La conferencia en línea es una herramienta de comunicación digital síncrona (en tiempo real). Viene a ser el modo virtual de realizar las típicas reuniones con presencia física en el ámbito interno a la organización. Cuando, en lugar de una reunión de trabajo, lo que se realiza en un seminario o un curso se denomina "webinar"
Orden espacial
En primer lugar, hay que decir que una conferencia en línea es una conferencia en la que un ponente convoca digitalmente a los asistentes. Por su parte, éstos se conectan a internet desde cualquier ubicación en que se encuentren. Por lo tanto, la presencia física queda sustituida por la virtual.
En su versión más simple, puede tratarse de una simple conexión telefónica múltiple (multiconferencia) en la que una persona habla y las demás escuchan. En este caso, se puede habilitar o no la posibilidad de participar y hacer preguntas u observaciones. Por supuesto, la mayor flexibilidad a las reuniones no elimina la necesidad de encontrar un espacio adecuado. Debemos permanecer conectados prestando la misma atención que prestaríamos en una reunión presencial.
Pero en la conferencia en línea (web conference) propiamente dicha, y también en el caso de las webinar, ocurre que:
- el ponente dispone de la posibilidad de acompañar su exposición con documentos gráficos que muestra en la pantalla del ordenador de cada asistente
- las preguntas pueden realizarse a través de un servicio de chat
Rutina temporal
Por otra parte, en cuanto al tiempo, es el ponente que convoca a los asistentes quien marca la hora exacta de la conexión. En este punto, es válido el mismo criterio que se sigue para la convocatoria de las reuniones presenciales. A saber, es conveniente:
- convocar con la suficiente antelación como para que todo el mundo se programe.
- informar de la hora de inicio y de la hora de finalización (aproximada).
- Y además, todos los participantes deben ser, por lo menos, igual de puntuales que si se estuvieran reuniendo en un espacio físico concreto.
Buenas praxis con la "conferencia en línea"
Todos los asistentes convocados a una conferencia en línea deben tener una precaución. Comprobar, con carácter previo al inicio previsto, el buen funcionamiento de todos los aspectos técnicos. Especialmente el ponente, ya que sobre él recae la responsabilidad de la conexión global.
Por último, señalar que resulta aconsejable el manejo adecuado de la herramienta de silenciar micrófonos (mute). Ello permite evitar distorsiones de sonido e interferencias molestas.
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