Introducción
Cada herramienta está pensada para un uso principal.
Los gestores de proyectos permiten la conectividad entre distintas personas que comparten intereses y que necesitan sincronizarse para alcanzar sus objetivos. Son demandados por organizaciones que tienen distintos equipos, cada cual con sus respectivos proyectos, compuestos por las tareas que correspondan. Las exigencias se multiplican a medida que se entrelaza la actividad en la organización de cada uno de sus miembros. Se requiere, pues, hacer un seguimiento exhaustivo de cada uno de los niveles implicados.
Los gestores de proyectos son el instrumento adecuado para las personas que trabajan en equipo de un modo colaborativo. Más allá de la organización de la propia agenda de cada uno, se requiere coordinación entre todos sus miembros para cumplir con los objetivos marcados en las fechas de entrega correspondientes.
La clave estará en compartir adecuadamente información la visión de conjunto al tiempo que cada cual tenga claro qué tareas tiene asignadas.
Por lo tanto, se configuran como la herramienta informática de productividad colectiva básica.
Selección
La misma reflexión que hacíamos para la gestión de tareas es válida para la gestión de proyecto. A saber: la era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso. Con carácter general, las opciones analizadas cumplen los siguientes requisitos a nivel conceptual:
- requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
- ofrecer una curva de aprendizaje corta y empinada
- disponer de una versión gratuita lo suficientemente potente como para ser conscientes de lo que compramos si accedemos a las versiones de pago
- permitir la planificación, organización y el control del trabajo colectivo mediante la creación de equipos y la asignación de tareas
- facilitar la colaboración mediante una buena comunicación entre los diferentes miembros de cada equipo implicados en cada proyecto para que cada cual haga lo que tiene que hacer en el momento correcto
- ofrecernos una adecuada visión de conjunto
- servirnos de guía para alinearnos con los objetivos establecidos por la organización
- sistematizar el seguimiento del progreso de cada proyecto para corregir las desviaciones que se vayan detectando
De igual modo, con carácter específico, las características tenidas en cuenta a nivel técnico para valorar las distintas opciones han sido cumplir el mayor número de los siguientes requisitos:
- IDIOMA: A pesar de que muchas de ellas tienen su origen en países anglófonos, tener disponible su versión en castellano.
- MULTIDISPOSITIVO: Estar adaptado a todos los formatos digitales (smartphone, tablet, portátil -laptop- y escritorio -desktop-),
- SINCRONIZACIÓN automática las entradas de información a través de cualquier dispositivo
- MULTIPLATAFORMA: Estar disponible en las principales plataformas (iOS y Android)
- DIRECCIÓN E-mail PROPIA: Tener habilitada la posibilidad de convertir e-mails recibidos en entradas de información que puedan convertirse en tareas
- EXTENSIÓN NAVEGADOR: Disponer de extensión en Google-Chrome para poder capturar contenidos durante la navegación web
- ADMINISTRACIÓN DE EQUIPO : Disponer de herramientas para asignar tareas a los miembros de la organización, compartir información con ellos y poder llevar un seguimiento que se pueda visualizar por parte de los interesados
- CONECTIVIDAD: Formar parte de plataformas de automatización y conexión de apps cloud tales como Zapier o IFTTT, sin ser un requisito indispensable, supone una ventaja añadida
