CIRCUITO DE INFORMACIÓN

Cada día, a lo largo y ancho de la jornada, cae sobre nosotros una incesante lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. Lo de que el cerebro humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas, pero que tiene serias limitaciones para almacenar y guardar datos, es una verdad a medias. Nuestra memoria es bastante torpe y suele fallarnos más que una escopeta de feria.

Si, además, aumenta del volumen o el ritmo de datos a manejar, las personas caemos en estados de confusión, desorientación y aturdimiento. Necesitamos esquematizar la realidad que tenemos ante nosotros y sistematizar la toma de decisiones. Por ello, el método de productividad va a configurarse como la mejor manera de tratar toda esa información para ayudarnos a crear las tareas que nos permitan alcanzar objetivos.

En este contexto, el diseño del circuito por donde fluya la información cobra un protagonismo importante. La tentación de saltarse esta fase es muy grande porque el ser humano suele tenderse trampas jugando al solitario. A todos nos gustaría solventar sus problemas de productividad accediendo directamente al uso de las herramientas informáticas tales como aplicaciones para la gestión de notas, tareas y proyectos. Pero sin una base conceptual clara, esto no es posible. Los atajos no funcionan.

ESPACIO FÍSICO vs ESPACIO VIRTUAL

Espacio físico

Disponer de un espacio físico adecuado es clave a la hora de ejecutar el método

Conviene crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el que podemos bautizar como “momento método”. Un espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1), actualizar la visión de conjunto y sacar conclusiones.

Para apartarse unos instantes del mundanal ruido y aislarse en soledad también es conveniente disponer de un lugar físico diferencial. El hábitat para llevar a cabo las pautas que el método establece debe ser un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté. 

El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última y quizá una de las más rentables tareas del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas 24 horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.

Espacio virtual

Una vez recreado un ambiente físico y sensorial (espacio-tiempo) propicio a nuestro alrededor, pasamos al estadio virtual. Aquí, se recomienda con la misma vehemencia que impere el orden mental: unos espacios claros y un circuito de información con unas normas internas donde los datos fluyan sin pérdida para ser transformados en decisiones sobre actividades.

 

INPUTS del circuito de información

A lo largo del camino, aquello que teníamos previsto que ocurriese según la PDA será sólo una parte de la realidad. Lo normal será que pasen cosas ahí afuera que alteren el orden preestablecido y que, al final, la jornada laboral acabe siendo algo distinto a lo que teníamos en mente. A veces, lo que acaba ocurriendo se parece a lo que teníamos previsto lo mismo que un huevo a una castaña.

Los inputs de información van a impactarnos sin avisar. Debemos tener previsión de que nos van a entrar correos, llamadas, mensajes, vamos a participar de charlas, reuniones o ponencias donde se van a decir cosas, leeremos artículos, visualizaremos vídeos, navegaremos por internet o las redes sociales, nos asaltarán pensamientos e ideas interesantes… y tenemos que permanecer alerta para procesarlo todo y convertir en tarea únicamente lo que corresponda.

Y es que, a través de distintos canales (digitales y personales), entran continuamente -cada vez más- píldoras de información de naturaleza muy variada. Impactos que nosotros invitamos a visualizar como cajitas calientes que caen en nuestras manos y sobre las que tenemos que tomar una decisión inmediata.

Como, en general, tenemos bien desarrollada la habilidad de encontrar excusas, pensamos que todos nuestros problemas se deben al exceso de trabajo. Otras veces echamos la culpa de nuestra baja productividad a las distracciones por la falta de concentración. Pero el problema real es la desorientación y el aturdimiento del que somos víctimas cuando perdemos el control sobre lo que nos pasa.

Sin embargo, la realidad es que la gente gestiona mal estas entradas. Por decirlo de un modo gráfico, por desconocimiento del circuito y la ausencia de criterio, no se regula bien el cada vez más intenso tráfico de información, lo cual acaba causando estragos en la productividad. Y, lo que es peor, en la moral de quienes queriendo trabajar a tope, se ven sobrepasados por las circunstancias.

Es fundamental tener la respuesta preparada y no tener que enchufar el motor de nuestra mente cada vez que acude a nosotros un nuevo input ante el que nos vemos en la necesidad de tomar una decisión.

POSIBLES DESTINOS DE LOS INPUTS

Recipientes (boxes)

En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de los impactos ha crecido exponencialmente. Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si ésta va a dar lugar a un tipo de tarea u otra. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles decisiones en estas cinco.

Las tres primeras son simples RECIPIENTES o BOXES donde reposarán tranquilamente los inputs hasta que llegue el momento -al final de la jornada- de analizar si hemos de convertirlos en desecho o en tarea según el caso (de menor a mayor relevancia):

      1. OUTBOX: desestimarlo, olvidarlo y meterlo en la papelera, que echaremos al contenedor de la basura cuando acabe el día
      2. SIDEBOX: introducirlo en el recipiente habilitado para aparcar su tratamiento o delegar su implementación por tratarse de asuntos de los que, a pesar de que me influyan, no deba ocuparme. 
      3. INBOX: guardarlo en la bolsa cuyo contenido será objeto de análisis, concienzudamente y sin prisa, a final de la jornada

Conversión de INPUTS en TAREAS: Procesos de RELOCATE ("reubicación o traslado")

Los dos últimos potenciales destinos de los inputs están relacionados con el proceso de convertirse en tarea al que denominaremos RELOCATE. Nacen de la urgencia y representan la necesidad de hacer hueco a lo nuevo que llega (TNP) y remover el espacio ocupado por las tareas en la jornada laboral (PDA):

      1. LATER: cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata vamos a querer post-poner la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral. No podemos esperar al final de ésta pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad. Esta falta de inmediatez hace que no peligre la continuidad de la actividad PDA que se está ejecutando cuando aparece el INPUT que se convertirá en TNP, pero en cambio suponemos que alguna PDA se verá afectada. La cuestión es que podemos elegir cuál. Y si se diera el hipotético caso de que no encontráramos una de menor rango para ser sustituida en lo que reste de jornada laboral, podríamos enviar la LATER a “tareas pendientes”.
      2. NOW: hay inputs que, al convertirse en actividades, piden ser ejecutadas ya, sin demora (urgencia inmediata), pese a no estar programadas. En esos momentos, se plantea la necesidad de elegir entre la actividad que se está llevando a cabo (PDA) y la tarea que nace pidiendo paso. O una o la otra. Por lo tanto, aquí no sólo está en cuestión la continuidad de la actividad PDA en curso sino que tampoco está claro si la TNP va a poderse ejecutar. Y además, no tenemos capacidad de elegir contra quién chocamos. Para saber quién tiene la preferencia por defecto en caso de choque esa para lo que hemos creado la MATRIZ DE PREVALENCIAS, que determinará si “HACER YA” o si “NO HACER” la TNP. La celda en la que confluyan fila TNP que pide paso y columna PDA en curso tendrá la solución al dilema. No obstante, se puede dar el caso excepcional (que luego se verá) de que se abra la posibilidad de “POSPONER” la TNP.

JORNADA LABORAL

La jornada laboral es el campo de batalla que nos es propio, el lugar donde confluyen las cosas que nosotros hemos decidido hacer con todo lo que ocurre a nuestro alrededor. Para una mayor comprensión del modelo, invitamos a visualizarnos como un explorador o como un turista.

Alguien que transita por la senda de la jornada laboral con su mapa o su Programación Diaria de Actividades (PDA) en mano, y dos recipientes colgados a izquierda y derecha de la cintura, a los que llamaremos INBOX y SIDEBOX. Lo que sea “desperdicio” a nivel de información, en principio, no sería necesario conservarlo. Lo podríamos dejar caer al suelo, volatilizarlo o desintegrarlo. Pero por conciencia cívica medioambiental y para no dar mal ejemplo, lo guardaremos durante la jornada y lo vaciaremos en el cubo de la basura a final de la jornada. El OUTBOX” existe como complemento conceptual a los otras dos recipientes pero no es un archivo que pretenda conservar nada.

Se desaconseja por completo arrancar la jornada sin llevar este singular “equipamiento”. Especialmente en lo que respecta a la PDA. No es una cosa más. Es “la cosa“. Es el lugar donde queda reflejado nuestro “YO“, lo que nosotros hemos decidido hacer tras un concienzudo análisis. Va a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Hasta tal punto esto es así, que lo consideramos como el único artilugio que puede ser consultado tantas veces como se desee. Hasta compulsivamente, llegado el caso. Y es que tiene la extraordinaria virtud de aumentar nuestro nivel de concentración. Por tanto, no salgamos de casa sin nuestra “brújula”. 

LA SECUENCIA MENTAL: "¿más? + ¿yo? + ¿ya?"

Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nueva entrada, debemos seguir la misma simple secuencia de preguntas:

¿MÁS?

1.-¿Es esta tarea lo suficientemente importante como para que, a partir de este momento, tengamos que prestarle MÁS atención? (movemos la “cajita” al oído)

A. NO (cajita vacía de contenido). Ya podemos olvidarla, prescindir de ella y lanzarla a la papelera (OUTBOX).

B. SI (cajita llena). Falta dilucidar en manos de quién debe recaer su EJECUCIÓN. Y aquí llega entonces la siguiente pregunta

¿YO?

2.-¿El sentido común recomienda que me encargue yo de llevarla a cabo? (¿YO?)   

        • NO ➔ “TAREA APARCADA”: En el SIDEBOX meteremos los asuntos que dejamos a un lado. Nos afectan de algún modo y por eso requieren de nuestra atención, pero su ejecución está en manos de terceras personas. Esta es una fuente de liberación de energía muy importante y debe hacerse con cabeza. En el término medio está la virtud: No todo se puede delegar ni todo debe pasar por nosotros. Cuando trabajamos en equipo, hay que fomentar el empoderamiento. La externalización de tareas es una opción a la que recurrimos más veces de las que realmente somos conscientes, y ya está bien que esto sea así.
        • SILlegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que he de hacer yo, faltará saber cómo me afecta el factor tiempo. Es entonces cuando se hace necesaria la última pregunta

¿YA?

3.-¿Corre mucha prisa o, por el contrario, puede abordarse más tarde, al final de la jornada? (¿YA?). Llegados a este punto distinguimos 3 grados:

1) SIN URGENCIA: NO CORRE PRISA ➔ metemos esta cajita en el INBOX que acogerá las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para analizar todas a la vez. Hasta este momento, todos los inputs de información que nos han impactado han tenido como destino una u otra caja (BOX). Un recipiente que a final de la jornada laboral será objeto de análisis para dilucidar qué hacemos con cada uno de ellos y, en su caso, convertir inputs en tareas. A partir de aquí, la cosa cambia.

2) CON URGENCIA NO INMEDIATA: Si se ha de abordar en breve, ya deberíamos convertir el input en tarea. De todos modos, la única prisa que tengo es la de tenerlo ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. Como no tiene por qué ser ahora mismo, no tendrá repercusión sobre la tarea en curso. Puedo posponer la ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día. Pasa a formar parte del proceso de reubicación (RELOCATE) al que llamamos LATER, y en este caso lo usamos para buscar espacio para la tarea que viene de fuera. 

3) CON URGENCIA INMEDIATA: SI CORRE PRISA ➔ Cuando la urgencia y la importancia se encuentran, nos vemos ante la necesidad de HACER (si se puede). Igual que ocurre en el caso anterior, dejamos de hablar de INPUT para hablar de TAREA. En este escenario usamos la MATRIZ DE PREVALENCIA para decidir si la TNP se puede “hacer ya” o si “no se va a poder hacer” porque la tarea en curso tiene preferencia. No obstante, en función de cuál sea la naturaleza de las tareas que queden pendientes en el resto de la jornada laboral, podría darse la circunstancia de que pospusiéramos la ejecución de la NOW que en estos momentos no es posible ejecutar según la MATRIZ DE PREVALENCIA.

 

Secuencia de preguntas

Cuando, durante el transcurso de la JORNADA LABORAL, nos cae una cajita en las manos y decidimos OUTBOX o INBOX, todo es muy sencillo. Incluso cuando se trata de algo para cuya ejecución no será necesaria nuestra intervención, sólo la supervisión de su cumplimiento (momento hasta el cual permanecerán en una SIDEBOX).

Pues bien, podríamos decir sin temor a equivocarnos que uno de estos tres apartados (45% OUTBOX + 30% INBOX + 10% SIDEBOX) será el destino final del 85% de nuestros INPUTS entrantes. La sencillez se basa en que no se ha puesto en marcha en proceso de conversión de input en tarea que llegará al final de la jornada laboral, con el checking.

Sólo faltará un 15% de INPUTS por resolver. Son los que necesitamos transformar en tarea (TNP) a través del proceso al que llamamos RELOCATE en el que confluyen importancia y urgencia. Aquellos que quedan cuando, en la secuencia de preguntas, hemos contestado que:

  • requiere además de atención, ejecución por mi parte y además
  • SI que es urgente, de un modo inmediato (NOW: matriz prevalencias) o diferido (LATER: reubicar en JL), pero nunca llegando al final de mi jornada laboral.

 

LAS CANCELACIONES Y LOS RETRASOS

Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:

    • Cancelación brusca y por sorpresa, justo en el momento en el que la tarea de la PDA se iba a llevar a cabo. Destino: NOWDebo prestar más atención, lo tengo que hacer yo, no puedo esperar porque me acaba de pasar y además, tengo que darle una respuesta inmediata. Ésta no puede ser otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual para llenar el hueco que se nos acaba de generar.
    • Necesidad de posponer la tarea a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Debo prestar más atención y lo tengo que hacer yo, pero no corre prisa inmediata. Por lo tanto, la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
    • Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir en tarea este input.

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN: workflow

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN: workflow
  • PDA (n): Programación Diaria de Actividades del día en que estamos
  • PDA (n+1): Programación Diaria de Actividades del día siguiente
  • TNP (n): Tareas No Programadas del día en que estamos
  • INBOX: Almacén de inputs para analizar y gestionar
  • OUTBOX: Papelera de inputs
  • SIDEBOX: Caja lateral o aparcamiento donde van a parar los inputs que se convertirán en tareas delegadas a la espera de su ejecución por terceros
  • INPUTS: Entradas de información
  • OUTPUT: Resultado del proceso
  • RELOCATE: Proceso de búsqueda de un espacio temporal para ubicar las tareas no programadas que irrumpen en nuestra jornada laboral.
  • LATER sin incorporar un grado de urgencia inmediata sino diferida.
  • NOW incorporando un grado de urgencia inmediata.
  • Matriz de prevalencia: Espacio en el que tomamos decisiones acerca de las prioridades que existen entre las tareas programadas y las no programadas, no en función de nuestro estado de ánimo, sino en función de un debate previo en el que se ha llegado a determinar qué es lo correcto en cualquier circunstancia.
  • TC: Tarea Clave
  • TL: Tarea Laboral
  • TP: Tarea Personal
  • TR: Tarea de Relleno

LA SECUENCIA TEMPORAL

En resumen, la ruta del circuito de información encaja en el tiempo del siguiente modo:

  • Antes de que se inicie la jornada laboral (J.L.): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES: PDA. Nuestro sistema tiene que haber sido capaz de habernos ayudado a decidir qué tareas deseamos llevar a cabo. No podemos enfrentarnos al trabajo con la actitud de “a ver qué tal se nos da el día”. La aplicación del método “on-time” prevee como labor principal la elaboración de la PDA que nos marcará las tareas que deseamos llevar a cabo, distinguiendo según su importancia estratégica entre tareas clave, laborales, personales y de relleno.
  • Durante el transcurso de la jornada laboral (J.L.): INPUTS DE INFORMACIÓN. Continuamente nos irán llegando impactos a través de los distintos canales (digitales y personales) de información. Evidentemente, no toda llamada, conversación, mensaje, contenido web, etc… genera un INPUT que vamos a tener que convertir en TAREA, pero sí capturar. Por fortuna, la mayoría de entradas serán irrelevantes y acabarán en el OUTBOX, lo cual simplifica mucho las cosas. Sólo deberemos estar alerta para gestionar y no dejar caer en saco roto aquellos que contengan información de interés para nuestros objetivos. Entre estos, distinguiremos:
      • los que requieren ser ejecutados por nosotros mismos de inmediato (NOW), si se puede y conviene.
      • los que se hayan pospuesto dentro de la jornada laboral y puedan esperar para ser llevados a cabo más tarde (LATER)
      • los que pueden ser delegados a terceras personas que se encarguen de ello y que sólo requerirán de nosotros vigilar que se han llevado a cabo (destino: SIDEBOX)
      • los que son susceptible de ser gestionados con más calma a final de la jornada (destino: INBOX).
    •  
    • Al final de la jornada laboral (J.L.), cuando ya tenemos información real de lo ocurrido, se llevará a cabo la REVISIÓN DIARIA, que se pone en marcha con el CHECKING, y concluye con la generación del PDA(n+1).

En el CHECKING donde repasamos todo lo hecho (PDA+TNP) y formamos dos sub-conjuntos de información:

TAREAS INACABADAS o PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas de nuevo en la siguiente fase.

TAREAS FINALIZADAS: Las que sí se han llegado a concluir proporcionarán información para medir el grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados). Así mismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea, ésta será sometida al análisis DAFO para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. El FEED-BACK que se pueda extraer en positivo para la mejora continua se incorporará también al INBOX para ser tratado junto con el resto de inputs.

"La clave no está en asignar prioridades en tu agenda sino en agendarte las prioridades".
Stephen Covey
Escritor

OUTPUTS del circuito de información

CLASIFICACIÓN: CATALOGACIÓN + ETIQUETADO (a priori y a posteriori) = Generación PDA(n+1) & Agenda/Calendario

Seguimos la ruta establecida en el diagrama del circuito de información de nuestro método. Toda la información proveniente de las cuatro fuentes:

    1. INBOX
    2. SIDEBOX
    3. Tareas inacabadas o pendientes
    4. Feedback tras el análisis de las tareas acabadas

La juntamos toda en un único recipiente: INBOX. Ahora se trata de sumergirse en el espacio ambiental creado para analizar con serenidad, una por una, cada entrada. Necesitamos convertir todos estos inputs en tareas para conformar nuestra PDA(n+1). Para ello, procedemos a:

  • catalogar las piezas: EL FONDO, el insustituible “qué es cada cosa, qué es lo que hay que hacer con ella” (actividad: eliminar, archivar, delegar o hacer)
  • etiquetarlas para darles LA FORMA: todos los atributos que pueden sustituirse sin alterar el fondo. Tocaría definir:
      1. “tipo de tarea”, es decir, si nos encontramos ante una tarea clave, estructural, operativa o de relleno.
      2. cuándo” (tiempo)
      3. dónde” (espacio)
      4. para qué” (el objeto, la motivación que hay detrás de nuestro actos, que debe estar alineada con nuestros objetivos -véase el gráfico a continuación-)
      5. quién” (el sujeto: las personas)

Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada con carácter previo a su ejecución en 5 ocasiones, y aun quedará llevar a cabo el etiquetado a posteriori.

RETOS PREFIJADOS 2019

Fin de la jornada laboral: ETIQUETADO A POSTERIORI

  • POR ÚLTIMO, EL RESULTADO: Cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde poner 2 etiquetas más, cuestionándose:
      • cómo han salido las cosas, es decir, el “cuánto“, cuál ha sido el “grado de contribución a objetivos” o “nivel de consecución de retos prefijados”  (según esquema en la imagen inferior)
      • y el “por qué” o las causas de que las cosas hayan salido así de bien o de mal a través del análisis DAFO.
ANÁLISIS DAFO

De igual modo que todo aquello negativo que nos ocurre merece atención, las potencialidades (fortalezas y oportunidades) no deben pasarse por alto. El análisis DAFO debe realizarse en función del grado de cumplimiento de objetivos (contribución a retos) de cada tarea:

  • Si esto nulo, bajo o medio, se analizarán DEBILIDADES y AMENAZAS.
  • Cuando sea alto o total, se analizarán FORTALEZAS y OPORTUNIDADES.

Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento y detectar aquellos vientos que soplan a favor para aprovecharlos al máximo. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.

Una vez estén catalogadas y etiquetadas todas las entradas del INBOX, habremos procedido a convertir los inputs de información en tareas. Ya podemos decir que estamos en disposición de proceder a la generación de nuestra Programación Diaria de Actividades para el día que tenemos por delante: la llamada PDA(n+1).

Evidentemente, no todas las tareas analizadas van a tener como fecha de realización el día siguiente. Muchas de ellas tendrán una fecha posterior y, por lo tanto, debemos tener habilitado un recipiente que actúe como AGENDA/CALENDARIO donde las tareas que corresponden a cada día quedarán a la espera de que llegue su turno. Siguiendo el mismo razonamiento, el PDA(n+1) incorporará las tareas que han formado parte de procesos de checking anteriores y han desembocado en tareas que han quedado a la espera de que les llegara el día que ha llegado.

Este es el resultado final (OUTPUT) del proceso de revisión diaria de actividades y la herramienta que necesitamos para orientarnos en la próxima jornada laboral que nos aguarda.

Para ello, basta con seleccionar todos las tareas con la etiqueta tiempo del día (n+1) y ordenarlas por “tipo de tarea“, de modo que tengamos claras nuestras prioridades:

    • TC: TAREAS CLAVE
    • TL: TAREAS LABORALES
    • TP: TAREAS PERSONALES
    • TR: TAREAS DE RELLENO

Transcurso de la jornada laboral

A partir de aquí, el flujo del diagrama entra en bucle y vuelve al inicio. Sólo quedará trabajar, siguiendo la secuencia temporal descrita. Como se ha dicho, la ejecución de las tareas previstas en la PDA va a verse impactada por la entrada de nuevos inputs. Pero siguiendo el método, no nos va a pillar con la guardia bajada. No vamos a perder tiempo ni energías en pensar. Tenemos ya el circuito de preguntas diseñado a priori. Sólo tendremos que ejercitar nuestra destreza en responderlas rápidamente, lo cual irá mejorando a medida que vayamos familiarizándonos con el método.  

Resumen final

A base de coger más y más práctica en el circuito, llegaremos a interiorizar la dinámica del WORKFLOW y sistematizaremos la secuencia que aquí se expone, lo cual nos permitirá estar más capacitados para improvisar.

En definitiva, realizando esta labor de conversión de la información en actividades -a través de la catalogación y etiquetado de cada input- estamos poniéndole a cada cosa que hacemos un código de barras. Esta trazabilidad nos ayuda a organizar el caos por muy endiablada que sea la actividad que llevamos a cabo. El trabajo que supone etiquetar cada tarea es residual e insignificante en comparación, no sólo con lo que supone su ejecución, sino con el beneficio que nos aporta. Es, quizás, la inversión de tiempo más rentable que realizamos durante el día. Esta forma de proceder nos ofrece:

  • Mirada al suelo (reloj) – GOBIERNO DEL FLUJO DE TAREAS (control): tipo de tarea, prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades ajustada para el día siguiente, lo que denominaremos PDAA (n+1). 
  • Mirada al horizonte (brújula)- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): sujeto y objeto nos permitirán mantener visión integral y actualizada de la situación en su conjunto. Por su parte, midiendo el nivel de consecución de retos y realizando un DAFO de cada tarea, sabremos si vamos bien, mal o regular, y por qué. 

Diferencia entre "PDA (n+1)" y "PDA (n+1) ajustada"

Una vez disponemos de nuestra PDA (n+1) estamos en disposición de afrontar la siguiente jornada con una idea muy clara de, no solamente qué es lo que vamos a hacer sino cómo, que se define al conocer:

  1. ante qué tipo de tarea nos encontramos (en función de su importancia estratégica)
  2. en qué momento de la jornada haremos cada cosa  
  3. cuál es el lugar donde va a llevarse a cabo cada actividad,
  4. el motivo que justifica el para qué de su ejecución,
  5. con quién vamos a tratar (o a qué personas/equipos va a afectar lo que hagamos),

Es el momento de hacer un último repaso a cada una de las tareas que nos aparecen en la PDA(n+1). El objetivo no es otro que el de refinar nuestro grado de excelencia en la ejecución del trabajo. Si disponemos de una herramienta de búsqueda adecuada podremos identificar claramente y sin mucho esfuerzo:

  1. Si en los lugares que vamos a estar tenemos algún asunto pendiente y podemos aprovechar el desplazamiento
  2. Por su parte, si con alguna de las personas con las que vamos a tratar podemos aprovechar la ocasión para resolver temas de interés

Siendo esto así, deberíamos realizar un ajuste en nuestra PDA(n+1) para incorporar la/s actividad/es que supusieran un aprovechamiento máximo de nuestro desempeño a lo largo de la jornada laboral. Obtendríamos, pues, la PDA(n+1) ajustada que, ahora sí, estaría en las condiciones óptimas para cumplir su función de servirnos de guía.

 

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