Un dato para la tranquilidad: Aunque no lo parezca por la sensación de agobio que nos invade recurrentemente, la inmensa mayoría de INPUTS ante los que nos encontramos en nuestra jornada laboral no son urgentes y/o importantes. De entre éstos, muchos podrán ser obviados, otros simplemente registrados, otros apartados temporalmente y los demás, podrán ser tratados con más calma al final de la jornada. Para los urgentes e importantes, seguiremos las reglas del RELOCATE.
La secuencia de preguntas que nos permite dotar de orden y concierto la entrada de INPUTS que impactan en nuestra PDA durante la jornada laboral se representa en cualquiera de estos dos esquemas (arriba o abajo).
De las 6 posibles salidas, 4 van a para a “recipientes” o BOXES (FILEBOX, SIDEBOX, INBOX y OUTBOX) que incorporan un cierto grado de sosiego y calma para ser analizados, mientras que las otras 2 requieren de mayor dinamismo. Son las que van a ser tratadas en el proceso que llamamos RELOCATE.
Recipientes (boxes)
En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de los impactos ha crecido exponencialmente. Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si ésta va a dar lugar a un tipo de tarea u otra. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles decisiones en estas seis.
Las cuatro primeras son simples RECIPIENTES o BOXES donde reposarán tranquilamente los inputs hasta que llegue el momento -al final de la jornada- de analizar si hemos de convertirlos en desecho o en tarea según el caso (de menor a mayor relevancia):
- OUTBOX: desestimarlo, olvidarlo y meterlo en la papelera, que echaremos al contenedor de la basura cuando acabe el día
- FILEBOX: guardar la información en un almacén dado que despierta nuestro interés pero no hasta el punto de obligarnos a hacer nada con ella en estos momentos. Cuando se trate de datos con fechas se llamarán EVENTOS e irán a parar al calendario.
- SIDEBOX: introducirlo en el recipiente habilitado para delegar su implementación por tratarse de asuntos de los que, a pesar de que me influyan, no deba ocuparme. Los llamaremos ENCARGOS.
- INBOX: guardarlo en la bolsa cuyo contenido será objeto de análisis, concienzudamente y sin prisa, a final de la jornada. Distinguiremos entre DESEOS (actividades sin fecha cerrada), TAREAS (actividades con fecha puntual cerrada) y HÁBITOS (actividades con fecha periódica cerrada)
