Introducción
Con la herramienta TOODLEDO nos hallamos ante la única aplicación de gestión de tareas que se distingue en positivo de las hegemónicas TODOIST y TICKTICK, que tanto se parecen entre sí. Desde nuestro punto de vista, ha irrumpido en el mercado con más fuerza y personalidad que nadie. Como puede suponerse, estando en lo más alto del pódium de nuestra comparativa, lo tiene prácticamente todo: Se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS) y, por supuesto, lo sincroniza todo en la nube automáticamente. Su interfaz no quiere destacar por minimalista sino por ser la que tiene un perfil más completo, técnico y profesional. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable.
Elementos estructurales
La herramienta TOODLEDO va más allá de lo que es un simple gestor de tareas y abarca un amplio espectro de cuestiones relacionadas directamente con la productividad. Esto permite integrar un gestor de notas (y esquemas) entre sus prestaciones, algo que nos suena a navaja suiza y, como se ha dicho, no es de nuestro agrado, pues somos de la opinión de que cada herramienta debe usarse para una cosa.
Sin embargo, el hecho de diferenciar el modo de tratar las tareas, las listas (de deseos) y los hábitos (o tareas repetitivas), nos abre un mundo de posibilidades para implementar el Método ON-TIME tal y como está concebido. Efectivamente, la herramienta ofrece estas 5 opciones principales:
- TAREAS (TASKS)
- NOTAS (NOTES)
- ESQUEMAS (OUTLINES)
- LISTAS (LISTS)
- HÁBITOS (HABITS)
Comparten una misma distribución de pantalla, consistente en:
- En la barra superior
- a la izquierda, se indica en qué ámbito nos movemos
- a continuación, añadir un item más
- a la derecha, el menú de configuración, con nuestro avatar
- Por debajo de la barra superior, el cuerpo de la pantalla dividido en dos:
- Sidebar lateral izquierdo, con las opciones del menú correspondientes y la posibilidad de ceder el espacio que ocupa pulsando “|←” minimizándose para quedar reducida a una columna de iconos
- El resto del espacio, para los contenidos
1.-Tareas (TASKS)
La vista de la información introducida puede seleccionarse clickando el display “∨” en la esquina superior derecha, justo debajo de nuestro avatar. Las opciones que tenemos son la vista en formato grid o en formato multi-linea.
Sea cual sea la vista seleccionada, de las cinco elementos cuya gestión aborda TOODLEDO, éste es sin duda el principal. Para hacerlo, toma en consideración una serie de características que deben ir asociadas a cada variable para tenerla debidamente catalogada y etiquetada. En este aspecto, destaca en comparación al resto de sus homologables. Pero al mismo tiempo, no obliga a nada y se adapta a cualquier perfil de usuario con una versatilidad digna de tener en cuenta. Por ello, desde el menú de configuración nos permite definir que los campos sean éstos o menos (según las necesidades de cada cual). TOODLEDO permite que, de cada tarea, tengamos al menos la posibilidad de considerar los siguientes factores:
- Carpeta (FOLDER)
- Contexto (CONTEXT)
- Objetivo (GOAL), diferenciando:
- para toda la vida (lifelong)
- largo plazo (long term)
- corto plazo (short term)
- Agenda (DATES/CALENDAR):
- fechas de inicio (START DATE)
- fechas de vencimiento (DUE DATE)
- repeticiones
- Prioridad (PRIORITY): puntúa entre -1 y +3
- Etiquetas (TAGS)
- Estado (STATUS), diferenciando de mayor a menor proximidad a su ejecución
- Localización (LOCATIONS)
- Compartir (SHARING)
- Filtros o búsquedas salvadas (SEARCH)
Extensión CHROME
Tal es el punto de minuciosidad alcanzado que cuando, desde la extensión habilitada para CHROME, pinchamos para añadir una nueva tarea, directamente nos sale una configuración por defecto (modificable a nuestro antojo) como la que se ve a continuación:
Dirección correo exclusiva
Para poder enviar correos electrónicos (con archivos adjuntos) a Toodledo que se conviertan automáticamente en tareas, debemos abrir la pestaña de configuración pegada a nuestro avatar y, desde la columna de HERRAMIENTAS (TOOLS), pulsar en More…, y bajar hasta Email Access para configurarlo
2.-Notas (NOTES)
Ya se ha dicho que no somos partidarios de meter unas aplicaciones dentro de otras. A nuestro entender, esta sección está de más. Bien es verdad, que en cualquier agenda de mano tenemos un apartado para tomar notas y aquí se habilita un espacio virtual para tal efecto.
3.-Esquemas (OUTLINES)
Vale lo dicho en el epígrafe anterior. De igual modo que podemos disponer de un apartado para tomar notas, tenemos otro para crear esquemas con elementos de subordinación y alternancia, que van bien para representar estructuras de contenidos. Bueno…
4.-Listas (LISTS)
A nuestro modo de ver, resulta básico disponer de un espacio virtual específico para gestionar las tareas a las que todavía no se les ha asignado fecha concreta, es decir, lo que tan sólo podemos considerar DESEOS. Nada tan higiénico como apartar de la gestión diaria aquello que, por el motivo que sea, aún esta verde. Cuanto menos contaminemos la pantalla de gestión de actividades, mejor.
Además, TOODLEDO permite hacerlo de un modo totalmente customizable, usando elementos de tablas con columnas personalizables.
5.-Hábitos (HABITS)
De igual manera que ocurre con las listas de deseos, TOODLEDO nos habilita un espacio exclusivo para definir cuáles son los HÁBITOS. A saber, las tareas que se diferencian del resto en que no son de un solo uso sino que tienen una determinada frecuencia periódica.
Esta herramienta, usada con criterio, nos puede resultar de gran ayuda para forjar un modo de trabajar orientado a resultados.
Como vemos, cuando queremos añadir un nuevo hábito (“+ ADD HABIT“) nos pregunta los aspectos que van a permitirnos contestar y llevar el seguimiento deseado.
Generación PDA con TOODLEDO
TOODLEDO nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.
Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.
Alternativa básica
Llega el momento de la verdad y debemos transformar toda la información acerca de las tareas a realizar, debidamente catalogada y etiquetada, en nuestra deseada PDA. Para realizar esta labor, TOODLEDO nos permite seleccionar el criterio de ordenación en base a los tres parámetros que sean de nuestro interés dentro de la lista de factores definidos a la hora de etiquetar cada tarea. La selección realizada se puede observar en el gráfico más abajo junto a la palabra SORT.
Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Bastará con buscar, en el icono de display “∨“, la opción de imprimir y ¡ya está!. Con esto, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.
Alternativa completa
El sistema de carpetas (folders) nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber, las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS y TAREAS. Para el tratamiento de DESEOS, TOODLEDO tiene un apartado específico (LISTAS) y para el tratamiento de los HÁBITOS también.
Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).
Por su parte, el contexto nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:
- @Clave, importancia máxima
- @Laboral, importancia alta
- @Personal, importancia baja
- @Relleno, importancia mínima.
Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). En TOODLEDO este sistema se gestiona desde la opción Saved Searches (Búsquedas salvadas). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:
Críticas
Positivas
Clasificación por importancia
Al usar vistas (SORT), tiene la opción de ordenar sus tareas por “IMPORTANCIA”. Cuando ordena sus tareas por “Importancia”, TOODLEDO analiza la fecha de vencimiento, la prioridad y la estrella de una tarea y utiliza una fórmula matemática para determinar la importancia relativa de cada tarea.
Por ejemplo, una tarea atrasada con una prioridad baja puede ser más importante que una tarea de alta prioridad que vence en varios días.
La fórmula de importancia es:
Importancia = 2 + P + S + D
P = prioridad [un número entre -1 y +3]
S = si la estrella (*) está marcada, 1 y si no, 0
D = puntúa según el tramo en que te encuentres en relación a la fecha de vencimiento
- 0 si la fecha de vencimiento es inexistente o más de 14 días,
- 1 si la fecha de vencimiento está entre 7 y 14 días,
- 2 si la fecha de vencimiento está entre 2 y 7 días,
- 3 si la fecha de vencimiento es mañana,
- 5 si la fecha de vencimiento es hoy
- y 6 si está vencida
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(*) Se aconseja usar la estrella:
- Para marcar tareas activas
- Para marcar las tareas que desea completar hoy
- Para marcar tareas que son la máxima prioridad
HOTLIST (Lista de favoritos)
La lista activa es una sección especial que enumera las tareas que TOODLEDO cree que son las más importantes. Contiene tareas que vencen pronto, así como tareas que tienen una prioridad, estrella o status lo suficientemente alta.
Hay una excepción a la regla anterior. Las tareas con una fecha de inicio futura se ocultarán de la lista activa independientemente de su prioridad, fecha de vencimiento, status o estrella.
El campo "estado" (STATUS)
El campo de estado es útil para rastrear el estado actual de la tarea. Se divide en dos grupos.
El grupo activo (ACTIVE):
- Próxima acción: puede usarse para indicar qué tareas deben completarse a continuación.
- Activo: indica una tarea que debe completarse.
- Planning: una tarea que está planeando, por lo que es posible que aún no esté activa.
El grupo diferido (DEFERRED):
- Delegado: una tarea que le ha asignado a otra persona.
- Esperando: estás esperando algo externo.
- Retener: esta tarea se ha retenido indefinidamente o hasta que la retiene.
- Pospuesto: esta tarea se ha retrasado.
- Algún día: una tarea opcional o algo que no sabes si quieres hacer, pero que aún quieres grabar para el futuro.
- Cancelado: no desea completar esta tarea, pero todavía necesita que se grabe por alguna razón.
- Referencia: use esto para tareas que no son realmente tareas, pero que son más información de referencia.
HERRAMIENTA: Planificador (SCHEDULER)
Esta herramienta es especialmente útil para cuando te sientes indeciso o no tienes la energía o la motivación para ser tan productivo como podrías ser. Tienes que especificar cuánto tiempo tienes disponible para trabajar y Toodledo te sugiere lo que debes hacer.
HERRAMIENTA: Estadísticas (STATISTICS)
Estos gráficos, fácilmente adaptables a las necesidades de cada cual, permiten realizar un seguimiento pormenorizado de nuestros progresos e identificar dónde enfocar nuestra atención:
Negativas
'Idioma'
Es una verdadera lástima que TOODLEDO no esté disponible en idioma castellano, lo que dificulta su uso a las personas hispanohablantes que no se manejen mínimamente con el inglés.
Conclusión
En verdad, consideramos que TOODLEDO es una de las herramientas informáticas para la gestión de tareas (o actividades) más completa y versátil. Para usuarios exigentes y meticulosos, que prefieran las prestaciones al diseño amable de la interfaz, es perfecta. En cambio, aquellos que no tengan unas necesidades tan elevadas y, en cambio, valoren la estética minimalista, van a sentirse algo sobrepasados con TOODLEDO.
En cualquier caso, se adapta por completo al Método On-Time para generar la PDA(n+1). Eso sí, no de cualquier manera.
Para aprovechar lo mejor del método y de la herramienta hay que crear y alimentar las carpetas, así como definir los contextos y objetivos con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo en todo momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el vídeo que puedes reproducir a continuación así como en el gráfico más abajo:
