Contexto
Los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.
Los métodos de organización que tradicionalmente se han tenido en consideración para abordar la productividad personal se ocupan del factor tiempo. Por ello nos solemos referir a ellos indistintamente con la denominación de métodos de organización de tareas, actividades o proyectos.
Conocerlos es el punto de partida para empezar a sacarles provecho. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.
Métodos de organización del tiempo
Getting Things Done (GTD), de David Allen
Entre todos los métodos de organización del tiempo que existen, éste es el más popular. Parte de la premisa de que el tiempo no se gestiona, sólo se pueden gestionar las actividades. De hecho, la ausencia de determinación para fijar las “acciones siguientes” es la principal vía de agua de la productividad. Por ello, debe crearse un hábito (rutina) de control del flujo de trabajo consistente en:
- CAPTURAR o RECOPILAR los asuntos inconclusos en una “bandeja de entrada”, lugar seguro y fiable, para que la mente humana se dedique a pensar (“Be water”), no a recordar.
- ACLARAR o PROCESAR qué es cada cosa y qué vas a hacer con ella
- ORGANIZAR los resultados en carpetas o listas
– Acciones siguientes (agrupables “por contextos”)
– En espera (delegado)
– Calendario
– Proyectos (actividad que pide más de una acción) - REVISAR con regularidad el sistema
- HACER lo adecuado en cada momento
El método GTD funciona desde abajo hacia arriba porque tiene una visión vertical de los proyectos y horizontal de las actividades. Esto significa que
- Llevamos a cabo varios proyectos al mismo tiempo
- Cada proyecto requiere una serie de acciones consecutivas que ordenamos (apilamos) poniendo arriba la primera y abajo la última.
- Para confeccionar la lista de “próximas acciones” haremos un barrido seleccionando la 1ª actividad de cada proyecto.
Según éstos tengan más o menos claridad debemos:
- Definir propósitos y principios (tienes deseo de hacer algo)
- Visualizar los resultados (imaginas cómo será)
- Generar tormenta de ideas (ideas cómo hacerlo)
- Organizar (clasificas estas ideas)
- Identificar próximas acciones (defines 1ª acción que convertirá deseo en realidad)
Aplicando la regla del 80/20: En el 80% de proyectos sólo necesitaré 2 y 5; para el 15%, también el 3 y 4; y sólo para el 5% tendré que seguir todos los pasos
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey
Este método parte de una serie de principios de acción, que, una vez establecidos como hábitos, permiten alcanzar un alto nivel de efectividad en todos los aspectos relevantes de su vida.
Basados en “principios de la ética del carácter”, los hábitos atemporales y universales que determina son:
- Sea proactivo
- Empiece con un resultado final en mente
- Coloque lo 1º en 1º lugar
- Piense en alternativas del tipo “ganar / ganar”
- Procure primero comprender y después ser comprendido
- Genere sinergias (Sinergice)
- Afile la sierra
Entre los métodos para organizarnos mejor a través del autoliderazgo, ser más productivos y en consecuencia más felices tenemos el FASE, basado en la fórmula:
+ Control – Estrés + Resultados
- (f) Foco en aquello que es lo más importante para lograr resultados
- Big Rocks (máximas prioridades)
- Tareas de alto rendimiento (TAR -importantes-): 3 x 45 momentos TARs
- Tareas urgentes (TUR)
- Resto de tareas (sin valor añadido)
- (a) Atención plena necesaria para trabajar en periodos de tiempo mínimo sin distracciones
- Atención plena: tentaciones anuladas
- Ciclos vitales: asignación óptima de energía
- (s) Sistematización disponiendo de determinados hábitos clave como el Plan semanal y diario
- Crear hábitos
- Stop & think (medir progresos)
- Planificación diaria (TARs & TURs, llamadas y e-mails)
- Reuniones periódicas
- (e) Energía para mantenerte en un estado óptimo en tu jornada laboral
- Física
- Cognitiva
- Emocional
El método al que hace mención este planteamiento es el de las “4xP”
- Planificar
- Priorizar
- Proteger
- Progresar
Kanban o "tablero visual"
La característica que distingue a éste del resto de métodos, es que normalmente se aplica a procesos productivos industriales. De hecho, desarrollamos al detalle sus postulados como metodología ágil que es.
No obstante, también es perfectamente aplicable a nivel individual para gestionar cualquier tipo de proceso: desde la organización de una boda hasta el ir a hacer la compra a un supermercado.
En este sentido, la herramienta informática TRELLO nos ayuda a llevarlo a la práctica con gran sencillez.
Consiste en la siguiente secuencia de pasos:
- Visualizar el flujo de trabajo
- Limitar el trabajo en curso. Si empiezas algo, termínalo antes de empezar otra cosa
- Dirigir y gestionar el flujo
- Dejar claras las reglas del proceso
- Utilizar experiencia del equipo para reconocer oportunidades de mejora
De este modo, aspiran a cumplir los dos objetivos siguientes:
- Lograr un producto de calidad
- Acabar con el caos que puede darse en una fase del proyecto
Kaizen o "mejora continua"
“HOY MEJOR QUE AYER, Y MAÑANA MEJOR QUE HOY”
La filosofía kaizen es un proceso de mejora continua. Se basa en la idea de que, para lograr alcanzar nuestros objetivos, las acciones concretas, simples y constantes son más efectivas los cambios grandes. Utiliza el MÉTODO DE LAS 5S, que nos permite ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.
Lo podemos aplicar a nivel individual, pero también como parte de parte esencial del modelo empresarial de producción LEAN, que busca alcanzar la excelencia operativa. En este caso, debe buscarse la implicación de todos los trabajadores de una empresa, desde el primero al último. Además, se enmarca en un compromiso de transformación de una organización a medio y largo plazo.
