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¿Cuál es la dimensión espacial del fenómeno del rendimiento?
Binomio espacio-tiempo
El binomio “espacio-tiempo” convierte en inseparables dos conceptos radicalmente distintos. Cualquier suceso a nuestro alrededor puede analizarse desde esta perspectiva y la productividad no es una excepción. A mayor caos organizativo, más tiempo malgastado y viceversa. Cuanto mejor organizo mi espacio, más aprovecho el tiempo y más rindo. Las cosas funcionan así.
Por lo tanto, a la hora de analizar el fenómeno del rendimiento en el trabajo, exploramos una doble vía:
- La de gestionar el tiempo para que nuestras agendas se adapten del mejor modo a los compromisos asumidos: “cada cosa a su tiempo y existe un momento para cada cosa”.
- La de adecuar nuestro espacio a un orden mental que nos permita obtener la mejor faceta de nosotros mismos organizando como es debido nuestro espacio físico y nuestro espacio virtual: “cada cosa debe tener su sitio y existe un sitio para cada cosa”.
Por lo que respecta al factor espacial, no podremos ignorar el entorno digital que nos es propio. De modo que, no sólo abordaremos cuáles son los requerimientos para trabajar en condiciones dentro de un espacio físico, sino que además trataremos el espacio virtual, cuya importancia va in crescendo.
Es importante ser consciente de nuestras limitaciones físicas a la hora de trabajar. Muchas veces el problema es pura falta de organización y desorden. Debemos convencernos de que el diseño correcto de circuitos de trabajo es fundamental a la hora de resultar productivos. También, que al archivo documental se le debe otorgar la importancia que tiene, que es mucha. Y por último, crear espacios que nos protejan de las constantes interrupciones y del ruido que aceptamos por norma en la vida cotidiana tiene efectos positivos en nuestro rendimiento.
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Espacio físico
La forma en que estén dispuestos los elementos que configuran nuestro lugar de trabajo tiene una gran trascendencia en nuestro desempeño. Para ser productivos necesitamos concentración y en ello, el ambiente que nos rodea juega un papel importantísimo.
El Feng Shui es una corriente de pensamiento filosófico de origen chino que estudia el flujo de las energías, Persigue crear ambientes donde trabajar con más entusiasmo y creatividad, impregnando de armonía cada espacio. Se ocupa de definir, no sólo la disposición de los elementos en el espacio, sino también de los materiales utilizados, la iluminación, los colores, los aromas, la música, el ambiente, etc… Todo con la intención de asegurar el mejor flujo de energía y lograr mayor rendimiento en el trabajo, acrecentando nuestras probabilidades de éxito profesional.
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El método KonMari (Marie Kondo) es un sistema de organización doméstico basado en la filosofía oriental. Aunque está más pensado para la casa, recoge una serie de pautas que pueden ser válidas para el entorno laboral:
- Visualizar el resultado final y juzgar si merece la pena el esfuerzo. En caso positivo, comprometerse con el cambio.
- Ordenar las cosas separándolas por categorías (ropa, libros, papeles, artículos varios y objetos de valor sentimental), no por ubicación
- Cada categoría se organiza de una vez, no un poco cada día
- Quedarse únicamente con aquellas cosas que nos dan felicidad
- Donar el resto, valorando y agradeciendo su función
- Descartar todo lo que tenga que descartar antes de encontrarle un sitio
- Encontrar un sitio para cada cosa y poner cada cosa en su sitio
- Doblar todo en rectángulos y colocarlo en vertical, cada cosa al lado de otra, sin apilar
Otro método de origen oriental (Toyota, 1960) nos aporta soluciones para saber de qué manera proceder cuando lo que se pretende es mejorar este ambiente de trabajo. Se trata del llamado método de las 5S, citado en el apartado correspondiente dentro del método Kaizen o “mejora continua”, y se basa en cinco pautas:
- Clasificación (seiri): separar innecesarios
- Organización (seiton): situar necesarios
- Limpieza (seisō): suprimir suciedad
- Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
- Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Por su parte, el método DAVOPSI se aplica en la docencia como instrumento de evaluación del espacio del aula centrado en la calidad de la organización espacial. Sin duda, aporta ideas que son extrapolables al ámbito laboral.
Según este método, resulta fundamental organizar el aula de manera que atraiga la atención de los niños, que respete sus necesidades básicas y sobre todo que esté organizada de un modo que proporcione seguridad y confianza.
En todos los casos, tanto con el Feng Shui (en cualquier ámbito) como con el Konmari (ámbito doméstico) como con las 5S (ámbito laboral) o con DAVOPSI (ámbito docente), lo que se pretende es lo mismo. Que el espacio que ocupamos esté presidido por el sentido común, el orden y la limpieza. Partiendo de ahí, se aspira a que se facilite la organización de nuestras tareas y aumente nuestro bienestar. Está demostrado que la mejora de condiciones de trabajo potencia la autoestima personal. Y la reducción de los desplazamientos innecesarios conlleva una menor tasa de siniestralidad laboral.
Espacio virtual: herramientas digitales
El manejo del espacio virtual en las organizaciones pasa tanto por disponer del equipamiento tecnológico adecuado como por hacer un uso correcto de todas las herramientas que tenemos a nuestro alcance.
Tal y como ocurre en nuestro entorno físico, la información de nuestro ordenador deberá almacenarse en un sitio u otro, en discos duros HD o SSD, cintas magnéticas o en la nube (cloud storage). Pero en cualquier caso, siempre debe estar presidida por una estructura de carpetas y archivos donde reine el orden y la limpieza. Ni más ni menos carpetas de las necesarias, buscando siempre la operatividad. De que se realice bien o mal la gestión documental depende que el acceso a la información deseada sea más o menos fácil y que las búsquedas sean rápidas o interminables.
En cuanto a las herramientas de trabajo se refiere, no descubrimos nada al decir que se han ido digitalizando progresivamente. Hoy en día, hacer un uso productivo de las herramientas digitales de comunicación es fundamental. Es por ello por lo que dedicamos un capítulo específico para abordarlas, una a una.
La tecnología, en ese sentido, actúa como el fuego. Si sabes manejarla, ofrece posibilidades infinitas. Si no sabes manejarla, puede ser destructiva. Y aquí, en ocasiones, se da la paradoja de que la ventaja que supone la facilidad de acceso a todo (correo, redes sociales,…) se acaba convirtiendo en una fuente de distracciones inagotable, una auténtica máquina trituradora de nuestra concentración. Equivale a moverse en un espacio físico plagado de artilugios de luces y sonidos que nos hacen perder la concentración a cada instante.
Para empezar a hacer un uso correcto de las TIC en el trabajo debemos distinguir claramente lo personal de lo profesional. Es una realidad palpable que todos sentimos la necesidad de estar continuamente conectados. Vivimos hiperconectados y la falta de control sobre las tentaciones puede llegar a tener unos efectos sobre la productividad perniciosos.
Se ha acuñado el término “ciberpereza” (cyberloafing) para referirse a las, cada vez más comunes, pérdidas de tiempo ocasionadas por el uso personal de herramientas digitales de comunicación durante la jornada laboral:
- conexión a redes sociales (facebook, twitter, google+, linkedin, pinterest,…)
- uso de sistemas de mensajería personal (whatsapp, facebook messenger, line, …)
- navegación a través de páginas web en internet
- visionado de vídeos (youtube, vimeo,…)
- audición de música (spotify), etc...
Mención aparte merecen tanto el correo electrónico como el teléfono móvil, dado que son las vías de comunicación clave dentro de las empresas.
El uso inadecuado, en general de todas las fantásticas herramientas mencionadas, pero en especial de éstas últimas, supone un verdadero problema para la productividad de las organizaciones.
Proponemos un ejercicio práctico para dimensionar el problema:
- Visualicémonos trabajando sentados cara a la pantalla del ordenador en un despacho.
- Consideremos que saliendo de nuestro despacho existe un largo pasillo con 5 puertas que dan acceso a sus respectivos despachos. Cada puerta lleva un nombre: E-mail, redes sociales, mensajería instantánea, llamadas telefónicas, navegación web.
- Hagámonos las cuentas de que cada vez que dejamos de hacer nuestro trabajo para atender cualquiera de estas actividades estamos levantándonos de nuestra silla, saliendo al pasillo, desplazándonos al despacho correspondiente y, al cesar, regresando a nuestra silla para retomar aquello que estábamos haciendo.
- Saquemos las cuentas del tiempo empleado por nosotros en un día normal.
- Saquemos ahora las cuentas de lo que supone al cabo de un año.
- Por último, miremos a nuestro alrededor y contemos cuántas personas trabajan con nosotros y padecen el mismo problema.
