Introducción
En primer lugar, cabe señalar que EVERNOTE es una aplicación multiplataforma, diseñada para tomar notas, organizar y archivar. Representa la aplicación informática estrella de la empresa de su mismo nombre sita en California (EE.UU.). Tiene una versión gratuita y otra premium que difieren en cuanto a la cantidad de información que puedes cargar mensualmente. En cualquier caso, se presenta en triple formato:
- Web www.evernote.com
- Aplicación de escritorio para Windows y Mac
- Aplicación de móvil o tablet basados en los principales sistemas operativos
Está en nuestra mano que EVERNOTE actúe como nuestro segundo cerebro. Y además, como un inmenso archivo virtual donde, siendo organizado, puedes trascender. Siendo de uso sencillo, tiene un alcance espectacular gracias a su gran capacidad para capturar información en cualquier formato y luego organizarla al gusto de cada usuario.
Elementos estructurales
Básicamente, la herramienta EVERNOTE se basa en los siguientes elementos principales:
En concreto, para el desarrollo del método ON-TIME con la herramienta informática de productividad EVERNOTE, utilizamos los elementos citados para crear la siguiente estructura de LIBRETAS y ETIQUETAS.
Circuito de información ("workflow")
Cada día nos llega una abrumadora lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información.
EVERNOTE nos brinda la posibilidad de extender sus límites hasta el infinito y más allá, para salvar esta carencia de nuestra mente y convertirnos en superhéroes. Pero para conseguir estos superpoderes, no basta con descargarse la aplicación. Tendremos que seguir unas pautas sencillas:
Habilitar una libreta, un cubo o un saco llamado «INBOX», que cumpla la función de «recogedor» o «bandeja», donde vayan a parar absolutamente todas las entradas de información (inputs) que pasen ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resultan de interés.
Recopilar todo (lo que merezca la pena retener), de forma única y exclusiva en un sitio implica que no se deben utilizar varios «almacenes» sino sólo uno para dar entrada a esos inputs diarios. En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX de EVERNOTE:
- Información que entra a través de canales como INPUTS, bien sea directamente o bien tras el proceso de revisión
- Tareas inacabadas detectadas en el checking diario
La secuencia temporal
- [1] NUEVAS ENTRADAS POR CANALES: Durante el transcurso de la jornada laboral, va entrando información a través de los distintos canales de información.
- Cuando se trata de material informativo de interés que surge en el transcurso de una reunión o de una conversación, presencial o telefónica, la recogida de datos ha de pasar por escribirlo en una nueva nota.
- Cuando se trata de correos electrónicos, EVERNOTE te facilita una dirección específica, que permite especificar la libreta destino escribiendo su nombre en el «asunto» precedido del símbolo @.
- Y cuando se trata de contenidos web, la extensión EVERNOTE WEB CLIPPER te facilita las capturas. En el resto de casos, EVERNOTE está preparado para albergar la información en nueva nota (audio, cámara, adjuntos,…).
- También es posible desde cualquier dispositivo compartir videos, mensajes y documentos con EVERNOTE.
- Al final de la jornada, se realizará el checking diario donde confluirán:
- las tareas no programadas (TNP) que han surgido de imprevisto y se han tenido que acometer
- las tareas que teníamos previsto ejecutar –Programación Diaria de Actividades (PDA)–
- Con todo ello llegamos a dos sub-conjuntos de información:
- [2a] TAREAS PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX de EVERNOTE para ser tratadas en la siguiente fase.
- [2b] TAREAS FINIQUITADAS: Las que sí se han llegado a concluir se someterán al análisis acerca del grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados) en EVERNOTE -etiqueta 6-. Asímismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea será sometida al análisis DAFO en EVERNOTE -etiqueta 7- para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. Esta fase es vital para insuflarnos la energía necesaria con la que seguir batallando por cumplir objetivos.
- [3] FEEDBACK DE LO REVISADO: En los momentos de revisión periódica (diaria y semanal), con la perspectiva de la realidad que da la contemplación a vista de pájaro, deben aparecer ideas e iniciativas para emprender acciones que guarden sintonía con nuestros retos de negocio y con nuestra misión. Ésta será el último afluente de información que desembocará en el INBOX. Por último, es más que recomendable que la revisión incorpore un capítulo de “repaso de los logros alcanzados“: visibilizar lo conseguido con el esfuerzo es la mejor fuente de energía para recargar fuerzas de cara al futuro.
Generación PDA con EVERNOTE
Una vez volcada toda la información al INBOX de EVERNOTE es importante reservar un espacio de tiempo cada día (y un espacio físico único) para analizar, una por una, cada entrada [nota].
EVERNOTE nos brinda la posibilidad de utilizar:
- las PILAS y las LIBRETAS para definir los bloques de tareas [notas] que nos permiten saber «qué hacer» (actividad: archivar, delegar o hacer)
- y las ETIQUETAS para definir «prioridad» (urgencia / importancia), «quién» (persona), «por qué» (asunto), «dónde» (espacio) y «cuándo» (tiempo). Por lo tanto, cada entrada [nota], independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada 5 veces.
- Asimismo, cuando una tarea toca a su fin y llega el momento de marcarla como «finiquitada«, lo que corresponde es:
- por una parte, comparar las expectativas que habíamos generado al ponerla en marcha con el resultado obtenido.Aquí es cuando utilizamos la etiqueta que denominaremos «CONTRIBUCIÓN A RETOS» la cual nos va a permitir llevar a cabo un seguimiento de los resultados en cualquier momento y generar un histórico.
- por otra parte, analizar las causas de que el resultado haya sido el que es. Aquí echaremos mano de la etiqueta «ANÁLISIS DAFO«.
Interrogatorio
Al final, nos encontramos con que cada NOTA, cada nueva entrada de información, ha sido tratada con la importancia que merece, siendo sometida a un análisis profundo. Cada entrada o input que ha llegado al cubo INBOX ha tenido que superar el siguiente interrogatorio:
- Sobre el FONDO ⇒ LIBRETA (PILA)
- ¿Qué es lo que tenemos entre manos?
- Sobre la FORMA ⇒ ETIQUETA
- ¿Cuándo se debe hacer?
- ¿Dónde se va a llevar a cabo?
- ¿Para qué nos merece la pena hacer esto?
- ¿Quién está afectado por la actividad?
- ¿Cómo es de prioritario lo que nos traemos entre manos?
Averiguado lo sustancial, estamos en disposición de conocer mejor lo que nos traemos entre manos. Sin duda, el tiempo que invertimos tomando estas pequeñas decisiones va a ser el más rentable del día, porque ser productivo tiene un retorno espectacular. Por lo tanto, reservemos un espacio físico y bloqueemos en nuestra agenda un espacio horario cada día para llevar a cabo esta labor si queremos hacer bien las cosas.
Una vez concluida la jornada y a la vista de los resultados alcanzados, nos queda valorar qué actividades se han concluido y cuáles no. Las inconclusas pasarán a ser consideradas como nuevos INPUTS del día siguiente. Y de las que podemos dar por finiquitadas, acabaremos de sacar la información
- sobre el RESULTADO ⇒ ETIQUETA
6.¿Cuál ha sido el resultado obtenido (en sí mismo y en relación al esperado)?
7.¿A qué se debe que esto haya sido así?
Resultado
Al final, esta forma de proceder no da lo que buscábamos:
- GOBIERNO DEL FLUJO DE ACTIVIDAD (control): Las etiquetas de prioridad, espacio y tiempo, con la correspondiente asignación de recordatorios, nos permitirán generar desde EVERNOTE la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1). La posibilidad de conectar estas plataformas entre sí nos permite generar la visión gráfica en el GOOGLE CALENDAR.
En resumen, la matriz que se genera sometiendo a este proceso la estructura de notas-libretas-etiquetas queda como sigue:
Como se puede observar, hemos pasado de una situación en la que teníamos una libreta INBOX repleta de información dispersa y heterogénea a otra distinta. Una nueva situación en la que podemos saber qué es lo que tenemos hacer, con qué premura, cuándo, dónde, para qué y con quién. Además, una vez concluida la tarea sabremos cuánto nos ha lucido y por qué.
El cambio es radical. Sin lugar a dudas, no se puede pedir más con menos esfuerzo. A partir de ahí, el reto pasa a ser mantener el ciclo de información correctamente alimentado estableciendo una rutina y cumpliéndola a rajatabla.
Cada día deberemos determinar cuáles son las tareas del día siguiente (notas etiquetadas con 1A.-DIA 1A_AAAAMMDD Dia semana), ante qué tipo de tarea programada nos encontramos (TC, RT o TR) y ordenarlas por 1B.-HORA (de más temprana a más tardía)
A continuación, sólo tenemos que marcar una selección conjunta con un Click la 1ª y [SHIFT-Click] en la última y EVERNOTE nos permitirá CREAR NOTA COMO TABLA DE CONTENIDO. A esta nueva nota llamaremos PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES (n+1) y podremos archivarla en la libreta RESUMEN PROGRAMACIÓN DIARIA que tendremos que crear dentro de la pila TAREAS DINÁMICAS.
Si, además, nos situamos sobre la nota recién creada como TABLA DE CONTENIDO y pulsamos el icono de correo electrónico, podemos enviar directamente esta PDA (n+1) a nuestra dirección de e-mail o a TRELLO (y transformarla en check-list) para que nos sirva de guía a lo largo de la jornada y no perdamos el norte en ningún momento.
- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): Por su parte, las etiquetas que tratan de personas (quién) y asuntos (por qué) nos permitirán repasar cómo quedan las actividades que se consideren finalizadas. Y, por último, lo más importante: llevar un seguimiento de resultados a base de evaluar en qué medida a contribuido al cumplimiento de retos cada actividad finalizada y los motivos por los cuales esto ha sido así (análisis DAFO).
Utilizamos EVERNOTE para confeccionar nuestro PDA(n+1), que enviamos a la libreta #PDA perteneciente a la pila de TAREAS DINÁMICAS, que pueda ser consultada fácilmente a lo largo de la jornada.
Este despliegue de información sobre las tareas a realizar, tantos las previstas como las imprevistas, nos aporta una visión global mucho más rica y real. En nuestras revisiones semanales, será objeto de análisis cuál ha sido nuestra actividad a lo largo de la semana:
- Cuántas tareas de las previstas en el PDA se han ejecutado y se han dejado de ejecutar cada día.
- Cuántas tareas no previstas en el PDA han ido surgiendo cada día.
Este simple análisis nos puede dar una medida de hasta qué punto nuestro trabajo es predecible.