Introducción al elemento "identificación tareas clave" (TC)
Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con la identificación de las “tareas clave” (TC). Es bastante evidente que no todas las tareas que realizamos son igual de importantes, por lo que sea hace necesario distinguir entre los diferentes tipos de tarea. Sólo así podremos tener una visión clara de aquello que tenemos entre manos a la hora de distribuirlas a lo largo de la jornada. En nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) establecimos una distinción según la naturaleza de las distintas tareas que llevamos a cabo a lo largo de la Jornada Laboral:
- TAREAS CLAVE (TC), son las tareas fundamentales y precisas, las que se tienen que llevar a cabo salvo fuerza mayor, por el riesgo reputacional que implica el no llevarlas a cabo.
- TAREAS ESTRUCTURALES (TE) forman parte del esqueleto básico de nuestra agenda y no se pueden descuidar. Tienen un carácter sistemático y recurrente. Se trata de hábitos en el día a día que nos permiten asegurarnos un futuro a largo plazo. Nos referimos a actividades tales como las paradas técnicas para descansar y atender necesidades fisiológicas, la organización del espacio (físico y virtual), la formación continua o los momentos de checking y análisis de inputs para generar la Programación Diaria de Actividades (PDA)
- TAREAS OPERATIVAS (TO) son aquellas que, si se pueden hacer, mejor porque avanzamos, pero si no se pueden hacer se pueden postponer sin que ello suponga un quebranto irreparable.
- TAREAS RESERVA o RELLENO (TR) se tienen en cuenta por si acaso, en un momento determinado, tenemos un hueco libre por ocupar. Contribuyen al logro de resultados pero no conllevan urgencia alguna en llevarse a cabo en tanto que son supletorias y sólo hay que tenerlas en consideración si nos hayamos ociosos.
Todos intuimos cuáles son las TAREAS CLAVE (TC) pero es imprescindible desarrollar el olfato para identificarlas -y no confundirlas- entre el montón de tareas de nuestra PDA. No son absoluto tareas rutinarias que apenas aportan valor.
Por su propia naturaleza, forman parte -y hasta podemos decir que son el núcleo core- de la Programación Diaria de Actividades (PDA), pues se tiene previsión sobre ellas. Sólo en contadas ocasiones podemos encontrarlas dentro del grupo de Tareas No Programadas (TNP) pues no suelen -ni deben- aparecer por sorpresa.
Y es que son aquellas que contribuyen en mayor medida a la consecución de retos prefijados. Requieren sacar lo mejor de nosotros mismos para ser ejecutadas. Probablemente, no tengamos más de dos o tres al día. Son pocas, pero en ellas tenemos que darlo todo:
- elaborar una propuesta para un cliente
- redactar un informe de valoración de un empleado
- preparar nuestra intervención en una presentación pública
- diseñar el orden del día para una reunión de trabajo
- etc…
Análisis DAFO identificación tareas clave (TC)
En su versión negativa (DEBILIDAD) guardaría un cierto paralelismo con ir al supermercado hambriento y sediento, sin lista previa y con el dinero justito. A la hora de gestionar las actividades que debemos realizar con el tiempo disponible y la presión laboral, el problema viene a ser el mismo.
Para corregir esta debilidad se recomienda, con la antelación necesaria para evitar la urgencia (hambre / presión laboral), confeccionar una lista (de la compra / de actividades) y determinar de qué modo emplear (dinero / tiempo) para que no me deje nada importante por tachar de la lista. También, como es lógico, discriminar entre unas y otras en función de su importancia estratégica.
En su versión positiva (FORTALEZA) supone diferenciarlas del resto de tareas en función de la contribución de cada una al logro de los objetivos marcados. También de su importancia estratégica para protegernos del riesgo reputacional de no llevarla a cabo. Así, de este modo, poder poner el foco y emplearnos en ellas la mayor parte del tiempo disponible sabiendo que algo tendré que dedicar al resto.
Para mantener esta fortaleza, se requiere llevar un registro de la actividad histórica realizada. Y ello para poder comprobar a posteriori hasta qué punto dedicamos nuestro tiempo a la ejecución de “tareas clave” (TD) y cuánto tiempo dedicamos a “tareas estructurales” (TE), a tareas operativas (TO) y a las de reserva (TR). Además, esto nos será útil para poder organizarnos la agenda con mayor dosis de realismo.
Frases célebres de "identificación tareas clave (TC)"
Citas y aforismos
“Hacer la cosa correcta es más importante que hacer algo correctamente”
Refranes y proverbios
Artículos de interés para la mejora de tareas clave (TC)
Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados con las TC. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor cuál es su influencia en el rendimiento:
