MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD “FLUJO-STOCK”

Una vez recopilado todo lo que se ha escrito de provecho en materia de productividad, lo hemos dotado de una estructura lógica para convertir ese contenido en algo manejable. En paralelo, se han expuesto nuestros propios planteamientos al respecto. Ha llegado la hora de desvelar cuál es el método que propugnamos. Veremos que no deja de ser nuestra particular manera de gestionar los canales de información para pensar y abordar cada jornada. Reservamos para el final el momento de tratar sobre las herramientas ideales para implementarlo. Eso sí, éstas podrán ir cambiando con el tiempo mientras que el método va a ser definido con vocación de permanencia.

EN BUSCA DE UN MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL

Contextualización

Pudimos haber asumido como propio cualquiera de los métodos existentes y hubiéramos acabado antes. Al fin y al cabo, un método no es más que una secuencia de pautas de comportamiento a ejecutar como rutina de un modo sistemático. A priori, no tenemos reparo alguno en ejecutar las pautas que nos marquen otros, si consideramos que nos convencen. Sin embargo, no encontramos ningún método que se ajustara a nuestra visión del fenómeno de la productividad y en el que acoplaran nuestros planteamientos al respecto. De hecho, expusimos con claridad un análisis crítico de las propuestas tradicionales que puede consultarse aquí.

Por este motivo, decidimos crear uno propio que vamos a exponer a continuación. Pero antes de definir cuál es nuestro método de productividad, repasaremos brevemente algunos conceptos básicos que nos permitan situar las cosas en el contexto adecuado.

A lo largo y ancho de esta web, no hemos escatimado esfuerzos en explicar nuestra particular visión del fenómeno de la productividad individual. Es posible que aquellos navegantes que recalen en esta página sin paso previo por el resto de contenidos de este espacio virtual necesiten consultar, al menos, cuál es la acepción propia que tenemos del concepto analizado.

Para quienes prefieran seguir leyendo, les resumimos a continuación las ideas clave en relación con la productividad. Ideas que nos identifican y nos distinguen.

Asimilamos el método de productividad a la doble cara de una moneda que rueda directa camino a conseguir resultados. En el anverso tendremos un método de organización de espacios y en el reverso un sistema de gestión de tareas.

Para nosotros, la productividad es el fruto, no sólo de nosotros mismos [factores propios, internos o endógenos] sino también de las circunstancias que nos rodean [factores ajenos, externos o exógenos]. Pero, como no todos los factores tienen la misma importancia o peso estratégico, diferenciamos tres categorías de variables: necesarias, suficientes y diferenciales.

Dentro del bloque interno y la categoría diferencial, tratamos la variable interna MÉTODO y abordamos los elementos que la definen. Siempre considerándola como uno más de los factores que influyen en el rendimiento individual.

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VARIABLE MÉTODO

Y por otro lado, como parte activa del solucionario a la problemática que la era digital genera en el mundo laboral, analizamos:

Para juzgar qué argumentos nos podían resultar más convincentes de cada uno, consideramos oportuno recorrer la red y el panorama editorial en busca de las soluciones ya desarrolladas.

Nuestro planteamiento crítico con respecto a las propuestas existentes

Visionamos en 2D, en la doble dimensión “espacio-tiempo“, cuando nos adentramos en la apasionante tarea de aumentar nuestro rendimiento en el trabajo. Para ganar calidad de vida, que es de lo que se trata, tan importante nos parece prestar atención a los aspectos relacionados con el tiempo como con los relacionados con el espacio. Casi todo el mundo se centra en organizar las tareas en el tiempo pero muy pocos se ocupan de crear las condiciones físicas-espaciales idóneas para dar lo mejor de nosotros mismos. Y si nos interesa tener en cuenta esta doble vertiente al desempeñar el trabajo diario, más cuando se trata de organizarse para ejecutarlo con la máxima efectividad.

Alertamos, además, acerca de otros tres errores muy comunes en relación a los métodos que nos encontramos por ahí:

  • En primer lugar, el error de tomar la parte por el todo, de considerar que manejándonos con un método ya tenemos garantizada nuestra productividad.
  • El segundo, el llegar a considerarlo como un fin en sí mismo, y acabar añadiendo al trabajo una actividad adicional llamada “método” que nos consume más tiempo que nos ahorra. 
  • Por último, olvidarse de que cumplir tareas no sirve de nada si no se consiguen resultados. Llenar el calendario de actividades y atender miles de compromisos es, por sí misma, una habilidad que tiene su mérito por el grado de dificultad que incorpora pero puede ser totalmente estéril. Si en el fútbol no metes un gol a tu rival, va a dar igual que el tiempo de posesión de balón haya sido del 100%.

Estas ideas tienen su enjundia por sus devastadores efectos, no sólo sobre el rendimiento individual sino también sobre el ánimo. Los más comunes, el escepticismo, la desincentivación y la frustración propios de quienes se emplean a fondo en algo y a cambio no obtienen más que unos pobres resultados. Este alto precio es el que se paga por no usar la brújula y equivocar el camino.

En contraposición a estos errores de bulto, nosotros hablamos de las tácticas CAME/DAFO: “corregir debilidades”, “afrontar amenazas”, “mantener fortalezas” o “explotar oportunidades”. Y postulamos que, para mejorar nuestra productividad individual, debemos implementar dichas tácticas en el marco de una estrategia de actuación determinada.

Una estrategia que tenga en cuenta la globalidad de factores, internos y externos, según sean categorizados como necesarios, suficientes o diferenciales. Y para eso, diseñamos la aplicación web Performance ON-TIME, para facilitarnos el proceso de identificación de las variables sobre las que resulta más conveniente aplicar las tácticas que correspondan en base a las respuestas que damos en un par de test. 

Conclusión

No vamos a decir que los métodos de productividad están sobrevalorados. Pero sí que diremos, con rotundidad, que necesitamos un buen método, pero no sólo necesitamos un buen método. Necesitamos algo más.

Utilizar a la perfección el MÉTODO que consideremos más adecuado para nosotros, puede revertir muy positivamente en nuestro rendimiento diario. Pero, como variable diferencial que es, su carácter exponencial sólo tendrá efectos prácticos si se cumple una premisa. Que las variables necesarias y las variables suficientes estén al nivel que toca para servir de tierra abonada sobre la que poder germinar.

Y esto no implica que le restemos importancia. De hecho, nos hemos empleado a fondo en “fabricar” el mejor, que expondremos a continuación. Pero si, por ejemplo, nos fallaran a nivel interno la VOLUNTAD, la CAPACIDAD o, a nivel externo, los MEDIOS, ya podemos emplearnos a fondo en aplicar el mejor de los MÉTODOS de productividad. Sería como pedalear a tope sobre una bicicleta a la que se le hubiera roto la cadena.

Una vez contextualizada la importancia que supone disponer de un método de trabajo para organizarnos y resultar más productivo, pasamos a desgranar cómo hemos llevado a cabo nuestra elección.

REQUISITOS MÍNIMOS

Lo que le pedimos al método es lo siguiente:

  1. Buscamos, ante todo, que su aplicación práctica sea sencilla, ágil y rentable en términos de tiempo, que no vaya a costar la torta un pan (dedicamos el último apartado de esta página a la inversión de tiempo).
  2. También, que tenga la versatilidad necesaria para poder adaptarse a cada situación particular.
  3. Queremos que nos permita sacar de dentro la mejor versión de nosotros mismos.
  4. Además, aspiramos a que sea capaz de generar una Programación Diaria de Actividades (PDA)
  5. Por supuesto, que esté tan pegado al terreno que tenga previsión de la existencia de amenazas externas que se han de gestionar así como de las debilidades internas que reducen notablemente nuestro rendimiento.
  6. Y por último, que cumpla la función de servir de guía de orientación hacia el cumplimiento de nuestros objetivos durante la jornada. El método no debe ser más que un instrumento para alcanzar metas. Y para ello deberá propiciar el planteamiento crítico de estas cuestiones:
    • ANTES (cuando se programa una tarea) ⇒ ¿POR QUÉ / PARA QUÉ? ¿CUÁL ES EL MOTIVO QUE NOS LLEVA A ACOMETERLA? ¿QUÉ OBJETIVO HAY DETRÁS?
    • DESPUÉS (cuando se hace seguimiento de la realización) ⇒ ¿CÓMO HA IDO? ¿HA OBEDECIDO A LAS EXPECTATIVAS? ¿EN QUÉ MEDIDA PODEMOS CONSIDERARLA UN TRIUNFO O UN FRACASO?

Un método normal de productividad es aquel que nos permite cumplir con todos nuestros compromisos. Un buen método es el que nos permite hacerlo en un entorno donde continuamente están surgiendo asuntos no previstos y cambios de circunstancias y prioridades. El método fantástico hará que esta ejecución de compromisos se traduzca en cumplimiento de los objetivos marcados. Y el método perfecto de productividad, además, deberá permitir el seguimiento continuo de los logros alcanzados y las revisiones periódicas.

O sea, que siendo realista y adaptable a nuestra casuística, cumpla la doble función de ser:

  • Una mirada al suelo, que nos sirva para GOBERNAR EL FLUJO DE ACTIVIDAD y saber por dónde pisamos. Un soporte que sirva de apoyo a la variable energía a corto plazo y permita optimizar nuestro biorritmo. Esto se consigue con una buena Programación Diaria de Actividades (PDA) y con una acertada previsión de imprevistos.
  • Una mirada al horizonte, que nos aporte la VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN necesaria para saber en todo momento cuál es nuestra situación, dónde estamos y hacia dónde queremos ir. Para ello se necesita disponer de información veraz, relevante y actualizada, además de llevar a cabo un seguimiento de resultados continuo. Un acicate, pues, para la variable enfoque u orientación.

La Programación diaria de actividades es el último escalón de la pirámide de un plan estratégico. Al elaborarla, usamos la agenda de productividad personal como herramienta para relacionar las tareas con los objetivos a alcanzar. No vale con asignarle un tiempo de realización correcto a cada una y establecer un orden cronológico concreto. Además se requiere someter a análisis pequeñas cuestiones que necesitan un criterio claro por nuestra parte y respuesta inmediata. A cambio del esfuerzo, su contenido nos ayudará a tomar decisiones cuando lleguen los imprevistos (que llegarán).

 

CIRCUITO DE LA INFORMACIÓN

1.- LA FASE PREVIA

El espacio físico

Recomendamos crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1) y a actualizar la visión de conjunto. Por ejemplo, el de asearse antes de arrancar, lavándose cara y manos, respirar hondo, beber agua, incluso encenderse una barrita de incienso y ponerse alguna música suave, sin letra y en volumen bajo, de tipo Zen o Feng-Shui. A partir de ahí, proceder.

Es fundamental apartarse unos instantes del mundanal ruido, aislarse en soledad, reservando un lugar físico diferencial para llevar a cabo las pautas que el método establece. Un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté. 

El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última tarea laboral del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.

2.- INPUTS: HACER ACOPIO DE TODA LA INFORMACIÓN DEL DÍA EN UN MISMO "INBOX"

El espacio virtual

Cada día, a lo largo y ancho de la jornada, va acudiendo a nosotros una constante lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información. 

Una vez recreado un ambiente físico y sensorial propicio a nuestro alrededor, pasamos al estadio virtual. Aquí, se recomienda con la misma vehemencia que impere el orden mental: unos espacios claros y unos circuitos por donde la información fluya sin pérdida para ser transformada en decisiones sobre actividades.

Para ello, necesitamos habilitar un espacio virtual diferenciado, una carpeta “INBOX” que cumpla la función de “cubo”, de “saco recogedor” o “bandeja de entrada”, donde se recoja absolutamente todo aquello que pase ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resulta de interés.

Recopilar todo, de forma única y exclusiva en un sitio conlleva que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a los inputs diarios. Unificando toda la información en un único espacio evitamos la dispersión y el desorden mental, que sólo genera inseguridad y desasosiego.

En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX.

La secuencia temporal

En resumen, tenemos que distinguir:

  • [1] Durante el transcurso de la jornada laboral, va entrando información a través de los distintos canales de información
  • Al final de la jornada, se realizará el checking diario donde se contrastará lo que teníamos previsto ejecutar -PDA (n)- con lo que realmente hemos ejecutado. De ahí surgirán dos sub-conjuntos de información:
    • [2a] Las actividades que se han quedado pendientes de concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas en la siguiente fase.
    • [2b] Las finalizadas proporcionarán información para actualizar la situación de los asuntos personales y de los temáticos (perspectiva), así como del grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados).
  • [3] Durante los momentos de revisión semanalcon la perspectiva de la realidad que da la contemplación a vista de pájaro, deben aparecer ideas e iniciativas para emprender acciones que guarden sintonía con nuestros retos de negocio y con nuestra misión. Ésta será la última fuente de información que desembocará en el INBOX.

3.- CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN VERTIDA EN EL "INBOX"

Una vez volcada toda la información al INBOX se trata de sumergirse en el espacio ambiental creado para analizar con serenidad, una por una, cada entrada. Necesitamos saber:

  1. qué hacer” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  2. y definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (personas), “por qué” (asuntos: expectativa razonable de lo que podemos conseguir, alineada con objetivos), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser catalogada 5 veces.
  3. y, cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde cuestionarse cuál ha sido el “grado de contribución a objetivos” (nivel de consecución de retos).

4.- OUTPUTS: Generación de la Programación Diaria de Actividades PDA(n+1) y actualización de la situación

Al final, esta forma de proceder nos da como resultado lo que buscábamos:

  • Mirada al suelo – GOBIERNO DEL FLUJO DE TAREAS (control): prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1)
  • Mirada al horizonte – VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): personas y asuntos nos permitirán mantener visión integral y actualizada de la situación en su conjunto. Por su parte, midiendo el nivel de consecución de retos, sabremos si vamos bien, mal o regular. Esto ocurrirá tras el checking diario del PDA(n) con las actividades que se consideren finalizadas. Pero también en los períodos reservados a revisión semanal.

A la hora de cumplir compromisos con los demás, es muy importante saber con quién nos relacionamos y en esta cuestión la etiqueta “personas va a contribuir a ponernos las cosas más fáciles.

Pero lo que va a resultar realmente clave es que hay una alto GRADO DE CONTRIBUCIÓN AL CUMPLIMIENTO DE RETOS en cada acción. Ello ocurrirá cuando que exista un alto nivel de coincidencia entre:

              • lo que hemos definido como nuestos objetivos
              • y los asuntosque nos traemos entre manos y que justifican cada una de nuestras tareas

Ello implicará que estamos enfocados a resultados, que estamos cumpliendo compromisos con nosotros mismos. Que las cosas que hacemos, las hacemos con la finalidad concreta de contribuir al cumplimiento de los retos que nos hemos marcado previamente.

5.- Colofón final: capítulo de imponderables

En un mundo ideal, la jornada laboral transcurriría conforme a lo previsto en nuestro PDA. Pero en el mundo real, las cosas no funcionan así. Lo normal es que surjan asuntos no programados y que, además, se produzcan fugas de energía que mermen el nivel de concentración deseable. Conviene distinguir entre:

El mero hecho de identificar y anotar cada día cuáles son las que nos están afectando, ayuda a combatirlas. Tomar conciencia de los problemas que nos rodean es el primer paso para afrontarlos y vencerlos. Pensemos que nuestros recursos energéticos son finitos y que, muchas veces, se nos van como el agua por el fregadero. 

Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.

INVERSIÓN DE TIEMPO REQUERIDA POR NUESTRO MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD

La prueba de fuego de cualquier método de productividad, por muy bueno que éste sea, consiste en averiguar si nos permite ahorra más tiempo del que nos consume. Si nos complica más la vida que nos la arregla. En definitiva, si vivimos mejor con él que vivíamos sin él. 

En la era digital, los trabajadores del conocimiento tienen problemas cada vez más serios para organizar su tiempo perfectamente, digerir toda la información que les llega y atender todos sus compromisos sin acabar rendidos y exhaustos.

En busca del punto de equilibrio

Las soluciones complejas, aparte de que no son operativas, acaban por agravar el problema. Las extremadamente simples, como hacer listas de tareas y ponerles fecha en un calendario, no son soluciones reales al estrés y el agobio que provoca la falta de productividad. Y en el término medio está la virtud.

No sería realista pensar que existe un método que establece un modus operandi que te ordena tu vida, que te sitúa al mando de la sala de control de tu día a día, sin pedirte ningún sacrificio a cambio.

Lo que tenemos es todo el derecho del mundo a exigirle que sea rentable en términos de inversión. O sea, que si empleamos en su implementación una cantidad de tiempo al día, que no sea para alargar la jornada sino para, como mínimo, dejarla igual. Contrastando la dedicación con el ahorro, observamos que la máxima rentabilidad en términos de tiempo se alcanza cuando nos basta con 4 horas semanales para atender todos los requerimientos del método. A partir de ahí, entramos en zona de incrementos marginales negativos. Y es que esto no va de trabajar más horas. Esto va de ganar calidad de vida, trabajando igual o menos horas, y aportar mayor calidad a nuestro quehacer diario, sin perder el control ni un solo instante.

Ubicación del momento para su implementación

No olvidemos nunca que el método de productividad es un sólo un medio para alcanzar el fin de ser productivos. Considerarlo un fin en sí mismo es error grave. Un método no es más que una secuencia pautada de acciones, y éstas se pueden realizar en cualquier momento del día. Sin embargo, nuestra recomendación es dejarlas para el final de la jornada.

Ubicarlas al inicio de la jornada laboral supone derrochar en una labor mecánica la energía y la lucidez mental de que somos depositarios tras el descanso nocturno. Los requerimientos de energía necesarios para llevarlas a cabo son mínimos, lo que coincide con las fuerzas de que disponemos tras un duro día de trabajo. Así, podemos reservar las primeras horas del día para realizar nuestro trabajo sacando lo mejor de nosotros mismo y aportando valor donde hay que hacerlo. 

Además, esta es la manera más directa de tomar conciencia de que la jornada de trabajo ha finalizado. Podemos desconectar del trabajo y disfrutar de un merecido descanso sin preocupaciones. Y por si esto fuera poco, están el equilibrio mental y la sensación de seguridad en uno mismo que acarrea arrancar la jornada sabiendo que la decisión sobre qué es todo lo que tienes que hacer a lo largo del día está tomada. Sólo quedará dedicarnos a hacerlo lo mejor posible.

 

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