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Conferencia en línea
La conferencia en línea es una herramienta de comunicación digital síncrona (en tiempo real). Viene a ser el modo virtual de realizar las típicas reuniones con presencia física en el ámbito interno a la organización. Cuando, en lugar de una reunión de trabajo, lo que se realiza en un seminario o un curso se denomina "webinar"
Orden espacial
En primer lugar, hay que decir que una conferencia en línea es una conferencia en la que un ponente convoca digitalmente a los asistentes. Por su parte, éstos se conectan a internet desde cualquier ubicación en que se encuentren. Por lo tanto, la presencia física queda sustituida por la virtual.
En su versión más simple, puede tratarse de una simple conexión telefónica múltiple (multiconferencia) en la que una persona habla y las demás escuchan. En este caso, se puede habilitar o no la posibilidad de participar y hacer preguntas u observaciones. Por supuesto, la mayor flexibilidad a las reuniones no elimina la necesidad de encontrar un espacio adecuado. Debemos permanecer conectados prestando la misma atención que prestaríamos en una reunión presencial.
Pero en la conferencia en línea (web conference) propiamente dicha, y también en el caso de las webinar, ocurre que:
- el ponente dispone de la posibilidad de acompañar su exposición con documentos gráficos que muestra en la pantalla del ordenador de cada asistente
- las preguntas pueden realizarse a través de un servicio de chat
Rutina temporal
Por otra parte, en cuanto al tiempo, es el ponente que convoca a los asistentes quien marca la hora exacta de la conexión. En este punto, es válido el mismo criterio que se sigue para la convocatoria de las reuniones presenciales. A saber, es conveniente:
- convocar con la suficiente antelación como para que todo el mundo se programe.
- informar de la hora de inicio y de la hora de finalización (aproximada).
- Y además, todos los participantes deben ser, por lo menos, igual de puntuales que si se estuvieran reuniendo en un espacio físico concreto.
Buenas praxis con la "conferencia en línea"
Todos los asistentes convocados a una conferencia en línea deben tener una precaución. Comprobar, con carácter previo al inicio previsto, el buen funcionamiento de todos los aspectos técnicos. Especialmente el ponente, ya que sobre él recae la responsabilidad de la conexión global.
Por último, señalar que resulta aconsejable el manejo adecuado de la herramienta de silenciar micrófonos (mute). Ello permite evitar distorsiones de sonido e interferencias molestas.
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CHAT – MENSAJERÍA INSTANTÁNEA
Charla entre dos o más personas que, en lugar de llevarse a cabo en la calle físicamente, se realiza a través de internet sin importar la ubicación de las partes. Posibilita que se pueda mantener una conversación en tiempo real intercambiando texto, imágenes, vídeos, documentos, enlaces,...
Diferencias entre CHAT y MENSAJERÍA INSTANTÁNEA (MI)
Una sala de chat es pública y no conoces a nadie, por lo que sirve para conocer gente que comparte contigo intereses en algo
El entorno de MI es privado y ya conoces a todos los participantes en la conversación
A través del chat los mensajes aparecen listados, uno tras otro, a la vista de todos
En MI aparece un nuevo recuadro por mensaje. Se asemeja más a una conversación por radio en la que uno está a la espera de que el otro le conteste
Para tener una conversación a través del chat ambas partes deben estar conectados y encontrarse
En MI basta con que el programa esté activado, el mensaje aparece y avisa al destinatario
Aunque no sea siempre así, se suele chatear en el ordenador
Aunque no sea siempre así, las conversaciones de MI se suelen mantener en el móvil
Orden espacial
En este aspecto, no existen grandes diferencias entre hacerlo en el mundo off-line o el mundo on-line. Tendremos que elegir a través de qué plataformas nos interesa operar: WhatsApp, Google Hangouts, Line, Skype, Facebook Messenger, Telegram, Snapchat, Viber, QQ,… O sea, con qué gente relacionarnos.
A partir de ahí, el orden vendría relacionado con la predisposición a entablar charlas digitales. Desactivar el sonido de las notificaciones en los servicios de mensajería instantánea es una buena praxis. Equivale a evitar el contacto presencial con tus amigos y compañeros, con lo que la tentación queda neutralizada.
Rutina temporal
Cuando, en horario de trabajo, nos disponemos a poner en marcha una charla digital a través de un chat o de un servicio de mensajería instantánea debemos tener clara la necesidad de llevarla a cabo. La cuestión está en si procede o no emplear una parte de nuestra jornada laboral en esto
Volvemos a insistir en la conveniencia de diferenciar entre lo personal con lo profesional. Hoy en día, prácticamente todo el mundo lleva su móvil personal al trabajo y en él se encuentran descargadas las aplicaciones de mensajería que usa habitualmente. Al no existir una regulación específica, cada empresa establece sus normas respecto a los usos permitidos y los que no.
Tal y como ocurre con el correo, las redes sociales y con el teléfono, somos nosotros los que elegimos cuándo acceder a un chat o a una plataforma de mensajería instantánea. Apuntamos, igual que con el móvil o las redes sociales, la conveniencia de trasladar el momento de la charla digital a las pausas de café que tengamos preestablecidas durante la jornada laboral. Si utilizamos la técnica Pomodoro, las pausas que establece son ideales para dedicarlas a este fin, de modo que se convierten en «pausas productivas«. Al final, el sentido común es lo que debe presidir el necesario equilibrio entre las partes.
Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.
INTERNET
Herramienta de comunicación digital asíncrona (diferida), que usan las personas y organizaciones creadoras de páginas web para darse a conocer y recoger feedback procedente de otros actores de la sociedad
Introducción
Cuando nos conectamos a internet podemos hacer muchas cosas diferentes. Desde gestionar e-mails o participar en redes sociales a conectarnos a un webinar, un chat, una multiconferencia,… pasando por la simple navegación por la red. En este apartado trataremos esta última faceta: la de internautas que usan un navegador para visitar la red de redes.
Apenas han transcurrido 30 años desde que el británico Tim Berners-Lee inaugurara la primera página web. El 2019 se estrena con más de 1.240 millones de páginas web. El número de usuarios de internet supera los 4.000 millones. Esto es más de la mitad de la población mundial, que ronda ya los 7.600 millones. Además, los que se conectan a través del móvil (52%) superan con creces a los que lo hacen desde un ordenador personal (43%). Estas cifras dan la medida de la inmensidad del universo internet.
El secreto de esta auténtica revolución se encuentra en la extraordinaria facilidad de acceso a una inagotable variedad de contenidos.
Orden espacial
Internet abre tantas posibilidades de desarrollar oportunidades como supone en cuanto a aparición de amenazas. La factor clave se encuentra en fomentar el autocontrol y hacer un buen uso de la herramienta. Si nos dejamos llevar, vencerán las amenazas y devorará nuestra productividad. Si, en cambio, gestionamos adecuadamente su uso, nos encontramos ante el arma más potente jamás imaginada para aumentar nuestro rendimiento.
Los lectores RSS (Really Simple Syndication hace referencia al formato, que puede ser Atom o RDF/XML,…) nos aportan un servicio de acceso automático a los feeds (medio de redifusión de web que se utiliza para suministrar información actualizada frecuentemente a sus suscriptores). Nos permiten acceder a todos los contenidos actualizados de las páginas web y/o los blogs a los que estamos suscrito sin necesidad de consultar las páginas diariamente.
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Cuando navegamos por internet desde el trabajo, debemos disponer de un propósito consciente. No podemos ir de una página a otra como una mariposa de flor en flor. Sin las ideas claras y con el pensamiento disperso, se nos puede evaporar la concentración necesaria para el trabajo en un plis plas. Nos conviene conocer cuáles son nuestras pretensiones, qué objetivo vamos a cubrir, qué necesidad queremos satisfacer cuando damos al click y nos adentramos en el navegador.
Diferenciar entre lo personal y lo profesional puede resultar de gran ayuda. No siempre es fácil, sobre todo cuando vivimos el auge de la autonomía en la gestión que ofrece el tele-trabajo y el ocaso de la cultura presencial. Afortunadamente, ya no se considera primordial la permanencia prolongada en el puesto de trabajo, sino la consecución de resultados.
Algunas empresas limitan el acceso a determinados contenidos a través de un servidor proxy. Intentan evitar el peligro evitando la ocasión de caer en la tentación de que los empleados dediquen su tiempo de trabajo a navegar sin rumbo indefinidamente. Pero el efecto de estas medidas es limitado pues, como hemos dicho, más de la mitad de los internautas acceden a través de dispositivos móviles. Con lo cual, es como poner puertas al campo. Además, basta que se prohíba algo como para que se agrande el afán por transgredir la norma.
Por lo tanto, lo realmente efectivo es fomentar la educación digital y estimular la madurez en los comportamientos. Partiendo de esta base, la creación y divulgación de protocolos de actuación pactados en la empresa ayudará a que la tecnología suponga avances en la productividad.
Rutina temporal
Desde el punto de vista temporal, la recomendación de auto-limitarnos pasa por la siguiente idea. Cuando navegamos por internet desde el trabajo, debemos predeterminar un tiempo máximo de conexión, unas franjas horarias. La lógica aconseja, para evitar continuas interrupciones, que se junten estos espacios temporales con los reservados para participar en redes sociales o en servicios de mensajería instantánea. Concentrar todas las paradas en unos momentos concretos nos permitirá estar presente y activo en las TIC sin descuidar las obligaciones profesionales.
No siempre es fácil, sobre todo cuando lo que impera es la flexibilidad de horarios laborales y la extensión de la jornada por tiempo indefinido. Pero debemos entender la fijación de límites como una ventaja. De otro modo, se nos puede ir la concentración necesaria para el trabajo como el agua por el fregadero.
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Intranet - Extranet
Existen dos vertientes de INTERNET que utilizan las empresas para comunicarse. Se caracterizan por ser redes privadas que hacen uso de los protocolos de internet. Éstas son:
- INTRANET es utilizada por las organizaciones para establecer comunicación de manera restringida con sus empleados. Permite el acceso a sus usuarios (trabajadores de la compañía), mediante nombres de usuario y palabras de paso. Una vez dentro estos pueden buscar, utilizar y compartir documentos internos, así como acceder a algunas páginas web.
- EXTRANET se usa para compartir de forma segura información propia de una organización con usuarios externos (clientes, proveedores, accionistas,…). La banca electrónica es un ejemplo de extranet: a través de ella el banco da la posibilidad a sus clientes de consultar sus cuentas y operar con ellas.
REDES SOCIALES
Las redes sociales son una herramienta muy potente, que debe servir para flexibilizar y agilizar la comunicación. Tanto en el desarrollo interno como en las conexiones externas que se puedan llevar a cabo con los distintos públicos objetivo receptores de mensajes.
Orden espacial
Cuando nos disponemos a gestionar nuestras redes sociales debemos disponer de un orden preestablecido. Las empresas deben participar en ellas porque es donde está su público. Con ello consiguen ganar visibilidad, construir comunidad, conocer a sus usuarios y, además, reducir costes. Pero es importante saber que cada red social sirve para unos fines, que la hacen distinta y única:
- FACEBOOK, sirve para darte a conocer y promocionar tus causas, ganar visibilidad y fidelizar a tus clientes. Es la plataforma de interacción social por excelencia.
- TWITTER, sirve para saber qué está pasando, qué se dice de tu marca y dialogar con tus usuarios. Es la red donde prima la actualidad del momento.
- YOUTUBE, sirve para crear contenidos de calidad y divulgarlos con el fin de adoptar un modo más visual y dinámico. Es la red social de vídeos por antonomasia.
- LINKEDIN, sirve para crear y desarrollar imagen de marca personal, facilitando las relaciones con otros. Es una red profesional orientada a los negocios.
- GOOGLE+, sirve para crear comunidad y ganar visibilidad. Es la red que más favorece el posicionamiento web.
- INSTAGRAM, sirve para mostrar tus productos y crear imagen de marca y/o comunidad. Es la red del intercambio de imágenes de móvil.
- PINTEREST, sirve de escaparate para mostrar tus productos y captar nuevos clientes. Es una fuente de inspiración que permite combinar aficiones e intereses.
El factor orden es, por tanto, más virtual que otra cosa. Consistirá en saber en qué red o redes queremos participar según nuestro caso concreto. Estar por estar es un error. Las redes sociales son, más que medios propagandísticos, medios conversacionales. En ellas, las organizaciones deben publicar contenidos de calidad que fomenten el diálogo entre usuarios y marca. Si no existe una motivación suficiente para participar en una red, evitemos ser usuario más. Y participemos en aquellas a las que vayamos a sacar más partido. Esto nos aportará mayor claridad de ideas y evitar el estado de «mente dispersa» que sufre aquellas personas que quieren estar en todo y acaban por no estar en nada.
Rutina temporal
La diferenciación entre lo personal con lo profesional tiene una clara repercusión en el uso que se le puede dar a esta herramienta. Hoy en día, prácticamente todo el mundo lleva su móvil personal al trabajo y en él se encuentran descargadas las aplicaciones de acceso a redes sociales que usa habitualmente. Al no existir una regulación específica, cada empresa establece sus normas respecto a los usos permitidos y los que no.
Tal y como ocurre con el correo y con el teléfono, somos nosotros los que elegimos cuándo acceder a redes sociales. Apuntamos, igual que con el móvil, la posibilidad de trasladar el acceso a redes a las pausas de café que tengamos preestablecidas durante la jornada laboral. Si utilizamos la técnica Pomodoro, las pausas que establece son ideales para dedicarlas a este fin, de modo que se convierten en «pausas productivas«. Al final, el sentido común es lo que debe presidir el necesario equilibrio entre las partes.
Buenas y malas praxis
Al igual que ocurre con el teléfono móvil, las ventajas del uso de las redes sociales son muchas y muy importantes, Sin entrar al detalle particular de las que aportan cada una de ellas, podemos decir que en general:
- Permiten mayor visibilidad de la información para toda la organización.
- Promueven entornos colaborativos, donde se comparte información de un modo más eficiente.
- Permite acercar a personas que comparten inquietudes e intereses.
- Puede hacer sentir al trabajador como embajador de su empresa o de su marca, lo que puede fomentar el grado de autoexigencia en los contenidos que hace circular por la red.
Sin embargo, no todo son ventajas, también existen inconvenientes serios:
- El aumento de las distracciones que acarrean actúa en detrimento de la productividad
- Riesgo reputacional para la organización a la que pertenecemos, en caso de mal uso
- Riesgo operacional: un uso inadecuado puede traducirse en fuga de información o en violación de la privacidad
TELÉFONO MÓVIL
Herramienta de comunicación digital síncrona (en tiempo real), que abarca tanto el ámbito interno a la organización como el externo.
Orden espacial para el buen uso de teléfono móvil
Cuando nos disponemos a gestionar el uso de teléfono móvil debemos disponer de un orden preestablecido. Si trabajamos en determinados oficios, por razón de seguridad (riesgo laboral o protección de datos), podemos llegar a tener prohibido el uso de teléfono móvil. Si trabajamos en espacios abiertos compartidos con otras personas, cabe plantearse la conveniencia de establecer pacto entre todos:
- O se sustituyen los timbres de llamada por vibraciones y se emplea un volumen de voz bajo.
- O se habilita un lugar reservado específico donde poder hablar sin resultar una molestia para nadie.
El timbre de llamada, el uso del altavoz, el volumen empleado al hablar, el mismo contenido de la conversación, etc… Todo ellos son factores de distracción para aquellos que comparten espacio físico. La falta de concentración que se deriva de la acción continua de todos estos factores en cada llamada a/de cada persona cada día tiene un efecto negativo en la productividad. Muy difícil de evaluar, pero innegable.
Por otra parte, tal y como ocurre con el correo electrónico, se debe establecer un cordón sanitario para diferenciar entre lo personal con lo profesional. Disponer de un dispositivo distinto para cada uso es lo correcto.
Rutina temporal para el buen uso de teléfono móvil
La diferenciación entre lo personal con lo profesional tiene una clara repercusión en el uso que se le puede dar a esta herramienta. Hoy en día, prácticamente todo el mundo lleva su móvil personal al trabajo. Al no existir una regulación específica, cada empresa establece sus normas respecto a los usos permitidos y los que no. Apuntamos la posibilidad de trasladar el uso de teléfono móvil personal a las pausas de café que tengamos preestablecidas durante la jornada laboral. Si utilizamos la técnica Pomodoro, las pausas que establece son ideales para este fin, de modo que se convierten en «pausas productivas«. Al final, el sentido común es lo que debe presidir el necesario equilibrio entre las partes.
Tal y como ocurre con el correo, somos nosotros los que elegimos cuándo realizar o atender una llamada, según convenga. Si la actividad que desarrollamos lo permite, aconsejamos establecer unas franjas horarias para llevar a cabo las gestiones telefónicas.
Que, a diferencia del correo electrónico, esta herramienta sea síncrona -tiempo real-, no significa que tengamos que ser sus esclavos y someter a ella nuestra programación de actividades diaria. Ningún cliente se pierde por no atender su llamada en el momento. Todo el mundo entiende que podemos estar ocupados en ese instante. En cambio, sí que se pierden clientes por no devolver llamadas perdidas. Además, cuando sea factible, es altamente recomendable enviar el mensaje «Luego te llamo» para gestionar adecuadamente las expectativas. Con lo cual, se puede ganar en control de agenda no contestando en el momento, siempre que se sea riguroso devolviendo llamadas en los huecos reservados.
Buenas y malas praxis
Las bondades y ventajas del uso de teléfono móvil, como herramienta de comunicación, son muchas y muy importantes:
- Permite establecer conexiones personales del modo más parecido que existe a la presencia física.
- En comparación con otras herramientas digitales, es la que permite minimizar los tiempos de espera.
- Gracias a ella nos podemos evitar innumerables y tediosos correos electrónicos.
- Además, es el instrumento ideal para gestionar las urgencias.
Sin embargo, no todo son ventajas, el uso de teléfono móvil también acarrea inconvenientes serios, tales como:
- Las continuas llamadas de atención que nos ofrece son fuente de distracciones.
- La percepción de estar disponible y localizable que proporciona hace que los límites entre trabajo y vida personal se vayan difuminando.
- Y luego está la imagen que trasladamos a aquella/s persona/s que está/n presencialmente con nosotros, cuando les transmitimos que no tienen nuestra atención total. En visitas y reuniones, el móvil debe estar en modo avión dentro del bolsillo, ni siquiera a la vista.
CORREO ELECTRÓNICO
Herramienta de comunicación digital asíncrona (diferida), que abarca tanto el ámbito interno a la organización como el externo.
Orden espacial
Cuando nos disponemos a gestionar el e-mail debemos disponer de un orden preestablecido: Una estructura de carpetas y etiquetas que nos ayuden a decidir qué hacer con cada mensaje. Cuando nos ponemos a ordenar la ropa, cada pieza tiene su espacio reservado en un armario con estantes y cajones. De igual modo, la decisión sobre cada uno de los mensajes en nuestra INBOX debe encajar en ese orden. Esto nos permitirá minimizar el número de mensajes sobre los que no hemos decidido qué hacer, mensajes que ocupan un espacio inútil en nuestra mente.
Por último, e íntimamente relacionado con este último punto, es aconsejable darle la importancia que tienen dos aspectos que tendemos a trivializar. Se trata de asuntos-malas hierbas, que crecen como una enredadera. O peor, como una plaga invasora. Y se acaban convirtiendo en causa de desorden y caos en la organización de nuestra bandeja de entrada:
- Establecer un cordón sanitario para diferenciar entre lo personal con lo profesional. Disponer de una dirección distinta para derivar asuntos relacionados con cada faceta de nuestra vida es lo correcto.
- Aumentar el grado de autoexigencia para mantener suscripciones a newsletters. Pensemos que van acumulándose, ocupando un espacio muchas veces innecesario en nuestra bandeja de entrada de correos y en nuestra mente.
Rutina temporal
A la hora de transmitir o emitir un mensaje, lo primero que debemos hacer cuando nos disponemos a redactar un e-mail es cuestionarnos la mayor. Debemos cerciorarnos de que estamos ante la herramienta adecuada para el destinatario que quiero alcanzar.
No perdamos de vista que estamos ante una herramienta asíncrona, no funciona en tiempo real. No se debe esperar de ella una respuesta inmediata. Si es mejor usar el teléfono, un chat, una videollamada o convocar un live-meeting, hagámoslo. Por lo tanto, no le pidamos peras al olmo: Prohibido comunicar urgencias a través del e-mail.
Para aplicarme en la tarea de gestionar mi correo electrónico, con fines prácticos, nos conviene crear un símil entre el e-mail y las comidas:
- Comemos a determinadas horas todos los días, no cuando nos apetece, no picamos entre horas.
- Sólo ponemos la comida en la mesa cuando vamos a comer, no la tenemos disponible a cualquier hora.
- Si queremos que la comida nos siente bien, no podemos estar haciendo otras cosas mientras comemos.
Ocupar los momentos de pausa, por descanso o por simple distracción, en abrir correos es un error típico y garrafal. Es una conducta alienante, una huída hacia adelante que nos hace perder el ritmo de trabajo. Como tomo conciencia de que no estoy trabajando porque mentalmente «me he ausentado», abrir un correo me hace sentir de nuevo ocupado.
Por eso decimos que, o somos nosotros los que elegimos cuándo leer y contestar correos, o ponemos nuestra agenda a merced de esta herramienta. Es mejor no menospreciar su extraordinario poder de atracción, porque nos puede engullir profesionalmente. Muchos profesionales malversan gran parte de su valía haciendo un mal uso de la herramienta, y acaban por convencerse de que su trabajo es responder e-mails.
El hecho de que la aplicación con la que gestionamos el e-mail esté integrada en el mismo dispositivo que utilizamos para trabajar es un arma de doble filo. Facilitar tanto el acceso simplifica quizá demasiado las cosas. La tentación es demasiado grande. El refranero es sabio y nos dice «evita la ocasión y evitarás el peligro». De modo que no lo podemos dejar abierto mientras trabajamos.
Aconsejamos reservar dos espacios de tiempo, uno a mitad jornada y otro hacia el final, para dedicarnos a la tarea de leer y contestar correos. De igual modo que bloqueamos en nuestra agenda unos huecos para el desayuno o el almuerzo, debemos decidir cuánto tiempo necesitamos para gestionar e-mails y cuándo lo vamos a hacer. Para hacerlo bien, debiéramos pensar que salimos de nuestro despacho para trasladarnos a otro dedicado exclusivamente a esta tarea. En los momentos elegidos, nos centramos única y exclusivamente en ello. Sólo en esos momentos habilitaremos la aplicación. La abriremos para empezar y la cerraremos al acabar. Parece una obviedad, pero es muy importante hacerlo así para evitar:
- interrupciones (por el avisador de notificaciones) y
- distracciones (por las trampas mentales que nos creamos)
- la multitarea, que tan malos resultados aporta a la productividad
Redacción
A la vista está que todo lo que debemos tratar a la hora de redactar un correo gira alrededor de estos tres elementos clave:
- Destinatario ⇒ Hay que elegir bien y usar de un modo adecuado la posibilidad de que éste no sea único o que podemos poner en copia (normal: CC /oculta: CCO) a más gente. No creemos más ruido del estrictamente necesario. Modo de saber qué es lo correcto: ponerse en la piel del otro. Estas mismas reglas sirven para los reenvíos.
- Asunto ⇒ Tiene más importancia de la que le damos normalmente, pues resulta crucial para facilitar búsquedas, clasificar mensajes y, sobre todo, aportar claridad de ideas. La regla básica debe ser «un asunto-un mensaje«. Es decir, no queramos aprovechar un correo para tratar de un tema y, ya que estamos te comento otra cosa que no tiene nada que ver con el asunto. Es mejor enviar 2 correos, cada cual con su asunto respectivo. Para redactar el asunto se sugiere la estructura «A-B (-C)«, donde
- A es la/s palabra/s necesaria/s que sintetiza/n «de qué va esto«
- B es el complemento suficiente que concreta «a quién se refiere«
- C es la etiqueta opcional (FYI : para vuestra información) que sirve para discriminar entre mensajes en orden a su importancia, simplificando la tarea de priorizar lecturas al destinatario
- Mensaje ⇒ Antes de escribir, pensar en las 5w+1h: qué, por qué, dónde, cuándo, quién y cómo. Ahí encontraremos los puntos clave para no omitir ningún dato relevante y evitar los rodeos. La claridad, la brevedad y la concisión deberán presidir la redacción.