INBOX: planificar
SÍ merecen más atención. Además, conviene que la acción que conllevan sea yo quien la ejecute. Sin embargo, NO es necesario que sea en este preciso instante. Pueden esperar al final de la jornada para ser analizados
El recipiente INBOX es la 4ª parada en el circuito de información del Método ON-TIME. El lugar donde irán a parar los INPUTS que requieren nuestra atención y suponen una acción que debe ser ejecutada por nosotros, aunque no incorpore en su naturaleza la urgencia temporal como para ser hecha ya sino que puede analizarse con tranquilidad al final de la jornada laboral.
Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.
Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.
A los inputs que superan afirmativamente las tres primeras preguntas de la secuencia establecida en el WORKFLOW del Método ON-TIME:
- “¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?”
- “¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”
- “¿CONVIENE QUE ME ENCARGUE YO DE LA EJECUCIÓN?”
…se les plantea la 4ª cuestión:
“¿CORRE TANTA PRISA QUE NO ES POSIBLE ESPERAR HASTA MAÑANA?”
Si la respuesta es un NO tienen como destino el INBOX.
Estimamos que un 20% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.
Dentro del este recipiente, van a ir a parar los inputs que se transforman en tareas, actividades cuya ejecución corre a nuestro cargo. Tendremos que distinguir entonces entre las que no tienen fecha asignada todavía (deseos) y las que sí que la tienen (tareas propiamente dichas). Y entre estas últimas, las que la tienen fija o periódica (hábitos).
- DESEO. Cuando la ejecución de la actividad corre a cargo nuestro pero aún no se han concretado su momento de ejecución en el tiempo, sólo supone mera intencionalidad. Los DESEOS son tareas sin fecha. Implican acción y por eso empezarán por el VERBO (infinitivo) que describe su naturaleza. Nuestro rol será el de “protagonista”. No obstante, si hay una 3a persona implicada en la acción, en mayúscula. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, sin fecha. Finalizaremos una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras).. Ejemplo: “Revisar con Iberdrola la tarifa que me aplica en el contrato x-ahorro doméstico“
- TAREA. Se trata de una actividad que además de precisar de nuestra participación, asumiendo el rol de PROTAGONISTAS, ya tiene un momento del tiempo asociado para llevarse a cabo. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, seguido de una fecha única. Por último, seguido de una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras). Ejemplo: “Llamar a JAVIER del resultado de la visita el 18/06-11:00h x-seguimiento comercial“
- HÁBITO. Es una modalidad específica de tarea en la que la acción no se lleva a cabo ocasionalmente sino con una frecuencia periódica determinada. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, concluyendo con una fecha periódica. Por último, seguido de una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras). Ejemplo: “Comprobar que la alarma queda conectada – Todos los días cuando salgo de casa x-seguridad personal“
