Cada día, a lo largo y ancho de la jornada, cae sobre nosotros una incesante lluvia de información que debemos entender bien para gestionar correctamente. Un especialista en marketing explicaba en una conferencia que diariamente cada habitante de una gran ciudad como Barcelona recibe unos 3.000 impactos de datos, de los cuales acaba procesando unos 50 inputs de información nuevos, sobre los cuales tiene que tomar decisiones. Aún es mucha información si la tenemos que conciliar con la que ya llevaba en la cabeza.
La mente del ser humano no tiene parangón y es increíble para según qué cosas pero tiene serias limitaciones para almacenar y guardar datos. Nuestra memoria es bastante torpe y suele fallarnos más que una escopeta de feria. Y además, aquello de que somos tan buenos para pensar, imaginar, relacionar y conectar ideas... depende. En función de cuál sea el volumen y el ritmo de datos a manejar, las personas corremos el riesgo de caer en estados de confusión, desorientación y aturdimiento. Tenemos la imperiosa necesidad de esquematizar la realidad que nos rodea y sistematizar la toma de decisiones.
ESPACIO FÍSICO vs ESPACIO VIRTUAL
Espacio físico
En primer lugar, conviene crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el que podemos bautizar como «momento método«. Un espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1), actualizar la visión de conjunto y sacar conclusiones.
Para apartarse unos instantes del mundanal ruido y aislarse en soledad también es conveniente disponer de un lugar físico diferencial. El hábitat para llevar a cabo las pautas que el método establece debe ser un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté.
El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última y quizá una de las más rentables tareas del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas 24 horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.
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Espacio virtual
Una vez recreado un ambiente físico y sensorial (espacio-tiempo) propicio a nuestro alrededor, pasamos al estadio virtual. Aquí, se recomienda con la misma vehemencia que impere el orden mental: unos espacios claros y un circuito de información con unas normas internas donde los datos fluyan sin pérdida para ser transformados en decisiones sobre actividades.
INPUTS del circuito de información
Durante nuestro recorrido por la jornada laboral, aquello que teníamos previsto que ocurriese según la PDA será sólo una parte de la realidad. Lo normal será que pasen cosas ahí afuera que alteren el orden preestablecido y que, al final, lo sucedido acabe siendo algo distinto a lo que teníamos en mente. A veces, lo que acaba ocurriendo se parece a lo que teníamos previsto lo mismo que un huevo a una castaña.
Los inputs de información van a impactarnos sin avisar. Debemos tener previsión de que nos van a entrar correos, llamadas, mensajes, vamos a participar de charlas, reuniones o ponencias donde se van a decir cosas, leeremos artículos, visualizaremos vídeos, navegaremos por internet o las redes sociales, nos asaltarán pensamientos e ideas interesantes… y tenemos que permanecer alerta para procesarlo todo y convertir en tarea únicamente lo que corresponda.
Y es que, a través de distintos canales (digitales y personales), entran continuamente -cada vez más- píldoras de información de naturaleza muy variada. Impactos que nosotros invitamos a visualizar como cajitas calientes (huecas o rellenas) que caen en nuestras manos y sobre las que tenemos que tomar una decisión inmediata.
Como, en general, tenemos bien desarrollada la habilidad de encontrar excusas, pensamos que todos nuestros problemas se deben al entorno hostil que nos provoca un exceso de trabajo. Otras veces echamos la culpa de nuestra baja productividad a las distracciones por la falta de concentración. Y como vivimos en la era digital, donde lo que no faltan son estímulos, esta idea cala fácil y hondo.
El problema real es la desorientación y el aturdimiento del que somos víctimas cuando perdemos el control sobre lo que nos pasa.
Nadie nos ha enseñado cómo manejarnos en un entorno de infoxicación creciente. De modo que nos falta el criterio necesario para tomar decisiones que nos permitan regular este cada vez más intenso tráfico de información. Este es el motivo por el cual se acaban produciendo estragos en la productividad. Y, lo que es peor, en la moral de quienes queriendo trabajar a tope, se ven sobrepasados por las circunstancias.
Es fundamental conocer el circuito y saber qué preguntas hacernos en cada momento para tener la respuesta preparada. Así evitamos tener que enchufar el motor de nuestra mente cada vez que acude a nosotros un nuevo input ante el que nos vemos en la necesidad de tomar una decisión.
POSIBLES DESTINOS DE LOS INPUTS
JORNADA LABORAL
La jornada laboral es el campo de batalla que nos es propio, el lugar donde confluyen las cosas que nosotros hemos decidido hacer con todo lo que ocurre a nuestro alrededor. Para una mayor comprensión del modelo, invitamos a visualizarnos como un explorador o como un turista. Alguien que transita por la senda de la jornada laboral con:
- su mapa en mano (Programación Diaria de Actividades: PDA)
- su chaqueta especial con cuatro bolsillos:
- «INBOX» para meter los inputs importantes pero no urgentes cuya acción deba correr a cargo de uno mismo.
- «SIDEBOX» para los inputs a los que se deba prestar más atención pero cuya acción se pueda delegar en una tercera persona.
- «FILEBOX» para albergar la información que merezca nuestra atención pero no genere acción.
- «OUTBOX» Lo que suponga «desperdicio» a nivel de información, en principio, no sería necesario conservarlo. Lo podríamos dejar caer al suelo, volatilizarlo o desintegrarlo. Pero por conciencia cívica medioambiental y para no dar mal ejemplo, lo guardaremos durante la jornada y lo vaciaremos en el cubo de la basura a final de la jornada.
Estimamos que uno de estos cuatro BOXES será el destino final del 60% de nuestros INPUTS entrantes.
Sólo faltará un 40% de INPUTS por resolver. Son los que necesitamos transformar en tarea (TNP) a través del proceso al que llamamos RELOCATE en el que confluyen importancia y urgencia. Aquellos que quedan cuando, en la secuencia de preguntas, hemos contestado que:
- SÍ requiere además de atención, acción y ejecución por mi parte y además
- SÍ que es urgente, de un modo inmediato (NOW: matriz prevalencias) o diferido (LATER: reubicar en JL), pero nunca llegando al final de mi jornada laboral.
Se desaconseja por completo arrancar la jornada sin llevar este singular «equipamiento». Especialmente en lo que respecta a la PDA. No es una cosa más. Es «la cosa«. Es el lugar donde queda reflejado nuestro «YO», lo que nosotros hemos decidido hacer tras un concienzudo análisis. Va a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Hasta tal punto esto es así, que lo consideramos como el único artilugio que puede ser consultado tantas veces como se desee. Hasta compulsivamente, llegado el caso. Y es que tiene la extraordinaria virtud de aumentar nuestro nivel de concentración. Por tanto, no salgamos de casa sin nuestra «brújula«.
LA SECUENCIA TEMPORAL
En resumen, la ruta del circuito de información encaja en el tiempo del siguiente modo:
- Antes de que se inicie la jornada laboral (J.L.): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES: PDA. Nuestro sistema tiene que haber sido capaz de habernos ayudado a decidir qué tareas deseamos llevar a cabo. No podemos enfrentarnos al trabajo con la actitud de «a ver qué tal se nos da el día». La aplicación del método «on-time» prevee como labor principal la elaboración de la PDA que nos marcará las actividades que deseamos llevar a cabo, distinguiendo según su importancia estratégica entre tareas clave, laborales, personales y de relleno.
- Durante el transcurso de la jornada laboral (J.L.): INPUTS DE INFORMACIÓN. Continuamente nos irán llegando impactos a través de los distintos canales (digitales y personales) de información. Evidentemente, no toda llamada, conversación, mensaje, contenido web, etc… genera un INPUT que vamos a tener que convertir en ACTIVIDAD, pero sí capturar. Por fortuna, la mayoría de entradas serán irrelevantes y acabarán en el OUTBOX, lo cual simplifica mucho las cosas. Sólo deberemos estar alerta para gestionar y no dejar caer en saco roto las que contengan información de interés para nuestros objetivos. Entre estos, distinguiremos:
- las urgencias inmediatas que requieren ser ejecutados por nosotros mismos ya (NOW), siempres que se pueda y convenga.
- las urgencias no inmediatas, que se hayan pospuesto dentro de la jornada laboral y puedan esperar para ser llevadas a cabo más tarde (LATER)
- las que pueden ser delegadas en terceras personas que se encarguen de ejecutarlas y que sólo requerirán de nosotros la labor de vigilar que se han llevado a cabo (destino: SIDEBOX)
- las que no suponen mayor gestión que su registro en un archivo documental para su potencial utilización un futuro (FILEBOX). Cuando se trate de comunicación de fechas las llamamos EVENTOS y se anotarán directamente en el CALENDARIO.
- las que son susceptible de ser gestionadas con más calma a final de la jornada (destino: INBOX).
- Al final de la jornada laboral (J.L.), cuando ya tenemos información real de lo ocurrido, se llevará a cabo la REVISIÓN DIARIA, que se pone en marcha con el CHECKING, y concluye con la generación del PDA(n+1).
En el CHECKING donde repasamos todo lo hecho (PDA+TNP) y formamos dos sub-conjuntos de información:
ACTIVIDADES INACABADAS o PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas de nuevo en la siguiente fase.
ACTIVIDADES FINALIZADAS: Las que sí se han llegado a concluir proporcionarán información para medir el grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados). Así mismo, a modo de «encuesta de calidad», tras la conclusión de cada tarea, ésta será sometida al análisis DAFO para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. El FEED-BACK que se pueda extraer en positivo para la mejora continua se incorporará también al INBOX para ser tratado junto con el resto de inputs.
OUTPUTS del circuito de información
CLASIFICACIÓN: CATALOGACIÓN + ETIQUETADO (a priori y a posteriori) = Generación PDA(n+1) & Agenda/Calendario
Seguimos la ruta establecida en el diagrama del circuito de información de nuestro método. Toda la información proveniente de las siguientes fuentes:
- FILEBOX (Siempre que dejen de ser «Eventos» para convertirse en INPUTS que demandan algún tipo de acción por nuestra parte)
- SIDEBOX («Encargos»)
- Actividades inacabadas o pendientes
- Feedback tras el análisis de las actividades acabadas
La juntamos toda en un único recipiente: INBOX. Allí nos encontramos con actividades del tipo «Encargos», «Deseos», «Tareas» y «Hábitos». Ahora se trata de sumergirse en el espacio ambiental creado para analizar con serenidad, una por una, cada entrada. Necesitamos saber qué actividades acaban conformando nuestra PDA(n+1). Para ello, procedemos a:
- catalogar las piezas: EL FONDO, el insustituible «qué es cada cosa, qué es lo que hay que hacer con ella» (actividad: eliminar, archivar, delegar o hacer)
- etiquetarlas para darles LA FORMA: todos los atributos que pueden sustituirse sin alterar el fondo. Tocaría definir:
- «tipo de tarea» (prioridad), es decir, si nos encontramos ante una tarea clave, estructural, operativa o de relleno.
- «cuándo» (tiempo)
- «dónde» (espacio)
- «para qué» (el objeto, la motivación que hay detrás de nuestro actos, que debe estar alineada con nuestros objetivos -véase el gráfico a continuación-)
- «quién» (el sujeto: las personas)
Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada con carácter previo a su ejecución en 5 ocasiones, y aun quedará llevar a cabo el etiquetado a posteriori.
Fin de la jornada laboral: ETIQUETADO A POSTERIORI
- POR ÚLTIMO, EL RESULTADO: Cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde poner 2 etiquetas más, cuestionándose:
- cómo han salido las cosas, es decir, el «cuánto«, cuál ha sido el «grado de contribución a objetivos» o «nivel de consecución de retos prefijados» (según esquema en la imagen inferior)
- y el «por qué» o las causas de que las cosas hayan salido así de bien o de mal a través del análisis DAFO.
De igual modo que todo aquello negativo que nos ocurre merece atención, las potencialidades (fortalezas y oportunidades) no deben pasarse por alto. El análisis DAFO debe realizarse en función del grado de cumplimiento de objetivos (contribución a retos) de cada actividad:
- Si esto nulo, bajo o medio, se analizarán DEBILIDADES y AMENAZAS.
- Cuando sea alto o total, se analizarán FORTALEZAS y OPORTUNIDADES.
Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento y detectar aquellos vientos que soplan a favor para aprovecharlos al máximo. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.
Una vez estén catalogadas y etiquetadas todas las entradas del INBOX, habremos procedido a convertir los inputs de información en actividades (DESEOS/TAREAS/HÁBITOS). Habremos revisado si hay algo en el SIDEBOX (ENCARGOS) sobre lo que debamos mantener el seguimiento. Tendremos en consideración las que provienen del CALENDARIO (por si alguno de los EVENTOS que provienen del FILEBOX se accionan y nos piden cambio de rol) y las tareas generadas en checkings anteriores que habían quedado en la TO-DO-LIST a la espera de su día. De este modo, ya podemos decir que estamos en disposición de proceder a la generación de nuestra Programación Diaria de Actividades para el día que tenemos por delante: la llamada PDA(n+1). Además de distinguir cada tarea según su prioridad, le habremos asignado un momento para su realización y de este modo la PDA(n+1) quedará plasmada en la AGENDA de la JORNADA LABORAL.
Cuando nos referimos a AGENDA nos enfocamos en las horas del día mientras que cuando hablamos de CALENDARIO hacemos referencia a los días del mes.
Este es el resultado final (OUTPUT) del proceso de revisión diaria de actividades y la herramienta que necesitamos para orientarnos en la próxima jornada laboral que nos aguarda.
Para ello, basta con seleccionar todas las actividades con la etiqueta tiempo del día (n+1) y ordenarlas por «tipo de tarea«, de modo que tengamos claras nuestras prioridades:
- TC: TAREAS CLAVE
- TL: TAREAS LABORALES
- TP: TAREAS PERSONALES
- TR: TAREAS DE RELLENO
Transcurso de la jornada laboral
A partir de aquí, el flujo del diagrama entra en bucle y vuelve al inicio. Sólo quedará trabajar, siguiendo la secuencia temporal descrita. Como se ha dicho, la ejecución de las actividades previstas en la PDA va a verse impactada por la entrada de nuevos inputs. Pero siguiendo el método, no nos va a pillar con la guardia bajada. No vamos a perder tiempo ni energías en pensar. Tenemos ya el circuito de preguntas diseñado a priori. Sólo tendremos que ejercitar nuestra destreza en responderlas rápidamente, lo cual irá mejorando a medida que vayamos familiarizándonos con el método.
Resumen final
A base de coger más y más práctica en el circuito, llegaremos a interiorizar la dinámica del WORKFLOW y sistematizaremos la secuencia que aquí se expone, lo cual nos permitirá estar más capacitados para improvisar.
En definitiva, realizando esta labor de conversión de la información en actividades -a través de la catalogación y etiquetado de cada input- estamos poniéndole a cada cosa que hacemos un código de barras. Esta trazabilidad nos ayuda a organizar el caos por muy endiablada que sea la actividad que llevamos a cabo. El trabajo que supone etiquetar cada tarea es residual e insignificante en comparación, no sólo con lo que supone su ejecución, sino con el beneficio que nos aporta. Es, quizás, la inversión de tiempo más rentable que realizamos durante el día. Esta forma de proceder nos ofrece:
- Mirada al suelo (reloj) – GOBIERNO DEL FLUJO DE TAREAS (control): tipo de tarea, prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades ajustada para el día siguiente, lo que denominaremos PDAA (n+1).
- Mirada al horizonte (brújula)- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): sujeto y objeto nos permitirán mantener visión integral y actualizada de la situación en su conjunto. Por su parte, midiendo el nivel de consecución de retos y realizando un DAFO de cada tarea, sabremos si vamos bien, mal o regular, y por qué.
Diferencia entre "PDA (n+1)" y "PDA (n+1) ajustada"
Una vez disponemos de nuestra PDA (n+1) estamos en disposición de afrontar la siguiente jornada con una idea muy clara de, no solamente qué es lo que vamos a hacer sino cómo, que se define al conocer:
- ante qué tipo de tarea nos encontramos (en función de su importancia estratégica)
- en qué momento de la jornada haremos cada cosa
- cuál es el lugar donde va a llevarse a cabo cada actividad,
- el motivo que justifica el para qué de su ejecución,
- con quién vamos a tratar (o a qué personas/equipos va a afectar lo que hagamos),
Es el momento de hacer un último repaso a cada una de las tareas que nos aparecen en la PDA(n+1). El objetivo no es otro que el de refinar nuestro grado de excelencia en la ejecución del trabajo. Si disponemos de una herramienta de búsqueda adecuada podremos identificar claramente y sin mucho esfuerzo:
- Si en los lugares que vamos a estar tenemos algún asunto pendiente y podemos aprovechar el desplazamiento
- Por su parte, si con alguna de las personas con las que vamos a tratar podemos aprovechar la ocasión para resolver temas de interés
Siendo esto así, deberíamos realizar un ajuste en nuestra PDA(n+1) para incorporar la/s actividad/es que supusieran un aprovechamiento máximo de nuestro desempeño a lo largo de la jornada laboral. Obtendríamos, pues, la PDA(n+1) ajustada que, ahora sí, estaría en las condiciones óptimas para cumplir su función de servirnos de guía.
