La buena comunicación es clave. Para que entre emisor y receptor del mensaje exista la sintonía correcta es necesario elegir bien el canal a utilizar. La era digital ha llegado con un montón de nuevas posibilidades fantásticas. Pero además de conocerlas, incluso de usarlas, necesitamos gestionarlas adecuadamente. No sólo para aprovechar todo el potencial que esconden. También para evitar que se conviertan en un problema de productividad, y hasta de seguridad.
Trascendencia
Cuando hablamos de productividad, la gestión eficaz de las herramientas digitales de comunicación se constituye en sí misma como una materia clave. Debemos usar la herramienta adecuada para cada tarea. Por ello merece un capítulo aparte ex-profeso donde se lleve a cabo un análisis monográfico. Esta materia se ubica en una encrucijada en la que confluyen variables determinantes de la productividad de todo tipo, como son:
VARIABLES INTERNAS - CONOCIMIENTOS. Al elemento DESTREZAS Y HABILIDADES cabría atribuirle la parte de saber cuántas son las herramientas digitales de comunicación con las que contamos. También cómo están clasificadas y cuáles es el alcance de sus prestaciones técnicas. Afectan de lleno a los aspectos relacionados con una buena comunicación, como son ESCUCHA ACTIVA y SER ENTENDIDO.
- EXPERIENCIA. Al elemento SISTEMATIZAR TAREAS le tocaría la misión de establecer en qué momento hacer uso de cada una de ellas y la de elegir el canal en función de las características propias del mensaje y de quién es el emisor y el/los receptor/es.
- ENERGÍA. Las DISTRACCIONES motivadas por los estímulos auditivos (notificaciones) dinamitan la CONCENTRACIÓN
- MÉTODO. Los elementos PROGRAMACIÓN DIARIA y CONSOLIDACIÓN DE RUTINAS afectarían directamente a la materia en cuestión, dada la necesidad de reservar huecos en nuestra agenda para llevar a cabo estas cuestiones, y acostumbrarnos a hacerlo siempre igual.
- PLANES. La ANTICIPACIÓN se hace necesaria para crear PLANES ANTI-INTERRUPCIONES o PLANES FAMILIARES que nos sirvan de escudo ante las continuas agresiones a nuestra concentración.
VARIABLES EXTERNAS
- MEDIOS. Prácticamente todos los elementos que definen esta variable entran en consideración cuando de lo que se trata es disponer de EQUIPAMIENTO MODERNO, diseñar los CIRCUITOS DE TRABAJO y que la empresa apueste por la INNOVACIÓN TECNOLÓGICA.
- ENTORNO. Tanto la FAMILIA como las AMISTADES & CONTACTOS van a jugar un papel determinante en cuál sea nuestra actividad en móvil, mensajería instantánea y redes sociales.
- EQUIPO. La gestión eficaz de las REUNIONES y el TRABAJO EN EQUIPO va a verse directamente afectada por el uso que hagamos de las herramientas digitales a nuestra disposición. También la AUTONOMÍA EN LA GESTIÓN va a venir determinada de la disponibilidad y del uso que hagamos de estas TIC. Y por último, el hecho de que trabajemos en ESPACIOS ABIERTOS, donde es crucial consensuar normas para convivir sin molestarse unos a otros con notificaciones de avisos y timbres de llamadas o conversaciones que no son nuestras.
Canales digitales de comunicación
Primero estuvo la comunicación interpersonal de carácter verbal. Luego la escrita. Después, los mass-media (prensa, radio, TV,…) permitieron que alguien pudiera llegar a una gran audiencia al instante. Pero la verdadera revolución en el ámbito de la comunicación personal llegó de la mano del teléfono fijo.
Ahora, con la era digital, se produce el despliegue de toda una serie de herramientas fabulosas. La buena noticia es que se nos abre un mundo de posibilidades inmensas para hacer despegar nuestra productividad. La mala es que si las usamos mal, siguiendo como hacemos a nuestra intuición y los consejos bienintencionados de otros usuarios, en lugar de sumar podemos retroceder. No es culpa nuestra el que nadie nos haya formado. Pero sí que existe una cierta responsabilidad propia en no habernos detenido nunca a analizarlas con detenimiento. Por todo ello, vamos a intentar poner remedio a esto a través de un sencillo análisis espacio-tiempo.
En primer lugar, vamos a identificar las principales herramientas de comunicación digital de uso generalizado en el ámbito profesional:
- Teléfono móvil (smartphone)
- Correo electrónico (e-mail)
- Redes sociales (social media)
- Internet (web)
- Intranet (red corporativa)
- Extranet
- Chats / Mensajería instantánea
- Multiconferencia web o en línea (webinar)
- Nube (cloud computing)
- Dashboard (tablero de mandos)
A continuación, las ubicaremos en una estructura espacio-tiempo que nos permita una mejor comprensión. Para ello necesitamos distinguir
ESPACIO: Interna VS Externa
En función del ámbito en el que se lleva a cabo el proceso de comunicación, cada herramienta tendrá un propósito u otro y podrá ser catalogada como:
- Interna ⇒ mantener informados y coordinados a los miembros del equipo, fomentar el feedback entre ellos y generar un buen clima laboral
- Externa ⇒ dar a conocer la actividad empresarial fuera de la compañía y recoger feedback procedente de otros actores de la sociedad
TIEMPO: Síncrona VS Asíncrona
En función de la simultaneidad con la que se envía y ofrece el mensaje en el proceso de comunicación (texto, audio y/o vídeo), podemos diferenciar entre información:
- Sincrónica (tiempo real)⇒ los usuarios coinciden en el tiempo necesariamente para que la herramienta se considere en uso.
- Asincrónica (diferida) ⇒ los usuarios no tienen por qué coincidir en el tiempo, lo cual no significa que la información no circule instantáneamente.
Clasificación de herramientas digitales
Fusionando los dos criterios de segmentación (espacio-tiempo) llegamos a una tabla como la que se muestra. Como podemos apreciar, tenemos un verdadero arsenal a nuestra disposición.
Los mensajes pueden ser de muchos tipos. Desde órdenes y peticiones hasta preguntas o consultas, pasando por avisos, comunicaciones, etc… No elegir el canal o la herramienta correcta para transmitir cada uno es una mala praxis a reconocer y evitar. Puede llegar a suponer una pérdida tremenda en términos de rendimiento. En cambio, la elección adecuada supone el aprovechamiento máximo del potencial que entrañan los avances tecnológicos en nuestro beneficio.
