Ejecutar la PDA(n)
La PDA es muy importante para mí: es mi mapa, mi brújula, mi guía, mi hoja de ruta, el único documento que me permito consultar a lo largo del día cuantas veces necesite. Me ayuda a no perderme, a volver al camino, a conseguir lo que quiero. Y es que, en este papelito (mental), plasmo cómo soy yo, cuál es mi voluntad y lo que me gustaría que ocurriese durante la jornada que afronto. Efectivamente, en cada una de las tareas de que se compone la PDA hay un pequeño deseo mío, un acto que me acerca al logro de mis objetivos. En resumen, nos permite:
- Minimizar la incertidumbre
- Optimizar nuestro consumo de energía
- Haber preparado las tareas a acometer
- Ponerle rumbo claro a nuestro día a día
Entre las cosas que, con la debida antelación, nos proponemos hacer a lo largo de la jornada laboral, ya se ha dicho que distinguimos entre tareas laborales y personales, resaltando unas pocas por arriba (tareas clave) y otras por abajo (tareas de relleno). Además, me exijo a mí mismo que todo esté ordenado en el tiempo y debidamente señalizado.
TIME-BLOCKING: Ordenado en el tiempo
Como bien sabes, no se pueden hacer dos cosas a la vez. Estamos hartos de escuchar lo nefasta que es la multitarea. Por eso, necesitamos una PDA donde pueda divisar a simple vista qué debo hacer en cada momento. Esta asignación de espacios temporales reservados para hacer cada tarea debe ser algo orientativo, sin fanatismos. Sabemos que todo está sujeto a cambios de última hora y debemos ser capaces de adaptarnos rápidamente y con flexibilidad. Lo cual no quita para que me resulte práctico ser concreto y citarme a priori conmigo mismo en determinados momentos de la jornada laboral para hacer determinadas cosas.
PRIORITY: Debidamente señalizado
Conviene distinguir la relevancia de cada asunto que voy a tratar. Por eso, distingo cuatro grupos. Con el paso del tiempo, he probado distintos sistemas de señalización para cumplir con esta finalidad. He usado la técnica MoSCoW (Must, Should, Could y Won’t have). He utilizado colores (rojo, naranja, azul y blanco). También he probado con números (1, 2, 3 y 4), letras (A, B, C y D)… luego decidí llamarlas “tareas clave”, “tareas laborales”, “tareas personales” y “tareas de relleno”. Me he dado cuenta que no importa demasiado el modo que utilice. Al final, me basta y sobra con que mi mente distinga unas de otras. Creo que esto aporta un gran valor a la hora de situarnos mentalmente y saber qué es lo que estoy haciendo en cada momento.
