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INBOX

INBOX: planificar

SÍ merecen más atención. Además, conviene que la acción que conllevan sea yo quien la ejecute. Sin embargo, NO es necesario que sea en este preciso instante. Pueden esperar al final de la jornada para ser analizados

El recipiente INBOX es la 4ª parada en el circuito de información del Método ON-TIME. El lugar donde irán a parar los INPUTS que requieren nuestra atención y suponen una acción que debe ser ejecutada por nosotros, aunque no incorpore en su naturaleza la urgencia temporal como para ser hecha ya sino que puede analizarse con tranquilidad al final de la jornada laboral.

Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.

Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.

A los inputs que superan afirmativamente las tres primeras preguntas de la secuencia establecida en el WORKFLOW del Método ON-TIME:

    1. ¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?” 
    2. “¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”
    3. “¿CONVIENE QUE ME ENCARGUE YO DE LA EJECUCIÓN?”

…se les plantea la 4ª cuestión:

“¿CORRE TANTA PRISA QUE NO ES POSIBLE ESPERAR HASTA MAÑANA?”

Si la respuesta es un NO tienen como destino el INBOX.

Estimamos que un 20% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va  a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.

Dentro del este recipiente, van a ir a parar los inputs que se transforman en tareas, actividades cuya ejecución corre a nuestro cargo. Tendremos que distinguir entonces entre las que no tienen fecha asignada todavía (deseos) y las que sí que la tienen (tareas propiamente dichas). Y entre estas últimas, las que la tienen fija o periódica (hábitos). 

  • DESEO. Cuando la ejecución de la actividad corre a cargo nuestro pero aún no se han concretado su momento de ejecución en el tiempo, sólo supone mera intencionalidad. Los DESEOS son tareas sin fecha. Implican acción y por eso empezarán por el VERBO (infinitivo) que describe su naturaleza. Nuestro rol será el de “protagonista”. No obstante, si hay una 3a persona implicada en la acción, en mayúscula.  Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, sin fecha. Finalizaremos una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras).. Ejemplo: “Revisar con Iberdrola la tarifa que me aplica en el contrato x-ahorro doméstico
  • TAREA. Se trata de una actividad que además de precisar de nuestra participación, asumiendo el rol de PROTAGONISTAS, ya tiene un momento del tiempo asociado para llevarse a cabo. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, seguido de una fecha única. Por último, seguido de una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras). Ejemplo: “Llamar a JAVIER del resultado de la visita el 18/06-11:00h  x-seguimiento comercial
  • HÁBITO. Es una modalidad específica de tarea en la que la acción no se lleva a cabo ocasionalmente sino con una frecuencia periódica determinada. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, concluyendo con una fecha periódica. Por último, seguido de una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras). Ejemplo: “Comprobar que la alarma queda conectada – Todos los días cuando salgo de casa x-seguridad personal

SIDEBOX

SIDEBOX: delegar

SÍ merecen más atención en forma de acción pero NO soy yo la persona que debe llevarla a cabo. Son asuntos de cuya ejecución es mejor que se encarguen terceras personas y que, por lo tanto, quedan temporalmente en una especie de PARKING

El SIDEBOX es la 3ª estación del circuito de información del Método ON-TIME. El lugar donde van a parar los INPUTS que requieren nuestra atención y suponen acción que no debe ser ejecutada por nosotros.

Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.

Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.

A los inputs que superan afirmativamente las dos primeras preguntas de la secuencia establecida en el WORKFLOW del Método ON-TIME:

    1. ¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?” 
    2. “¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”

…se les plantea la 3ª cuestión:

“¿CONVIENE QUE ME ENCARGUE YO DE LA EJECUCIÓN?”

Si la respuesta es un NO tienen como destino el SIDEBOX.

Dentro del este recipiente, van a ir a parar los inputs que se transforman en encargos, actividades que delegamos en terceras personas. Permanecerán ahí mientras estén por ejecutarse y debemos vigilar que esto ocurra.

Estimamos que alrededor de otro 10% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va  a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo. No obstante, el tamaño relativo del SIDEBOX en el contexto global va a depender mucho del escalafón que ocupe uno en la organización: cuanto mayor sea el nivel de responsabilidad, mayor será la necesidad de delegar.

ENCARGO. Se trata de actividad (supone acción) que nos concierne pero que no requiere de nuestra participación en su ejecución. Aquí asumimos un rol de TUTORES pues debemos vigilar que se haga. El motivo que justifica nuestro esfuerzo de retener la información se ha de plasmar con un máximo de 2 palabras precedidas de “x”. Sintaxis requerida: empezar con el NOMBRE de la persona receptora del encargo. A continuación, VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, seguido de “x-objetivo” y concluyendo con una fecha límite (deadline) para ser revisado su estado. Ejemplo: “LUÍS – Formalizar contrato alquiler con nuevo inquilino x-generar ingresos – Antes de 30/06/20″

FILEBOX

FILEBOX: anotar

SÍ merecen más atención pero no requieren acción alguna. sólo son datos que deben quedar registrados. Cuando se refieren a EVENTOS irán al CALENDARIO y cuando se trate de simple INFORMACIÓN deberán recaer en un ALMACÉN adecuado

Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.

Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.

A los inputs que superan la 1ª pregunta de la secuencia establecida en el WORKFLOW “¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?” se les plantea la 2ª cuestión

“¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”

Si la respuesta es un NO tienen como destino el FILEBOX.

Dentro del este recipiente, vamos a tener dos compartimentos:

    • BIBLIOTECA para los inputs que se transforman en datos que simplemente sean informativos pero no tengan dimensión temporal. Lo que depositamos aquí tendrá un carácter consultivo en un futuro quizás, y lo guardamos por si acaso pues tan solo despierta mi atención.
    • CALENDARIO para los eventos, cuando los inputs que los crean lleven asociada una fecha, sea fija o periódica.

Estimamos que alrededor de un 10% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va  a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.

FILEBOX-LIBRARY
FILEBOX-CALENDAR
  • EVENTO. Se trata de un suceso que para nosotros sólo representa información de interés. Tiene asociada una fecha, que puede ser única o periódica. Merecerá, nuestra atención porque contribuye al cumplimiento de alguno de nuestros objetivos. En su sintaxis no deben aparecer verbos porque no es una acción. Va a ocurrir sí o sí, independientemente de nosotros. Ante un evento somos meros TESTIGOS. El motivo que justifica nuestro esfuerzo de retener la información se ha de plasmar con un máximo de 2 palabras precedidas de “x”. Sólo en el supuesto de que de alguno de ellos se desprenda una acción, pasaremos a considerarlo otra cosa (tarea, encargo o hábito). Sintaxis requerida: frase nominal o averbal (sin verbo) que arranque con un SUSTANTIVO lo suficientemente descriptivo, seguido de “x-objetivo” y acabe con una fecha específica. Ejemplo: “Cumpleaños de ANDRÉS x-cultivar amistades, 17/12″

OUTBOX

OUTBOX: olvidar

NO merecen más atención. Directamente, puedo prescindir de este tipo de INPUTs porque no me aportan nada y me pueden confundir si los guardo. Por lo tanto, nada que pensar: ¡A la PAPELERA directamente!

El OUTBOX representa la papelera del circuito de información. La 1ª parada de los inputs que no merecen siquiera nuestra atención.

Según se postula en el WORKFLOW del MÉTODO ON-TIME, mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.

Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.

Los inputs que no llegan a superar la 1ª pregunta de la secuencia establecida en el WORKFLOW más básica:

¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?

Si la respuesta es un NO tienen como destino el OUTBOX. Esto significa que este INPUT debe ser desestimado. Hay que olvidarlo y meterlo en la papelera, que echaremos al contenedor de la basura cuando acabe la jornada laboral.

Estimamos que no menos de un 20% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va  a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.