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La bandeja de entrada (INBOX) está de más

Eliminar la bandeja de entrada, además de ser factible, es un síntoma de madurez y de coherencia en la época de la desintermediación y del reciclaje. ¿Tiene sentido echar todos los desperdicios en un cubo grande de basura para emplearse, luego, en la tarea de reclasificar su contenido en diferentes cubos de colores para reciclar? ¿Tiene sentido repetir esto mismo varias veces al día, por tener distintos cubos grandes en distintos sitios? ¿No es más lógico ir directamente al cubo del color correcto cada vez que me dispongo a echar algo a la basura?

GTD® habilita el uso, no de una bandeja de entrada sino de varias bandejas de entrada, situadas estratégicamente en los lugares de uso más común según la casuística particular de cada cual, para recopilar todas las capturas. Dice que puedes tener una bandeja de entrada (física) en casa y otra en la oficina, en el coche, considerar la bandeja de entrada del correo electrónico como otra más, etc. Parte de la premisa de que uno no puede organizar lo que entra. Tan solo puede recopilarlo ahora y aclararlo luego. José Miguel Bolívar, en su libro “Productividad individual: Aprende a liberarte del estrés con GTD®” (2015), nos indica que si no cuentas al menos una decena de bandejas de entrada es porque te has dejado alguna por contar.

Desde mi punto de vista, disponer de una bandeja de entrada es tener un problema que te obligas a gestionar cada día. Dos bandejas son dos problemas y doce bandejas son doce problemas. Eso, siempre que decidas procesar su contenido una vez al día. Porque si lo haces dos veces al día, tienes el doble de problemas y si lo haces tres veces al día, el triple. O sea, tomando como referencia la estimación más conservadora de Bolívar, si tenemos diez bandejas y las procesamos dos veces al día, nos da un total de veinte problemas diarios. El mero hecho de reunir en tu mesa de trabajo el contenido de todas ellas, va a tenerte entretenido un buen rato. Si estableces la regla de que, cada vez que te pones a aclarar lo capturado, debes vaciar la bandeja (“inbox zero”), no es difícil darse cuenta de que te vas a pasar una buena parte de tu jornada laboral enfangado en estos menesteres. Y si a esto le añades la aplicación práctica de la regla de los dos minutos, el proceso de vaciado de bandejas de entrada se puede eternizar.

En plena era del reciclaje, ahora que todos tenemos una cierta conciencia ecologista y distribuimos los residuos entre el cubo de papel y cartón, el de plástico, el de vidrio y el orgánico ¿tiene sentido usar un cubo de basura genérico y grande donde volquemos indiscriminadamente todo para luego tener que sacarlo y distribuirlo? ¿No es más lógico disponer de espacios específicos donde alojar los input entrantes, según la naturaleza de aquello en lo que acaben convirtiéndose? Pues si la tarea de vaciar un cubo de basura genérico y grande para distribuir su contenido en varios cubos específicos de distintos colores se nos representa un sinsentido, pongámonos en la situación de disponer de una decena de cubos de basura genérica.

Binomio ESPACIO-TIEMPO

Muchas de las reglas que son de aplicación al tiempo, tienen su álter ego en el espacio. Decimos que hay un momento para todo y cada cosa debe tener su momento. También decimos que hay un lugar para todo y cada cosa debe tener su espacio. La ley de Parkinson, aquella que afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, tiene su trasposición espacial: “cuanto mayores son las dimensiones de los armarios de que dispones para guardar trastos, más trastos acumulas”. Si, por el contrario, tus armarios son modestos, no queda otra. Vas a acumular menos trastos, vas a tener que pensar qué hacer con cada cosa que quieres conservar y vas a organizarte mejor porque no vas a tener más remedio. En este sentido, la bandeja de entrada invita a acumular trastos.

Si, en lugar de tener una bandeja de entrada, has decidido tener catorce bandejas de entradas debes saber que vas a tener que repetir catorce veces el mismo proceso. No disponer de bandeja de entrada nos va a obligar a ser más limpios, más ordenados y mejor organizados.

¿Es posible prescindir de ella (de todas ellas)? Igual que lo ha sido prescindir del cubo de basura convencional de toda la vida. En el momento en el que lo sustituyes por lo cubículos adecuados para reciclar, te olvidas del anterior. El único precio que pagas es que tendrás que pensar antes de vaciar el contenido cuál es su destino correcto.

Eso supone fusionar las tres primeras fases del hábito productivo en una: capturar-aclarar-organizar. Claro ¿y dónde está el problema? A cambio de ello, las ventajas son múltiples y merecen ese pequeño esfuerzo de pensar qué hacemos antes de hacer las cosas. Por lo tanto, ya que tenemos cubículos específicos que actúan como bandejas destino de los input que llegan al sistema, nos sobra la bandeja de entrada.

 

La bandeja de entrada es un artilugio que está muy bien pensado, pero para ser utilizado por los servidores de correo electrónico, no para un método de organización de tareas del siglo XXI.

Estamos en un momento en el cual lo que se lleva es la desintermediación: todo lo que se interponga entre un origen y un destino tiene que tener un sentido y aportar un valor para justificar su existencia. De otro modo, está condenado a desaparecer. Podemos darla por amortizada, que nadie la echará de menos.

La evolución natural hacia la lógica

Después de conocer mis posiciones respecto a la bandeja de entrada, puede que algún GTDista ortodoxo me tome por un tipo radical de ideas estrafalarias que guarda la intención de enviar GTD® al desguace. No obstante, me van a entender mucho mejor después de leer con atención el párrafo siguiente:

“En cuanto a los elementos que colocas en tu bandeja de entrada, procura colocar menos ubicándolos en su destino directamente. Es lo que haces cuando vienes de la compra: no colocas las provisiones en una zona de espera, sino que las pones en su lugar: la despensa, el frigorífico, etcétera. Si te encuentras con que tienes muchos recordatorios escritos por ti mismo en tu bandeja de entrada, colócalos directamente en tu lista de Acciones Siguientes, Proyectos o en el calendario”. 

David Allen
Organízate con eficacia - Cuaderno de trabajo (Spanish Edition) (p. 92). Edición de Kindle.

Con este nuevo planteamiento del 2021 David, además de que se enmienda a sí mismo, corrige a José Miguel Bolívar cuando en su libro desarrolla la versión oficial:

“Ya hemos visto que los tres primeros pasos de los cinco que forman el método eran recopilar/capturar, procesar/aclarar y organizar. Pues bien, muchas personas expresan estos tres hábitos de forma simultánea, como si en lugar de tres hábitos distintos se tratara de un hábito único. El problema es que combinar estos tres hábitos limita considerablemente las ventajas que ofrece cada uno de ellos si se aplica por separado”.

José Miguel Bolívar
Productividad personal (Spanish Edition) (p. 81). Penguin Random House Grupo Editorial España. Edición de Kindle.
Ensayo crítico sobre GTD®

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