MÉTODO “FLUJO-STOCK”

Tras el desarrollo del modelo científico de productividad personal, llega el momento de desvelar en qué consiste el método FLUJO-STOCK. Además de explicar cómo se ha forjado y cuáles son las herramientas que utilizamos para su implementación, nos cuestionamos la mayor: "¿Es necesario un método? ¿Conviene encorsetarnos y seguir unas pautas concretas -crear un circuito de información- o es mejor echar mano de la improvisación y actuar libremente, sobre la marcha, conforme veamos?".

EN BUSCA DE UN MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL

Contextualización

Para que el fenómeno del trabajo pueda llevarse a cabo, necesitamos que concurran una serie de circunstancias externas, pero luego está la parte principal que somos nosotros. En relación a nosotros, partimos de la existencia de actitudes y aptitudes (innatas y aprendidas). Cada una de estas variables podrá darse en mayor o menor medida, pero siempre vamos a encontrarnos con:

"Lo más importante en la vida es que lo más importante sea lo más importante"
Stephen Covey
Escritor

Sobre esta base esencial, irrumpen el resto de variables que influyen en el rendimiento. Pues bien, aquí lo importante es:

  • por una parte, el ENFOQUE . O sea, saber cuál es nuestra misión, nuestra visión y nuestros valores, fijar objetivos y planificarlos,
  • y por otra, salir calibrar las fuerzas con las que contamos y dosificarlas adecuadamente. Es decir, la ENERGÍA .

Además, siendo independientes, estas dos variables están totalmente conectadas: pongamos donde pongamos el foco, allá va nuestra energía. Pues bien, el MÉTODO de productividad está para servir a ambas como un mayordomo a tiempo completo. Esa es su función y no otra. Sólo a partir de ahí es cuando éste cobra sentido y adquiere algún protagonismo. Pero nunca deberemos perder de vista su carácter meramente instrumental. A su vez, también ocurre que las herramientas informáticas que usemos están para servir al MÉTODO y, por eso, se subordinan a él.

Método FLUJO-STOCK vs Otros métodos de productividad

Perfectamente, pudimos haber asumido como propio cualquiera de los métodos de productividad existentes y hubiéramos acabado antes. Al fin y al cabo, un método no es más que una secuencia de pautas de comportamiento a ejecutar como rutina de un modo sistemático. A priori, no tenemos reparo alguno en ejecutar las pautas que nos marquen otros, si consideramos que nos convencen.

Sin embargo, no encontramos ningún método que se ajustara a nuestra visión del fenómeno de la productividad y en el que acoplaran nuestros planteamientos al respecto. De hecho, expusimos con claridad un análisis crítico de las propuestas tradicionales que puede consultarse aquí.

Por este motivo, decidimos crear uno propio que vamos a exponer a continuación. Pero antes de definir cuál es nuestro método de productividad, repasaremos brevemente algunos conceptos básicos que nos permitan situar las cosas en el contexto adecuado.

A lo largo y ancho de esta web, no hemos escatimado esfuerzos en explicar nuestra particular visión del fenómeno de la productividad individual. Es posible que aquellos navegantes que recalen en esta página sin paso previo por el resto de contenidos de este espacio virtual necesiten consultar, al menos, cuál es la acepción propia que tenemos del concepto analizado.

Variable MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD

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VARIABLE MÉTODO

Para quienes prefieran seguir leyendo, les resumimos a continuación las ideas clave en relación con la productividad. Ideas que nos identifican y nos distinguen.

Asimilamos el método de productividad a la doble cara de una moneda que rueda directa camino a conseguir resultados. En el anverso tendremos un método de organización de espacios y en el reverso un sistema de gestión de tareas.

Para nosotros, la productividad es el fruto, no sólo de nosotros mismos [factores propios, internos o endógenos] sino también de las circunstancias que nos rodean [factores ajenos, externos o exógenos]. Pero, como no todos los factores tienen la misma importancia o peso estratégico, diferenciamos tres categorías de variables: necesarias, suficientes y diferenciales.

Dentro del bloque interno y la categoría diferencial, tratamos la variable interna MÉTODO y abordamos los elementos que la definen. Siempre considerándola como uno más de los factores que influyen en el rendimiento individual.

Elementos de la variable MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD

Y por otro lado, como parte activa del solucionario a la problemática que la era digital genera en el mundo laboral, analizamos:

Para juzgar qué argumentos nos podían resultar más convincentes de cada uno, consideramos oportuno recorrer la red y el panorama editorial en busca de las soluciones ya desarrolladas.

Nuestro planteamiento crítico con respecto a las propuestas existentes

Visionamos en 2D, en la doble dimensión “espacio-tiempo“, cuando nos adentramos en la apasionante tarea de aumentar nuestro rendimiento en el trabajo. Para ganar calidad de vida, que es de lo que se trata, tan importante nos parece prestar atención a los aspectos relacionados con el tiempo como con los relacionados con el espacio. Casi todo el mundo se centra en organizar las tareas en el tiempo pero muy pocos se ocupan de crear las condiciones físicas-espaciales idóneas para dar lo mejor de nosotros mismos. Y si nos interesa tener en cuenta esta doble vertiente al desempeñar el trabajo diario, más cuando se trata de organizarse para ejecutarlo con la máxima efectividad.

Alertamos, además, acerca de otros tres errores muy comunes en relación a los métodos que nos encontramos por ahí:

  • En primer lugar, el error de tomar la parte por el todo, de considerar que manejándonos con un método ya tenemos garantizada nuestra productividad.
  • El segundo, el llegar a considerarlo como un fin en sí mismo, y acabar añadiendo al trabajo una actividad adicional llamada “método” que nos consume más tiempo que nos ahorra. 
  • Por último, olvidarse de que cumplir tareas no sirve de nada si no se consiguen resultados. Llenar el calendario de actividades y atender miles de compromisos es, por sí misma, una habilidad que tiene su mérito por el grado de dificultad que incorpora pero puede ser totalmente estéril. Si en el fútbol no metes un gol a tu rival, va a dar igual que el tiempo de posesión de balón haya sido del 100%.

 

Estas ideas tienen su enjundia por sus devastadores efectos, no sólo sobre el rendimiento individual sino también sobre el ánimo. Los más comunes, el escepticismo, la desincentivación y la frustración propios de quienes se emplean a fondo en algo y a cambio no obtienen más que unos pobres resultados. Este alto precio es el que se paga por no usar la brújula y equivocar el camino.

Nuestro propuesta

En contraposición a estos errores de bulto, nosotros hablamos de las tácticas CAME/DAFO: “corregir debilidades”, “afrontar amenazas”, “mantener fortalezas” o “explotar oportunidades”. Y postulamos que, para mejorar nuestra productividad individual, debemos implementar dichas tácticas en el marco de una estrategia de actuación determinada.

Una estrategia que tenga en cuenta la globalidad de factores, internos y externos, según sean categorizados como necesarios, suficientes o diferenciales. Y para eso, diseñamos la aplicación web Performance ON-TIME, para facilitarnos el proceso de identificación de las variables sobre las que resulta más conveniente aplicar las tácticas que correspondan en base a las respuestas que damos en un par de test. 

Conclusión

No vamos a decir que los métodos de productividad están sobrevalorados. Pero sí que diremos, con rotundidad, que necesitamos un buen método, pero no sólo necesitamos un buen método. Necesitamos algo más.

Utilizar a la perfección el MÉTODO que consideremos más adecuado para nosotros, puede revertir muy positivamente en nuestro rendimiento diario. Pero, como variable diferencial que es, su carácter exponencial sólo tendrá efectos prácticos si se cumple una premisa. Que las variables necesarias y las variables suficientes estén al nivel que toca para servir de tierra abonada sobre la que poder germinar.

Y esto no implica que le restemos importancia. De hecho, nos hemos empleado a fondo en “fabricar” el mejor, que expondremos a continuación. Pero si, por ejemplo, nos fallaran a nivel interno la VOLUNTAD, la CAPACIDAD o, a nivel externo, los MEDIOS, ya podemos emplearnos a fondo en aplicar el mejor de los MÉTODOS de productividad. A efectos prácticos, sería como pedalear a tope sobre una bicicleta a la que se le hubiera roto la cadena.

Una vez contextualizada la importancia que supone disponer de un método de trabajo para organizarnos y resultar más productivo, pasamos a desgranar cómo hemos llevado a cabo nuestra elección.

REQUISITOS MÍNIMOS

Lo que le pedimos a un método de productividad

Lo que le pedimos al método es lo siguiente:

  1. Buscamos, ante todo, que su aplicación práctica sea sencilla, ágil y rentable en términos de tiempo, que no vaya a costar la torta un pan (dedicamos el último apartado de esta página a la inversión de tiempo).
  2. También, que tenga la versatilidad necesaria para poder adaptarse a cada situación particular.
  3. Queremos que, a cambio de comprometernos con él, nos permita sacar de dentro la mejor versión de nosotros mismos.
  4. Además, aspiramos a que sea capaz de generar una Programación Diaria de Actividades (PDA). Pero no una cualquiera, sino una que priorice las “tareas clave” (TC) sobre el “resto de tareas” (RT)
  5. Por supuesto, que esté tan pegado al terreno que asuma y afronte la existencia de Tareas No Programadas (TNP). Se pueden agrupar según provengan de:
      1. fuera: tales como Interrupciones, Imprevistos y Urgencias (IIU) que se han de gestionar sí o sí.
      2. dentro: nos referimos a las que son fruto de debilidades internas (por ejemplo: No saber decir “no”, Procrastinación, Multitarea o DP –Distracciones y Preocupaciones-).
  6. Que cumpla la función de servir de guía de orientación hacia el cumplimiento de nuestros objetivos durante la jornada. El método no debe ser más que un instrumento para alcanzar metas. Y para ello deberá propiciar el planteamiento crítico de estas cuestiones:
    • ANTES (cuando se programa una tarea) ⇒ ¿POR QUÉ / PARA QUÉ? ¿CUÁL ES EL MOTIVO QUE NOS LLEVA A ACOMETERLA? ¿QUÉ OBJETIVO HAY DETRÁS?
    • DESPUÉS (cuando se hace seguimiento de la realización) ⇒ ¿CÓMO HA IDO? ¿HA OBEDECIDO A LAS EXPECTATIVAS? ¿EN QUÉ MEDIDA PODEMOS CONSIDERARLA UN TRIUNFO O UN FRACASO?
  7. Y, por último, que funcione como una herramienta que nos permita identificar las causas de lo que ocurre en la realidad y nos afecta. ¿Cómo? Enlazando el análisis DAFO al seguimiento de resultados.

Un método normal de productividad es aquel que nos permite cumplir con todos nuestros compromisos. Si el método es bueno nos permite hacerlo en un entorno donde continuamente están surgiendo asuntos no previstos y cambios de circunstancias y prioridades. Cuando nos encontramos ante un método fantástico, éste hará que esta ejecución de compromisos se traduzca en la realización de tareas clave (TC) y, por tanto, tenga su reflejo en cumplimiento de los objetivos marcados. Y el método perfecto de productividad, aprovechará el seguimiento continuo de los resultados alcanzados para identificar sus causas facilitando su tratamiento inmediato.

TAREAS PROGRAMADAS vs TAREAS NO PROGRAMADAS

El método de productividad FLUJO-STOCK asume todos esos postulados. Además, siendo realista y adaptable a cualquier casuística, cumple la doble función de ser:

  • Reloj y una mirada al suelo: un instrumento que nos sirva para GOBERNAR EL FLUJO DE ACTIVIDAD, hacer las cosas a tiempo y saber por dónde pisamos. Siendo conscientes de que la realidad es compleja y no todo puede estar atado y bien atado, realizar una adecuada gestión de la herramienta DAFO para que la Programación Diaria de Actividades (PDA) abarque cada vez una mayor parte de nuestro tiempo, a costa de las Tareas No Programadas (TNP) que reducen notablemente nuestro rendimiento. 
  • Brújula y una mirada al horizonte: un utensilio que nos aporte la VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN necesaria para saber en todo momento cuál es nuestra situación, dónde estamos y hacia dónde queremos ir. Para ello se necesita disponer de información veraz, relevante y actualizada, además de llevar a cabo un seguimiento de resultados continuo. Un acicate, pues, para la variable enfoque u orientación.

La Programación diaria de actividades (PDA) es el último escalón de la pirámide de un plan estratégico. Al elaborarla, usamos la agenda de productividad personal como herramienta para relacionar las tareas con los objetivos a alcanzar. Tanto a las “Tareas Clave” (TC) como al “Resto de Tareas” (RT), que aunque estén previstas no aportan el valor de las TC.

No obstante, con asignarle un tiempo de realización correcto a cada una y establecer un orden cronológico concreto no es suficiente. Además se requiere someter a análisis pequeñas cuestiones que necesitan un criterio claro por nuestra parte y respuesta inmediata. A cambio del esfuerzo, su contenido nos ayudará a tomar decisiones cuando lleguen las desviaciones con respecto a los retos programados (que llegarán).

"La clave no está en asignar prioridades en tu agenda sino en agendarte las prioridades".
Stephen Covey
Escritor

Y como la realidad por la que transitamos es compleja, debemos contar con la irrupción en el día a día de actividades a realizar al margen de nuestra Programación diaria de actividades (PDA). Efectivamente, el factor sorpresa existe -afortunadamente- y también debemos estar preparados para gestionar las Tareas No Programadas (TNP).

Nuestro método de productividad tiene la misión de intentar minimizar con el paso del tiempo el % de tiempo que éstas ocupan en nuestra jornada laboral en relación con las tareas programadas (PDA). ¿Por qué? Pues porque está empíricamente demostrado que todo aquello que está sujeto a previsión de ocurrencia va a poder ser gestionado con mayor grado de excelencia que lo que resulta fruto de la improvisación.

No podemos ir a salto de mata como los conejos, o de flor en flor como las abejas y las mariposas. Debemos aspirar a transitar el terreno de la proactividad y la anticipación, donde seamos nosotros los que decidimos qué es lo que queremos hacer y de qué manera.

INVERSIÓN DE TIEMPO REQUERIDA POR NUESTRO MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD

Dimensionar la jornada laboral

Una jornada laboral normal y corriente en el mundo civilizado viene a ocupar 8 horas diarias (40 semanales). Esto equivale a visionar la película “Lo que el viento se llevó” dos veces seguidas cada día. 

El 16 de septiembre de 2018 el atleta keniano Eliud Kipchoge batió el récord del mundo en la maratón celebrada en Berlín con un tiempo de 2:01:39. Es decir, que si quisiéramos visionar el vídeo de su impresionante carrera podríamos hacerlo cuatro veces durante una jornada laboral.

Efectivamente, 8 horas dan para mucho. Aunque las pasáramos tranquilamente sentados, con la única finalidad de dedicarnos a visionar cualquiera de las dos opciones apuntadas anteriormente, acabaríamos exhaustos.

Por eso es tan importante emplearse cada día en la tarea de pensar qué hacemos con todo este pedazo de tiempo para sacarle el máximo provecho. No cometamos el error de subestimar el valor de esta actividad y considerarla un lastre porque, si la hacemos bien, probablemente sea la más rentable del día en términos de productividad. Es más, el aprovechamiento óptimo del resto de actividades dependerá de ella. Por lo tanto, merece toda nuestra atención. 

Con todo ello, si nuestro objetivo debe ser “hacer” y aspiramos a que el método no nos robe más tiempo del necesario, la cuestión que se plantea es ¿Cuánto tiempo es el adecuado?

La prueba de fuego

La prueba de fuego que tiene que superar cualquier método de productividad, por muy bueno que éste sea, consiste en averiguar si nos permite ahorrar más tiempo del que nos consume. Si nos complica más la vida que nos la arregla. En definitiva, si vivimos mejor con él que vivíamos sin él. 

En la era digital, los trabajadores del conocimiento tienen problemas cada vez más serios para organizar su tiempo adecuadamente. Se ha convertido en una ardua tarea digerir toda la información que les llega a través de los distintos canales y atender todos sus compromisos sin acabar rendidos y estresados.

En busca del punto de equilibrio

Las soluciones complejas, aparte de que no son operativas, acaban por agravar el problema. Las extremadamente simples, como hacer listas de tareas y ponerles fecha en un calendario, no son soluciones reales al estrés y el agobio que provoca la falta de productividad. Y en el término medio está la virtud.

No sería realista pensar que existe un método que establece un modus operandi que te ordena tu vida, que te sitúa al mando de la sala de control de tu día a día, sin pedirte ningún sacrificio a cambio.

Lo que tenemos es todo el derecho del mundo a exigirle que sea rentable en términos de inversión. O sea, que si empleamos en su implementación una cantidad de tiempo al día, que no sea para alargar la jornada sino para, como mínimo, dejarla igual.

Contrastando la dedicación con el ahorro, observamos que la máxima rentabilidad en términos de tiempo se alcanza cuando nos basta con 6 horas semanales para atender todos los requerimientos del método. Un modo de distribuirlas sería éste:

  • 1 hora diaria para el checking ( x 5 días laborables)
  • 1 hora semanal para la revisión ( x 1 día -viernes-)

A partir de ahí, entramos en zona de incrementos marginales negativos. Y es que esto no va de trabajar más horas. Esto va de ganar calidad de vida, trabajando igual o menos horas, y aportar mayor calidad a nuestro quehacer diario, sin perder el control ni un solo instante.

Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.

Otras reservas de tiempo necesarias

A la hora de planificar la agenda y dotar de contenido un PDA, solemos caer en el error de confundir deseos y pronósticos. Una cosa es lo que nos gustaría que pasara y otra la que acabe ocurriendo con toda probabilidad. Con la mejor de las intenciones, buscamos destinar el máximo número de horas a la acción real de “hacer”, que es de donde brotan los resultados con los que cumplimos nuestros objetivos y es donde debemos poner el foco.

No obstante, hay un precio que pagar para alcanzar la excelencia en la organización del trabajo. Hacer como que no existen y pretender ahorrarse estos “pagos” acaba saliendo caro. La cuestión es que se debe de reservar un espacio horario en nuestra PDA para:

    1. La suma de todos los tiempos que dedicamos a registrar nuevas entradas en el INBOX (aquí cobra importancia la herramienta que utilicemos para capturar los inputs)
    2. Un cierto margen de maniobra o de seguridad para encajar Tareas No Programadas (TNP), tales como  interrupciones, imprevistos y urgencias, sin que nos hagan añicos la PDA cuando aparezcan. Debemos tener tareas preparadas (RT o gestión de emails/llamadas) -no clave- por si acaso no se dieran IIU.
    3. La necesaria formación continua
    4. Las paradas técnicas para avituallamiento (almuerzo) y desconexión (técnica POMODORO). Nos permiten maximizar nuestro grado de concentración y reponer fuerzas para aprovechar al máximo nuestro biorritmo o Energía a Corto Plazo.

Al ser previsibles, se han de provisionar, en cada uno de estos epígrafes, los tiempos necesarios que hagan más realista nuestra programación de tareas. De este modo, el tiempo que nos quede disponible para acometer tareas será neto y no bruto. Podremos trabajar menos tensionados y más convencidos de no habernos sobreestimado a la hora de asignarnos actividades.

Ubicación del momento para su implementación

TNP: TAREAS NO PROGRAMADAS 
      • IIU: Interrupciones, Imprevistos y Urgencias (AMENAZAS EXTERNAS)
      • DP: Distracciones y Preocupaciones (DEBILIDADES INTERNAS)
PDA: PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES 
      • TC: Tareas Clave
      • RT: Resto de Tareas (programadas)
      • Gestión e-mail & llamadas
      • Pausas (pomodoro + almuerzo)
      • Registro entradas (INPUTS)
      • Checking
      • Formación continua

No olvidemos nunca que el método de productividad es un sólo un medio para alcanzar el fin de ser productivos. Un mayordomo al servicio de las variables ENFOQUE y ENERGÍA, que está ahí para que éstas florezcan. Considerarlo un fin en sí mismo es error grave. Un método no es más que una secuencia pautada de acciones, y éstas se pueden realizar en cualquier momento del día. Sin embargo, nuestra recomendación es dejarlas para el final de la jornada.

Ubicarlas al inicio de la jornada laboral supone derrochar en una labor mecánica la fuerza y la lucidez mental de que somos depositarios tras el descanso nocturno. Los requerimientos de energía necesarios para llevarlas a cabo son mínimos, lo que coincide con las fuerzas de que disponemos tras un duro día de trabajo.

Por ello, debemos reservar las primeras horas del día para realizar nuestro trabajo crucial, el que requiere que saquemos lo mejor de nosotros mismo y aportemos valor donde hay que hacerlo. Es básico llegar a determinar cuáles son las 3 “tareas clave” (TD) diarias, las más importantes a ejecutar y asignarles una prioridad en el corto espacio de tiempo de que disponemos cada jornada cuando estamos pletóricos de lucidez. Por lo demás:

    • Reservar otra parte de la jornada a otros asuntos de menor rango como el “resto de tareas” (RT) o la gestión de e-mails y las llamadas.
    • Tener la capacidad de preveer lo imprevisto asignar un MARGEN DE SEGURIDAD (Tareas No Programadas: TNP = IIU + DP) en nuestra agenda antes de que llegue por sorpresa y tengamos que desplazar a la fuerza otros asunto.
    • Y, por último, dejar siempre para el final los requerimientos del método y la formación.

Esa es nuestra recomendación. Pensamos que es la manera más directa de tomar conciencia de que la jornada de trabajo ha finalizado. Así, podremos desconectar del trabajo y disfrutar de un merecido descanso sin preocupaciones. Y por si esto fuera poco, están el equilibrio mental y la sensación de seguridad en uno mismo que acarrea arrancar la jornada sabiendo que la decisión sobre qué es todo lo que tienes que hacer a lo largo del día está tomada. Sólo quedará dedicarnos a hacerlo lo mejor posible.

 

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