CIRCUITO DE INFORMACIÓN

Cada día, a lo largo y ancho de la jornada, cae sobre nosotros una incesante lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. Lo de que el cerebro humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas, pero que tiene serias limitaciones para almacenar y guardar datos, es una verdad a medias.

Cuando se da un aumento del volumen o del ritmo de datos a manejar, las personas caemos en estados de confusión, desorientación y aturdimiento. Necesitamos esquematizar la realidad que tenemos ante nosotros y sistematizar la toma de decisiones. Por ello, el método de productividad va a configurarse como la mejor manera de tratar toda esa información para ayudarnos a crear las tareas que nos permitan alcanzar objetivos.

En este contexto, el diseño del circuito por donde fluya la información cobra un protagonismo importante. Se equivoca quien se salte esta fase y, sin una base conceptual sólida, pretenda solventar sus problemas de productividad accediendo directamente al uso de las herramientas informáticas tales como aplicaciones para la gestión de notas, tareas y proyectos. Los atajos no funcionan.

ESPACIO FÍSICO vs ESPACIO VIRTUAL

Espacio físico

Disponer de un espacio físico adecuado es clave a la hora de ejecutar el método

Conviene crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el que podemos bautizar como “momento método”. Un espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1), actualizar la visión de conjunto y sacar conclusiones.

Para apartarse unos instantes del mundanal ruido y aislarse en soledad también es conveniente disponer de un lugar físico diferencial. El hábitat para llevar a cabo las pautas que el método establece debe ser un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté. 

El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última tarea laboral del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.

Espacio virtual

Una vez recreado un ambiente físico y sensorial (espacio-tiempo) propicio a nuestro alrededor, pasamos al estadio virtual. Aquí, se recomienda con la misma vehemencia que impere el orden mental: unos espacios claros y un circuito de información donde los datos fluyan sin pérdida para ser transformados en decisiones sobre actividades.

Para ello, nos va a venir muy bien disponer de tres artilugios virtuales diferenciados:

    • OUTBOXque cumpla la función de “recipiente para la basura” o de “papelera“. 
    • “PARKING o SIDEBOX” que haga el papel de “almacén temporal” para albergar mientras son ejecutadas las tareas (aparcadas o delegadas) que no vamos a llevar a cabo nosotros pero que debemos controlar pues nos importan y queremos que se hagan cuanto antes. 
    • INBOX que cumpla la función de “cubo” o de “saco recogedor“, desde donde se cataloguen y etiqueten todas las entradas de información, para generar la PDA del día siguiente.

Es importante recopilar en un único sitio de forma exclusiva todo lo que se ha de gestionar al final de la jornada laboral. Unificando toda la información en un único espacio evitamos la dispersión y el desorden mental, que sólo genera inseguridad y desasosiego.

INPUTS del circuito de información

Equipamiento básico

Para una mayor comprensión del modelo, invitamos a visualizarnos como un explorador. Alguien que transita por la senda de la jornada laboral con su Programación Diaria de Actividades (PDA) en mano, y dos bolsas colgadas a izquierda y derecha de la cintura, a las que llamaremos INBOX y PARKING o SIDEBOX

Se desaconseja por completo arrancar la jornada sin llevar este singular “equipamiento”. Especialmente en lo que respecta a la PDA. No es una cosa más. Es “la cosa“. Es el lugar donde queda reflejado nuestro “YO“, lo que nosotros hemos decidido hacer tras un concienzudo análisis. Va a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Hasta tal punto esto es así, que lo consideramos como el único artilugio que puede ser consultado tantas veces como se desee. Hasta compulsivamente, llegado el caso. Y es que tiene la extraordinaria virtud de aumentar nuestro nivel de concentración. Por tanto, no salgamos de casa sin nuestra “brújula”. 

El día a día

A lo largo del camino, aquello que teníamos previsto que ocurriese según la PDA será sólo una parte de la realidad. Lo normal será que pasen cosas ahí afuera que alteren el orden preestablecido y que, al final, la jornada laboral acabe siendo algo distinto a lo que teníamos en mente. A veces, lo que acaba ocurriendo se parece a lo que teníamos previsto lo mismo que un huevo a una castaña.

Los inputs de información van a impactarnos sin avisar. Debemos tener previsión de que nos van a entrar correos, llamadas, mensajes, vamos a participar de charlas donde se van a decir cosas, navegaremos por internet o las redes sociales,… y tenemos que permanecer alerta por si hay algo que debamos procesar y convertirlo en tarea.

El problema que se suele dar es que, por falta de criterio, la gente gestiona mal estas entradas. Por decirlo de un modo gráfico, no se regula bien el tráfico intenso de información, que acaba causando estragos en la productividad y, lo que es peor, en la moral de quienes queriendo trabajar a tope, se ven sobrepasados por las circunstancias.

Muchas veces echamos la culpa de todo a las distracciones por la falta de concentración. Pero el problema real es la desorientación y el aturdimiento del que somos víctimas cuando perdemos el control sobre lo que nos pasa.

Y es que, a través de distintos canales (digitales y personales), entran continuamente -cada vez más- píldoras de información de naturaleza muy variada. Impactos que nosotros invitamos a visualizar como cajitas calientes que caen en nuestras manos y sobre las que tenemos que tomar una decisión inmediata.

Es fundamental tener la respuesta preparada y no tener que enchufar el motor de nuestra mente cada vez que acude a nosotros un nuevo input ante el que nos vemos en la necesidad de tomar una decisión. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles decisiones en estas cinco:

      1. desestimarlo, olvidarlo y meterlo en la papelera (OUTBOX), que echaremos al contenedor de la basura cuando acabe el día
      2. guardarlo en la bolsa (INBOX) para que sea objeto de análisis a final de la jornada
      3. encontrarle una nueva ubicación en la PDA dentro la misma JORNADA LABORAL cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata y querramos post-poner la ejecución de una tarea. Es decir, no hacerla ahora mismo, pero sí acometer su ejecución antes del fin del día.
      4. introducirlo en el PARKING o SIDEBOX para aparcar o delegar su implementación. La externalización de tareas es una opción a la que recurrimos más veces de las que realmente somos conscientes.
      5. o, por último, para aquellas actividades que tengamos que ejecutar nosotros pese a no estar programadas, cabe analizar si es posible darles cabida en la senda a recorrer (TNP). Y ello, valorando si merece la pena hacerlas o no y, en su caso, a costa de qué tareas de nuestra PDA.

En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de los impactos ha crecido exponencialmente. Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si ésta va a dar lugar a un tipo de tarea u otra.

 

Secuencia de preguntas:

¿MÁS? + ¿YA? + ¿YO?

Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nueva entrada, debemos seguir la misma simple secuencia de preguntas:

1.-¿Es esta tarea lo suficientemente importante como para que, a partir de este momento, tengamos que prestarle MÁS atención? (movemos la “cajita” al oído)

A. NO (cajita vacía de contenido). Ya podemos prescindir de ella y lanzarla a la papelera (OUTBOX).

B. SI (cajita llena). Falta saber cómo le afecta el factor tiempo: 2.-¿Corre mucha prisa o, por el contrario, puede abordarse más tarde, al final de la jornada? (¿YA?) Llegados a este punto distinguimos 3 grados:

1) SIN URGENCIA: NO CORRE PRISA ➔ metemos esta cajita en el INBOX que acogerá todas las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para gestionarlas a la vez.

2) CON URGENCIA NO INMEDIATA: La única prisa que tengo es la de tenerlo ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. No tiene por qué ser ahora mismo. Puedo, por lo tanto, post-poner su ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día.  

3) CON URGENCIA INMEDIATA: SI CORRE PRISA ➔ nos encontramos ante una tarea que requiere nuestra atención urgente. Falta dilucidar en manos de quién debe recaer su EJECUCIÓN. Y aquí llega entonces la pregunta 3.-¿El sentido común recomienda que me encargue yo de llevarla a cabo? (¿YO?)

            • NO ➔ “TAREA DELEGADA”: En el PARKING o SIDEBOX meteremos cualquier asunto cuya ejecución convenga ser cedida a un 3º sin que ello suponga el logro de un resultado peor al que se lograría de otro modo. Esta es una fuente de liberación de energía muy importante y debe hacerse con cabeza. En el término medio está la virtud: No todo es delegable ni todo debe pasar por nosotros. Cuando trabajamos en equipo, hay que fomentar el empoderamiento.  
            • SI ➔  “TAREA NO PROGRAMADA” (TNP): Puede ser una simple interrupción, un imprevisto, una urgencia, un asunto de fuerza mayor (emergencia), un retraso prolongado o incluso la cancelación fortuita de una cita que, pese a estar perfectamente planificada, nos deja “plantados” y sin saber qué hacer. En cualquier caso, algo que viene de fuera, que no he creado yo y a lo que tengo que dar respuesta inmediata.

 

Secuencia de preguntas

Cuando, durante el transcurso de la JORNADA LABORAL, nos cae una cajita en las manos y decidimos OUTBOX o INBOX, todo es muy sencillo. Incluso cuando se trata de algo urgente pero para cuya ejecución no es necesaria nuestra intervención, sólo la supervisión de su cumplimiento (momento hasta el cual permanecerán en una especie de PARKING o SIDEBOX).

Pues bien, podríamos decir sin temor a equivocarnos que uno de estos tres apartados (45% OUTBOX + 30% INBOX + 10% PARKING o SIDEBOX) será el destino final del 85% de nuestros INPUTS entrantes.

Sólo faltará un 15% de INPUTS por resolver. Aquellos que quedan cuando hemos contestado que:

  • requiere además de atención, ejecución por mi parte y además
  • SI que es urgente, de un modo inmediato o diferido, pero nunca llegando al final de mi jornada laboral.

 

Siendo pues, los menos numerosos en cantidad, suelen ser los más sensibles y relevantes, los que más ingenio requieren de nosotros. Una decisión errónea en un momento de la verdad como éste puede acarrear consecuencias más graves que en cualquier otro escenario.

Por eso, cuando nos encontramos ante uno de estos momentos de crisis, donde concurren importancia y urgencia, acudiré a la MATRIZ DE PREVALENCIAS para facilitarme el proceso de toma de decisiones.

Aquí se tiene en cuenta:

1.- Ante qué tipo de TNP me encuentro (“EMERGENCIA” / “URGENCIA” / “IMPREVISTO” / “INTERRUPCIÓN” / “RETRASO / CANCELACIÓN PDA SOBREVENIDA”)
2.- En qué tipo de tarea de la PDA (Tarea Clave / Tarea Estructural / Tarea Operativa / Tarea Relleno) me sorprende ocupado.

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN: workflow

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN: workflow
  • PDA (n): Programación Diaria de Actividades del día en que estamos
  • PDA (n+1): Programación Diaria de Actividades del día siguiente
  • TNP: Tareas No Programadas
  • INBOX: Almacén de información a gestionar
  • OUTBOX: Papelera
  • PARKING: Tareas delegadas a la espera de ejecución por terceros
  • INPUTS: Entradas de información
  • OUTPUT: Resultado del proceso
  • MATRIZ DE PREVALENCIA: Espacio en el que tomamos decisiones, no en función de nuestro estado de ánimo, sino en función de un debate previo en el que se ha llegado a determinar qué es lo correcto en cualquier circunstancia.
  • TC: Tarea Clave
  • TE: Tarea Estructural
  • TO: Tarea Operativa
  • TR: Tarea de Relleno

La secuencia temporal

En resumen, la ruta del circuito de información encaja en el tiempo del siguiente modo:

  • Antes de que se inicie la jornada laboral (J.L.): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES: PDA. Nuestro sistema tiene que haber sido capaz de habernos ayudado a decidir qué tareas deseamos llevar a cabo. No podemos enfrentarnos al trabajo con la actitud de “a ver qué tal se nos da el día”. La aplicación del método “on-time” prevee como labor principal la elaboración de la PDA que nos marcará las tareas que deseamos llevar a cabo, distinguiendo según su importancia estratégica entre tareas clave, estructurales, operativas y de relleno.
  • Durante el transcurso de la jornada laboral (J.L.): INPUTS DE INFORMACIÓN, va entrando información a través de los distintos canales (digitales y personales) de información. Evidentemente, no toda llamada, conversación, mensaje, contenido web, etc… genera un INPUT a capturar. La mayoría de inputs serán irrelevantes y acabarán en el OUTBOX. Sólo deberemos estar alerta para gestionar y no dejar caer en saco roto aquellos que contengan información de interés para nuestros objetivos. Entre estos, distinguiremos entre los que requieren gestión inmediata:
      • los que requieren ser ejecutados por nosotros (TNP), otorgándole especial relevancia a los que aparecen como consecuencia de la cancelación sobrevenida de una tarea propia de la PDA
      • los que pueden ser delegados a terceras personas que se encarguen de ello y que sólo requerirán de nosotros vigilar que se han llevado a cabo (destino: PARKING)
      • los que son susceptible de ser gestionados a final de la jornada (destino: INBOX).
    •  
    • Al final de la jornada laboral (J.L.), cuando ya tenemos información real de lo ocurrido, se llevará a cabo la REVISIÓN DIARIA, que se pone en marcha con el CHECKING, y concluye con la generación del PDA(n+1).

En el CHECKING donde confluirán:

Con todo ello llegamos a dos sub-conjuntos de información:

TAREAS INACABADAS o PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas de nuevo en la siguiente fase.

TAREAS FINALIZADAS: Las que sí se han llegado a concluir proporcionarán información para medir el grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados). Así mismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea, ésta será sometida al análisis DAFO para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. El FEED-BACK que se pueda extraer en positivo para la mejora continua se incorporará al INBOX para ser tratado junto con el resto de inputs.

"La clave no está en asignar prioridades en tu agenda sino en agendarte las prioridades".
Stephen Covey
Escritor

OUTPUTS del circuito de información

CLASIFICACIÓN: CATALOGACIÓN + ETIQUETADO (a priori y a posteriori) = Generación PDA(n+1)

Seguimos la ruta establecida en el diagrama del circuito de información de nuestro método. Toda la información proveniente de las tres fuentes (nuevas entradas o “inputs” a través de los distintos canales de información, las tareas inconclusas y las del feedback -diario y semanal- que emanan de las revisiones periódicas) ha desembocado en el INBOX. Ahora se trata de sumergirse en el espacio ambiental creado para analizar con serenidad, una por una, cada entrada. Necesitamos saber:

  • LO PRIMERO, catalogar las piezas: EL FONDO, el insustituible “qué es cada cosa, qué es lo que hay que hacer con ella” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  • A CONTINUACIÓN, etiquetarlas para darles LA FORMA: todos los atributos que pueden sustituirse sin alterar el fondo. Tocaría definir:
      1. “tipo de tarea”, es decir, si nos encontramos ante una tarea clave, estructural, operativa o de relleno.
      2. cuándo” (tiempo)
      3. dónde” (espacio)
      4. para qué” (el objeto, la motivación que hay detrás de nuestro actos, que debe estar alineada con nuestros objetivos -véase el gráfico a continuación-)
      5. quién” (personas)
      6. prioridad” (urgencia / importancia y expectativa)

Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada con carácter previo a su ejecución en 6 ocasiones, y aun quedará llevar a cabo el etiquetado a posteriori.

RETOS PREFIJADOS 2019

Fin de la jornada laboral: ETIQUETADO A POSTERIORI

  • POR ÚLTIMO, EL RESULTADO: Cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde poner 2 etiquetas más, cuestionándose:
      • cómo han salido las cosas, es decir, el “cuánto“, cuál ha sido el “grado de contribución a objetivos” o “nivel de consecución de retos prefijados”  (según esquema en la imagen inferior)
      • y el “por qué” o las causas de que las cosas hayan salido así de bien o de mal a través del análisis DAFO.
ANÁLISIS DAFO

De igual modo que todo aquello negativo que nos ocurre merece atención, las potencialidades (fortalezas y oportunidades) no deben pasarse por alto. El análisis DAFO debe realizarse en función del grado de cumplimiento de objetivos (contribución a retos) de cada tarea:

  • Si esto nulo, bajo o medio, se analizarán DEBILIDADES y AMENAZAS.
  • Cuando sea alto o total, se analizarán FORTALEZAS y OPORTUNIDADES.

Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento y detectar aquellos vientos que soplan a favor para aprovecharlos al máximo. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.

Una vez estén catalogadas y etiquetadas todas las entradas del INBOX, habremos procedido a convertir los inputs de información en tareas. Ya podemos decir que estamos en disposición de proceder a la generación de nuestra Programación Diaria de Actividades para el día que tenemos por delante: la llamada PDA(n+1). Este es el resultado final (OUTPUT) del proceso de revisión diaria de actividades y la herramienta que necesitamos para orientarnos en la próxima jornada laboral que nos aguarda.

Para ello, basta con seleccionar todos las tareas con la etiqueta tiempo del día (n+1) y ordenarlas por “tipo de tarea“, de modo que tengamos claras nuestras prioridades:

    • TAREAS CLAVE
    • TAREAS ESTRUCTURALES
    • TAREAS OPERATIVAS
    • TAREAS DE RELLENO

Transcurso de la jornada laboral

A partir de aquí, el flujo del diagrama entra en bucle y vuelve al inicio. Sólo quedará trabajar, siguiendo la secuencia temporal descrita. Como se ha dicho, la ejecución de las tareas previstas en la PDA va a verse impactada por la entrada de nuevos inputs. Pero siguiendo el método, no nos va a pillar con la guardia bajada. No vamos a perder tiempo ni energías en pensar. Tenemos ya el circuito de preguntas diseñado a priori. Sólo tendremos que ejercitar nuestra destreza en responderlas rápidamente, lo cual irá mejorando a medida que vayamos familiarizándonos con el método.  

Resumen final

A base de coger más y más práctica en el circuito, llegaremos a interiorizar la dinámica del WORKFLOW y sistematizaremos la secuencia que aquí se expone, lo cual nos permitirá estar más capacitados para improvisar.

En definitiva, realizando esta labor de catalogación y etiquetado de cada tarea estamos poniéndole a cada cosa que hacemos un código de barras. Esta trazabilidad nos ayuda a organizar el caos por muy endiablada que sea la actividad que llevamos a cabo. El trabajo que supone etiquetar cada tarea es residual e insignificante en comparación, no sólo con lo que supone su ejecución, sino con el beneficio que nos aporta. Es, quizás, la inversión de tiempo más rentable que realizamos durante el día. Esta forma de proceder nos ofrece:

  • Mirada al suelo (reloj) – GOBIERNO DEL FLUJO DE TAREAS (control): tipo de tarea, prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades ajustada para el día siguiente, lo que denominaremos PDAA (n+1). 
  • Mirada al horizonte (brújula)- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): sujeto y objeto nos permitirán mantener visión integral y actualizada de la situación en su conjunto. Por su parte, midiendo el nivel de consecución de retos y realizando un DAFO de cada tarea, sabremos si vamos bien, mal o regular, y por qué. 

Diferencia entre "PDA (n+1)" y "PDA (n+1) ajustada"

Una vez disponemos de nuestra PDA (n+1) estamos en disposición de afrontar la siguiente jornada con una idea muy clara de, no solamente qué es lo que vamos a hacer sino cómo, que se define al conocer:

  1. ante qué tipo de tarea nos encontramos (en función de su importancia estratégica)
  2. en qué momento de la jornada haremos cada cosa  
  3. cuál es el lugar donde va a llevarse a cabo cada actividad,
  4. el motivo que justifica el para qué de su ejecución,
  5. con quién vamos a tratar (o a qué personas/equipos va a afectar lo que hagamos),
  6. cuán prioritaria es para nosotros en términos de importancia / urgencia

Es el momento de hacer un último repaso a cada una de las tareas que nos aparecen en la PDA(n+1). El objetivo no es otro que el de refinar nuestro grado de excelencia en la ejecución del trabajo. Si disponemos de una herramienta de búsqueda adecuada podremos identificar claramente y sin mucho esfuerzo:

  1. Si en los lugares que vamos a estar tenemos algún asunto pendiente y podemos aprovechar el desplazamiento
  2. Por su parte, si con alguna de las personas con las que vamos a tratar podemos aprovechar la ocasión para resolver temas de interés

Siendo esto así, deberíamos realizar un ajuste en nuestra PDA(n+1) para incorporar la/s actividad/es que supusieran un aprovechamiento máximo de nuestro desempeño a lo largo de la jornada laboral. Obtendríamos, pues, la PDA(n+1) ajustada que, ahora sí, estaría en las condiciones óptimas para cumplir su función de servirnos de guía.

 

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.