Introducción
Con la herramienta ANY.DO nos hallamos ante un buen gestor de actividades (o gestor de tareas). Como tal, está disponible para iOS y Android con sincronización de datos automática. Se le nota demasiado que está diseñado para ser usado tanto a través de smartphone como de tablets. Y es que, si se desea usar en portátiles o PC, la aplicación se encuentra en fase BETA y aquí se resiente mucho la calidad que ofrece en su versión móvil. Pese a ello, se ofrece en versión free o premium si se desea optar a mayores prestaciones.
Permite a los usuarios gestionar los objetivos a nivel individual y compartir tareas en entornos colaborativos dentro de una única interfaz. Se pueden adjuntar a cada tarea todo tipo de archivos, incluidos videos, audios, fotos, PDF, etc…
Elementos estructurales
Versión fija
El minimalismo preside el diseño de la interfaz en esta aplicación. Carece de algunas prestaciones como fijación de prioridades y establecimiento de filtros,…) que sí tienen otras aplicaciones de gestión de tareas.
Apenas ofrece dos modos de vista (tiempo y listas) y un calendario mal ajustado, que no deja más que un pequeño espacio para ver las tareas por horas.
En la misma línea, los campos que ofrece para crear una nueva tarea pulsando el símbolo “+ New” tampoco es que den para calentarse mucho la cabeza: descripción, lista a la que pertenecerá la tarea y momento de recordarla.
Una vez creada, como podemos ver a continuación, ya nos deja compartirla, cambiar la lista a la que está asignada, modificar recordatorio, añadir subtareas, adjuntar archivos,…
Versión móvil
Aquí la herramienta ANY.DO da un salto cualitativo importante. La estructura visual en el smartphone y la tablet es muchísimo más funcional y agradable a la vista, sin perder la sencillez en ningún momento. Transmite la sensación de estar infinitamente más equipada la aplicación aquí que en su versión escritorio. Vemos las dos vistas de la pantalla de inicio: Mis listas y Etiquetas.
Adentrándonos en sus tripas, sólo vamos a encontrar tres pantallas, y no le hace falta nada más:
- Tareas
- Calendario
- Ajustes
Aquí es todo muy intuitivo y fácil de usar, pero sin renunciar a nada de lo que resulta necesario para destacar como un gestor de tareas fantástico.
Generación PDA(n+1) con el gestor de tareas ANY.DO
El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para gestionar los diferentes tipos de actividades que abordamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:
- las que provienen de la PDA(n), diferenciadas mediante etiquetas: Tareas Clave (TC), Tareas Laborales (TL), Tareas Personales (TP) y Tareas de Relleno (TR). Unas se ejecutarán durante la jornada laboral y otras quedarán pendientes y serán ubicadas en la lista de tareas inacabadas.
- las que provienen de los INPUTS que nos impactan a lo largo y ancho de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Cada cual tendrá su correspondiente lista o bandeja (filebox, sidebox o inbox).
Seleccionando con “···” (arriba a la derecha) la opción de imprimir tendremos la lista de tareas del día y del resto de días. Para nuestro menester, sólo necesitamos la del día, que hará la función de PDA(n+1) o Programación Diaria de Actividades del día que viene, tan necesaria para acometer con garantías la jornada laboral.
Críticas
Positivas
'Integración con WHATSAPP'
El acuerdo alcanzado para integrarse con el servicio de mensajería instantánea de uso más generalizado en el mundo es todo un puntazo. Más de dos mil millones de personas en más de 180 países usan WhatsApp para mantenerse en contacto con amigos y familiares, en cualquier momento y lugar.
Poder dar de alta tareas en Any.do desde Whatsapp y poder recibir avisos en forma de mensajes de Whatsapp de las tareas programadas en Any.do conforme van llegando a su momento de realización es una ventaja competitiva en toda regla que no requiere demasiadas explicaciones.
'Any.do Moment'
Aunque sólo está presente en las versiones para smartphone y tablet, se ha de contemplar como una prestación realmente diferencial con respecto a sus competidores. Es genial disponer de un widget dentro de la aplicación para repasar las tareas que programadas para el día, y acabar de actualizar la información sobre ellas (darlas por concluidas, posponerlas para otro momento, confirmar que las vas a hacer o eliminarlas). De todos es sabido que durante la jornada laboral se van sucediendo cosas que alteran nuestra programación y está muy bien tomarse un momento para refinarla.
Negativas
'Mucha diferencia entre las versiones web o escritorio y las versiones móviles'
Se nota de lejos que Any.do se concibió para ser usada a diario sobre dispositivos móviles. Ahí es donde muestra todo su esplendor y planta cara a sus competidores, tratando de tú a tú a monstruos de la talla de TODOIST o TICKTICK. La versión escritorio y la web están en fase beta, lo cual le resta muchísimos puntos en la valoración global. Hasta tal punto se nota que esto es así que no dispone de calendario propio sino que pide que le integremos con Google Calendar. O que el idioma castellano esté disponible sólo en las versiones móviles mientras que en las otras, no.
'El tratamiento de las prioridades'
La aplicación no ofrece ahora la posibilidad de establecer prioridades en cada tarea, más allá del alcance que pueda tener el sistema de etiquetado. Allí podemos reservar determinados colores para asuntos en función de su grado de prioridad pero esto no deja de ser un apaño, que queda mejor resuelto en las otras aplicaciones de gestión de actividades que aquí se analizan.
Lo curioso es que esta facultad de definir prioridades la tuvieron y se la han cargado, no sabemos por qué motivo -en la extensión para Chrome queda constancia de que esto fue así-.
'La integración del correo electrónico en la aplicación para crear tareas'
Si no es a través de Gmail, aún no está habilitada la posibilidad de que puedan enviar, a través de cualquier otro servidor de correo, mensajes que puedan convertirse en actividad.
Eso si, si enviamos un correo a la dirección do@any.do desde la dirección gmail que hemos utilizado para registrarnos, nos permite crear tarea sin necesidad de utilizar la extensión.
'La extensión de Any.do para el navegador CHROME'
La extensión que tiene en CHROME no sirve para enviar el contenido de la página web que se está consultando a la aplicación como una tarea nueva sino que funciona como acceso directo a https://desktop.any.do/agenda, sin más.
CONCLUSIÓN
A una aplicación de gestión de actividades le pedimos que nos facilite la recogida de INPUTS de información desde cualquier canal para que puedan ser tratados conjuntamente cuando corresponda. Aquí se juntan limitaciones para envío de correos y para el envío de contenidos web durante la navegación.
Si, además, tenemos en consideración que donde las aplicaciones de tareas marcan la diferencia con respecto a las de calendario es en el manejo de filtros por etiquetas así como en el establecimiento de prioridades, volvemos a pinchar.
Aún así, Any.do se salva por la increíble potencia que tiene su repaso de tareas diarias (Any.do moment) así como por su integración con la aplicación Whatsapp, que facilita sobremanera la labor de recopilar información para transformada en tarea dentro de la herramienta.
Con sus pros y sus contras, consideramos que ANY.DO es una herramienta de gestión de las actividades en el tiempo perfectamente válida para generar la PDA(n+1) según se propugna en el Método On-Time.
El uso diario de esta aplicación le permitirá asentar en su mente la lógica conceptual del método y no echar en falta siquiera opciones más sofisticadas.
Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:
