Contexto
Los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.
Los métodos de organización que tradicionalmente se han tenido en consideración para abordar la productividad personal se ocupan del factor tiempo. Por ello nos solemos referir a ellos indistintamente con la denominación de métodos de organización de tareas, actividades o proyectos.
Conocerlos es el punto de partida para empezar a sacarles provecho. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.
Métodos de organización del tiempo
Getting Things Done (GTD), de David Allen
Entre todos los métodos de productividad personal que existen, éste es el más popular.
Parte de la premisa de que el tiempo no se gestiona y de que sólo se pueden gestionar las actividades. De hecho, considera que la ausencia de determinación para fijar las “acciones siguientes” es la principal vía de agua de la productividad.
Considera que la capacidad de pensar, destreza clave del ser humano, está seriamente amenazada por:
- la dificultad creciente de mantener la concentración en un mundo lleno de distracciones,
- y el mal hábito de utilizar la mente como almacén de memoria para albergar un enorme y creciente caudal de información.
Esta sobrecarga genera agobio y estrés, lo cual nos impide gobernarnos en el día a día.
Proceso de pensamiento fundamental: 5 pasos
Por ello, debe crearse un hábito (rutina) de control del flujo de trabajo consistente en:
- CAPTURAR o RECOPILAR los asuntos inconclusos en una “bandeja de entrada”, lugar seguro y fiable, para que la mente humana se dedique a pensar (“Be water”), no a recordar.
- ACLARAR o PROCESAR qué es cada cosa y qué vas a hacer con ella
- ORGANIZAR los resultados en carpetas o listas:
ELEMENTOS REALIZABLES (sí requieren acción)
– Acciones siguientes (agrupables “por contextos”)
– Calendario
– Proyectos (actividad que pide más de una acción)
ELEMENTOS NO REALIZABLES (no requieren acción)
– Lista de comprobación
– Algún día / Tal vez
– Referencias
- REVISAR con regularidad el sistema
- HACER lo adecuado en cada momento
Proyectos & Actividades
GTD tiene una visión vertical de los proyectos y horizontal de las actividades. Esto significa que
- Llevamos a cabo varios proyectos al mismo tiempo
- Cada proyecto requiere una serie de acciones consecutivas que ordenamos (apilamos) poniendo arriba la primera y abajo la última.
- Para confeccionar la lista de “próximas acciones” haremos un barrido seleccionando la 1ª actividad de cada proyecto.
Modelo de los niveles de altitud o de enfoque
La mayoría métodos de productividad personal son “top-down”: empiezan desde arriba definiendo un plan estratégico, una misión, objetivos,… y van descendiendo hasta las metas, tareas, etc.
En el gráfico a continuación se expone el esquema tradicional en el diseño del plan estratégico personal, donde se establecen una serie de estadios para cumplir con los objetivos que te marques, a más corto o largo plazo.
No es que GTD establezca que tenemos que emplearnos en la gestión de las actividades en lugar de pretender gestionar el tiempo y quedarnos ahí. Lo único que hace es que les da la vuelta, asume una ruta “down-top” (modelo de abajo arriba) y establece que hasta que no existe un adecuado control de la base, no se pasa al siguiente escalón. De esta manera, el modelo GTD crea un paralelismo con la que representa la maniobra de despegue de un avión, donde se fija:
- la cota cero para las “actividades” que se llevan a cabo en la pista antes de levantar el vuelo
- la cota 3 kms para los “proyectos“
- 6 kms para las “áreas de atención“: los aspectos de tu vida a cuyo seguimiento te has comprometido
- 9 kms para “metas y objetivos“: grandes aspiraciones con fecha de ejecución
- 12 kms para la “visión“: lo que representa tu idea del éxito
- y 15 kms para el “propósito“: el para qué
Siempre que pienses que te enfrentas a una decisión complicada, estás dudoso y necesitas mayor claridad, vas a necesitar ascender.
Cuando sabes a dónde quieres ir pero te falta generar movimiento, vas a tener que descender en la pirámide.
Mapa de planificación
Es una herramienta de pensamiento que emula al funcionamiento de nuestro cerebro cuando planifica, actuando de una forma sencilla pero potente. Está pensada para ayudarnos a tomar el control y adquirir perspectiva de cualquier asunto.
Según la claridad que necesiten los proyectos debemos seguir más o menos pasos de entre los siguientes:
- Definir propósitos y principios (tienes deseo de hacer algo)
- Visualizar los resultados (imaginas cómo será)
- Generar tormenta de ideas (ideas cómo hacerlo)
- Organizar (clasificas estas ideas)
- Identificar próximas acciones (defines 1ª acción que convertirá deseo en realidad)
Aplicando la regla del 80/20: En el 80% de proyectos sólo necesitaré 2 y 5; para el 15%, también el 3 y 4; y sólo para el 5% tendré que seguir todos los pasos
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey
Este método establece un enfoque de la productividad individual basado en la ética del carácter, forjado sobre unos principios de acción. Unos principios, que, una vez establecidos como hábitos, permiten alcanzar un alto nivel de efectividad en todos los aspectos relevantes de nuestras vidas.
Los 7 hábitos en el continuo de madurez
Stephen Covey plantea reflexiones realmente interesantes acerca de cómo afrontar nuestro tiempo en la vida, con intensidad e inteligencia. Nos dice que hay que asumir responsabilidad por nuestros actos y no buscar excusas fuera. Esto se consigue subordinando los sentimientos a los valores, para que nuestros comportamientos se basen en nuestras decisiones libres y racionales, no en nuestros estados de ánimo.
Basados en “principios de la ética del carácter”, los hábitos atemporales y universales que determina son:
Stephen Covey establece los siguientes NIVELES EN EL CONTINUO DE MADUREZ:
- DEPENDENCIA significa que Uds necesitan de “otros” para lograr lo que quieren. Es la actitud del “tú”.
- INDEPENDENCIA significa que estás libre de la influencia externa. Piensas y actúas por ti mismo. Es la actitud del “yo”.
- INTERDEPENDENCIA es la actitud del “nosotros”, del trabajo en equipo, de las sinergias,… es una elección que sólo la gente independiente puede tomar.
Hasta que no somos independientes no podemos ser interdependientes. No podemos aprender a trabajar con otros si no tenemos “automandato” interno. Las VICTORIAS PRIVADAS deben preceder a las VICTORIAS PÚBLICAS. No podemos dirigir a otros si no nos dirigimos a nosotros mismos.
Sólo cuando dominamos los 3 primeros hábitos pasamos de la dependencia a la independencia. Y sólo cuando dominamos los 3 siguientes conseguimos ser interdependientes. El hábito 7 es el de la renovación continua.
Matriz de Covey (o de Eisenhower): IMPORTANCIA-URGENCIA
En cuanto a la gestión del tiempo en sentido estricto, utiliza la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas ante las que nos enfrentamos cada día. De este modo, establece una clara distinción entre:
- Lo que es IMPORTANTE, que viene de dentro y está directamente relacionado con los objetivos y metas que nos hemos marcado para cumplir nuestra Misión y nuestra Visión en base a los Principios y Valores propios.
- Lo que sólo es URGENTE, que nos viene determinado desde afuera, desde el entorno. Se acerca a nosotros y dejamos que así sea porque es muy popular, está arraigado en el sistema de valores colectivo.
- En el cuadrante 1 se encuentran los proyectos con fecha de entrega próxima, los asuntos que apremian y las situaciones de crisis. Normalmente provocarán estrés y fatiga mental. Por ejemplo, nos referimos a la sustitución de un pedido en mal estado tras la reclamación de un cliente para intentar mitigar las consecuencias de su enfado. No queda más remedio que emplearse a fondo y cuanto antes.
- Al cuadrante 2 van a parar las actividades planificables, las preventivas, aquellas que nos brindan posibilidad de lucirnos si somos buenos y de crear relaciones personales. Por ejemplo, la preparación concienzuda de una presentación en una conferencia o la ejecución de un simulacro de evacuación del edificio ante un incendio. En este cuadrante es en el que se manejan habitualmente las personas altamente efectivas.
- En el cuadrante 3 depositamos los imprevistos y las tareas de poco calado pero que han de hacerse. Por ejemplo, poner orden al caos en la sala de juntas tras una reunión. Lo puedes hacer tú pero, por no aportar valor al cumplimiento de tus objetivos, es mejor que lo mandes hacer al personal de limpieza.
- Por último, al cuadrante 4 enviamos el tiempo que perdemos enredados en preocupaciones y distracciones, intrascendentes y perniciosas para nuestra productividad. Por ejemplo, navegar por internet sin rumbo o responder mensajes en redes sociales. Es mejor que no te prodigues por estos lares.
Los círculos de preocupación y de influencia
Stephen Covey habla de la necesidad de distinguir entre las cuestiones:
- sobre las que no tienes margen de actuación (CÍRCULO DE PREOCUPACIÓN). Asuntos que no vas a poder cambiar porque están fuera de tus competencias.
- de aquellas en las que tienes capacidad de influir (CÍRCULO DE INFLUENCIA) porque, de un modo u otro, depende de ti.
Tras marcar esta diferencia tan significativa, infiere:
- Cuanto más tiempo permanezcas dentro del círculo de preocupación, más sensación de no tener el control de la situación.
- Si, por contra, pasas más tiempo en tu círculo de influencia, serás más proactivo efectivo.
Entre los métodos para organizarnos mejor a través del autoliderazgo, ser más productivos y en consecuencia más felices tenemos el FASE, basado en la fórmula:
+ Control – Estrés + Resultados
- (f) Foco en aquello que es lo más importante para lograr resultados
- Big Rocks (máximas prioridades)
- Tareas de alto rendimiento (TAR -importantes-): 3 x 45 momentos TARs
- Tareas urgentes (TUR)
- Resto de tareas (sin valor añadido)
- (a) Atención plena necesaria para trabajar en periodos de tiempo mínimo sin distracciones
- Atención plena: tentaciones anuladas
- Ciclos vitales: asignación óptima de energía
- (s) Sistematización disponiendo de determinados hábitos clave como el Plan semanal y diario
- Crear hábitos
- Stop & think (medir progresos)
- Planificación diaria (TARs & TURs, llamadas y e-mails)
- Reuniones periódicas
- (e) Energía para mantenerte en un estado óptimo en tu jornada laboral
- Física
- Cognitiva
- Emocional
Kanban o "tablero visual"
La característica que distingue a éste del resto de métodos, es que normalmente se aplica a procesos productivos industriales. De hecho, desarrollamos al detalle sus postulados como metodología ágil que es.
No obstante, también es perfectamente aplicable a nivel individual para gestionar cualquier tipo de proceso: desde la organización de una boda hasta el ir a hacer la compra a un supermercado.
En este sentido, la herramienta informática TRELLO nos ayuda a llevarlo a la práctica con gran sencillez.
Consiste en la siguiente secuencia de pasos:
- Visualizar el flujo de trabajo
- Limitar el trabajo en curso. Si empiezas algo, termínalo antes de empezar otra cosa
- Dirigir y gestionar el flujo
- Dejar claras las reglas del proceso
- Utilizar experiencia del equipo para reconocer oportunidades de mejora
De este modo, aspiran a cumplir los dos objetivos siguientes:
- Lograr un producto de calidad
- Acabar con el caos que puede darse en una fase del proyecto
Kaizen o "mejora continua"
“HOY MEJOR QUE AYER, Y MAÑANA MEJOR QUE HOY”
La filosofía kaizen es un proceso de mejora continua. Se basa en la idea de que, para lograr alcanzar nuestros objetivos, las acciones concretas, simples y constantes son más efectivas los cambios grandes. Utiliza el MÉTODO DE LAS 5S, que nos permite ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.
Lo podemos aplicar a nivel individual, pero también como parte de parte esencial del modelo empresarial de producción LEAN, que busca alcanzar la excelencia operativa. En este caso, debe buscarse la implicación de todos los trabajadores de una empresa, desde el primero al último. Además, se enmarca en un compromiso de transformación de una organización a medio y largo plazo.
