El gestor de tareas MICROSOFT TO DO arranca de una lista de tareas pendientes global de los asuntos que están por resolver y que hemos ido dando de alta en la aplicación. Luego, suma las tareas provenientes de correos electrónicos marcados con la bandera. A partir de ahí distingue:
- Las que tienen fecha prevista de ejecución porque así lo hemos definido en la edición de la tarea con el icono del calendario (PLANEADO)
- Las que tienen prioridad para el usuario porque han sido marcadas con el icono de la estrella (IMPORTANTE)
- Las que se ha decidido hacer durante el día de hoy agregándolas a la lista de MI DÍA con el icono del sol
Para los que no hacemos más que darle vueltas al tema y nos pasamos el día analizando cuál es el mejor modo de organizar nuestro workflow, esta estructura resulta brillante. ¿Por qué? Pues porque a veces pensamos que gestionar tareas es algo parecido a ensamblar las piezas de un puzzle y que lo estamos haciendo bien si conseguimos meter muchas tareas en cada jornada laboral. Y las cosas no son así. En primer lugar porque no conocemos la duración exacta de las tareas y lo normal es que erremos en nuestras estimaciones y el puzzle no encaje. Sin embargo, con MI DÍA lo único que hago es tener en cuenta:
- Los eventos del calendario que tocan
- Las tareas a las que se les ha asignado un vencimiento y ha llegado (PLANEADO)
- Las tareas de mi lista de pendientes que considero que voy a poder llevar a cabo durante la jornada laboral, empezando por las que he incluido en el apartado IMPORTANTE.
No existe más que una intencionalidad de hacer lo que toca por fecha y el mayor número de asuntos importantes. Cuando acabe la jornada laboral, la lista de MI DÍA se queda vacía y todo lo que no haya conseguido marcar como realizado retorna a su estado.
Si, además, utilizáramos la aplicación de gestión de proyectos de MICROSOFT PLANNER para trabajar en equipo, tendríamos la posibilidad de controlar las tareas que desde allí se nos asignan. Para esto existe el apartado de ASIGNADAS A MÍ.