Generar la PDA(n+1)
Estamos acabando la jornada laboral y se acerca el momento del OUTPUT final del método. Es hora de repetirnos, como un mantra, la frase que nos sirve de inspiración para hacer bien nuestro trabajo, que consiste en acercarnos un poco más al futuro que deseamos mediante el diseño de la PDA(n+1):
“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda sino programar tus prioridades”
Efectivamente, en el proceso de elaboración de la PDA(n+1) se nos brinda la ocasión de sacar toda la proactividad que llevamos dentro.
FASES DEL PROCESO
Efectivamente, los INPUT transformados esperan, pacientes y agazapados en los cubos que les corresponde, el momento en que dispondremos de ellos para convertirlos en realidad palpable. Ese momento llega cuando son seleccionados por nosotros mismos en la fase de generación de nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA).
1.- REUNIR INGREDIENTES PDA(n+1)
La segunda sesión de etiquetado “a priori”, congrega tres tipos de ITEM:
las anotaciones previas en el calendario -impuestas externamente- a las que les ha llegado su día (pueden ser eventos, encargos, tareas o hábitos)
las tareas inacabadas del día anterior
y los deseos (tareas sin fecha) que tiene en mente o los encargos aparcados indefinidamente que, por el motivo que sea, ahora desea poner en marcha. O sea, ITEM sin fecha que van a ser activados y, por lo tanto, reclasificados.
2.- SELECCIONAR COMPONENTES PDA(n+1)
De entre todos los candidatos a formar parte de la Programación Diaria de Actividades de la próxima jornada, deberemos descartar y devolver al cubículo correspondiente aquellas que superen las limitaciones temporales o que juzguemos susceptibles de permanecer en stand-by, sin que de esta decisión se deriven consecuencias negativas.
3.- SOMETER A SESIÓN DE ETIQUETADO FINAL
Tras esta labor de depuración o de cribado, llega el momento de emplearnos a fondo en hacer un buen trabajo. Esto es cosa nuestra y no ahora no podemos delegar en nadie.
A diferencia de la primera sesión de etiquetado (ETIQUETADO INICIAL) que realizamos durante la aplicación de la técnica de INTERROGATORIO TRANSVERSAL, esta tiene un carácter SUBJETIVO, pues necesita de nuestra valoración personal para definir:
PRIORITY: valoración en función de la importancia estratégica (alineación con objetivos) y de la urgencia (prisa en ser ejecutado). Diferenciaremos entre todas las tareas laborales y personales seleccionadas para ser llevadas a cabo, las que destacan tanto por arriba (TC: Tareas Clave) como por abajo (TR: Tareas de Relleno).
HOW LONG (INT): duración estimada de cada tarea, que supondrá una simple reserva de espacio de tiempo (time-blocking) para su realización.
WHEN (INT): cita previa que uno concierta consigo mismo o momento de la jornada laboral autoimpuesto para ejecutar cada actividad. Esta etiqueta solo se utiliza cuando no existe la imposición externa WHEN (EXT). Por lo tanto, ambas son excluyentes.
El modo de incorporar estas etiquetas a cada entrada será uno u otro, según la propia naturaleza de cada “W”:
Usaremos anotaciones de tiempo en la AGENDA para dejar claros el WHEN (INT), donde fijamos la hora de inicio y el HOW LONG, donde estimamos la duración de la tarea.
Usaremos una MARCA (bandera, estrella, puntos...) de distintos colores para distinguir la relevancia o el PRIORITY.
Cualquier gestor de tareas que se precie, nos facilitará tanto el etiquetado convencional como la fijación en el calendario de fechas, concretas o recurrentes, así como la duración o el nivel de prioridad asignado a cada una de las tareas. Gracias a estas fantásticas herramientas digitales, la administración de la información se convierte en un asunto llevadero.
Los elementos sometidos a estas dos rondas de etiquetado A PRIORI (inicial y final) incorporarán toda la información que se necesita para permitir la generación de nuestra PDA. Habremos creado nuestra “realidad vertical” y estamos ya en disposición de proceder a pasar a la acción con una idea clara de qué queremos hacer, sin improvisar.
