Contexto
En primer lugar, cabe señalar que los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.
Además, desde nuestro punto de vista, tan importantes como los métodos de organización de tareas son los métodos de organización del espacio en el que trabajamos. Efectivamente, para ser productivos necesitamos concentración y en ello, el ambiente que nos rodea juega un papel importantísimo. El factor espacio resulta, pues, determinante para que la productividad sea una u otra.
Al tratar la variable necesaria MEDIOS (Bloque externo) hacemos mención expresa de lo que supone tener bien diseñados los circuitos de trabajo y los flujos de producción. En este apartado, lo abordaremos desde la perspectiva del método rutinario de hacer las cosas para ser más productivo.
En definitiva, que el punto de partida para empezar a sacarles provecho es conocerlos. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.
Métodos de organización del espacio
Feng Shui
El Feng Shui («Feng» = viento; «Shui» = agua) es una corriente de pensamiento filosófico de origen chino que estudia el flujo de la energía. Persigue crear ambientes donde vivir con más armonía y espacios donde trabajar con más entusiasmo y creatividad. Se ocupa de definir y equilibrar los elementos en el espacio (madera, fuego, tierra, metal y agua). También de los materiales utilizados, la iluminación, los colores, los aromas, la música, el ambiente, etc…
Todo con la intención de asegurar el mejor flujo de energía y lograr mayor rendimiento en el trabajo, acrecentando nuestras probabilidades de éxito profesional. En resumen, propugna una serie de pautas, tales como:
- Evitar la acumulación y el amontonamiento
- Prescindir de lo accesorio
- Favorecer la renovación del aire
- Rodearse de plantas
- Usar el poder limpiador de la sal
- Colocar espejos en los sitios correctos
- Orientarse al norte, como eje de giro del planeta
- Propiciar aromas agradables
- Mantener una limpieza escrupulosa y constante
Libro recomendado
Método de las 5S
En primer lugar, describiremos este método de organización del espacio en el trabajo que tiene su origen en Oriente (Toyota, 1960). Nos aporta soluciones para saber de qué manera proceder cuando lo que se pretende es mejorar este ambiente de trabajo. Se enmarca dentro del método Kaizen o «mejora continua», y se basa en cinco pautas:
- Clasificación (seiri): separar innecesarios
- Organización (seiton): situar necesarios
- Limpieza (seisō): suprimir suciedad
- Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
- Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Método Konmari, de Marie Kondo
A continuación, abordamos el análisis de otro de los métodos de organización del espacio más populares. Es un sistema que también está basado en la filosofía oriental: El método KonMari. Está más pensado para la casa, para la organización del espacio doméstico. No obstante, recoge una serie de pautas que pueden ser perfectamente válidas para el entorno laboral:
- Visualizar el resultado final y juzgar si merece la pena el esfuerzo. En caso positivo, comprometerse con el cambio.
- Ordenar las cosas separándolas por categorías (ropa, libros, papeles, artículos varios y objetos de valor sentimental), no por ubicación
- Cada categoría se organiza de una vez, no un poco cada día
- Quedarse únicamente con aquellas cosas que nos dan felicidad
- Donar el resto, valorando y agradeciendo su función
- Descartar todo lo que tenga que descartar antes de encontrarle un sitio
- Encontrar un sitio para cada cosa y poner cada cosa en su sitio
- Doblar todo en rectángulos y colocarlo en vertical, cada cosa al lado de otra, sin apilar
Método DAVOPSI
Tal y como expone Ana Providencia Morente Saco en su fantástico artículo para la Ventana Abierta, el método DAVOPSI se aplica en la docencia como instrumento de evaluación del espacio del aula centrado en la calidad de la organización espacial. Sin duda, aporta ideas que son extrapolables al ámbito laboral.
Según este método, resulta fundamental organizar el aula de manera que atraiga la atención de los niños, que respete sus necesidades básicas y sobre todo que esté organizada de un modo que proporcione seguridad y confianza.
En resumen, su funcionamiento consiste en analizar cada una de las dimensiones del espacio educativo, tanto exterior al aula como interior, siendo éstas:
- El ambiente: es un agente educativo de primer orden que debe respetar las necesidades básicas de los niños y hacerlos partícipes de su propio aprendizaje.
- Los objetos: debe haber varios objetos en el espacio que sean pertenencia del alumno.
- La privacidad: el espacio debe estar estructurado de un modo que permite a los niños organizarse y trabajar en equipo evitando posibles conflictos.
En este mismo estudio, son muy ilustrativas las referencias a la existencia de distintos modelos para organizar espacialmente el aula, También a los criterios que debemos tener en cuenta para la distribución y organización del espacio (necesidades fisiológicas, afectivas, de movimientos, expresión,…). Teniendo en cuenta esos criterios, establece la conveniencia de disponer de una serie de espacios dentro del aula (lúdicos, trabajo colectivo, trabajo individual,…).
Por supuesto, todas estas conclusiones pueden trasladarse desde el ámbito de la docencia al ámbito empresarial.
Artículos de interés
Por último, relacionamos un artículo relacionado con los métodos de organización del espacio que resulta interesante leer
