Para aplicarme en la tarea de gestionar mi correo electrónico, con fines prácticos, nos conviene crear un símil entre el e-mail y las comidas:
- Comemos a determinadas horas todos los días, no cuando nos apetece, no picamos entre horas.
- Sólo ponemos la comida en la mesa cuando vamos a comer, no la tenemos disponible a cualquier hora.
- Si queremos que la comida nos siente bien, no podemos estar haciendo otras cosas mientras comemos.
Ocupar los momentos de pausa, por descanso o por simple distracción, en abrir correos es un error típico y garrafal. Es una conducta alienante, una huída hacia adelante que nos hace perder el ritmo de trabajo. Como tomo conciencia de que no estoy trabajando porque mentalmente “me he ausentado”, abrir un correo me hace sentir de nuevo ocupado.
Por eso decimos que, o somos nosotros los que elegimos cuándo leer y contestar correos, o ponemos nuestra agenda a merced de esta herramienta. Es mejor no menospreciar su extraordinario poder de atracción, porque nos puede engullir profesionalmente. Muchos profesionales malversan gran parte de su valía haciendo un mal uso de la herramienta, y acaban por convencerse de que su trabajo es responder e-mails.
El hecho de que la aplicación con la que gestionamos el e-mail esté integrada en el mismo dispositivo que utilizamos para trabajar es un arma de doble filo. Facilitar tanto el acceso simplifica quizá demasiado las cosas. La tentación es demasiado grande. El refranero es sabio y nos dice “evita la ocasión y evitarás el peligro”. De modo que no lo podemos dejar abierto mientras trabajamos.
Aconsejamos reservar dos espacios de tiempo, uno a mitad jornada y otro hacia el final, para dedicarnos a la tarea de leer y contestar correos. De igual modo que bloqueamos en nuestra agenda unos huecos para el desayuno o el almuerzo, debemos decidir cuánto tiempo necesitamos para gestionar e-mails y cuándo lo vamos a hacer. Para hacerlo bien, debiéramos pensar que salimos de nuestro despacho para trasladarnos a otro dedicado exclusivamente a esta tarea. En los momentos elegidos, nos centramos única y exclusivamente en ello. Sólo en esos momentos habilitaremos la aplicación. La abriremos para empezar y la cerraremos al acabar. Parece una obviedad, pero es muy importante hacerlo así para evitar: