Gestión digital de la información y las actividades en el tiempo
Gestión digital de la información y las actividades en el tiempo
Los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.
Los métodos de organización que tradicionalmente se han tenido en consideración para abordar la productividad personal se ocupan del factor tiempo. Por ello nos solemos referir a ellos indistintamente con la denominación de métodos de organización de tareas, actividades o proyectos.
Conocerlos es el punto de partida para empezar a sacarles provecho. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.
Entre todos los métodos de productividad personal que existen, éste es el más popular.
Parte de la premisa de que el tiempo no se gestiona y de que sólo se pueden gestionar las actividades. De hecho, considera que la ausencia de determinación para fijar las “acciones siguientes” es la principal vía de agua de la productividad.
Considera que la capacidad de pensar, destreza clave del ser humano, está seriamente amenazada por:
Esta sobrecarga genera agobio y estrés, lo cual nos impide gobernarnos en el día a día.
Por ello, debe crearse un hábito (rutina) de control del flujo de trabajo consistente en:
ELEMENTOS REALIZABLES (sí requieren acción)
– Acciones siguientes (agrupables “por contextos”)
– Calendario
– Proyectos (actividad que pide más de una acción)
ELEMENTOS NO REALIZABLES (no requieren acción)
– Lista de comprobación
– Algún día / Tal vez
– Referencias
La mayoría métodos de productividad personal son “top-down”: empiezan desde arriba definiendo un plan estratégico, una misión, objetivos,… y van descendiendo hasta las metas, tareas, etc.
No es que GTD establezca que tenemos que emplearnos en la gestión de las actividades en lugar de pretender gestionar el tiempo y quedarnos ahí. Lo único que hace es que les da la vuelta, asume una ruta “down-top” (modelo de abajo arriba) y establece que hasta que no existe un adecuado control de la base, no se pasa al siguiente escalón. De esta manera, el modelo GTD crea un paralelismo con la que representa la maniobra de despegue de un avión, donde se fija:
Siempre que pienses que te enfrentas a una decisión complicada, estás dudoso y necesitas mayor claridad, vas a necesitar ascender.
Cuando sabes a dónde quieres ir pero te falta generar movimiento, vas a tener que descender en la pirámide.
Es una herramienta de pensamiento que emula al funcionamiento de nuestro cerebro cuando planifica, actuando de una forma sencilla pero potente. Está pensada para ayudarnos a tomar el control y adquirir perspectiva de cualquier asunto.
Según la claridad que necesiten los proyectos debemos seguir más o menos pasos de entre los siguientes:
Aplicando la regla del 80/20: En el 80% de proyectos sólo necesitaré 2 y 5; para el 15%, también el 3 y 4; y sólo para el 5% tendré que seguir todos los pasos
Este método establece un enfoque de la productividad individual basado en la ética del carácter, forjado sobre unos principios de acción. Unos principios, que, una vez establecidos como hábitos, permiten alcanzar un alto nivel de efectividad en todos los aspectos relevantes de nuestras vidas.
Stephen Covey plantea reflexiones realmente interesantes acerca de cómo afrontar nuestro tiempo en la vida, con intensidad e inteligencia. Nos dice que hay que asumir responsabilidad por nuestros actos y no buscar excusas fuera. Esto se consigue subordinando los sentimientos a los valores, para que nuestros comportamientos se basen en nuestras decisiones libres y racionales, no en nuestros estados de ánimo.
Basados en “principios de la ética del carácter”, los hábitos atemporales y universales que determina son:
Stephen Covey establece los siguientes NIVELES EN EL CONTINUO DE MADUREZ:
Hasta que no somos independientes no podemos ser interdependientes. No podemos aprender a trabajar con otros si no tenemos “automandato” interno. Las VICTORIAS PRIVADAS deben preceder a las VICTORIAS PÚBLICAS. No podemos dirigir a otros si no nos dirigimos a nosotros mismos.
Sólo cuando dominamos los 3 primeros hábitos pasamos de la dependencia a la independencia. Y sólo cuando dominamos los 3 siguientes conseguimos ser interdependientes. El hábito 7 es el de la renovación continua.
En cuanto a la gestión del tiempo en sentido estricto, utiliza la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas ante las que nos enfrentamos cada día. De este modo, establece una clara distinción entre:
Stephen Covey habla de la necesidad de distinguir entre las cuestiones:
Tras marcar esta diferencia tan significativa, infiere:
La característica que distingue a éste del resto de métodos, es que normalmente se aplica a procesos productivos industriales. De hecho, desarrollamos al detalle sus postulados como metodología ágil que es.
No obstante, también es perfectamente aplicable a nivel individual para gestionar cualquier tipo de proceso: desde la organización de una boda hasta el ir a hacer la compra a un supermercado.
En este sentido, la herramienta informática TRELLO nos ayuda a llevarlo a la práctica con gran sencillez.
Consiste en la siguiente secuencia de pasos:
De este modo, aspiran a cumplir los dos objetivos siguientes:
La filosofía kaizen es un proceso de mejora continua. Se basa en la idea de que, para lograr alcanzar nuestros objetivos, las acciones concretas, simples y constantes son más efectivas los cambios grandes. Utiliza el MÉTODO DE LAS 5S, que nos permite ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.
Lo podemos aplicar a nivel individual, pero también como parte de parte esencial del modelo empresarial de producción LEAN, que busca alcanzar la excelencia operativa. En este caso, debe buscarse la implicación de todos los trabajadores de una empresa, desde el primero al último. Además, se enmarca en un compromiso de transformación de una organización a medio y largo plazo.
