CIRCUITO DE INFORMACIÓN

Cada día, a lo largo y ancho de la jornada, va acudiendo a nosotros una constante lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar datos. Al final, el método de productividad va a configurarse como el modo de gestionar toda esa información y con qué finalidad. En este contexto, el diseño del circuito de información por donde ésta fluya cobra un protagonismo importante.

ESPACIO FÍSICO vs ESPACIO VIRTUAL

Espacio físico

Conviene crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el que podemos bautizar como momento “método”. Un espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1), actualizar la visión de conjunto y sacar conclusiones.

Es fundamental apartarse unos instantes del mundanal ruido, aislarse en soledad, reservando un lugar físico diferencial para llevar a cabo las pautas que el método establece. Un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté. 

Disponer de un espacio físico adecuado es clave a la hora de ejecutar el método

El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última tarea laboral del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.

Espacio virtual

Una vez recreado un ambiente físico y sensorial propicio a nuestro alrededor, pasamos al estadio virtual. Aquí, se recomienda con la misma vehemencia que impere el orden mental: unos espacios claros y un circuito de información donde los datos fluyan sin pérdida para ser transformados en decisiones sobre actividades.

Para ello, necesitamos habilitar un espacio virtual diferenciado, una carpeta “INBOX” que cumpla la función de “cubo”, de “saco recogedor” o “bandeja de entrada”, donde se recoja absolutamente todo aquello que pase ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resulta de interés.

Recopilar todo, de forma única y exclusiva en un sitio conlleva que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a los inputs diarios. Unificando toda la información en un único espacio evitamos la dispersión y el desorden mental, que sólo genera inseguridad y desasosiego.

En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX.

INPUTS del circuito de información

A través de distintos canales (digitales y personales), entran continuamente impactos de información de naturaleza muy variada. Para una mayor comprensión del modelo, invitamos a visualizarnos como turistas que transitan por la senda de la jornada laboral con su Programación Diaria de Actividades (PDA) a modo de mapa o guía que les permite orientarse.

A lo largo del camino, irán recibiendo diferentes impactos informativos que invitamos a visualizar como cajitas calientes que les caen en las manos y sobre las que tienen que tomar una decisión inmediata que puede ser de 3 tipos:

      • O lanzarlas a la PAPELERA,
      • o meterlas en la maleta (INBOX) para revisarlas a final de la jornada
      • o lanzarlas a algún punto de la senda a recorrer para hacer algo con ellas (TNP). 

En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de los impactos está creciendo exponencialmente. Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si ésta va a dar lugar a un tipo de tarea u otra.

Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nueva entrada, debemos seguir esta secuencia simple de preguntas:

¿Requiere gestión por nuestra parte? (movemos la “cajita” al oído)

A. NO (cajita vacía de contenido). Ya podemos prescindir de ella y lanzarla a la papelera.

B. SI (cajita llena). Falta saber ¿puede abordarse más tarde, al final de la jornada?

1) NO ➔ nos encontramos ante una “TAREA NO PROGRAMADA” (TNP): Puede ser una simple interrupción, un imprevisto, una urgencia o un asunto de fuerza mayor. En cualquier caso, algo que viene de fuera, que no he creado yo y a lo que tengo que dar respuesta inmediata. 

2) SI ➔ metemos esta cajita en un cubo al que llamaremos INBOX que acogerá todas las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para gestionarlas a la vez.

Cuando nos cae una cajita en las manos y decidimos PAPELERA o INBOX, todo es muy sencillo.

El problema viene cuando contesto requiere gestión por mi parte y NO puedo abordara al final de mi jornada laboral.

En ese momento de la verdad tengo valorar, antes de tomar una decisión:

1.- Ante qué tipo de TNP me encuentro (EME / URG / IMP / INT)
2.- Qué tipo de tareas me quedan pendientes en la PDA (TC / TE / TO / TR)

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN

La secuencia temporal

En resumen, iniciamos la ruta del circuito de información, y tenemos que distinguir:

  • NUEVAS ENTRADAS POR CANALES: Durante el transcurso de la jornada laboral, va entrando información a través de los distintos canales de información. Evidentemente, no toda llamada, conversación, mensaje, contenido web, etc… genera un INPUT a capturar. La mayoría de inputs serán irrelevantes y sólo deberemos estar alerta para CAPTURAR y no dejar caer en saco roto aquellos que contengan información de interés para nuestros objetivos.
  • Al final de la jornada, se realizará el checking diario donde confluirán:
  • Con todo ello llegamos a dos sub-conjuntos de información:
        • TAREAS INACABADAS o PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas de nuevo en la siguiente fase.
        • TAREAS FINALIZADAS: Las que sí se han llegado a concluir proporcionarán información para actualizar la situación de los asuntos personales y de los temáticos (perspectiva), así como del grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados). Asímismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea será sometida al análisis DAFO para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. 
  • FEEDBACK DE LO REVISADO: En los momentos de revisión periódica (diaria y semanal), con la perspectiva de la realidad que da la contemplación a vista de pájaro, deben aparecer ideas e iniciativas para emprender acciones que guarden sintonía con nuestros retos de negocio y con nuestra misión. Ésta será el último afluente de información que desembocará en el INBOX. Por último, es más que recomendable que la revisión incorpore un capítulo de “repaso de los logros alcanzados“: visibilizar lo conseguido con el esfuerzo es la mejor fuente de energía para recargar fuerzas de cara al futuro.
"La clave no está en asignar prioridades en tu agenda sino en agendarte las prioridades".
Stephen Covey
Escritor

CLASIFICACIÓN en el circuito de información

Seguimos la ruta establecida en el diagrama del circuito de información de nuestro método. Toda la información proveniente de las tres fuentes (nuevas entradas a través de los canales de información, las tareas inconclusas y los feedback -diario y semanal- que surgen de las revisiones periódicas) ha desembocado en el INBOX. Ahora se trata de sumergirse en el espacio ambiental creado para analizar con serenidad, una por una, cada entrada. Necesitamos saber:

  • LO PRIMERO, catalogar las piezas: EL FONDO, el insustituible “qué es cada cosa, qué es lo que hay que hacer con ella” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  • A CONTINUACIÓN, etiquetarlas para darles LA FORMA: todos los atributos que pueden sustituirse sin alterar el fondo. Tocaría definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (personas), “para qué” (la motivación que hay detrás de nuestro actos, que debe estar alineada con nuestros objetivos), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser catalogada 5 veces.
  • POR ÚLTIMO, EL RESULTADO: Cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde cuestionarse:
      • cómo han salido las cosas, es decir, el “cuánto“, cuál ha sido el “grado de contribución a objetivos” o “nivel de consecución de retos prefijados”  (según esquema en la imagen inferior)
      • y el “por qué” o las causas de que las cosas hayan salido así de bien o de mal a través del análisis DAFO.
RETOS PREFIJADOS 2019

OUTPUTS del circuito de información

Generación PDA (n+1)

Al final, esta forma de proceder nos da como resultado lo que buscábamos:

  • Mirada al suelo (reloj) – GOBIERNO DEL FLUJO DE TAREAS (control): prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades ajustada para el día siguiente, lo que denominaremos PDAA (n+1)
  • Mirada al horizonte (brújula)- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): personas y asuntos nos permitirán mantener visión integral y actualizada de la situación en su conjunto. Por su parte, midiendo el nivel de consecución de retos, sabremos si vamos bien, mal o regular. Esto ocurrirá tras el checking diario del PDA(n) con las actividades que se consideren finalizadas. Pero también en los períodos reservados a revisión semanal.

Cumplimiento de compromisos

A la hora de cumplir compromisos con los demás, es muy importante saber con quién nos relacionamos y en esta cuestión la etiqueta “personas va a contribuir a ponernos las cosas más fáciles.

Pero lo que va a resultar realmente clave es que hay una alto GRADO DE CONTRIBUCIÓN AL CUMPLIMIENTO DE RETOS en cada acción. Ello ocurrirá cuando que exista un alto nivel de coincidencia entre:

          • lo que hemos definido como nuestros retos u objetivos (en este punto conviene repasar lo escrito acerca del elemento EQUILIBRIO PERSONAL que define la variable ENFOQUE)
          • y los asuntosque nos traemos entre manos y que justifican cada una de nuestras tareas

Ello implicará que estamos enfocados a resultados, que estamos cumpliendo compromisos con nosotros mismos. Que las cosas que hacemos, las hacemos con la finalidad concreta de contribuir al cumplimiento de los retos que nos hemos marcado previamente.

Análisis DAFO / FODA

ANÁLISIS DAFO

De igual modo que todo aquello negativo que nos ocurre merece atención, las potencialidades (fortalezas y oportunidades) no deben pasarse por alto. El análisis DAFO debe realizarse en función del grado de cumplimiento de objetivos (contribución a retos) de cada tarea:

  • Si esto nulo, bajo o medio, se analizarán DEBILIDADES y AMENAZAS.
  • Cuando sea alto o total, se analizarán FORTALEZAS y OPORTUNIDADES.

Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento y detectar aquellos vientos que soplan a favor para aprovecharlos al máximo. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.

Diferencia entre "PDA (n+1)" y "PDA (n+1) ajustada"

Una vez disponemos de nuestra PDA (n+1) estamos en disposición de afrontar la siguiente jornada con una idea muy clara de, no solamente qué es lo que vamos a hacer sino: 

  1. en qué momento de la jornada haremos cada cosa  
  2. cuál es el lugar donde va a llevarse a cabo cada actividad,
  3. el motivo que justifica el para qué de su ejecución,
  4. con quién vamos a tratar (o a qué personas/equipos va a afectar lo que hagamos),
  5. cuán prioritaria es para nosotros en términos de importancia / urgencia

Es el momento de hacer un último repaso a cada una de las tareas que nos aparecen en la PDA(n+1). El objetivo no es otro que el de refinar nuestro grado de excelencia en la ejecución del trabajo. Si disponemos de una herramienta de búsqueda adecuada podremos identificar claramente y sin mucho esfuerzo:

  1. Si en los lugares que vamos a estar tenemos algún asunto pendiente y podemos aprovechar el desplazamiento
  2. Por su parte, si con alguna de las personas con las que vamos a tratar podemos aprovechar la ocasión para resolver temas de interés

Siendo esto así, deberíamos realizar un ajuste en nuestra PDA(n+1) para incorporar la/s actividad/es que supusieran un aprovechamiento máximo de nuestro desempeño a lo largo de la jornada laboral. Obtendríamos, pues, la PDA(n+1) ajustada que, ahora sí, estaría en las condiciones óptimas para cumplir su función de servirnos de guía.

 

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