tareas de la misma naturaleza
- LISTAS INTELIGENTES: sistema de «filtros» para acortar por atajos las visualizaciones preferidas
- CONTACTOS: personas con las que compartimos actividades
- ETIQUETAS: palabras clave mágicas para identificar rápidamente el contexto de las actividades
- UBICACIONES: enlace a través de Google Maps con direcciones relacionadas con las tareas (para ser usada debemos permitir que la aplicación conozca dónde estamos)
La zona CENTRAL es la zona de trabajo donde se visualiza la opción seleccionada del menú y se añaden las tareas. La información que introduzcamos desde la zona central se podrá afinar y concretar desde la SIDEBAR DERECHO. Las opciones que aparecerán aquí para ejecutar esta función serán las que hayamos definido previamente desde la pantalla de AJUSTES DE CUENTA-GENERAL.
Generación PDA(n+1) con el gestor de tareas REMEMBER THE MILK (RTM)
El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para gestionar los diferentes tipos de actividades que abordamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:
- las que provienen de la PDA(n), diferenciadas mediante etiquetas: Tareas Clave (TC), Tareas Laborales (TL), Tareas Personales (TP) y Tareas de Relleno (TR). Unas se ejecutarán durante la jornada laboral y otras quedarán pendientes y serán ubicadas en la lista de tareas inacabadas.
- las que provienen de los INPUTS que nos impactan a lo largo y ancho de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Cada cual tendrá su correspondiente lista o bandeja (filebox, sidebox o inbox).
Seleccionando el icono de la impresora tendremos la posibilidad de listar la lista de tareas del día, que hará la función de PDA(n+1) o Programación Diaria de Actividades del día que viene, tan necesaria para acometer con garantías la jornada laboral.
Críticas
El gestor de tareas REMEMBER THE MILK (RTM) es una herramienta de gestión de las actividades en el tiempo perfectamente válida para generar la PDA(n+1) según se propugna en el Método On-Time.
El uso diario de esta aplicación le permitirá asentar en su mente la lógica conceptual del método y no echar en falta siquiera opciones más sofisticadas.
Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:
