CIRCUITO DE INFORMACIÓN

Cada día, a lo largo y ancho de la jornada, cae sobre nosotros una incesante lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar datos. Al final, el método de productividad va a configurarse como el modo de tratar toda esa información para ayudarnos a alcanzar objetivos. En este contexto, el diseño del circuito por donde ésta fluya cobra un protagonismo importante.

ESPACIO FÍSICO vs ESPACIO VIRTUAL

Espacio físico

Disponer de un espacio físico adecuado es clave a la hora de ejecutar el método

Conviene crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el que podemos bautizar como “momento método”. Un espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1), actualizar la visión de conjunto y sacar conclusiones.

Para apartarse unos instantes del mundanal ruido y aislarse en soledad también es conveniente disponer de un lugar físico diferencial. El hábitat para llevar a cabo las pautas que el método establece debe ser un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté. 

El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última tarea laboral del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.

Espacio virtual

Una vez recreado un ambiente físico y sensorial (espacio-tiempo) propicio a nuestro alrededor, pasamos al estadio virtual. Aquí, se recomienda con la misma vehemencia que impere el orden mental: unos espacios claros y un circuito de información donde los datos fluyan sin pérdida para ser transformados en decisiones sobre actividades.

Para ello, nos va a venir muy bien disponer de dos artilugios virtuales diferenciados:

    • “OUTBOX” que cumpla la función de “cubo de la basura” o de “papelera”, donde vayan a parar todos aquellos inputs de información que, pese a que nos impacten a lo largo de la jornada laboral, no requieran gestión por nuestra parte. 
    • “INBOX” que cumpla la función de “cubo” o de “saco recogedor”, desde donde se cataloguen y etiqueten todas las entradas de información, para generar la PDA del día siguiente. Estas entradas pueden provenir de tres afluentes distintos:  
        1. Por una parte, de todos aquellos inputs que nos impacten durante la jornada laboral y consideremos que tenemos de gestionar, pero no necesariamente de inmediato
        2. Por otra, de las tareas que durante el checking diario se consideren inacabadas o incompletas.
        3. Y por último, de las conclusiones extraídas durante las revisiones de las tareas acabadas.

Es importante recopilar en un único sitio de forma exclusiva todo lo que se ha de gestionar al final de la jornada laboral. Unificando toda la información en un único espacio evitamos la dispersión y el desorden mental, que sólo genera inseguridad y desasosiego.

INPUTS del circuito de información

Para una mayor comprensión del modelo, invitamos a visualizarnos como un explorador. Alguien que transita por la senda de la jornada laboral con su Programación Diaria de Actividades (PDA) en mano, y dos bolsas colgadas a izquierda y derecha de la cintura, a las que llamaremos INBOX y OUTBOX.

La PDA hará de mapa o guía que nos permita orientarnos para llegar al destino que se desea. Por su parte, las bolsas recogerán inputs que a lo largo de la jornada serán lanzados sobre nosotros desde los distintos canales de información. La INBOX, los que requieren gestión por nuestra parte, pero no inmediata. La OUTBOX, los que no requieren gestión alguna.

Se desaconseja por completo arrancar la jornada sin llevar nuestro singular “equipamiento”, que se compone de las bolsas IN / OUT más la PDA. Especialmente ésta última. No es una cosa más. Es “la cosa“. Es el lugar donde queda reflejado nuestro “YO“, lo que nosotros hemos decidido hacer tras un concienzudo análisis. Va a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Hasta tal punto esto es así, que lo consideramos como el único artilugio puede ser consultado tantas veces como se desee, hasta compulsivamente llegado el caso. Y es que tiene la extraordinaria virtud de aumentar nuestro nivel de concentración. Por tanto, no salgamos de casa sin nuestra “brújula”. 

Dicho esto, debemos ser conscientes de que, a lo largo del camino, aquello que teníamos previsto que ocurriese según la PDA será sólo una parte de la realidad. Lo normal será que pasen cosas ahí afuera que alteren el orden preestablecido y que, al final, la jornada laboral acabe siendo algo distinto a lo que teníamos en mente. A veces, puede ocurrir que lo que acaba ocurriendo se parece a lo que teníamos previsto lo mismo que un huevo a una castaña.

El problema que se suele dar es que, por falta de criterio, la gente gestiona mal las entradas. Por decirlo de un modo gráfico, no se regula bien el tráfico intenso de información, que acaba causando estragos en la productividad y, lo que es peor, en la moral de quienes queriendo trabajar a tope, se ven sobrepasados por las circunstancias.

Y es que, a través de distintos canales (digitales y personales), entran continuamente -cada vez más- impactos de información de naturaleza muy variada. Impactos que nosotros invitamos a visualizar como cajitas calientes que caen en nuestras manos y sobre las que tenemos que tomar una decisión inmediata. Decisión que puede ser de 3 tipos:

      • meterlas en la papelera (OUTBOX), que se vaciará al final de la jornada
      • guardarlas en la maleta (INBOX) para ser objeto de análisis a final de la jornada
      • o analizar si es posible hacerles un hueco y encajarlas en algún punto de la senda a recorrer para que las actividades se puedan llevar a cabo pese a no estar programadas (TNP). Y ello, valorando si merece la pena hacerlo o no y, en su caso, a costa de la no ejecución o aplazamiento de qué tareas de nuestra PDA.

En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de los impactos está creciendo exponencialmente. Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si ésta va a dar lugar a un tipo de tarea u otra.

Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nueva entrada, debemos seguir la misma simple secuencia de preguntas:

¿Requiere gestión por nuestra parte? (movemos la “cajita” al oído)

A. NO (cajita vacía de contenido). Ya podemos prescindir de ella y lanzarla a la papelera.

B. SI (cajita llena). Falta saber ¿puede abordarse más tarde, al final de la jornada?

1) NO ➔ nos encontramos ante una “TAREA NO PROGRAMADA” (TNP): Puede ser una simple interrupción, un imprevisto, una urgencia o un asunto de fuerza mayor (emergencia). En cualquier caso, algo que viene de fuera, que no he creado yo y a lo que tengo que dar respuesta inmediata. 

2) SI ➔ metemos esta cajita en el INBOX que acogerá todas las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para gestionarlas a la vez.

Cuando, durante el transcurso de la JORNADA LABORAL, nos cae una cajita en las manos y decidimos OUTBOX o INBOX, todo es muy sencillo.

La dificultad aparece cuando contesto requiere gestión por mi parte y NO puedo abordara al final de mi jornada laboral.

En ese momento de la verdad acudiré a la MATRIZ DE PREVALENCIAS para facilitarme el proceso de toma de decisiones. Aquí se tiene en cuenta:

1.- Ante qué tipo de TNP me encuentro (EMERGENCIA / URGENCIA / IMPREVISTO / INTERRUPCIÓN)
2.- En qué tipo de tarea de la PDA (Tarea Clave / Tarea Estructural / Tarea Operativa / Tarea Relleno) me sorprende ocupado

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN

DIAGRAMA DEL CIRCUITO DE INFORMACIÓN
  • PDA (n): Programación Diaria de Actividades del día en que estamos
  • PDA (n+1): Programación Diaria de Actividades del día siguiente
  • TNP: Tareas No Programadas
  • INBOX: Almacén de información a gestionar
  • OUTBOX: Papelera
  • INPUTS: Entradas de información
  • OUTPUT: Resultado del proceso
  • TC: Tarea Clave
  • TE: Tarea Estructural
  • TO: Tarea Operativa
  • TR: Tarea de Relleno

La secuencia temporal

En resumen, la ruta del circuito de información encaja en el tiempo del siguiente modo:

  • Antes de que se inicie la jornada laboral (J.L.): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES: PDA. Nuestro sistema tiene que haber sido capaz de habernos ayudado a decidir qué tareas deseamos llevar a cabo. No podemos enfrentarnos al trabajo con la actitud de “a ver qué tal se nos da el día”. La aplicación del método “on-time” prevee como labor principal la elaboración de la PDA que nos marcará las tareas que deseamos llevar a cabo, distinguiendo según su importancia estratégica entre tareas clave, estructurales, operativas y de relleno.
  • Durante el transcurso de la jornada laboral (J.L.): INPUTS DE INFORMACIÓN, va entrando información a través de los distintos canales (digitales y personales) de información. Evidentemente, no toda llamada, conversación, mensaje, contenido web, etc… genera un INPUT a capturar. La mayoría de inputs serán irrelevantes y acabarán en el OUTBOX. Sólo deberemos estar alerta para gestionar y no dejar caer en saco roto aquellos que contengan información de interés para nuestros objetivos. Entre estos, distinguiremos los que requieren gestión inmediata (TNP) de los que son susceptible de ser gestionados a final de la jornada (destino: INBOX).
    • Al final de la jornada laboral (J.L.), cuando ya tenemos información real de lo ocurrido, se llevará a cabo la REVISIÓN DIARIA, que se pone en marcha con el CHECKING, y concluye con la generación del PDA(n+1).

En el CHECKING donde confluirán:

Con todo ello llegamos a dos sub-conjuntos de información:

TAREAS INACABADAS o PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas de nuevo en la siguiente fase.

TAREAS FINALIZADAS: Las que sí se han llegado a concluir proporcionarán información para medir el grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados). Así mismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea, ésta será sometida al análisis DAFO para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. El FEED-BACK que se pueda extraer en positivo para la mejora continua se incorporará al INBOX para ser tratado junto con el resto de inputs.

"La clave no está en asignar prioridades en tu agenda sino en agendarte las prioridades".
Stephen Covey
Escritor

OUTPUTS del circuito de información

CLASIFICACIÓN: CATALOGACIÓN + ETIQUETADO (a priori y a posteriori) = Generación PDA(n+1)

Seguimos la ruta establecida en el diagrama del circuito de información de nuestro método. Toda la información proveniente de las tres fuentes (nuevas entradas o “inputs” a través de los distintos canales de información, las tareas inconclusas y las del feedback -diario y semanal- que emanan de las revisiones periódicas) ha desembocado en el INBOX. Ahora se trata de sumergirse en el espacio ambiental creado para analizar con serenidad, una por una, cada entrada. Necesitamos saber:

  • LO PRIMERO, catalogar las piezas: EL FONDO, el insustituible “qué es cada cosa, qué es lo que hay que hacer con ella” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  • A CONTINUACIÓN, etiquetarlas para darles LA FORMA: todos los atributos que pueden sustituirse sin alterar el fondo. Tocaría definir:
      1. “tipo de tarea”, es decir, si nos encontramos ante una tarea clave, estructural, operativa o de relleno.
      2. cuándo” (tiempo)
      3. dónde” (espacio)
      4. para qué” (el objeto, la motivación que hay detrás de nuestro actos, que debe estar alineada con nuestros objetivos -véase el gráfico a continuación-)
      5. quién” (personas)
      6. prioridad” (urgencia / importancia y expectativa)

Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada con carácter previo a su ejecución en 6 ocasiones, y aun quedará llevar a cabo el etiquetado a posteriori.

RETOS PREFIJADOS 2019

Fin de la jornada laboral: ETIQUETADO A POSTERIORI

  • POR ÚLTIMO, EL RESULTADO: Cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde poner 2 etiquetas más, cuestionándose:
      • cómo han salido las cosas, es decir, el “cuánto“, cuál ha sido el “grado de contribución a objetivos” o “nivel de consecución de retos prefijados”  (según esquema en la imagen inferior)
      • y el “por qué” o las causas de que las cosas hayan salido así de bien o de mal a través del análisis DAFO.
ANÁLISIS DAFO

De igual modo que todo aquello negativo que nos ocurre merece atención, las potencialidades (fortalezas y oportunidades) no deben pasarse por alto. El análisis DAFO debe realizarse en función del grado de cumplimiento de objetivos (contribución a retos) de cada tarea:

  • Si esto nulo, bajo o medio, se analizarán DEBILIDADES y AMENAZAS.
  • Cuando sea alto o total, se analizarán FORTALEZAS y OPORTUNIDADES.

Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento y detectar aquellos vientos que soplan a favor para aprovecharlos al máximo. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.

Una vez estén catalogadas y etiquetadas todas las entradas del INBOX, habremos procedido a convertir los inputs de información en tareas. Ya podemos decir que estamos en disposición de proceder a la generación de nuestra Programación Diaria de Actividades para el día que tenemos por delante: la llamada PDA(n+1). Este es el resultado final (OUTPUT) del proceso de revisión diaria de actividades y la herramienta que necesitamos para orientarnos en la próxima jornada laboral que nos aguarda.

Para ello, basta con seleccionar todos las tareas con la etiqueta tiempo del día (n+1) y ordenarlas por “tipo de tarea“, de modo que tengamos claras nuestras prioridades:

    • TAREAS CLAVE
    • TAREAS ESTRUCTURALES
    • TAREAS OPERATIVAS
    • TAREAS DE RELLENO

Transcurso de la jornada laboral

A partir de aquí, el flujo del diagrama entra en bucle y vuelve al inicio. Sólo quedará trabajar, siguiendo la secuencia temporal descrita. Como se ha dicho, la ejecución de las tareas previstas en la PDA va a verse impactada por la entrada de nuevos inputs. Pero siguiendo el método, no nos va a pillar con la guardia bajada. No vamos a perder tiempo ni energías en pensar. Tenemos ya el circuito de preguntas diseñado a priori. Sólo tendremos que ejercitar nuestra destreza en responderlas rápidamente, lo cual irá mejorando a medida que vayamos familiarizándonos con el método.  

Resumen final

En definitiva, realizando esta labor de catalogación y etiquetado de cada tarea estamos poniéndole a cada cosa que hacemos un código de barras. Esta trazabilidad nos ayuda a organizar el caos por muy endiablada que sea la actividad que llevamos a cabo. El trabajo que supone etiquetar cada tarea es residual e insignificante en comparación, no sólo con lo que supone su ejecución, sino con el beneficio que nos aporta. Es, quizás, la inversión de tiempo más rentable que realizamos durante el día. Esta forma de proceder nos ofrece:

  • Mirada al suelo (reloj) – GOBIERNO DEL FLUJO DE TAREAS (control): tipo de tarea, prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades ajustada para el día siguiente, lo que denominaremos PDAA (n+1). 
  • Mirada al horizonte (brújula)- VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): sujeto y objeto nos permitirán mantener visión integral y actualizada de la situación en su conjunto. Por su parte, midiendo el nivel de consecución de retos y realizando un DAFO de cada tarea, sabremos si vamos bien, mal o regular, y por qué. 

Diferencia entre "PDA (n+1)" y "PDA (n+1) ajustada"

Una vez disponemos de nuestra PDA (n+1) estamos en disposición de afrontar la siguiente jornada con una idea muy clara de, no solamente qué es lo que vamos a hacer sino cómo, que se define al conocer:

  1. ante qué tipo de tarea nos encontramos (en función de su importancia estratégica)
  2. en qué momento de la jornada haremos cada cosa  
  3. cuál es el lugar donde va a llevarse a cabo cada actividad,
  4. el motivo que justifica el para qué de su ejecución,
  5. con quién vamos a tratar (o a qué personas/equipos va a afectar lo que hagamos),
  6. cuán prioritaria es para nosotros en términos de importancia / urgencia

Es el momento de hacer un último repaso a cada una de las tareas que nos aparecen en la PDA(n+1). El objetivo no es otro que el de refinar nuestro grado de excelencia en la ejecución del trabajo. Si disponemos de una herramienta de búsqueda adecuada podremos identificar claramente y sin mucho esfuerzo:

  1. Si en los lugares que vamos a estar tenemos algún asunto pendiente y podemos aprovechar el desplazamiento
  2. Por su parte, si con alguna de las personas con las que vamos a tratar podemos aprovechar la ocasión para resolver temas de interés

Siendo esto así, deberíamos realizar un ajuste en nuestra PDA(n+1) para incorporar la/s actividad/es que supusieran un aprovechamiento máximo de nuestro desempeño a lo largo de la jornada laboral. Obtendríamos, pues, la PDA(n+1) ajustada que, ahora sí, estaría en las condiciones óptimas para cumplir su función de servirnos de guía.

 

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