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Remember the milk – RTM

Introducción

comparativa gestores de tareas remember the milk herramienta RTM
comparativa gestores de tareas remember the milk herramienta RTM

Con la herramienta RTM (Remember the milk) estamos ante una aplicación de gestión de tareas propiedad de la compañía del mismo nombre con sede en San Francisco. Rediseñada por completo hace 4 años después de una larga trayectoria prestando servicio a millones de usuarios.

Comparte muchas de las características de sus principales competidores: tiene acceso web desde cualquier dispositivo y tiene fantásticas aplicaciones para iOS y Android. RTM es muy versátil y se adapta a la perfección a cualquier método de productividad con el que nos sintamos a gusto. Se ofrece en versión gratuita o en versión PRO si se desea optar a mayores prestaciones, lo cual es totalmente recomendable.

El resumen de las principales prestaciones que ofrece se muestra en la pantalla de descargas de este modo:

• La aplicación te avisa por correo electrónico, mensaje de texto, mensajería instantánea, Twitter y notificaciones del móvil
• Comparte tus listas y manda tareas a otros para terminar las cosas más rápido
• Mantén sincronizados todos tus dispositivos como por arte de magia
• Organiza como desees según tus prioridades, fechas límite, repeticiones, listas, etiquetas y más
• Busca en tus tareas y notas, y guardas tus búsquedas favoritas como Listas inteligentes
• Mira las tareas cercanas y planifica la mejor forma hacer las cosas
• Integración con Gmail, Google Calendar, Twitter, Evernote y más

Elementos estructurales

Analizamos aquí la estructura de pantallas en la navegador del ordenador. La versión móvil es muy fiel a la de escritorio, ya que apenas difiere en los contenidos, sólo en la disposición de las distintas áreas, de modo que no requiere un análisis específico.

estructura herramienta remember the milk RTM

Cuando navegas desde el escritorio, la pantalla inicial de la aplicación muestra es aspecto donde podemos distinguir con claridad las siguientes zonas de trabajo:

  • SUPERIOR, donde encontramos
      • un icono ≡ para ampliar la zona de trabajo ocultando la zona inferior lateral izquierda
      • un buscador típico
      • El icono de acceso sin conexión (versión PRO)
      • La campanita de notificaciones (por si alguien nos asigna una tarea)
      • y la ruedecilla de configuración, donde podemos customizar todas las opciones a nuestro gusto.
  • INFERIOR
    1. Lateral izquierda: MENÚ
    2. Central
    3. Lateral derecha
GESTOR DE TAREAS REMEMBER THE MILK HERRAMIENTA RTM

En el SIDEBAR IZQUIERDO, como viene siendo habitual, muestra el menú principal de la aplicación. Desde allí nos da acceso a sus elementos principales, que como vemos son:

    • BUZÓN DE ENTRADA: visualizaciones de las tareas pendientes a realizar en distintos momentos del calendario
    • LISTAS: carpetas de tareas de la misma naturaleza
    • LISTAS INTELIGENTES: sistema de “filtros” para acortar por atajos las visualizaciones preferidas
    • CONTACTOS: personas con las que compartimos actividades
    • ETIQUETAS: palabras clave mágicas para identificar rápidamente el contexto de las actividades
    • UBICACIONES: enlace a través de Google Maps con direcciones relacionadas con las tareas (para ser usada debemos permitir que la aplicación conozca dónde estamos)
gestor de tareas remember the milk

La zona CENTRAL es la zona de trabajo donde se visualiza la opción seleccionada del menú y se añaden las tareas. La información que introduzcamos desde la zona central se podrá afinar y concretar desde la SIDEBAR DERECHO. Las opciones que aparecerán aquí para ejecutar esta función serán las que hayamos definido previamente desde la pantalla de AJUSTES DE CUENTA-GENERAL. 

gestor de tareas remember the milk herramienta rtm

Generación PDA(n+1) con el gestor de tareas REMEMBER THE MILK (RTM)

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para gestionar los diferentes tipos de actividades que abordamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • las que provienen de la PDA(n), diferenciadas mediante etiquetas: Tareas Clave (TC), Tareas Laborales (TL), Tareas Personales (TP) y Tareas de Relleno (TR). Unas se ejecutarán durante la jornada laboral y otras quedarán pendientes y serán ubicadas en la lista de tareas inacabadas.
      • las que provienen de los INPUTS que nos impactan a lo largo y ancho de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Cada cual tendrá su correspondiente lista o bandeja (filebox, sidebox o inbox). 

Seleccionando el icono de la impresora tendremos la posibilidad de listar la lista de tareas del día, que hará la función de PDA(n+1) o Programación Diaria de Actividades del día que viene, tan necesaria para acometer con garantías la jornada laboral.

Críticas

El gestor de tareas REMEMBER THE MILK (RTM) es una herramienta de gestión de las actividades en el tiempo perfectamente válida para generar la PDA(n+1) según se propugna en el Método On-Time.

El uso diario de esta aplicación le permitirá asentar en su mente la lógica conceptual del método y no echar en falta siquiera opciones más sofisticadas.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

TASKS

Introducción

El gestor de tareas GOOGLE TASKS, es un caso singular. En primer lugar, llama la atención que todo un gigante como Google plantee una propuesta de un minimalismo tan básico. A bote pronto, parece pensada para aquellos usuarios que no requieren más que una aplicación sencilla de usar, sin grandes requerimientos.

En su modalidad móvil sí que tiene un uso autónomo que puede descargarse como aplicación en la Play Store. Sin embargo, en su versión escritorio, más que una aplicación de gestión de tareas independiente, podría considerarse como parte de un trío formado con sus aplicaciones hermanas (GMAIL -correo- y CALENDAR -calendario-), con quienes está perfectamente integrada. 

ACCESO DESDE GMAIL
ACCESO DESDE GOOGLE CALENDAR

Elementos estructurales

Quien se atreve a probar varios, se sorprende de que el gestor de tareas TASKS sea tan simple, tan simple, que se atreva a prescindir de todo lo que considera que sobra (y que sus homólogos ofrecen). Por ejemplo: etiquetar tareas, definir prioridades, crear filtros de visualización, informar sobre datos de uso o crear sistemas gamificación para estimular el uso de la herramienta. No permite siquiera visualizar las tareas conjuntamente sino lista a lista.

Vista LISTAS
Vista TAREAS

Si profundizamos un poco más, encontramos la razón de que TASKS sea así, como es. Y es algo tan simple como que TASKS no está sola. Además de la integración que acabamos de mencionar con GMAIL y GOOGLE CALENDAR, el gestor de tareas GOOGLE TASKS se complementa a la perfección con GOOGLE KEEP, el gestor de notas y recordatorios de GOOGLE. En muchas de los parámetros de evaluación que hemos utilizado para crear nuestro ranking de gestores de actividades, TASKS puntúa un NO mientras que KEEP puntúa un SÍ. Por ejemplo:

      1. Adjuntar archivos (imágenes)
      2. Definir filtros de visualización (con el uso del buscador que TASKS no tiene)
      3. Etiquetar tareas (con sintaxis libre que use cualquier símbolo -excepto # que se utiliza para nombrar las listas- seguido del nombre de la cadena que se quiera)
      4. Extensión del navegador con posibilidad de crear nota
      5. Fijar recordatorios de tiempo
      6. Fijar recordatorios de ubicación
      7. Incorporar fichas existentes en un gestor de contactos (pinchando en “Collaborators” accede al gestor de contactos de Gmail)
      8. Incorporar gestor de notas dentro de la aplicación
      9. Marcar prioridades (posibilidad de marcar el PIN NOTE o crear una etiqueta exclusiva para cada nivel de prioridad: p1, p2, p3…)
      10. Tratar específicamente los deseos: posibilidad de habilitar una lista específica para alojar actividades sin fecha.

Añadir una tarea

El procedimiento para dar de alta una tarea es, como en cualquier aplicación similar, tan sencillo como clickar en símbolo “+ Añadir una tarea“, situado justo debajo del nombre de la lista. 

El gestor de tareas Google Tasks sólo permite:

      1. Título y detalles
      2. Lista a la que pertenece
      3. Fecha y hora (con posibilidad de crear repeticiones si no añades subtareas)
      4. Añadir subtareas simples (sin más que su descripción). Si añades subtareas, se elimina la posibilidad de crear repeticiones en la tarea principal.

En cualquier caso, se recomienda que la LISTA se haya seleccionado antes de añadir la tarea con el fin de que ésta quede alojada donde se pretendía.

Generación PDA con el gestor de tareas GOOGLE TASKS

Como hemos dicho, las limitaciones aparentes que presenta se ven neutralizadas en gran medida por el ecosistema al que pertenece. Por lo tanto, después de testearlo a conciencia y de observar todo lo que otros tienen y TASKS no tiene, consideramos que tiene lo necesario para generar la PDA(n+1) según el Método On-Time. Eso sí, no de cualquier manera.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el gráfico a continuación, y complementándolo adecuadamente con Gmail para las entradas de INPUTS, con Google Keep para y con la vista calendario que nos brinda Google Calendar.

Críticas

Positivas

Curva de aprendizaje

Su extrema simplicidad permite dominar el uso de la herramienta en tiempo récord. Su minimalismo no esconde nada: está todo a la vista, sin complejos. Para un determinado perfil de usuario de aplicaciones de gestión de actividades en el tiempo, con un nivel básico de requerimientos, que lo que pretende es aprender a organizarse según el Método On-Time, le vale para arrancar. Una vez asiente en su mente la lógica conceptual del método con el uso en la práctica de la herramienta, se puede plantear opciones más sofisticadas.

'La integración del correo electrónico en la aplicación para crear tareas'

Si lo que se desea es dar de alta una tarea en TASKS desde un correo recibido en GMAIL tan solo debemos pinchar sobre el símbolo de la aplicación en la barra horizontal superior. De este modo, el correo sobre el que nos encontremos se alojará como una tarea nueva dentro de la LISTA que esté activada en esos momentos en TASKS. Además, será reconocible porque incorporará como comentario el enlace al correo del que procede. 

AÑADIR A TAREAS

Negativas

'El tratamiento de las prioridades'

A través de KEEP sí, pero directamente, la aplicación GOOGLE TASKS no ofrece la posibilidad de establecer prioridades. Las actividades se muestran ordenadas verticalmente como si fueran la lista de la compra y, a lo máximo que podemos aspirar es a arrastrarlas y soltarlas dentro de la propia lista marcando que, en lugar de ordenarlas por fecha, deseamos fijar nuestro orden.

'El sistema de etiquetado'

Lo mismo ocurre en este apartado. La aplicación no ofrece la posibilidad de asignar etiquetas a las actividades (pero KEEP sí). Esto nos priva de la posibilidad de tener una visión rápida de las actividades que compartan determinada naturaleza.

'La extensión de TASKS para el navegador CHROME'

La extensión que tiene en CHROME no sirve para enviar el contenido de la página web que se está consultando a la aplicación como una tarea nueva sino que funciona como acceso directo a https://tasks.google.com/, sin más. En cambio, la extensión de GOOGLE KEEP, sí que lo permite.

Conclusión

En definitiva, si consideráramos TASKS como una única herramienta con su hermana KEEP, sumaríamos de golpe 10 puntos y ascenderíamos al 4º puesto del ranking. O sea, que TASKS acude desnudo y sin apenas armas a la batalla por el liderazgo en las aplicaciones de gestión del tiempo porque se sabe protegido por toda su familia: GMAIL, CALENDAR y KEEP

Era de esperar que GOOGLE no se hubiera quedado descolgada en la carrera por el 1º puesto del ranking. Viniendo de ellos, no hay duda de que todo lo que hacen es pretendido y buscado. Y si no plantean una propuesta más “elaborada” es por su voluntad de no complicar con “adornos  florales” la gestión de actividades diaria y quedarse con lo estrictamente necesario para hacerlo bien.

MICROSOFT TO DO

Introducción

Aparentemente, todas las aplicaciones de gestión de tareas son muy similares. Sin embargo el gestor de tareas MICROSOFT TO DO tiene un plus que la distingue del resto. Sobre todo, me tiene fascinado por su marco conceptual, que es simple y poderoso a la vez. 

La mayoría de sus homólogas cuentan con una BANDEJA DE ENTRADA (donde recepcionan las entradas de INPUTS) y luego distinguen entre HOY-MAÑANA-PRÓXIMOS DÍAS según la fecha de vencimiento que se ha indicado en el proceso de alta de tarea.

En cambio, el gestor de tareas MICROSOFT TO DO, no necesita bandeja de entrada pues ya cuenta con la integración con el gestor de correo y calendario OUTLOOK.

Elementos estructurales

El gestor de tareas MICROSOFT TO DO arranca de una lista de tareas pendientes global de los asuntos que están por resolver y que hemos ido dando de alta en la aplicación. Luego, suma las tareas provenientes de correos electrónicos marcados con la bandera. A partir de ahí distingue:

  • Las que tienen fecha prevista de ejecución porque así lo hemos definido en la edición de la tarea con el icono del calendario (PLANEADO)
  • Las que tienen prioridad para el usuario porque han sido marcadas con el icono de la estrella (IMPORTANTE)
  • Las que se ha decidido hacer durante el día de hoy agregándolas a la lista de MI DÍA con el icono del sol

Para los que no hacemos más que darle vueltas al tema y nos pasamos el día analizando cuál es el mejor modo de organizar nuestro workflow, esta estructura resulta brillante. ¿Por qué? Pues porque a veces pensamos que gestionar tareas es algo parecido a ensamblar las piezas de un puzzle y que lo estamos haciendo bien si conseguimos meter muchas tareas en cada jornada laboral. Y las cosas no son así. En primer lugar porque no conocemos la duración exacta de las tareas y lo normal es que erremos en nuestras estimaciones y el puzzle no encaje. Sin embargo, con MI DÍA lo único que hago es tener en cuenta:

      1. Los eventos del calendario que tocan
      2. Las tareas a las que se les ha asignado un vencimiento y ha llegado (PLANEADO)
      3. Las tareas de mi lista de pendientes que considero que voy a poder llevar a cabo durante la jornada laboral, empezando por las que he incluido en el apartado IMPORTANTE.

No existe más que una intencionalidad de hacer lo que toca por fecha y el mayor número de asuntos importantes. Cuando acabe la jornada laboral, la lista de MI DÍA se queda vacía y todo lo que no haya conseguido marcar como realizado retorna a su estado.

Si, además, utilizáramos la aplicación de gestión de proyectos de MICROSOFT PLANNER para trabajar en equipo, tendríamos la posibilidad de controlar las tareas que desde allí se nos asignan. Para esto existe el apartado de ASIGNADAS A MÍ.

Aparte, para cerrar el círculo conceptual, MICROSOFT TO DO habilita la posibilidad de crear listas con tareas que queramos tener clasificadas de determinada manera según nuestro criterio. Para los efectos de nuestro método ON-TIME nos resulta útil para controlar:

  1. Los asuntos que tenemos aparcados a la espera (SIDEBOX)
  2. Los eventos -con su correspondiente fecha de ocurrencia- que, sin ser tarea, queremos tener controlados (FILEBOX DATE)

Además, estas listas se pueden agrupar (en nuestro caso, en una llamada BOXES) si se considera oportuno diferenciarlas de otras listas según su naturaleza.

Generación PDA con MICROSOFT TO DO

La PDA en MICROSOFT TO DO se corresponde a las claras con el listado de “MI DÍA”.

Críticas

Positivas

"Etiquetado"

La única manera de etiquetar es escribir en el título de la tarea el signo “#” con el nombre de la etiqueta que se desee pegado a él. Ni siquiera habilita un plan alternativo. Todo lo que sobra, fuera: el colmo de la simplicidad. Cuando se quiere listar todas las tareas que comparten una etiqueta, se pincha sobre ella, y ya está.

Negativas

"Filtros"

A diferencia de sus competidores más fuertes, la aplicación no ofrece vistas rápidas con filtros de selección predefinidos.

"Integración"

Considerando normal que una aplicación joven aún no ofrezca posibilidades de integración a través de IFTTT o ZAPIER, no entendemos cómo aún no es posible integrar MICROSOFT TO DO con el calendario de su propio ecosistema MICROSOFT OUTLOOK. Efectivamente, la integración del gestor de tareas MICROSOFT TODO con las aplicaciones de su propio ecosistema está a medio terminar (con el gestor de correo, sí; con el gestor de calendario, no; con el gestor de notas, tampoco). Esto nos impide tener vista calendario para contemplar las tareas y los eventos programados a través del gestor de tareas. Un handicap muy importante.

Así como GOOGLE integra GMAIL con TASKS, CALENDAR y KEEP, en MICROSOFT todavía están en ello.

Conclusión

Pese a estas carencias, después de testearlo a conciencia y de observar todo lo que otros sí que tienen y MICROSOFT TO DO no tiene, consideramos que tiene lo básico para generar la PDA(n+1) según el Método On-Time. Eso sí, no de cualquier manera.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el gráfico a continuación, y complementándolo adecuadamente con la vista calendario que brinda Google Calendar.

TICK TICK

Introducción

Como podemos apreciar en nuestra comparativa, vamos a abordar el análisis de una de las grandes, grandes. Nos hallamos ante una fantástica aplicación que ha irrumpido con fuerza en el universo de la gestión de tareas desde su creación en 2013. Goza de buenísimas valoraciones entre los usuarios. Se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS). Todo se sincroniza en la nube automáticamente. Tiene una interfaz muy fácil de usar y muy cómoda de ver. Puedes elegir entre varios temas para personalizar su apariencia. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

Cuando te das de alta en TickTick registras una dirección de correo electrónico de referencia. SETTINGS – CALENDAR & EMAIL – Add tasks via email: Puede enviar sus tareas por correo electrónico a todo@mail.ticktick.com, a través de su correo electrónico registrado.

También es posible enviar tareas a su dirección de correo electrónico única. [todo+a1b2c3d4e5f6@mail.ticktick.com] Las tareas enviadas a esta dirección de correo electrónico se agregarán directamente al INBOX de TickTick.

Elementos estructurales

Analizando la versión web, nos hacemos una idea de lo que ofrecen otras versiones más compactas, como son la del móvil o la tablet.

La pantalla ofrece tres zonas verticales, como se puede ver a continuación:

Zona IZQUIERDA

Esta barra lateral alberga los accesos directos a: 

        • nuestro avatar personal, donde se sitúan los ajustes de configuración
        • todas las tareas, las que vencen hoy, mañana y los próximos días
        • un calendario (en formato día / semana / mes) con todas las tareas registradas. 
        • inbox o bandeja de entrada pendientes de asignación a listas
        • listas – etiquetas – filtros personales: a esta sección la podíamos llamar núcleo core de la aplicación, pues es donde la adaptamos a nuestras necesidades mediante un proceso de catalogación y etiquetado, cargando de contenido simbólico cada actividad para poder luego utilizar el conjunto de información a nuestro gusto. Con las etiquetas (“Tags“) de TickTick puedes organizar tus tareas que compartan una categoría, de modo que siempre encuentres lo que necesitas en segundos. Los filtros de TickTick (“Custom“) te permiten guardar tus vistas de tareas preferidas para que puedas visualizarlas cuando lo necesites.
        • completadas y eliminadas
        • resumen de toda la información introducida (tareas acabadas y por acabar)
        • Espacio para tratar los HÁBITOS (tareas con frecuencia repetitiva)
      •  
LISTS / CARPETAS
TAGS / ETIQUETAS
CUSTOM / FILTROS

Zona CENTRAL

Aquí diferenciamos dos zonas:

        • la subzona superior (fija), donde en primera instancia aparece a la izquierda el nombre de la lista que nos está mostrando, mientras que a la derecha es donde se define el criterio de ordenación de las tareas que mostrarán más abajo (por tiempo, título, etiqueta o prioridad). A continuación se ubica el espacio sombreado desde donde añadimos las tareas nuevas (que irán a parar al INBOX, salvo que se indique lo contrario).
        • la subzona inferior (scroll arriba-abajo), donde aparecen todas las tareas seleccionadas del sidebar izquierdo, dispuestas en listas según el criterio definido más arriba, con estilo checkbox para poder marcar las tareas que se completen
      •  

Zona DERECHA

Aquí aparece el detalle de la tarea seleccionada en la zona central. A su vez, aquí se distinguen tres subzonas:

        • En la esquina superior izquierda de esta zona, pueden marcarse como completadas las tareas, gestionar fechas en el calendario y asignar prioridades (!!! ALTA – !! MEDIA – ! BAJA). La prioridad de cada tarea determinará el color de su casilla checkbox.
        • En la zona media, el detalle de la tarea (su contenido)
        • En la zona baja están las opciones de ubicación en listas, estilos de escritura, comentario, papelera y el resto (···), como son etiquetas, archivos adjuntos, historial de la tarea, copia de enlace e impresión.

Generación PDA con TickTick

TICKTICK nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.

Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.

Alternativa básica

Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Seleccionando con “···” la opción de imprimir, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.

Alternativa completa

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

    • las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Para catalogar las actividades nos serviremos de las listas (lists)
    • Existe un tratamiento diferenciado de los HÁBITOS (Tareas con frecuencia periódica), y en eso le gana la mano a su competidor directo TODOIST y es el único que consigue acercarse a TOODLEDO.
PRIORIDAD (urgencia temporal)

Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).

Por su parte, el sistema de etiquetas (tags) nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • @Clave, importancia máxima
      • @Laboral, importancia alta
      • @Personal, importancia baja
      • @Relleno, importancia mínima.

Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros (customs) para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:

Críticas

Positivas

'Importación datos de otras aplicaciones'

TickTick, consciente de la multitud de oferta existente en el sector de los gestores de tareas, facilita al máximo el tráfico de datos desde otras aplicaciones. Este hecho es una invitación al cambio para los usuarios indecisos, y pone en primer lugar de la lista a los de TODOIST, a quien considera su competencia directa.

'Filtros / Custom'

En el capítulo de generación de la PDA con Tick Tick, hemos explicado cómo adaptamos el Método ON-TIME a este menester utilizando esta fantástica aplicación.

La potencia de la herramienta se multiplica cuando nos brinda la capacidad de crearnos nuestras propias vistas seleccionadas con los criterios que nos convengan con tan solo un click.

Las opciones abiertas son la normal y la avanzada. En ambos casos, la simplicidad para establecer los filtros es encomiable, lo cual representa un valor a tener en cuenta.

'Calendario propio'

La solución que ofrece TickTick, incorporando el calendario dentro de la aplicación como una opción de visualización más, nos resulta realmente cómoda. Además, por partida doble, ya que nos permite habilitar activando la opción correspondiente desde SETTINGS-LABS un “mini-calendario” en la zona inferior del sidebar lateral izquierdo.

'Tratamiento específico de los HÁBITOS'

Las tareas que tienen una frecuencia periódica son tratadas de un modo específico en TICKTICK. Para poder disfrutar de esta extraordinaria posibilidad, debemos activar el servicio desde el apartado de SETTINGS-configuración en el epígrafe LABS-etiquetas.

'Gamificación'

La aplicación, además, cuenta con un registro estadístico de la actividad llevada a cabo, que sirve de estímulo para ir superándose a uno mismo contínuamente usando la herramienta y alcanzado puntuaciones altas que nos permitan ser considerados expertos. Se accede a esta sección pinchando en nuestro avatar – STATISTICS, tal y como se reproduce más abajo. Está disponible en la versión web y móvil, pero no en la versión aplicación de escritorio.

Rivaliza en este sentido con el sistema KARMA, empleado por su competidor más directo, el clásico dentro de los gestores de tareas TODOIST.

Negativas

'Multi-idioma'

Ni la versión web ni la aplicación de escritorio de TickTick están preparadas estos momentos para usuarios de habla hispana. Sólo en la versión móvil se han producido avances parciales, que no alcanzan a su sección de ajustes.

Conclusión

Con sus muchísimos pros y la contra del idioma -en vías de solución-, consideramos que TICKTICK es una herramienta tecnológica de 1º nivel para llevar a cabo la gestión de tareas (o actividades). Nos permite generar la PDA(n+1) a la perfección siguiendo las directrices del Método On-Time.

Eso sí, para juntar las bondades del método con las de la herramienta, la definición de listas y etiquetas no puede hacerse al azar y de cualquier manera. Para ello hay que entender el sentido que tiene lo que estamos haciendo en cada momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

ANY.DO

Introducción

comparativa gestores de tareas any.do
comparativa gestores de tareas any.do

Con la herramienta ANY.DO nos hallamos ante un buen gestor de actividades (o gestor de tareas). Como tal, está disponible para iOS y Android con sincronización de datos automática. Se le nota demasiado que está diseñado para ser usado tanto a través de smartphone como de tablets. Y es que, si se desea usar en portátiles o PC, la aplicación se encuentra en fase BETA y aquí se resiente mucho la calidad que ofrece en su versión móvil. Pese a ello, se ofrece en versión free o premium si se desea optar a mayores prestaciones. 

Permite a los usuarios gestionar los objetivos a nivel individual y compartir tareas en entornos colaborativos dentro de una única interfaz. Se pueden adjuntar a cada tarea todo tipo de archivos, incluidos videos, audios, fotos, PDF, etc…

Elementos estructurales

Versión fija

El minimalismo preside el diseño de la interfaz en esta aplicación. Carece de algunas prestaciones como fijación de prioridades y establecimiento de filtros,…) que sí tienen otras aplicaciones de gestión de tareas.

Apenas ofrece dos modos de vista (tiempo y listas) y un calendario mal ajustado, que no deja más que un pequeño espacio para ver las tareas por horas. 

VISIÓN TIEMPO
VISIÓN LISTAS

En la misma línea, los campos que ofrece para crear una nueva tarea pulsando el símbolo “+ New” tampoco es que den para calentarse mucho la cabeza: descripción, lista a la que pertenecerá la tarea y momento de recordarla.

Una vez creada, como podemos ver a continuación, ya nos deja compartirla, cambiar la lista a la que está asignada, modificar recordatorio, añadir subtareas, adjuntar archivos,…

Versión móvil

Aquí la herramienta ANY.DO da un salto cualitativo importante. La estructura visual en el smartphone y la tablet es muchísimo más funcional y agradable a la vista, sin perder la sencillez en ningún momento. Transmite la sensación de estar infinitamente más equipada la aplicación aquí que en su versión escritorio. Vemos las dos vistas de la pantalla de inicio: Mis listas y Etiquetas.

MIS LISTAS
ETIQUETAS

Adentrándonos en sus tripas, sólo vamos a encontrar tres pantallas, y no le hace falta nada más:

      • Tareas
      • Calendario
      • Ajustes

Aquí es todo muy intuitivo y fácil de usar, pero sin renunciar a nada de lo que resulta necesario para destacar como un gestor de tareas fantástico.

TAREAS
CALENDARIO
AJUSTES

Generación PDA(n+1) con el gestor de tareas ANY.DO

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para gestionar los diferentes tipos de actividades que abordamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • las que provienen de la PDA(n), diferenciadas mediante etiquetas: Tareas Clave (TC), Tareas Laborales (TL), Tareas Personales (TP) y Tareas de Relleno (TR). Unas se ejecutarán durante la jornada laboral y otras quedarán pendientes y serán ubicadas en la lista de tareas inacabadas.
      • las que provienen de los INPUTS que nos impactan a lo largo y ancho de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Cada cual tendrá su correspondiente lista o bandeja (filebox, sidebox o inbox). 

Seleccionando con “···” (arriba a la derecha) la opción de imprimir tendremos la lista de tareas del día y del resto de días. Para nuestro menester, sólo necesitamos la del día, que hará la función de PDA(n+1) o Programación Diaria de Actividades del día que viene, tan necesaria para acometer con garantías la jornada laboral.

Críticas

Positivas

'Integración con WHATSAPP'

El acuerdo alcanzado para integrarse con el servicio de mensajería instantánea de uso más generalizado en el mundo es todo un puntazo. Más de dos mil millones de personas en más de 180 países usan WhatsApp para mantenerse en contacto con amigos y familiares, en cualquier momento y lugar.

Poder dar de alta tareas en Any.do desde Whatsapp y poder recibir avisos en forma de mensajes de Whatsapp de las tareas programadas en Any.do conforme van llegando a su momento de realización es una ventaja competitiva en toda regla que no requiere demasiadas explicaciones.

'Any.do Moment'

Aunque sólo está presente en las versiones para smartphone y tablet, se ha de contemplar como una prestación realmente diferencial con respecto a sus competidores. Es genial disponer de un widget dentro de la aplicación para repasar las tareas que programadas para el día, y acabar de actualizar la información sobre ellas (darlas por concluidas, posponerlas para otro momento, confirmar que las vas a hacer o eliminarlas). De todos es sabido que durante la jornada laboral se van sucediendo cosas que alteran nuestra programación y está muy bien tomarse un momento para refinarla.

Negativas

'Mucha diferencia entre las versiones web o escritorio y las versiones móviles'

Se nota de lejos que Any.do se concibió para ser usada a diario sobre dispositivos móviles. Ahí es donde muestra todo su esplendor y planta cara a sus competidores, tratando de tú a tú a monstruos de la talla de TODOIST o TICKTICK. La versión escritorio y la web están en fase beta, lo cual le resta muchísimos puntos en la valoración global. Hasta tal punto se nota que esto es así que no dispone de calendario propio sino que pide que le integremos con Google Calendar. O que el idioma castellano esté disponible sólo en las versiones móviles mientras que en las otras, no.

'El tratamiento de las prioridades'

La aplicación no ofrece ahora la posibilidad de establecer prioridades en cada tarea, más allá del alcance que pueda tener el sistema de etiquetado. Allí podemos reservar determinados colores para asuntos en función de su grado de prioridad pero esto no deja de ser un apaño, que queda mejor resuelto en las otras aplicaciones de gestión de actividades que aquí se analizan.

Lo curioso es que esta facultad de definir prioridades la tuvieron y se la han cargado, no sabemos por qué motivo -en la extensión para Chrome queda constancia de que esto fue así-.

'La integración del correo electrónico en la aplicación para crear tareas'

Si no es a través de Gmail, aún no está habilitada la posibilidad de que puedan enviar, a través de cualquier otro servidor de correo, mensajes que puedan convertirse en actividad.

Eso si, si enviamos un correo a la dirección do@any.do desde la dirección gmail que hemos utilizado para registrarnos, nos permite crear tarea sin necesidad de utilizar la extensión.

'La extensión de Any.do para el navegador CHROME'

La extensión que tiene en CHROME no sirve para enviar el contenido de la página web que se está consultando a la aplicación como una tarea nueva sino que funciona como acceso directo a https://desktop.any.do/agenda, sin más.

CONCLUSIÓN

A una aplicación de gestión de actividades le pedimos que nos facilite la recogida de INPUTS de información desde cualquier canal para que puedan ser tratados conjuntamente cuando corresponda. Aquí se juntan limitaciones para envío de correos y para el envío de contenidos web durante la navegación.

Si, además, tenemos en consideración que donde las aplicaciones de tareas marcan la diferencia con respecto a las de calendario es en el manejo de filtros por etiquetas así como en el establecimiento de prioridades, volvemos a pinchar.

Aún así, Any.do se salva por la increíble potencia que tiene su repaso de tareas diarias (Any.do moment) así como por su integración con la aplicación Whatsapp, que facilita sobremanera la labor de recopilar información para transformada en tarea dentro de la herramienta.

Con sus pros y sus contras, consideramos que ANY.DO es una herramienta de gestión de las actividades en el tiempo perfectamente válida para generar la PDA(n+1) según se propugna en el Método On-Time.

 

El uso diario de esta aplicación le permitirá asentar en su mente la lógica conceptual del método y no echar en falta siquiera opciones más sofisticadas.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

TODOIST

Introducción

Nos hallamos ante la aplicación de gestión de tareas por antonomasia. La más popular sin duda y una de las más completas del mundo. Y, por lo tanto, como no podía ser de otro modo, podríamos simplificar diciendo que lo tiene todo: se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS). Por supuesto, lo sincroniza todo en la nube automáticamente. Tiene una interfaz muy fácil de usar y muy cómoda de ver. Puedes elegir entre varios temas para personalizar su apariencia. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

En cuanto a la posibilidad de integrar el correo electrónico en la aplicación, cabe señalar lo siguiente: Sólo es posible a partir de la versión PREMIUM. Además, en la actualidad, aún no es posible obtener direcciones de email de la tarea con la aplicación para Windows. En cambio, sí lo es usando la versión web.

En cada proyecto ofrece la posibilidad de abrir el menú (···) a la derecha y marcar “ENVIAR TAREAS A ESTE PROYECTO POR E-MAIL”. Sugerimos hacerlo sólo con la BANDEJA DE ENTRADA. De este modo, funcionará como INBOX único a partir del cual podremos ir reasignando tareas a los distintos proyectos. El asunto del email será el nombre de la tarea mientras que el cuerpo se añadirá como un comentario.

Elementos estructurales

Analizando la versión web, nos hacemos una idea de lo que ofrecen otras versiones más compactas, como son la del móvil o la tablet, pues guardan concordancia casi plena.

La pantalla ofrece dos zonas verticales, como se puede ver a continuación:

Zona IZQUIERDA

Esta barra lateral alberga los accesos directos a: 

        • icono Ξ para ocultar este sidebar
        • buscador rápido
        • bandeja de entrada que acoge las tareas pendientes de asignación a algún proyecto concreto
        • un capítulo abierto para las tareas que vencen hoy y otro para las que lo hacen en los próximos 7 días
        • Proyectos – etiquetas – filtros: a esta sección la podíamos llamar núcleo core de la aplicación, pues es donde la adaptamos a nuestras necesidades mediante un proceso de catalogación y etiquetado, cargando de contenido simbólico cada actividad para poder luego encontrar las tareas rápidamente y utilizar toda la información a nuestro gusto.
            • Personalmente, consideramos desacertada la utilización del término Proyectos para hacer referencia a lo que no son más que listas de actividades. Pensamos que confunde a quien se acerca al mundo de las aplicaciones de gestión y aún no distingue entre tareas y proyectos.
            • Con las etiquetas de Todoist puedes organizar tus tareas por categorías, de modo que siempre encuentres lo que necesitas en segundos.
            • Los filtros de Todoist te permiten guardar tus vistas de tarea más importantes para que puedas visualizarlas cuando lo necesites.
      •  

Zona DERECHA

Aquí diferenciamos dos zonas:

        • la subzona superior (fija), donde a la izquierda está el icono “+” para añadir las tareas nuevas, a la derecha los iconos de notificaciones y configuración. Entre medias, la herramienta de seguimiento de nuestra productividad KARMA cuenta con un registro estadístico de la actividad llevada a cabo, que sirve de estímulo para ir superándose a uno mismo contínuamente usando la herramienta y alcanzado puntuaciones altas que nos permitan ser considerados expertos. 
    •  

 

        • la subzona inferior (scroll arriba-abajo), donde aparecen todas las tareas seleccionadas del sidebar izquierdo, dispuestas en listas según el criterio definido más arriba desde el icono (···), con estilo checkbox para poder marcar las tareas que se completen
      •  

Generación PDA con TODOIST

TODOIST nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.

Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.

Alternativas básicas

Una vez tengamos actualizada la información en TODOIST, tras el CHECKING, basta con haber configurado la herramienta para que nos envíe un RESUMEN DIARIO (Daily Digest). Cada mañana recibiremos un email que incluye estadísticas de productividad y tareas pendientes para hoy.

Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Seleccionando HOY, bastará con buscar, en el icono de configuración, la opción de imprimir. Nos preguntará si queremos sólo títulos o títulos y comentarios de cada actividad, y ¡ya está!. Con esto, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.

Alternativa completa

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber, las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS, TAREAS y HÁBITOS. Para catalogar a todas estas actividades nos serviremos de los llamados proyectos, que no dejan de ser carpetas o listas

PRIORIDAD (urgencia temporal)

Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).

Por su parte, el sistema de etiquetas nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • @Clave, importancia máxima
      • @Laboral, importancia alta
      • @Personal, importancia baja
      • @Relleno, importancia mínima.

Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:

Críticas

Positivas

'Multi-idioma'

TODOIST está habilitado para personas que hablen inglés, chino, sueco, danés, neerlandés, finés, francés, alemán, ruso, italiano, japonés, coreano, noruego, polaco, portugués, español, sueco o turco. 

'Copias de seguridad automáticas'

TODOIST Premium crea automáticamente copias de seguridad diarias de tus proyectos, tareas y comentarios activos. Puedes restaurar fácilmente tus copias de seguridad en cualquier momento mediante la importación de proyectos. 

'Ayuda on-line'

El centro de ayuda de TODOIST-HELP y su buscador están desarrollados de un modo especialmente didáctico, lo que facilita sobremanera que la curva de aprendizaje en el uso de la herramienta sea corta y empinada. 

'Reprogramar vencidas'

Muchas veces se quedan tareas programadas pendientes. El hecho de tener que ir pasándolas de ayer a hoy supone una pérdida de tiempo constante. Una opción tan simple como ésta da buena muestra de lo que ofrece TODOIST: pragmatismo total. En estos pequeños detalles se distingue de sus competidores.

'Programar inteligente'

TODOIST dispone de un programa de inteligencia artificial que aprende de nuestras costumbres. Tanto más cuanto más se usa la herramienta. De esta manera, cuando buscas una fecha de vencimiento ideal para una tarea, ‘Programar inteligente’ tiene en cuenta:

    • Tus hábitos
    • Urgencia de la tarea
    • Días laborales vs. Fines de semana
    • Próximas tareas
    • Tus objetivos diarios y semanales
'Filtros'

En el capítulo de generación de la PDA con TODOIST, hemos explicado cómo adaptamos el Método ON-TIME a este menester utilizando esta fantástica aplicación.

Es de agradecer la posibilidad que nos brinda TODOIST de generar vistas adaptadas a las preferencias del usuario que permiten encontrar lo que éste necesita a golpe de click. Como ellos mismos dicen en su web “Cuando se utilizan correctamente, los filtros son el súper poder de las listas de tareas: te permiten concentrarte en las cosas correctas, en el momento correcto”.

Los símbolos utilizados para crear filtros son:

      • @arroba para hacer mención a etiquetas
      • #almohadilla para hacer mención a proyectos
      • &and para enlazar un criterio del filtro con otro
      • |barra vertical para significar esto “o” lo otro
      • !signo de admiración para excluir un criterio de búsqueda.
      • *asterisco para utilizarse como comodín
      • ,coma para combinar 2 o más búsquedas en un filtro.
      • ()paréntesis para englobar varios criterios.

La herramienta permite crear filtros basados en combinar:

      • Fecha de vencimiento
      • Nivel de prioridad
      • Etiqueta
      • Proyecto 
      • Fecha de creación de la tarea
      • Proyecto compartido & asignación de las tareas
      • Palabra/s clave/s

También puedes combinar consultas para crear búsquedas más potentes (aquí es donde la magia de los filtros realmente ocurre)

.

'Gamificación'

En las versiones web y móvil –no así en la aplicación de escritorio Windows– está disponible la posibilidad de llevar a cabo un seguimiento personalizado de tu grado de implicación con la herramienta basado en la teoría de juegos. Se asignan puntos según las tareas que vas completando cada día y los objetivos que uno se marca. Según la puntuación alcanzada va subiendo, vas escalando niveles de profesionalización KARMA.

'Directorio de integraciones'

TODOIST se ocupa de publicitar y mantener actualizado un DIRECTORIO DE INTEGRACIONES para que podamos conectarlo con otras herramientas que andemos usando.

Las categorías en que las clasifica son: Automatización, Business, Comunicación, Email, Administración de archivos, Planificación, Productividad y Registro de tiempo

'Recordatorios por ubicación'

Puedes incluso crear recordatorios por ubicación que se activarán cuando llegues o te vayas de un lugar específico con Todoist en tu dispositivo móvil.

'Distinción entre comentarios de proyecto y comentarios de tarea'

Los comentarios comparten icono (bocadillo). Sin embargo, los de proyecto tienen un carácter permanente y se adjuntan al proyecto en sí, mientras que los de tarea son más circunstanciales y se adjuntan a la tarea con la que se relacionan. 

'Calendario propio'

El único punto negativo que, a nuestro entender, tenía TODOIST era su dependencia de integración con otras aplicaciones para disponer de visión calendario.

Desde abril del 2020 ya disponemos de un nuevo menú a la izquierda con la opción PRÓXIMO que nos permite el acceso directo al calendario de TODOIST sin necesidad de integrar la aplicación con un gestor de calendario externo, lo cual era la principal (por no decir la única) carencia que le encontrábamos a la herramienta.

Conclusión

Con sus fantásticas prestaciones, consideramos que TODOIST es la mejor herramienta tecnológica disponible para llevar a cabo la gestión de tareas (o actividades). Nos permite generar la PDA(n+1) a la perfección siguiendo las directrices del Método On-Time.

Eso sí, para juntar las bondades del método con las de la herramienta, la definición de listas y etiquetas no puede hacerse al azar y de cualquier manera. Para ello hay que entender el sentido que tiene lo que estamos haciendo en cada momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el vídeo que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

TOODLEDO

Introducción

Con la herramienta TOODLEDO nos hallamos ante la única aplicación de gestión de tareas que se distingue en positivo de las hegemónicas TODOIST y TICKTICK, que tanto se parecen entre sí. Desde nuestro punto de vista, ha irrumpido en el mercado con más fuerza y personalidad que nadie. Como puede suponerse, estando en lo más alto del pódium de nuestra comparativa, lo tiene prácticamente todo: Se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS) y, por supuesto, lo sincroniza todo en la nube automáticamente. Su interfaz no quiere destacar por minimalista sino por ser la que tiene un perfil más completo, técnico y profesional. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

Elementos estructurales

La herramienta TOODLEDO va más allá de lo que es un simple gestor de tareas y abarca un amplio espectro de cuestiones relacionadas directamente con la productividad. Esto permite integrar un gestor de notas (y esquemas) entre sus prestaciones, algo que nos suena a navaja suiza y, como se ha dicho, no es de nuestro agrado, pues somos de la opinión de que cada herramienta debe usarse para una cosa.

Sin embargo, el hecho de diferenciar el modo de tratar las tareas, las listas (de deseos) y los hábitos (o tareas repetitivas), nos abre un mundo de posibilidades para implementar el Método ON-TIME tal y como está concebido. Efectivamente, la herramienta ofrece estas 5 opciones principales:

      1. TAREAS (TASKS)
      2. NOTAS (NOTES)
      3. ESQUEMAS (OUTLINES)
      4. LISTAS (LISTS)
      5. HÁBITOS (HABITS)

Comparten una misma distribución de pantalla, consistente en:

  • En la barra superior
      1. a la izquierda, se indica en qué ámbito nos movemos
      2. a continuación, añadir un item más
      3. a la derecha, el menú de configuración, con nuestro avatar
  • Por debajo de la barra superior, el cuerpo de la pantalla dividido en dos:
    1. Sidebar lateral izquierdo, con las opciones del menú correspondientes y la posibilidad de ceder el espacio que ocupa pulsando “|” minimizándose para quedar reducida a una columna de iconos
    2. El resto del espacio, para los contenidos

1.-Tareas (TASKS)

La vista de la información introducida puede seleccionarse clickando el display “” en la esquina superior derecha, justo debajo de nuestro avatar. Las opciones que tenemos son la vista en formato grid o en formato multi-linea.

VISIÓN EN FORMATO GRID (parrilla)
VISIÓN EN FORMATO MULTI-LINEA

Sea cual sea la vista seleccionada, de las cinco elementos cuya gestión aborda TOODLEDO, éste es sin duda el principal. Para hacerlo, toma en consideración una serie de características que deben ir asociadas a cada variable para tenerla debidamente catalogada y etiquetada. En este aspecto, destaca en comparación al resto de sus homologables. Pero al mismo tiempo, no obliga a nada y se adapta a cualquier perfil de usuario con una versatilidad digna de tener en cuenta. Por ello, desde el menú de configuración nos permite definir que los campos sean éstos o menos (según las necesidades de cada cual). TOODLEDO permite que, de cada tarea, tengamos al menos la posibilidad de considerar los siguientes factores:

    • Carpeta (FOLDER)
    • Contexto (CONTEXT)
    • Objetivo (GOAL), diferenciando:
        • para toda la vida (lifelong)
        • largo plazo (long term)
        • corto plazo (short term)
    • Agenda (DATES/CALENDAR):
        • fechas de inicio (START DATE)
        • fechas de vencimiento (DUE DATE)
        • repeticiones
    • Prioridad (PRIORITY): puntúa entre -1 y +3
    • Etiquetas (TAGS)
    • Estado (STATUS), diferenciando de mayor a menor proximidad a su ejecución
    • Localización (LOCATIONS)
    • Compartir (SHARING)
    • Filtros o búsquedas salvadas (SEARCH)

Extensión CHROME

Tal es el punto de minuciosidad alcanzado que cuando, desde la extensión habilitada para CHROME, pinchamos para añadir una nueva tarea, directamente nos sale una configuración por defecto (modificable a nuestro antojo) como la que se ve a continuación:

Dirección correo exclusiva

Para poder enviar correos electrónicos (con archivos adjuntos) a Toodledo que se conviertan automáticamente en tareas, debemos abrir la pestaña de configuración pegada a nuestro avatar y, desde la columna de HERRAMIENTAS (TOOLS), pulsar en More…, y bajar hasta Email Access para configurarlo

2.-Notas (NOTES)

Ya se ha dicho que no somos partidarios de meter unas aplicaciones dentro de otras. A nuestro entender, esta sección está de más. Bien es verdad, que en cualquier agenda de mano tenemos un apartado para tomar notas y aquí se habilita un espacio virtual para tal efecto.

3.-Esquemas (OUTLINES)

Vale lo dicho en el epígrafe anterior. De igual modo que podemos disponer de un apartado para tomar notas, tenemos otro para crear esquemas con elementos de subordinación y alternancia, que van bien para representar estructuras de contenidos. Bueno…

4.-Listas (LISTS)

A nuestro modo de ver, resulta básico disponer de un espacio virtual específico para gestionar las tareas a las que todavía no se les ha asignado fecha concreta, es decir, lo que tan sólo podemos considerar DESEOS. Nada tan higiénico como apartar de la gestión diaria aquello que, por el motivo que sea, aún esta verde. Cuanto menos contaminemos la pantalla de gestión de actividades, mejor.

Además, TOODLEDO permite hacerlo de un modo totalmente customizable, usando elementos de tablas con columnas personalizables. 

5.-Hábitos (HABITS)

De igual manera que ocurre con las listas de deseos, TOODLEDO nos habilita un espacio exclusivo para definir cuáles son los HÁBITOS. A saber, las tareas que se diferencian del resto en que no son de un solo uso sino que tienen una determinada frecuencia periódica.

Esta herramienta, usada con criterio, nos puede resultar de gran ayuda para forjar un modo de trabajar orientado a resultados.

Como vemos, cuando queremos añadir un nuevo hábito (“+ ADD HABIT“) nos pregunta los aspectos que van a permitirnos contestar y llevar el seguimiento deseado.

Generación PDA con TOODLEDO

TOODLEDO nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.

Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.

Alternativa básica

Llega el momento de la verdad y debemos transformar toda la información acerca de las tareas a realizar, debidamente catalogada y etiquetada, en nuestra deseada PDA. Para realizar esta labor, TOODLEDO nos permite seleccionar el criterio de ordenación en base a los tres parámetros que sean de nuestro interés dentro de la lista de factores definidos a la hora de etiquetar cada tarea. La selección realizada se puede observar en el gráfico más abajo junto a la palabra SORT.

Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Bastará con buscar, en el icono de display ““, la opción de imprimir y ¡ya está!. Con esto, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.

Alternativa completa

El sistema de carpetas (folders) nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber, las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS y TAREAS. Para el tratamiento de DESEOS, TOODLEDO tiene un apartado específico (LISTAS) y para el tratamiento de los HÁBITOS también.

PRIORIDAD (urgencia temporal)

Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).

Por su parte, el contexto nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • @Clave, importancia máxima
      • @Laboral, importancia alta
      • @Personal, importancia baja
      • @Relleno, importancia mínima.

Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). En TOODLEDO este sistema se gestiona desde la opción Saved Searches (Búsquedas salvadas). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:

Críticas

Positivas

Clasificación por importancia

Al usar vistas (SORT), tiene la opción de ordenar sus tareas por “IMPORTANCIA”. Cuando ordena sus tareas por “Importancia”, TOODLEDO analiza la fecha de vencimiento, la prioridad y la estrella de una tarea y utiliza una fórmula matemática para determinar la importancia relativa de cada tarea.

Por ejemplo, una tarea atrasada con una prioridad baja puede ser más importante que una tarea de alta prioridad que vence en varios días.

La fórmula de importancia es:

Importancia = 2 + P + S + D

P = prioridad [un número entre -1 y +3]
S = si la estrella (*) está marcada, 1 y si no, 0
D = puntúa según el tramo en que te encuentres en relación a la fecha de vencimiento

      • 0 si la fecha de vencimiento es inexistente o más de 14 días,
      • 1 si la fecha de vencimiento está entre 7 y 14 días,
      • 2 si la fecha de vencimiento está entre 2 y 7 días,
      • 3 si la fecha de vencimiento es mañana,
      • 5 si la fecha de vencimiento es hoy
      • y 6 si está vencida

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(*) Se aconseja usar la estrella:

  1. Para marcar tareas activas
  2. Para marcar las tareas que desea completar hoy
  3. Para marcar tareas que son la máxima prioridad
HOTLIST (Lista de favoritos)

La lista activa es una sección especial que enumera las tareas que TOODLEDO cree que son las más importantes. Contiene tareas que vencen pronto, así como tareas que tienen una prioridad, estrella o status lo suficientemente alta.

Hay una excepción a la regla anterior. Las tareas con una fecha de inicio futura se ocultarán de la lista activa independientemente de su prioridad, fecha de vencimiento, status o estrella.

El campo "estado" (STATUS)

El campo de estado es útil para rastrear el estado actual de la tarea. Se divide en dos grupos.

El grupo activo (ACTIVE):

      • Próxima acción: puede usarse para indicar qué tareas deben completarse a continuación.
      • Activo: indica una tarea que debe completarse.
      • Planning: una tarea que está planeando, por lo que es posible que aún no esté activa.

El grupo diferido (DEFERRED):

      • Delegado: una tarea que le ha asignado a otra persona.
      • Esperando: estás esperando algo externo.
      • Retener: esta tarea se ha retenido indefinidamente o hasta que la retiene.
      • Pospuesto: esta tarea se ha retrasado.
      • Algún día: una tarea opcional o algo que no sabes si quieres hacer, pero que aún quieres grabar para el futuro.
      • Cancelado: no desea completar esta tarea, pero todavía necesita que se grabe por alguna razón.
      • Referencia: use esto para tareas que no son realmente tareas, pero que son más información de referencia.

 

HERRAMIENTA: Planificador (SCHEDULER)

Esta herramienta es especialmente útil para cuando te sientes indeciso o no tienes la energía o la motivación para ser tan productivo como podrías ser. Tienes que  especificar cuánto tiempo tienes disponible para trabajar y Toodledo te sugiere lo que debes hacer.

HERRAMIENTA: Estadísticas (STATISTICS)

Estos gráficos, fácilmente adaptables a las necesidades de cada cual, permiten realizar un seguimiento pormenorizado de nuestros progresos e identificar dónde enfocar nuestra atención:

GRÁFICO CIRCULAR
GRÁFICO DE LÍNEAS
TABLA DE BURBUJAS
TIEMPO DE FINALIZACIÓN

Negativas

'Idioma'

Es una verdadera lástima que TOODLEDO no esté disponible en idioma castellano, lo que dificulta su uso a las personas hispanohablantes que no se manejen mínimamente con el inglés.

Conclusión

En verdad, consideramos que TOODLEDO es una de las herramientas informáticas para la gestión de tareas (o actividades) más completa y versátil. Para usuarios exigentes y meticulosos, que prefieran las prestaciones al diseño amable de la interfaz, es perfecta. En cambio, aquellos que no tengan unas necesidades tan elevadas y, en cambio, valoren la estética minimalista, van a sentirse algo sobrepasados con TOODLEDO.

En cualquier caso, se adapta por completo al Método On-Time para generar la PDA(n+1). Eso sí, no de cualquier manera.

Para aprovechar lo mejor del método y de la herramienta hay que crear y alimentar las carpetas, así como definir los contextos y objetivos con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo en todo momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el vídeo que puedes reproducir a continuación así como en el gráfico más abajo: